Презентации и нормы делового этикета

Содержание

1. Введение…………………………………………………3
2. Виды презентаций………………………………………4
3. Этапы подготовки презентации………………………..5
4. Демонстрационные материалы в презентации………12
5. Заключение.…………………………………………….15
6. Библиографический список…………………………...16

Введение

       Пытаясь привлечь к себе внимание, предприниматели и специалисты разных областей в наши дни сталкиваются с беспрецедентными трудностями. Слишком многие желают того же, и борьба оказывается поистине жестокой. Средства долговременного воздействия то и дело приходится менять.

       Презентация - испытанное средство привлечь к себе внимание. Деловая презентация, проведенная искусно, заставляет людей положительно оценить и Вас и Ваше сообщение. Как для отдельных людей, так и для организаций успешная презентация - это профессиональный инструмент, помогающий добиться желаемого.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Виды  презентаций

        Для привлечения партнеров, клиентов, установления деловых отношений широкое распространение получили презентации. Презентации необходимы при открытии нового офиса, филиала фирмы, демонстрации нового изделия и т. п. Очень важно, чтобы презентация была хорошо спланирована, поскольку гости воспринимают это мероприятие как "смотрины" компании. Если она терпит неудачу, то дальнейшего рассмотрения просто не будет, но если она успешна, то те, кому она адресована, захотят изучить объект презентации более детально. 
Обычно презентация считается успешной, если она вызывает желание получить дополнительную информацию. 
       Рассмотрим более подробно презентацию с точки зрения требований делового этикета. 
       1. Презентация организации (акционерного общества, общественного движения, и т.п.). 
Цель презентации - рекламирование организации, ее миссии, стратегии, целей (истинных или, увы, мнимых), создание благоприятной репутации в глазах присутствующих представителей СМИ и деловых кругов. 
       2. Презентация продукта (товара). 
Цель презентации - распространение информации о новой, выпускаемой впервые продукции, или о новом, впервые поступающем в продажу товаре, представление качеств (свойств) этой продукции (товара), условий выпуска и продажи, ознакомление присутствующих на презентации с особенностями транспортировки, хранения продукции (товара) и спецификой ее (его) применения. 
       3. Презентация проекта. 
Цель презентации - информирование деловых кругов, общественности, СМИ о новом проекте (программе), затрагивающем интересы различных групп населения. В перечень целей входит также формирование положительного отношения и заинтересованности у лиц, которые могут оказать материальную поддержку проекту. Этот вид презентации наиболее труден для устроителей, так как восприятие заинтересованных кругов может быть многозначным, противоречивым, взаимоисключающим. 
       4. Презентация объема выполненных работ. 
Цель - ознакомить достаточно узкий круг людей (например, акционеров) с результатами, объемами и стоимостью работ. 
       5. Презентация плана работ. 
Цель презентации - информирование круга лиц, имеющих прямое отношение к будущим работам, о том, что будет сделано в определенный период, описание будущих работ, сведения об исполнителях, предполагаемые результаты, средства, которые необходимо будет израсходовать. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Этапы подготовки презентации

       Подготовка презентаций - сложный, многоканальный процесс, требующий участия различных специалистов, таких, как: 
• протокольная группа, обеспечивающая полное соответствие требованиям современного делового протокола; 
• дизайнеры, художники, архитекторы, оформители, аранжировщики, отвечающие за оформление помещения, где будет проходить презентация, за качество представляемых демонстрационных материалов, за дизайн экспозиции, ее расположение и т.п.; 
• специалисты по деловой риторике, которые помогут составить наиболее результативные выступления тем, кто проводит презентацию; 
• специалисты по деловым приемам, банкетам и пр. 
       Процесс подготовки презентации состоит из следующих этапов: 
       1 этап. Определение цели презентации. 
       2 этап. Составление списка и анализ состава приглашенных на презентацию. 
       3 этап. Разработка плана презентации. 
       4этап. Выбор метода представления продукта (услуги), проекта и т.д. 
       5 этап. Подбор демонстрационных материалов. 
       6 этап. Подготовка выступлений. 
       7 этап. Подготовка к ответам на вопросы. 
       На первом этапе определяют словесную формулировку цели. Все методы презентаций, наглядно - иллюстративные материалы, основные и дополнительные выступления  должны проверяться с одной точки зрения: работает ли этот метод (фраза, плакат) на цель презентации? Это главный критерий оценки составляющих презентации. 
       Вторым этапом является составление списка приглашенных на презентацию. Первый вопрос, который надо решить: включать ли в число участников представителей средств массовой информации? Если да, то в каких именно газетах, журналах, телевизионных программах организация заинтересована. Если нет, то почему? Ведь если фирма находится вне поля зрения СМИ, общественности и определенных деловых кругов, они все равно получат интересующую их информацию самостоятельно, но в этом случае велика вероятность того, что она будет деформирована, искажена.  
Поэтому имеет смысл пригласить представителей СМИ, только надо серьезно подумать, какие именно СМИ лучше представят презентацию в печати, на радио и по телевидению. 
 
