Процесс исследования систем управления

Содержание:

Введение.

1.   Система управления, как объект исследования.

1.1.                     Виды систем управления.

1.1.1.    Организация-система

1.1.2.    Организация-бюрократическая система

1.1.3.    Организация-социальная технология

1.2.                     Анализ систем управления.

2.   Процесс исследования системы управления.

2.1.                     Планирование исследования систем управления.

2.2.                     Этапы исследования.

Заключение.

ВВЕДЕНИЕ.

Тема данной курсовой работы «Процесс исследования систем управления». Всякое исследование представляет собой процесс, который отра­жает объективные этапы выполнения работы. Процесс исследования систем управления можно представить в виде 14 этапов. Содержание данных 14 этапов будет раскрыто в основной части данной работы.

В условиях динамичности современного производст­ва и общества в России управление должно находиться в состоя­нии непрерывного развития, которое сегодня невозмож­но обеспечить без исследования тенденций и возможно­стей, без выбора альтернатив и направлений развития.

Но для чего же необходимо исследование систем управления? В настоящее время необходимость проведения исследования систем управления признается всеми. Исследование, изучение системы управления организацией выполняет три основные задачи:

1) направляет внимание руководителя на актуальные или перспективные проблемы, решение которых позволяет повысить эффективность организации;

2) углубляет понимание руководителем регулируемых процессов, а также условий и обстоятельств, в которых действует организация;

3) позволяет руководителю действовать более рационально, т.е. экономить время и ресурсы.

Чтобы исследование помогло руководителю решить перечисленные задачи, оно должно быть организовано, т.е. выполняемые действия должны быть упорядочены.

Для этого необходимо освоить основные понятия, которые применяются при изучении систем управления. Знакомство с ними поможет руководителю сориентироваться в результатах исследования, квалифицированно и грамотно сформулировать цель исследования. Я постараюсь раскрыть наиболее часто встречаемые термины и объяснить их суть в разрезе той темы, которую я выбрал. Экономическая стабильность организации, ее вы­живаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непре­рывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществ­ляться по принципу адаптации к внешней среде. В общем, процесс исследования систем управления очень важно знать менеджерам всех уровней, именно правильное, последовательное выполнение этапов позволит наиболее эффективно провести исследование, а затем и на основе полученных данных вывести правильное управленческое решение, в конечном итоге обеспечив развитие предприятию.

1.                  Система управления, как объект исследования.

Система управления любой организации является сложной системой, созданной для сбора, анализа и пе­реработки информации с целью получения максималь­ного конечного результата при определенных ограниче­ниях (наличия ресурсов, например).

Говоря об управлении организацией, в частности предприятием, мы употребляем термин система. На­пример, производственная система, система матери­ально-технического снабжения, система сбыта, раз­личные обеспечивающие и обслуживающие системы. Почему? Прежде всего, потому, что любой объект мы Рассматриваем с точки зрения кибернетики и тем са­мым пытаемся понять его цели, из каких элементов он состоит, как он функционирует и в этом смысл, рассматриваем любой конкретный объект, в том числе и предприятие как систему.

Во-первых, надо определиться, что же такое система. Существуют два определения этого понятия. Они взаимодополняют друг друга и хотя и могут использоваться по отдельности.  Оба этих определения значимы для исследования систем управления предприятиями.

Первое: система - это взаимосвязанная совокупность элементов. Такое представление широко распространено, но оно пригодно лишь для тех специалистов, которые сами не создают системы, а участвуют в качестве исполнителей, действуют в кем-то созданных системах и организациях.

Руководитель создает, а исследователь формирует системы сам. Руководитель - активный деятель производства, поэтому такое определение системы ему мало подходит, оно его дезориентирует. Исследователю и руководителю полезнее другое определение системы. Структурную формулу второго представления о системе представим следующим образом:

В отечественной литературе такое представление системы идет от А.И. Берга и Ю.И. Черняка. Это очень значимое для руководителя представление. Оно в явном виде выделяет конструктора системы, коим и является руководитель. Это представление ясно фиксирует, что правила, отношения и связи между элементами системы устанавливает руководитель в сфере своей компетенции.

Система - это способ видения мира, пространства деятельности. Следовательно, она может быть организована в различных конфигурациях. Это зависит от знаний и умений того, кто ее формирует, от его мировоззренческой позиции, от способности различать процессы, объекты, явления в различных ситуациях. На производстве системы формируют руководители. Под элементом системы понимают такие ее минимальные составляющие, совокупность которых складывается прямо или опосредованно в систему. Элемент системы - это предел деления.

Есть еще представление системы. В настоящее время можно выделить, по крайней ме­ре, пять типов системных представлений: микроскопи­ческое, функциональное, макроскопическое, иерархиче­ское и процессуальное.

Каждое из указанных представлений системы отра­жает определенную группу ее характеристик.

Микроскопическое представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае про­ектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.

Под функциональным представлением системы пони­мается совокупность действий (функций), которые необ­ходимо выполнять для реализации целей функциониро­вания системы.

