Проблемы обеспечения качества управленческой информации и коммуникаций в менеджменте

ЭССЕ: ПРОБЛЕМЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ КАЧЕСТВА УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ И КОММУНИКАЦИЙ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

Ахмедова Анна Валерьевна

Направление подготовки 080400.68 Управление персоналом

1 курс, очная форма обучения

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать  как информацию, а сам процесс  обмена информацией представить  как процесс коммуникации предприятия. Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает сведения, необходимые для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Таким образом, именно информация является технологической основой менеджмента

Руководитель от 50 до 90% всего  времени тратит на коммуникации –  он занимается этим, чтобы реализовать  свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах  принятия решений.

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

Знание типа личности собеседника  позволяет построить и адаптировать свое обращение к нему так, чтобы  оно наилучшим образом воспринималось данной личностью. [1]

Выделяют следующие современные  средства коммуникации, которые могут  использовать организации: электронная  почта, голосовая почта, факс, телеконференция, видеоконференция, электронный обмен  данными.

При обмене информацией могут  возникать такие коммуникационные барьеры [2]:

I. Межличностные: 

• барьеры восприятия (процесс получения и обработки информации);
• семантические барьеры (способ использования слов);
• невербальные преграды (жесты, улыбки, выражение глаз);
• барьеры плохой обратной связи (дает возможность установить, истолковано ли сообщение в том смысле, который был изначально);
• неумение слушать.

II. Организационные: 

• искажение сообщений (при движении информации внутри организации смысл сообщений может несколько искажаться);
• информационные перегрузки (руководитель не может реагировать на всю информацию, поэтому он отсеивает менее важную);
• неудовлетворительная структура организации (чем больше в организации уровней управления, тем более вероятны информационные искажения, также мешают конфликты между различными людьми, группами или отделами).

Хотя общепризнано, что  коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают  коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией  представляет одну из самых сложных  проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения  проблем [3].

Отсутствие эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения целей организации и выполнения основных функций управления, поэтому необходимо придерживаться следующих правил эффективной коммуникации:

1. определение наиболее срочной информации;
2. определение информации, которая должна копироваться или переадресовываться и кому;
3. кому и какая информация должна поступать;
4. установление периодичности уничтожения электронных и других документов;
5. определение сроков ответа на каждый вид коммуникации;
6. установление лимита максимального объема сообщений;
7. выработка правил проведения совещания.

Таким образом, рассмотрев сущность коммуникационных процессов в организации, барьеры, которые препятствуют эффективному развитию коммуникаций, выделив правила  эффективной коммуникации, можно  сделать вывод о том, что для  усовершенствования организационных  коммуникаций необходимо:

• регулировать информационные потоки на основе точной оценки информационных потребностей (своих и подчиненных);
• совершенствовать систему обратной связи - в частности для сбора, учета и использования предложений персонала;
• использовать управленческую деятельность для более эффективного обмена информацией;
• использовать дополнительные источники информации (выпуск бюллетеней, видеофильмов, газет) с разъяснениями деятельности организации.

Список использованных источников

1. Статья «Межличностные коммуникации в управлении» журнал «Российское предпринимательство» № 2 (26) за 2002 [Электронный ресурс]. URL: http://www.creativeconomy.ru/articles/8214/
2. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент РR. – СПб.: 2005.
3. Статья «Процесс коммуникаций и эффективность управления» [Электронный ресурс]. URL: http://infomanagement.ru/referat/33/2