       Третий этап можно назвать определяющим суть процесса презентации. От того, какие выбраны методы показа и рассказа об объекте презентации, зависят место и время, состав приглашенных, дизайн помещения и т.п. 
Обычно для "типовой" презентации используются следующие приемы и способы: 
1. В объявлении о презентации и в тексте приглашений указывается главная цель презентации. 
2. Выступление и показ. 
Главная цель выступления - побуждение к действию. Основная задача выступающего - добиться того, чтобы приглашенные, не дожидаясь завершения презентации, "выстроились в очередь" за новым продуктом (услугой) или захотели бы поскорее внести свою фамилию в число спонсоров предложенного проекта. 
Жестких, незыблемых правил и неукоснительно соблюдаемых рекомендаций для построения выступления нет. Все зависит от объекта презентации, от личностных особенностей выступающего, от времени, отведенного на выступление и на презентацию, от состава приглашенных. 
 
       Любая презентация, рассчитанная на двадцать минут или на два часа, проводимая одним человеком или целой группой, требует ознакомления присутствующих с порядком ее проведения. Эта часть занимает совсем немного времени - пять-семь минут, но она очень важна, так как аудитория становится осведомленной с тем, что ее ожидает. Обычный порядок проведения этого организационного момента следующий: 
• прежде всего надо выразить благодарность присутствующим, за то, что они посетили это мероприятие, и выразить надежду, что оно будет для них интересным и полезным; 
• далее необходимо назвать себя, должность, имя, фамилию и роль на презентации; если кто-либо еще принимает участие в рассказе и показе, следует их также представить; 
• далее следует четко сформулировать цель презентации; 
• после этого следует изложить предлагаемый порядок презентации: какое время на нее отведено, где она будет проходить (в одном помещении или нет), будет ли перерыв в работе, когда и на сколько, есть ли развлекательная часть и т.п. 
       В заключение необходимо дать информацию об основном выступлении: сколько времени оно продлится, можно ли будет задавать вопросы в процессе выступления или на них будет отведено специальное время, будут ли использованы технические средства для иллюстрации речи и какие именно и т.п. После того как присутствующим станет ясно, как будет организована презентация, можно переходить непосредственно к основному выступлению. 
       Изложите одной фразой главную идею выступления, например: "Итак, мы представляем новый продукт". Можно "подать" идею с некоторой долей юмора - если Вы уверены, что Вас поймут правильно. Если такой уверенности нет - лучше не рисковать. Далее надо дать план будущей речи, т.е. сказать, о чем Вы намерены говорить, например: "Мы познакомимся с особенностями производства этого нового продукта, с его основными свойствами, с его предполагаемой ценой ". Пунктов плана не должно быть более трех-четырех, так как в противном случае восприятие не будет четким. 
       Презентационная речь должна быть построена именно в той последовательности, которую Вы ранее изложили. Недопустимы длинноты, речь предпочтительна энергичная, информативная, содержащая мотивацию к дальнейшему, более глубокому изучению предмета. Текст, имеющий основой только доверие аудитории к Вам, должен чередоваться с бесспорными цифрами и фактами. 
Содержание речи может иметь аспекты: 
• анализирующие; 
• информирующие; 
• развлекательные; 
• аргументирующие; 
• убеждающие; 
• склоняющие к сотрудничеству; 
• доказывающие и т.п. 
       Тому, кто произносит презентационную речь, следует внимательно следить за реакцией слушателей, настроена ли аудитория благожелательно, воспринимает ли аргументы с одобрением, положительно, или, наоборот, отторгает доказательства, склонна возражать, не приемлет даже фактов. 
       В этом случае полезно самому выступающему перехватить инициативу возражений, например, такой фразой: "Говоря о том, что цена доступна, я предвижу возражения. Давайте, однако, проведем сравнение стоимости ряда аналогичных продуктов с близким к нашему продукту содержанием, и мы увидим, что разница в цене сравнительно невелика, если иметь в виду относительно большую разницу в содержании". 
       Продолжительность выступления на презентации может быть различной - все зависит от характера представляемого объекта, целей и задач организации, проводящей презентацию, даже от помещения, которым организация располагает, и многих других факторов. Можно предложить такой точный, однако мало-учитываемый критерий длительности речи: слушатели должны не изнемогать от ожидания, когда же она кончится, а, наоборот, сожалеть о том, что презентационное выступление так быстро завершилось. Важно правильно распределить время выступления, учесть, что в среднем темп речи, удобный для произнесения и для восприятия - от 90 до 120 слов в минуту; отклонения бывают, но редко. Кроме того, обычно основная речь не бывает единственной - ее дополняют речи специалистов организации, проводящей презентацию, длительность которых тоже может быть различной, в зависимости от потребности в той информации, в них представленной. 
