Поняття комунікацій та їх роль в системі управління

         Адекватна комунікація передбачає, що отримувач розуміє все, що  намагався повідомити йому відправник. Але це буває нечасто. Звичайно  інформація інтерпретується отримувачем зі своєї точки зору, бо слова не можуть передати повністю почуття та емоції. Ніхто не може бути впевненим, що отримане повідомлення відповідає відправленому, оскільки на кожному етапі комунікаційного процесу зустрічаються певні перешкоди.

         Комунікативний процес перервати або ж стати бар'єрами ефективних комунікацій можуть кілька чинників. Їх розділяють на два класи:

• індивідуальні бар'єри ;
• організаційні бар'єри.

          Індивідуальні бар'єри. Ефективні комунікації бути можуть перервані суперечливістю або невідповідністю сигналів. Іншою проблемою є брак довіри. Менеджер надсилає суперечливі сигнали, якщо в понеділок він дає розпорядження щось зробити певним чином, а в середу призначає зовсім іншу процедуру. Менеджер надсилає невідповідні сигнали, коли каже, що сповідує відкриту політику і хоче, щоб підлеглі заходили до нього, однак тримає двері зачиненими і нервує, коли хтось заходить. Проблеми довіри виникають, коли відправника інформації не вважають достовірним джерелом інформації. Йому можуть не довіряти або вважати необізнаним з предметом зацікавлення. Якщо політика впіймають на приховуванні інформації або коли менеджер ухвалив низку неправильних рішень, то ймовірність, з якою їх вислухають і їм повірять, значно_зменшиться.

           В екстремальних випадках люди можуть говорити про щось, що вони знають мало або зовсім нічого. Деякі люди просто змушені з різних причин ініціювати обмін комунікаціями. Менеджер змушений сказати підлеглим, що бюджет буде скорочено, хоча він знає, що для них це повідомлення буде невтішним. Так само підлеглий може бути змушений передати інформацію керівництву, хоча боїться результатів або відчуває, що цей захід буде даремним.

          Двома іншими індивідуальними бар'єрами ефективних комунікацій є невміння слухати та упередження проти чогось. Деякі особи не вміють слухати: коли хтось до них говорить, вони можуть дрімати, озиратися навколо, читати або прислухатися до іншої розмови. Оскільки вони не зосереджуються на тому, про що говорять, то можуть не сприйняти частини або й цілого повідомлення.

             Розглянемо деякі поради до мистецтва ефективно слухати. Професор К. Девіс наводить 10 правил ефективного слухання:

• Припиніть розмовляти.
• Допоможіть людині, яка розмовляє, розслабитися (розкритися), створіть відчуття свободи. Це часто називають створенням розрядженої атмосфери.
• Дайте зрозуміти співрозмовнику, що ви готові його слухати (потрібно мати відповідний вигляд і діяти зацікавлено). Слухаючи, намагайтесь зрозуміти, а не шукати приводів для заперечення.
• Усуньте моменти, що дратують співрозмовника (не малюйте, не стукайте по столу, не перегортайте папери).
• Співпереживайте людині, яка говорить, (намагайтесь уявити себе на місці співрозмовника), симпатизуйте їй.
• Будьте терплячі (не економте час, не перебивайте, не поспішайте вийти, не робіть кроків у напрямі дверей).
• Стримуйте свій характер (розлючена людина надає словам неправильного значення).
• Не допускайте суперечок або критики (це примушує співрозмовника зайняти оборонну позицію. Він може замовкнути або розлютитися). Не сперечайтеся (одержавши перемогу саме в суперечці, загалом ви програєте).
• Ставте запитання (так підбадьорите співрозмовника і покажете йому, що його слухають). Це допомагає просуватися вперед).
• Припиніть розмовляти. Така настанова є і першою, й останньою, оскільки все інше залежить від неї. Ви не зможете ефективно слухати, якщо розмовлятимете.

        Отже, вміння спілкуватися має сприяти підвищенню ефективності управлінської діяльності.

