Понятие и сущность коммуникации в организации

Эффектность работы ТТФОМСа может быть достигнуто за счёт хороших информационных систем: системы обработки текстов, платёжных ведомостей, счётов, базы данных покупателей, улучшения доступа к основной информации для всех, предоставления информации о каждом районе, предприятии, численности трудящихся, базы данных об обратной связи со страховыми организациями, занимающиеся медицинским страхованием.

Несомненно, то, что коммуникации являются жизненно важной системой любой организации, они пронизывают все виды деятельности организации, это самый главный рабочий инструмент для обеспечения восприятия людьми своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений. В нашем случае территориальный фонд ОМС является развитой сетью каналов коммуникаций, которые служат для сбора, систематизации и анализа информации, для выработки и исполнения решений осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур своей деятельности в соответствии с законодательством.

 

            3. Пути улучшения коммуникационного процесса в ТТФОМСе

 

Рассматривая эффективность коммуникаций, нужно привести наиболее простые и распространенные способы ее улучшения.

Ящик предложений и общие собрания – два самых распространенных способа осуществления коммуникаций между работниками и руководителем. Но они становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников, не находят ответа. Нередко это происходит от того, что сообщений бывает довольно много и ответить на все из них не представляется возможным. И наоборот, сообщения бывают очень редко и поначалу они принимаются во внимание, а потом постепенно не берутся в расчет. Что касается собраний, то они не должны превращаться в монолог одного лица.

Важно также установить четкие критерии для определения информации, которая подлежит распространению среди персонала. Такие сведения могут повысить степень удовлетворенности компанией и стимулировать трудовой процесс. Осведомленность о делах организации и осознание своей роли в ней приводит к тому, что работники поддерживают цели организации, у них вырабатывается уверенность, доверие к руководителю. Напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе.

Для того, чтобы наладить коммуникации внутри исследуемой организации, необходимо учесть:

1. Профессиональные  и социальные группы работников.

2. Средняя  продолжительность работы сотрудников  в организации.

3. Способ, как наладить организационные  коммуникации с "отдаленными" работниками (рядовыми работниками, занимающиеся обслуживанием сторонних  лиц).

Для того чтобы это сделать можно применить тестирование отдельных работников, а также оценку фокус-группы, которая предполагает фиксирование деятельности отдельных работников в определенный промежуток времени.

Для развития внутренних коммуникаций предлагается, прежде всего, уделять больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваясь схемой "миссия – стратегия – цели – тактика – оценка эффективности".

Осуществлять коммуникации внутри организации следует несколькими способами, такими как:

1. Личная  беседа с сотрудниками,

2. Рассылка  циркуляров.

3. Распространение  информации, используя электронные  каналы связи.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа и доведение до сотрудников ключевых сообщений следует применять следующие формы внутриорганизованных коммуникаций:

1. Листок  новостей.

2. Квартальные, годовые отчеты сотрудников (аналог  отчета всей организации).

3. Доска  объявлений.

4. Страница  организации в Интернете.

5. Общие  собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою организацию.

Руководитель должен обладать высокой степенью коммуникативной культурой.

В основе коммуникативной культуры лежат общепринятые нравственные требования к общению, неразрывно связанные с признанием неповторимости, ценности каждой личности: вежливость, корректность, тактичность, скромность, точность, предупредительность.

Работник начинает лучше понимать других, если познает следующие аспекты собственной личности:

– собственные потребности и ценностные ориентации, технику личной работы;

– свои перцептивные умения, т.е. способность воспринимать окружающее без субъективных искажений, без проявления стойких предубеждений в отношении тех или иных проблем, личностей, социальных групп;

– готовность воспринимать новое во внешней среде;

– свои возможности в понимании норм и ценностей других социальных групп и других культур;

– свои чувства и психические состояния в связи с воздействием факторов внешней среды;

– свои способы персонализации внешней среды, т.е. основания и причины, по которым что-то во внешней среде рассматривается как свое, в отношении которого проявляется чувство хозяина.

Для достижения коммуникативной задачи руководителю необходимо четко распределить между исполнителями функции и ответственность, следует осуществить организационные меры, которые призваны обеспечить воплощение в жизнь принятого решения.

Роль руководителя, в задачи которого входят личное распорядительство и вмешательство в критических ситуациях, в процессе реализации решения чрезвычайно важна. Личное распорядительство предполагает включение руководителя в момент возникновения непредвиденных обстоятельств или возникновения конфликта между участниками процесса реализации решения.

Необходимо иметь в виду, что конфликтная ситуация в коллективе может свести на нет все усилия по реализации решения, и потому задача руководителя — исключить условия, которые могут привести к возникновению деструктивного конфликта, когда стороны не приходят к общему мнению. Важнейшими условиями предотвращения деструктивного конфликта являются соблюдение принципов делегирования и мотивации, а также способность руководителя найти верный тон в общении с подчиненными, умение соблюдать объективность в конфликтной ситуации и во многих случаях чувство юмора. В задачу руководителя входят также консультирование участников по проблемам реализации решения, обобщение и распространение более эффективных методов деятельности и, наконец, контроль за осуществлением реализации решений.

Сущность контроля — в постоянном поиске наиболее эффективного пути достижения целей, в предупреждении проблем и потерь, изучении и мобилизации позитивных тенденций в процессе управления. Задача контроля — выявить причины отклонений. Они могут быть многочисленны и разнообразны. Перечислим некоторые из них:

1. ошибка руководителя при выборе путей решения проблемы, делегировании, мотивации;
2. небрежно проведенный инструктаж, приведший к ошибкам и лишней трате времени;
3. сознательное сопротивление группы исполнителей, саботирующих реализацию решения;
4. недостоверная информация о ходе выполнения решения и т.п.