       Сделать речь, основную или дополняющую, легко воспринимаемой, яркой, запоминающейся, побуждающей к вполне определенным действиям можно, следуя нижеприведенным рекомендациям: 
• сопроводите речь цифрами: пусть их будет немного, но они должны быть впечатляющими; 
• приведите 1-3 ярких примера. Это придает речи убедительность; 
• пользуйтесь (но умеренно) таким методом достижения выразительности речи, как риторический вопрос. Это концентрирует внимание слушающих на предмете речи; 
• используйте юмор для создания непринужденной атмосферы. 
• предпочитайте простое построение фразы; устная речь отличается от письменной краткостью, простотой, отсутствием сложных фразеологических оборотов; 
• удерживайте внимание слушающих, меняя интонацию, тон 
голоса, темп и ритм речи - но все это в пределах здравого смысла, не превращая выступление в клоунаду. 
       Заключительная часть - апофеоз выступления. Нельзя обойтись без заключения, и оно не должно быть скомкано. Надо упомянуть о том, что "настало время подвести итоги: переходим к завершению наших рассуждений (или нашего анализа и т.п.)". В заключительной части следует остановиться еще раз на тех основных, ведущих идеях, которые были высказаны ранее. Последние фразы должны быть мажорными, пробуждать желание действовать. 
       В заключении не следует высказывать новых идей, надо резюмировать лишь то, что уже говорилось. 
       Выступления (основное и дополнительные) завершаются ответами на вопросы. Для этого надо предусмотреть время. Хотя и в процессе самого выступления вполне возможен прямой контакт выступающего со слушателями, т.е. он может, не теряя нити своей речи, быстро ответить на короткий вопрос (типа "где?", "когда?" и т.п.), отреагировать на ту или иную реплику, однако есть риск потерять контроль над речью, уйти в сторону от темы. Поэтому отдельное время для вопросов тоже должно быть отведено. Опытный выступающий, как правило, предвидит вопросы, их число и содержание. Но все же следует составить список наиболее вероятных вопросов и подготовиться к ответам на них. Вместе с тем могут возникнуть совершенно неожиданные вопросы. 
       Существует ряд правил для ответов на вопросы: 
       • предпочтительнее краткий ответ на вопрос; 
       • нельзя в ответе давать заведомо неверную информацию; 
       • эмоционально ответ должен быть доброжелательным.  
Можно продемонстрировать свое дружелюбие таким, например, высказыванием: "Благодарю за прекрасный вопрос, он как нельзя лучше поможет познакомиться со следующей ситуацией (цифрами, доказательствами, аргументами, фактами и пр.)"; 
       • не следует слишком долго думать над ответом на вопрос. Если не можете сразу ответить, лучше сказать: "Я не готов сейчас ответить, позвольте выяснить некоторые детали, чтобы через некоторое время, в течение презентации, подготовить ответ на этот вопрос". Или: "Если этот вопрос интересует узкий круг лиц, прошу подойти к главному стенду через полчаса, я смогу подобрать данные для ответа на этот вопрос"; 
       • иногда задающий вопрос превращает его в выступление, 
пытаясь дать варианты ответов на него. Необходимо тактично 
прервать спрашивающего, оставив за собой контроль за процессом презентации, не позволять отобрать лидерство у выступающего; 
       • можно провести разграничение вопросов на те, ответы на которые интересуют всех, и те, которые интересны малому числу присутствующих. Последних можно попросить задержаться и ответить на их вопросы, когда остальные присутствующие покинут свои места; 
       • иногда у присутствующих на презентации нет вопросов. Выступающий должен предусмотреть такую вероятность и подготовить 2-3 вопроса, которые он может задать, сам сопроводив их такой, например, фразой: "Полагаю, что уважаемую публику может интересовать такой вопрос". Возможно, это подвигнет аудиторию задать другие вопросы; 
       • очень осторожным следует быть с прессой. Некоторые работники средств массовой информации, к сожалению, имеют обыкновение искажать чьи-либо высказывания. В основном это делается для придания сенсационности журналистским сообщениям. Это не значит, что они питают личную неприязнь к Вам, они отнесутся подобным же образом к словам любого человека. 
При такой ситуации лучше ответить: "Нет, я этого не говорил, я сказал, что ..." (и повторить уже сказанное. Можно добавить: "Прошу точно передать мои слова"). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Демонстрационные  материалы в презентации

