Принципы управления организацией, их роль в менеджменте

Содержание

1. Принципы управления организацией, их роль в менеджменте

Цели и задачи менеджмента  являются отправным моментом для  определения объема и направления  управленческих работ, которые обеспечивают их достижение. Речь идет о функциях менеджмента, которые являются составными частями любого процесса управления вне зависимости от особенностей конкретного предприятия. Поэтому их называют общими и в их составе выделяют планирование, организацию, координацию, контроль и мотивацию. Взаимосвязь между основными общими функциями отражает содержание любого процесса управления.

Планирование представляет собой исходную стадию процесса управления. Оно предназначено для определения  целей деятельности, необходимых средств и методов их достижения. Планы являются основой деятельности предприятий всех форм собственности и размеров. Без плана невозможно обеспечить согласованную работу всех подразделений и своевременно поставить им необходимые ресурсы, трудно стимулировать трудовую активность и осуществлять контроль полученных результатов. Планирование позволяет сформулировать целевые установки предприятия и применять для последующего контроля их достижения определенную систему показателей. Кроме того, планирование обеспечивает четкую координацию работы всех его структурных подразделений. Таким образом, планирование является непрерывным процессом поиска путей повышения эффективности деятельности предприятия за счет выявления дополнительных возможностей, условий и факторов.

Управленческие работники, входящие в данные структуры, обеспечивают интересы и потребности владельцев акций, вырабатывают политику организации  и способствуют ее практической реализации. В связи с этим в высшем руководстве  можно выделить два подуровня: полномочное управление и общее руководство. Руководители среднего уровня управления обеспечивают реализацию политики развития предприятия, разработанной высшим руководством, и отвечают за доведение более детальных заданий до подразделений и отделов, а также за их выполнение. Специалисты, входящие в эту группу, имеют, как правило, широкий круг обязанностей и обладают большой свободой принятия решений. Это руководители подразделений, начальники функциональных отделов и т.д. Руководители среднего уровня выполняют работу по связи между руководителями низового и высшего звена. Они аккумулируют информацию о ходе производственного процесса, отрабатывают и анализируют ее, придают ей удобную форму для принятия решений руководителями высшего звена. От 70 до 90% рабочего времени руководители среднего звена проводят в устном общении с подчиненными. Низший уровень управления представлен младшими начальниками. К ним относятся руководители, находящиеся непосредственно над рабочими и другими работниками (не руководителями). Это могут быть мастера, бригадиры, контролеры и другие администраторы, ответственные за доведение конкретных заданий до непосредственных исполнителей.

На всех уровнях управления руководители выполняют не только чисто  управленческие, но и исполнительские функции. Однако с повышением уровня руководства удельный вес исполнительских функций понижается. На высшем уровне управления исполнение данных функций занимает около 10% общего бюджета времени менеджеров; на среднем - 50%; на низшем - около 70% . Такое распределение общего бюджета времени связано с тем, что менеджеры всех трех уровней имеют две области заданий: задания по менеджменту и задания по специальности. Это означает, что руководитель любого уровня управления определенный процент своего времени тратит на принятие управленческих решений и определенный - на принятие решений по специальности. С повышением уровня управления удельный вес заданий по специальности падает, а по менеджменту возрастает.

Приведенная классификация  уровней управления имеет самый общий вид. В зависимости от размера и вида предприятия, его отраслевых и территориальных особенностей, других факторов, характеристика состава и функций менеджеров на каждом из трех уровней управления может существенно меняться. Принципы управления определяют требования к системе управления, структуре и организации процесса управления. Управление предприятием осуществляется посредством основных исходных положений и правил, которыми руководствуются менеджеры всех уровней. Эти правила определяют "линию" поведения менеджеров. Таким образом, принципы управления можно представить как основополагающие идеи, закономерности и правила поведения руководителей по осуществлению управленческих функций. В связи с этим все принципы менеджмента целесообразно сгруппировать в две группы - общие и частные. К общим принципам управления относятся принципы применимости, системности, многофункциональности, интеграции, ориентации на ценности.

Принцип применимости - менеджмент разрабатывает своего рода руководство к действию для всех работающих на предприятии сотрудников.

Принцип системности - менеджмент рассматривает всю систему управления с учетом внешних и внутренних взаимосвязей, взаимозависимостей и  открытости собственной структуры  или системы в целом.

Принцип многофункциональности - менеджмент охватывает различные аспекты деятельности: материальные (ресурсы, услуги), функциональные (организация труда), смысловые (достижение конечной цели).

Принцип интеграции - внутри системы должны интегрироваться  различные способы отношений и взгляды сотрудников, а вне предприятия может происходить их разделение.

Принцип ориентации на ценности - менеджмент включен в общественный окружающий мир с определенными  представлениями о таких ценностях, как гостеприимство, честные услуги, выгодное соотношение цен и услуг и т.п. Все это необходимо не только учитывать, но и строить свою деятельность, неукоснительно соблюдая названные общие принципы.

Основным частным принципом  менеджмента является принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении. Проблема сочетания централизации и децентрализации в менеджменте состоит в оптимальном распределении (делегировании) полномочий при принятии управленческих решений. Принцип сочетания централизации и децентрализации предполагает необходимость умелого использования единоначалия и коллегиальности в управлении. Сущность единоначалия состоит в том, что руководитель конкретного уровня управления пользуется правом единоличного решения вопросов, входящих в его компетенцию. По сути, это предоставление ему широких полномочий, необходимых для выполнения возложенных на него функций управления, реализации персональной ответственности. Коллегиальность предполагает выработку коллективного решения на основе мнений руководителей разного уровня, а также исполнителей конкретных решений. Соблюдение правильного соотношения между единоначалием и коллегиальностью составляет одну из важнейших задач управления, от решения которой во многом зависит его эффективность и действенность.