Устранение всех этих причин связано с серьезными моральными проблемами. Руководитель должен признать свою ошибку, что всегда очень нелегко, ибо это удар по его самолюбию. Непризнание же ошибки чревато серьезными последствиями, признание — ущерб авторитету.

Сознательное сопротивление и недостоверная информация требуют целого комплекса мер управленческого воздействия, включающих, возможно, и строгий выговор, и даже увольнение некоторых сотрудников. Это может оздоровить ситуацию, но обязательно будет сопровождаться дискомфортным психологическим климатом, что очень вредно для коллектива.

Таким образом, проведенные мероприятия по улучшению коммуникационного процесса внутри ТТФОМСа должны принести положительный эффект при работе руководителя со своими сотрудниками, улучшению микроклимата в организации, преодоление коммуникационных барьеров, а значит повышению производительности и эффективности труда.

 

 

                                             Заключение

 

Итак, коммуникации представляют собой контакты, связи с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Цель коммуникации — добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. Основными элементами, без которых коммуникационный процесс не может происходить являются: отправитель, кодирование, сообщение, получатель, декодирование, обратная связь

Успех коммуникации заключается в реальном получении отправленного сообщения. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация.

В результате проведенных исследований коммуникаций в ТТФОМСе было установлено, что:

1. По  субъекту и средствам коммуникаций  больше всего преобладают межличностные  коммуникации, которые проявляются  без помощи технических средств  и информационных технологий.

2. По  форме общения, коммуникации в  организации происходят при помощи  устной речи, то есть вербальные.

3. По  каналам общения, наряду с формальными  коммуникациями присутствуют и  неформальные, которые можно определить  как "вероятностная цепочка". Этот  вид неформальной коммуникации  самый распространенный для такого  типа организаций.

4. По  пространственному расположению  каналов или организационному  признаку коммуникации в ТТФОМСе происходят по горизонтальному признаку из-за малого количества структурных единиц, но периодически возникают и вертикальные коммуникации.

Благоприятный социально-психологический климат в ТТФОМСе, в основном, характеризуется на данный момент следующими положениями:

1. Ценности  и отношения в коллективе соответствуют, главным образом, ценностям и  задачам общества, то есть социально  одобряются, и одновременно соответствуют  ценностям и задачам организации.

2. В межличностных  отношениях развиты взаимное доверие и уважение друг к другу.

3. Существует  достаточная взаимная информированность  по значимым вопросам.

В государственной некоммерческой организации ТТФОМСе преобладающими барьерами в установлении контактов между субъектами организации при передаче и восприятии информации являются следующие:

1. Невнимательность, причиной которой  является усталость, и частое  погружение в свои мысли работников  из-за рутинного характера деятельности.

2. Потери в процессе передачи  или хранения, связанные с недостаточным  присутствием необходимого этапа  коммуникаций - обратной связи.

3. Отсутствие передачи и неразъясненные  предположения, которые заключается  в том, что руководитель, по мнению  персонала, не всегда считает  нужным информировать коллектив  о тех или иных решениях  или причинах, побудивших его  принимать их.

4. Страх, который, скорее всего, связан  не с личными качествами руководителя, а с временным психологическим  самочувствием коммуникатора и  реципиента.

Территориальный Фонд обязательного медицинского страхования, стремясь достичь определенные цели в процессе реализации программы Правительства и решений Правления, должен, несомненно, улучшить качество работы служащих. При этом необходимо учитывать следующее:

1. Повысить эффективность коммуникаций, используя различные каналы передачи  информации и контроль за обратной связью.

2. Учитывать  профессиональные и социальные  группы работников, среднюю продолжительность  работы сотрудников в организации, способ, как наладить организационные  коммуникации с рядовыми работниками, занимающиеся обслуживанием сторонних  лиц.

3. Использовать  различные способы коммуникаций: личная беседа с сотрудниками, рассылка циркуляров, распространение  информации, используя электронные  каналы связи.

4. Вовлекать сотрудников ТТФОМСа для активного участия в системе корпоративных коммуникаций: подготовка сообщений в областной прессе о делах организации и ее перспективах; положение дел в области обязательного медицинского страхования; информирование населения о законах, принятых областной Думой и новых законопроектов, рассматриваемые в Государственной Думе и Министерстве Финансов РФ; приведение статистической информации и комментарии к ней.

5. Поощрять  инициативу со стороны служащих (премирование, награды, информирование  о деятельности отличившегося  работника на собрании Правления  ТТФОМСа).

6. Постоянно  следить за уровнем социально-психологического  состояния коллектива, проявлять  заинтересованность состоянием  дел каждого работника, утренние  посещения всех отделов.

Таким образом, цель и задачи, поставленные в работе, были успешно решены: изучен теоретический материал, касающийся темы работы, проведено исследование этапов коммуникативного процесса и коммуникативных сетей в исследуемой организации, проведены мероприятия по их улучшению в ТТФОМСе.

 

 

Список используемой литературы

 

1. Громкова М.Т. Организационное поведение: Учеб. пособие для вузов. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 1999.
2. Зверинцев А. Б. Коммуникационный менеджмент: Рабочая книга менеджера PR. 2-е изд., испр. СПб.: СОЮЗ, 1997.
3. Карташова Л.В., Никонова Т.В., Соломанидина Т.О. Поведение в организации: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 1999.
4. Максимов М. М. Менеджмент: Учеб. Пособие для вузов. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.
5. Закон Российской Федерации "О медицинском страховании граждан в Российской Федерации" N 1499-1 от 28 июня 1991 года
6. Обязательное медицинское страхование памятка застрахованному.
7. http://www.omstula.ru/index/php?option=com_content&task=view&id=9&Itemid=37
8. http://www.inventech.ru/lib/managment-0036/