       Отдельно следует сказать об использовании наглядно иллюстративных материалов. Их применяют в процессе презентации в подавляющем большинстве случаев.

       Текстовые наглядные материалы. Они помогают выступающему удержать внимание слушателей на определенных аргументах и фактах, а также демонстрируют логику выступления.  
Распространенными ошибками являются размещение на плакате слишком большого объема текста, а также недостаточно крупный шрифт. Можно порекомендовать количество строк на листе - 5-6, количество слов в строке - примерно такое же. Материалы должны находиться достаточно высоко, что позволит присутствующим видеть текст даже с большого расстояния. 
Не стоит использовать бумагу темного цвета, а буквы и цифры на ней - светлого. Черные буквы на белом фоне - вот идеальное, "непротивоестественное" сочетание цветов. Шрифт лучше выбрать простой - без завитушек, виньеток, необычного написание букв и т.п. Чтобы обратить внимание аудитории на отдельные слова, их можно выполнить более крупным шрифтом, но не в ущерб разборчивости текста. 
 
       Графические наглядные материалы. Они помогают в восприятии и запоминании. Обычно это графики, диаграммы, схемы, рисунки. Графическое изображение должно быть снабжено надписью, поясняющей его смысл. Не только допускается, но и приветствуются изображения, выполненные на одном листе в разном цвете, что облегчает сравнение, если рисунок содержит графическое изображение динамики различных явлений или процессов. 
 
       И текстовые, и графические наглядные пособия должны подчеркивать, а не затенять содержание выступления. Не должно содержаться противоречивых сведений в иллюстративных материалах. Следует помнить, что наглядный иллюстративный материал лишь дополняет выступление. 
Современный уровень технического оснащения позволяет тексты и графики представить не только на традиционных бумажных носителях, но и с использованием механических средств, достижений химии, физики. 
 

 
       Средствами визуализации основных идей презентационного выступления являются: 
       Тексты и графики (диаграммы и пр.).

       Доска (для мела или маркера). 
 