Принцип научной обоснованности управления предполагает научное предвидение, обоснование планируемых во времени социально-экономических преобразований предприятия. Основное содержание этого принципа заключается в требовании, чтобы все управленческие действия осуществлялись на базе применения научных методов и подходов. Научная обоснованность управления означает не только использование научных рекомендаций при выработке и реализации управленческих решений, но и глубокое изучение практического опыта, всестороннее изучение имеющихся резервов.

Суть принципа плановости заключается в установлении основных направлений и тенденций развития предприятия в перспективе. Планированием (в виде текущих и перспективных  планов) пронизаны все звенья управления предприятием. План рассматривается как комплекс экономических и социальных задач, которые предстоит решить ему в будущем¹.

Принцип сочетания прав, обязанностей и ответственности  предполагает, что каждый подчиненный  должен выполнять возложенные на него задачи и периодически отчитываться за их выполнение. Каждый на предприятии наделяется конкретными правами, несет ответственность за выполнение возложенных на него задач.

Принцип частной автономии и  свободы предполагает, что все  инициативы исходят от свободно действующих  экономических субъектов, выполняющих управленческие функции по своему желанию в рамках действующего законодательства. Свобода хозяйственной деятельности представляется как профессиональная свобода, свобода конкуренции, свобода договоров и т.п.

Принцип иерархичности и обратной связи заключается в создании многоступенчатой структуры управления, при которой первичные (нижнего уровня) звенья управляются своими же органами, находящимися под контролем органов руководства следующего уровня. Те в свою очередь подчиняются и контролируются органами следующего уровня. Соответственно цели перед низшими звеньями ставятся органами более высокого по иерархии органа управления. Постоянный контроль за деятельностью всех звеньев управления предприятием осуществляется на основе обратной связи. По сути, это сигналы, выражающие реакцию управляемого объекта на управляющее воздействие. По каналам обратной связи информация о работе управляемой системы непрерывно поступает в управляющую систему, которая имеет возможность корректировать ход управленческого процесса.

Суть принципа мотивации такова: чем тщательнее менеджеры осуществляют систему поощрений и наказаний, рассматривают ее с учетом непредвиденных обстоятельств, интегрируют по подразделениям предприятия, тем эффективнее будет  программа мотиваций.

Одним из принципов современного менеджмента является демократизация управления - участие в управлении предприятием всех его сотрудников. Формы такого участия различны: долевая оплата труда; денежные средства, вложенные в акции; единое административное управление; коллегиальное принятие управленческих решений и т.п.

Согласно принципу государственной  законности системы менеджмента  организационно-правовая форма предприятия  должна отвечать требованиям государственного (федерального) законодательства.

Принцип органической целостности объекта и субъекта управления предполагает управление как процесс воздействия субъекта управления на объект управления. Они должны составлять единую комплексную систему, имеющую выход, обратную связь и связь с внешней средой.

Принцип устойчивости и мобильности системы управления предполагает, что при изменении внешней и внутренней среды предприятия система менеджмента не должна претерпевать коренных изменений. Устойчивость определяется, прежде всего, качеством стратегических планов, приспосабливаемостью системы менеджмента к изменениям во внешней среде предприятия. Одновременно с устойчивостью управленческий процесс должен быть мобильным, т.е. максимально полно учитывать изменения и требования потребителей продукции и услуг.

Новая система взглядов на управление известна в литературе как "тихая управленческая революция", и это не случайно. Ведь её основные положения могут применяться, не приводя к немедленной ломке и разрушению сложившихся структур, систем и методов менеджмента, а как бы дополняя их, постепенно приспосабливая к новым условиям. Так, все большее использование получают системы управления на основе предвидения изменений и на основе гибких, экстренных решений. Они характеризуются как предпринимательские, так как учитывают непривычность и неожиданность будущего развития.

Предприятия все чаще обращаются к  методам стратегического планирования и управления, рассматривая изменения  во внешней среде, в технологиях, в конкуренции и рынках как  реальность современной экономической  жизни, требующей новых приемов менеджмента. Соответственно меняются и структуры управления, в которых предпочтение отдается децентрализации.

2. Прямые и косвенные факторы внешней среды организации

Исследователи первых школ управления уделяли мало внимания факторам, находящимся вне организации. Они  акцентировали внимание в первую очередь на тех аспектах, которые  должны были обеспечить успешное функционирование организации. Так, школа научного управления сосредоточилась, в основном, на задачах и технологии управления, школа административного управления - на создании структуры, обеспечивающей достижение целей организации, школа человеческих отношений - на людях в организации. В определенном смысле каждая школа поступала правильно, концентрируясь на внутренних вопросах, поскольку они были относительно важнее для эффективности и выживания организации. Однако современным организациям приходится приспосабливаться к изменениям во внешнем окружении и соответствующим образом осуществлять изменения внутри себя.

Значение внешней среды

В управленческой мысли  представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать  силы, внешние по отношению к организации, появились в конце 50-х годов. Это  стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителя рассматривать организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь соединенных связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и влияющими на нее соответствующим образом.

Сегодняшние изменения  во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще большее  внимание. Организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Поскольку от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию. Он должен также предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия.

Организации, подобно  биологическим организмам, должны приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.