Макроскопическое представление характеризует систе­му как единое целое, находящееся в «системном окру­жении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена мно­жеством внешних связей со средой.

Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокуп­ность подсистем, связанных иерархически.

И, наконец, процессуальное представление характери­зует состояние системы во времени.

1.2.     Виды  систем управления

Существуют несколько видов систем управления. Это непосредственно влияет на процесс исследования систем управления. Исследование систем управления, как правило, осуществляется с практической целью, а именно для того, чтобы выбрать наилучший вариант и освоить его в какой-либо организации. Окончательный вывод о том, что выбор сделан правильно, возможен только после некоторого опыта применения системы управления.

Как следует из названия данного раздела, необходимо соотнести системы управления с подходами к их исследованию. Здесь уместно вспомнить, что искусственные классификации разрабатываются для конкретных применений. Соответственно классификация систем управления относится к искусственным классификациям.

Рассмотрим три вида систем управления организациями, соответствующих трем подходам к сущности управления: организация как бюрократическая система, организация как система и организация как социальная технология.

1.1.1. Организация-система.

Различают два вида систем: закрытые и открытые. Закрытые системы относительно независимы от окружения и имеют жесткие границы действий. Открытые системы более взаимосвязаны с внешней средой. Они энергично обмениваются с ней информацией, энергией, материалами. Открытые системы ориентированы на приспособление, адаптацию к условиям внешней среды. Активное взаимодействие позволяет им выживать и развиваться. Менеджмент как стиль управления формирует и имеет дело с открытыми системами.

Система управления такого вида рассматривается как подсистема фирмы, компонентами которой являются прежде всего группы взаимодействующих людей, руководителей среднего и нижнего звена, т.е. менеджмент фирмы, а также оборудование, документация и другие компоненты.

При исследовании под компонентами системы понимают входы, процессы или операции, выходы системы, а также персонал, финансы, технические средства, документы. Основные функции системы управления состоят в восприятии проблем организации (входов), а также выполнении действий (операций, процессов), результатом которых являются решения (выходы). При этом система управления представляется как набор, множество операций. Операция - это последовательность действий по обработке входов системы. На основе такого представления системы управления можно классифицировать по их рабочим характеристикам с точностью, достаточной для уверенности в правильности выбора лучшей из ряда вариантов.

Принято, что решения, принимаемые в системе управления, должны увеличивать прибыль организации или оптимизировать некоторую функцию всех ее входов и выходов. При этом считается, что система управления придает организации способность адаптироваться (приспосабливаться, подстраиваться) к внешней среде (окружению организации), а также способность к обучению, самоорганизации (саморегулированию). В целом выходом (продуктом) системы управления считается суммарная отдача решений в год, например величина прироста прибыли, которая возникла в результате деятельности менеджмента фирмы.

1.1.2. Организация – бюрократическая система

При исследовании бюрократических систем управления изучают цели и задачи подразделений, четкость их разделения и степень выполнения. Если подразделение достигает целей, выполняет задачи, то считается, что руководитель работает успешно. Он поощряется, например окладом или переводом на вышестоящую должность.

Оформлена немецким социологом Максом Вебером (1864-1920гг.) в начале XX века. Термин "бюрократическая организация" происходит от слов <бюро (письменный стол с полками, ящиками и крышкой)> + <власть> = <господство (приоритет) столоначальника, канцелярии>.

Особенности рациональной бюрократии:

1) четкое разделение труда, способствующее появлению высококвалифицированных специалистов в каждой должности, а также высокой производительности труда;

2) иерархичность уровней управления, где каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

3) наличие системы формальных правил и стандартов, что способствует скоординированности различных задач;

4) найм на работу в строгом соответствии с квалификационными требованиями и соответственно защищенность должности от низкой квалификации специалиста, который ее занимает, а сотрудников от произвольных увольнений.

Ограничения бюрократической организации обусловлены негибкостью в поведении, обычно из-за преувеличения значимости правил, стандартов, процедур технологии управления. Жесткое поведение такой системы управления проявляется как по отношению к внешней среде, так и внутри организации.

Бюрократическая организация состоит из подразделений. В каждое подразделение назначается руководитель, который наделяется правом устанавливать методы работы персонала. Размер подразделения, например число работников, является основным показателем при определении числа руководителей.

Властные полномочия осуществляются с помощью иерархической структуры командования и подчинения. Функция выработки решений ограничивается определением полномочий и ответственности руководителей. Например, указываются полномочия в финансовых средствах, в том числе величина и характер расходов, которые имеет право утверждать руководитель.

1.1.3. Организация – социальная технология.

Социальная технология -это способ освоения социального пространства и поддержания в нем социального равновесия. Особенно развилось такое направление в рассмотрении организаций в последнее время. Известны различные способы освоения социального пространства: традиция; интуиция; организованная социализация, например семья, образование, деятельность. Под социализацией понимается процесс усвоения человеком определенной системы знаний, норм, целевых установок, образцов поведения, которые соответствуют культуре общества. Освоение этих норм и знаний позволяет человеку действовать в качестве активного субъекта общественных отношений. Для взрослого человека основной способ социализации - это социализация через деятельность, труд.