       Конечно, профессионально выполненная диаграмма, размещенная на заранее подготовленном листе, впечатляет, она аккуратна и безупречна с позиции точности чертежа. Но кривая (или прямая), которая появляется под рукой того, чье выступление слушает аудитория, производит не меньшее впечатление. Целесообразно сочетать и заранее подготовленные иллюстративные материалы и доску, где график появляется на глазах слушающих. 
 
       Проекторы - удобное техническое средство, хотя оно далеко не новое. К достоинствам его относится простота как в использовании, так и в подготовке материалов для демонстрации. Кроме того, при его использовании отсутствуют излишние хлопоты с выключением и включением освещения. 
 
       Слайды. На слайдах могут быть изображены любые иллюстрации - схемы, таблицы, графики и пр. Хотя аппаратура для демонстрации слайдов более сложная и есть необходимость выключать освещение, однако уровень профессионализма в проведении презентации в этом случае более высокий. 
 
       Другие технические средства - как правило, более дорогие: видеофильмы, компьютерные показы и т.д. Эти средства не только более дороги, но и требуют специальной подготовки, оформления, использования труда профессионалов. 
 
       Средствами, которые сделают презентацию успешной, могут быть модели и макеты. Например, на презентации строительного проекта естественным будет использование макета застройки будущего микрорайона или макета отдельного здания; на презентации нового вида продукции можно продемонстрировать одну или несколько моделей рекламируемой продукции.

       Несколько советов впервые выступающему на презентации: 
       Пусть внимание публики Вас не смущает; помните, что объект презентации интересует собравшихся гораздо больше, чем Ваша персона. 
       Попытайтесь испытывать искреннюю симпатию к аудитории, и она ответит Вам тем же. 
       Пусть Вас не пугает волнение перед презентацией. Даже те, кто провел не одну и не две презентации, волнуются, хотя и не слишком сильно. Просто они умеют держать себя в руках, и посторонним это волнение незаметно. 
       Подготовке текста и иллюстративного материала уделите побольше времени. Это позволит Вам не беспокоиться о том, что выступление будет слишком коротким и не произведет должного впечатления. 
       Во время выступления не надо поворачиваться боком или даже спиной к аудитории. 
       Если уровень внимания аудитории снижается, не волнуйтесь, постарайтесь привлечь внимание присутствующих интересным примером, может быть, шуткой. 
       Говорить следует спокойно, не быстро и не медленно, поработать над тембром голоса (хотя тембр - это дар природы), над высотой голоса (слишком низкий голос не производит должного впечатления, равно как и слишком высокий). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

       Структура презентации - своего рода общий шаблон, который в определенной мере может меняться в зависимости от различных факторов.

       Речевая подготовка презентации имеет очень большое значение в организации презентации, потому что от оратора и от того, как будет построена речевая часть зависит эффективность данного мероприятия.

       Для предпринимателей презентация - это реклама имени фирмы или представление ее нового товара. Для служащего крупной корпорации опыт в проведении презентаций, позволяет ему эффективнее доносить свои идеи до начальства и, следовательно, быстрее продвигаться по служебной лестнице.

       Презентация помогает отдельным лицам и организациям приобрести благоприятную заметность и таким образом достичь своих целей (при условии ее эффективности).

       Я считаю, что презентация является наиболее эффективным, а зачастую и единственно возможным способом убедить людей в чем бы то ни было. Знания способов, методов и приемов подготовки и проведения презентации, обязательно пригодятся в карьере менеджера. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Библиографический список

1.Ботавина Р.Н.  Этика деловых отношений: Учеб. пособие.-М.,2001.

2.Ботавина Р.Н.  Этика менеджмента: Учебник-М:  Финансы и статистика 2007-192с.

3.Волмянская  О.А., Волмянский Э.И.

Практическое  руководство по менеджменту: Международный  опыт достижения успеха/Пер. с англ.-Мн: ООО «Новое знание», 2002.

4.Г.В. Бороздина.  Психология делового общения.  Изд-во г. Москва: Инфра-М 2000.

5.Герчикова И.Н.  Деловая этика и регулирование  международной практики М: Консалтбанкир; 2002.

6. Этика и  этикет в деловом общении  http://studentbank.ru/