        Одержувачі теж можуть перешкодити комунікаційному процесу, якщо вони мають про щось свою тверду думку. Наприклад, менеджер може почути, що його новий шеф неприємний і з ним важко працювати. Коли той запросить менеджера для знайомства, то менеджер піде на зустріч упередженим і не оцінить належно того, що шеф скаже.

         Організаційні бар'єри. Інші бар'єри ефективних комунікацій стосуються організаційних умов, у яких відбуваються комунікації. Зокрема, проблеми семантики виникають, коли слова мають різні значення для різних людей. Слова і фрази, такі як прибуток, зростання випуску та окупність капіталовкладень, можуть мати позитивне значення для менеджерів, однак менш позитивне - для працівників.

           Комунікативні проблеми загострюються, якщо люди з різними повноваженнями та статусом та намагаються спілкуватися між собою. Президент компанії може не оцінити пропозицію робітника, думаючи: "Як хтось на цьому рівні допоможе мені вести бізнес”. Або коли президент інспектує новий завод, робітники можуть не захотіти задавати запитання внаслідок свого нижчого статусу. Віце-президент з маркетингу може мати більше влади, ніж віце-президент з людських ресурсів, тому не приділяє багато уваги звітові цього відділу. Якщо люди по-різному сприймають ситуацію, то може виникнути проблема спілкування. Наприклад, коли два менеджери помічають, що третій останнім часом недовго сидить у кабінеті, то один може вважати, що цей менеджер має важливі зустрічі, а інший, - що це прогул. Якщо їм доведеться говорити про це офіційно, то можуть виникнути проблеми, оскільки один має позитивні враження, а інший – негативні. Основними причинами поганих комунікацій є:

• недостатнє розуміння важливості комунікації;
• неправильна психологічна установка окремих працівників;
• неефективна структура інформації;
• слабка пам'ять;
• відсутність зворотного зв'язку.

          Усунути комунікативні бар'єри можливо шляхом удосконалення спілкування. Для цього необхідно:

• пояснювати власні ідеї до початку їх передавання;
• висловлюватися чітко й однозначно;
• стежити за власними жестами, позами, інтонаціями;
• враховувати психологічний стан, потреби, інтереси і рівень підготовленості людей;
• правильно вибирати методи і засоби комунікації;
• встановлювати якісний зворотний зв'язок.

        Отже, комунікації, як складова технології менеджменту, повинні бути ефективними. Для цього необхідно не тільки правильно вибирати методи комунікацій, а й мінімізувати вплив комунікаційних перешкод[4, c. 149].

         Таким чином, для забезпечення ефективності  комунікаційного процесу необхідно  дотримуватися певних правил. Що  дозволить запобігти непорозумінню  в процесі спілкування. Кожен виробляє свій стиль спілкування. Особливого  значення набуває мова, якою здійснюються комунікації. Згідно з дослідженнями при обміні значна частина інформації сприймається через мову жестів, поз, звучання голосу. Тому важливо вміти сприймати семантичні бар’єри на шляху комунікацій, бо вони можуть стати причиною неправильного розуміння інформації.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Висновок

Отже, підсумовуючи все вищесказане в даній роботі, можна зробити висновки, що всі  необхідні питання розглянуті, а завдання – виконані. Актуальність обраної теми розкрита, завдяки значущій ролі, яку відіграє комунікація в системі управління. .

Комунікація – це процес передавання інформації від однієї особи до іншої (інших). Комунікаціями (спілкуванням) пронизана вся система управління організацією. Метою комунікації є розуміння, осмислення переданої інформації.

         Комунікації є невід'ємним атрибутом процесу управління. Вони зв'язують окремі елементи організації у єдине ціле, даючи можливість координувати їх дії, аналізувати успіхи та невдачі, виправляти допущені помилки, доручати нові завдання тощо; з'єднують її із зовнішнім середовищем – дозволяють отримувати інформацію про стан ринку та поведінку на ньому суб'єктів господарювання, повідомляти партнерів по бізнесу і споживачів про свої наміри та впливати на їх поведінку.

