Понятие конфиденциального документа, сроки ограничения доступа к документу

     Понятие конфиденциального документа, сроки ограничения доступа к    

                                                                 документу.           
 

      Конфиденциальный документ – это необходимым образом оформленный носитель документированной информации, который содержит сведения ограниченного доступа или использования, которые составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица.

      Не смотря на то, что конфиденциальность является синонимом секретности, данный термин широко используется только для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не относящихся к государственной тайне.                 Конфиденциальность отражает ограничение, которое

накладывает собственник информации на доступ к  ней других лиц, то есть собственник  устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.

      Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите. К конфиденциальным документам относится:

- в государственных  структурах документы, проекты  документов, относящиеся к служебной  информации ограниченного доступа  (чиновники называют их документами для служебного пользования), которые содержат сведения, относящиеся к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в СМИ;

- в предпринимательских  структурах документы, содержащие  сведения, которые их владелец  имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне фирмы, тайне мастерства.

      Независимо от принадлежности документа и базы данных, содержащие любые персональные данные о гражданах, содержащие профессиональную тайну, обеспечивающую защиту личной или семейной тайны граждан, а также содержащие технические и технологические инновации (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и других структур.

      Документированная информация ограниченного доступа делится на секретную и несекретную.

       Главный признак секретного документа, это наличие в нем сведений, составляющих государственную тайну. А несекретными документами называются те документы, которые не содержат сведения государственной тайны (служебной, коммерческой, банковской, производственной, тайне фирмы) или которые содержат персональные данные. Такие документы именуются конфиденциальными.

      Конфиденциальность документа всегда  имеет разброс по срокам ограничения  свободного доступа к ним персонала  (от нескольких часов до нескольких  лет). Нужно учитывать, что основная  часть конфиденциальных документов  после окончания их исполнения  или работы с ними теряет  свою ценность и конфиденциальность. Например, переписка между фирмами  до заключения контракта может  иметь гриф конфиденциальности, но после его подписания этот  гриф снимается. А те исполненные  конфиденциальные документы, которые  имеют ценность для деятельности  фирмы, формируются в дела в  соответствии с номенклатурой  дел. Срок нахождения документов  в делах может быть кратковременным  или долговременным. Это зависит  от ценности информации, содержащейся  в документах дела. Период конфиденциальности  документов, также, зависит от  специфики деятельности фирмы.  Например, производственные, научно-исследовательские  фирмы обладают более ценными  документами, чем торговые или  посреднические. Не следует отождествлять  два разных понятия – срок  хранения документов и период  их конфиденциальности. Период конфиденциальности  может быть длиннее, чем срок  хранения документов и дел.

      Процесс документирования конфиденциальной  информации. В отличие от открытых  документов процесс документирования  конфиденциальной информации имеет  специфические этапы и процедуры.

      Выделяют следующие основные  этапы:

- получение  разрешения на издание конфиденциального  документа;

- установление  уровня грифа конфиденциальности  сведений, подлежащих включению  в будущий документ;

- оформление  и учет носителя для документирования  выделенного комплекса конфиденциальной  информации;

- составление  вариантов и черновика конфиденциального  документа;

- изготовление  проекта конфиденциального документа;

- издание  конфиденциального документа.

      Данные этапы характеризуются  жесткими правилами работы исполнителей  с конфиденциальной информацией.  Сам факт фиксирования ценной  информации на носителе предполагает  наличие защитных мер в отношении  информации и носителя от различных  рисков. Общеизвестно, что в наибольшей  безопасности находится информация, не зафиксированная на каком-либо  носителе. Угрозы ценной информации  появляются сразу при возникновении  мысли о том, что ее нужно  документировать.

       Следовательно, система защиты  конфиденциальной информации должна  начинать работать не после  издания конфиденциального документа,  а заранее, то есть до момента  нанесения на чистый лист бумаги  первых письменных знаков будущего  документа. В первую очередь  необходимо решить: а) является  ли данная информация конфиденциально  и, если да, то б) какой уровень  грифа конфиденциальности ей  нужно присвоить. На, документах, которые содержат информацию  ограниченного доступа, принято  проставлять гриф ограничения  к документу. Как правило, на  документах такой гриф ставится  в верхнем правом углу первого  листа документа. В системе  секретного и конфиденциального  делопроизводства гриф ограничения  доступа ставят на электронном  носителе информации (диске, дискете)  и на упаковке, например конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа.

      Если законодательством не установлена форма грифа (пометки) ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию, собственник или пользователь информации может принять решение о применении какого-либо грифа. При этом чаще всего используется гриф «Конфиденциально». Он удобен тем, что не раскрывает характера информации, содержащейся в документе, в отличие, например, от таких грифов, как «Банковская тайна», «Налоговая тайна» и др., применяемых для обозначения сведений, связанных с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.

      Наряду с грифом «Конфиденциально» может использоваться гриф «Строго конфиденциально» для обозначения более высокого уровня конфиденциальности. Порядок установления этих грифов должен регламентироваться внутренними нормативными документами организации, работающей с документами конфиденциального характера.

Гриф  конфиденциальности присваивает:

- исполнитель  при подготовке к составлению  проекта документа;

- руководителем  структурного подразделения или  руководителем фирмы при согласовании или подписании документа;

- работником  службы КД при первичной обработке  поступающих документов.

      Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности сведений.

      Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве. Для работы с конфиденциальными документами должны привлекаться люди, специально назначенные должностные лица, прошедшие специальную проверку, в честности которых нет сомнений. Также, эти люди должны быть соответствующим образом

подготовлены  и обучены, так как профессиональные недочеты и отсутствие правил в их работе могут слишком дорого обойтись фирме.

      Исполнители могут работать с конфиденциальными документами в специально выделенных помещениях подразделения конфиденциального делопроизводства или в своих служебных комнатах, если эти комнаты отвечают требованиям сохранности и конфиденциальности документов.

      Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение в общем делопроизводстве, но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.

                                                          Литература   

1. Степанов  Е.А. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и      технология работы. – 3-е изд., - М.: Проспект, 2011. – 263-280 с.
2. Алексенцев А. И. О классификации конфиденциальной информации по видам тайны//Безопасность информационных технологий.-1999.-№ 3.-С.65-71.

                                        Интернет – ресурсы 

1. Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов // Управление персоналом. – 2010. – Режим доступа: http://www.toppersonal.ru, свободный