Обмін інформацією в менеджменті здійснюють шляхом комунікативних процесів, внаслідок яких керівники одержують необхідну для прийняття ефективних рішень інформацію і доводять рішення до підлеглих теж у формі інформації. Комунікаційним  називають процес, у ході якого дві чи більше особи обмінюються і осмислюють отриману інформацію, мета якої полягає в мотивуванні певної поведінки чи впливу на неї. Отже, елементами комунікаційного процесу в першу чергу є особи, що обмінюються інформацією – відправник та отримувач.

На ефективність інформаційно-комунікативних процесів в організаціях впливають численні об'єктивні і суб'єктивні чинники. Для усунення їх негативної дії використовують різноманітні способи, які дають змогу підвищити ефективність інформаційного обміну й міжособистісних та організаційних комунікацій в організації.

           На  завершення роботи, хочеться додати, що ніяких комунікацій та комунікаційних  процесів не було б досягнуто, якщо б не було менеджера,який  володіючи реальною владою,  впливає на трудовий колектив, а через нього на характер і результати функціонування самого об'єкту управління. Він підбирає, розставляє і використовує персонал за своїм розумінням. Знаючий свою справу менеджер чітко формулює завдання колективу, ясно розуміє свою роль у їх вирішенні, здатний задіяти внутрішні стимули до самостійних дій, передбачити можливі труднощі, попереджати невдачі й знаходити найкраще рішення проблем у кожній конкретній ситуації.

          Управляти - значить вести підприємство до його мети, витягаючи максимум можливості з наявних ресурсів. Фахівцям нового часу необхідне глибокі знання по менеджменті. Тому правильна організація праці менеджера дуже важливо. Праця менеджерів повина бути організована так, щоб втрати робочого часу були мінімальні. Однак ефективність праці повинна сполучатися з дотриманням норм керованості, норм умов праці й раціональним плануванням робочого дня.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список використаної літератури

1. Выханский  О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд. – М.: Гардарики, 2002. – 528 с.

2. Бодди Д., Пейтон Р. Основы менеджмента: пер. с англ. / Под ред. Ю.Н. Контуревского – СПб: Издательство «Питер», 1999. – 816 с.

3. Гірняк О.М., Лазоновський П.П. Менеджмент: теоретичні основі і практикум: Навчальний посібник для студентів виших навчальних закладів освіти. – К.: «Магнолія плюс», Львів: «новий світ -2000», 2003. – 336 с.

4. Гріфін Р., Яцура В. Основи менеджменту: Підручник / Наук. Ред. В. Яцура, Д. Одесневич. – Львів: БаК, 2001. – 624 с.

5. Завадський Й. С. Менеджмент: Management/ - Т. 1. – Вид. 2-е. – К.: Українсько-фінський інститут менеджменту і бізнесу, 1998. – 542 с.

6.Мартиненко М.М., Основи менеджменту: Підручник. - К.:Каравела, 2005 – 496с.

7. Мескон МХ, Альберт М., Хедоури Ф. Основи менеджмента: Пер. с анг. - М.: Дело, 1992. - 702 с.

8.Пилипенко  А.А., Пилипенко С.М., Отенко І.П. П32 Менеджмент: Підручник.- Х.:ВД «ІНЖЕК», 2005.-456с. Укр.мова

9. Пушкар Р.М Тарнавська Н.П., Менеджмент: теорія та практика: Підручник.- 2-ге вид., перероб. І доп. -  Тернопіль: Карт-бланш, 2003. – 490 с.

         10.Хміль Ф.І. Основи менеджменту: Підручник. - К.: Академвидав, 2003, - 608 с.

11. ШегдаА.В. Основи менеджмента: учебное пособие.- К.: Товариство "Знання", КОО, 1998, с. 13-25.

         12. http://smida.gov.ua/.

         13.  http://wikipedia.org/.

         14.  http://globalteka.ru/

         15.  http://cfin.ru/

         16. http://www.management.com/ua