Развитие коммуникаций в системе управления

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

 

 Развитие коммуникаций  в системе управления………………….3

 

Коммуникации в системе управления

 

 Коммуникации: понятие,  виды, их характеристика…………….…4

 

 Коммуникационный процесс:  понятие, основные элементы,

 

 этапы, их  характеристика……………………………………………...5

 

 Информации  в коммуникационном процессе……………………...7

 

 Межличностные  и организационные коммуникации: понятие, преграды, их характеристика…………………….…………………….8

 

 

 Эффективность  коммуникаций в менеджменте…………………...11

 

Заключение

 

 

5. Библиографический список………………………………………….12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ВВЕДЕНИЕ

 

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий  и представляют одну из сложных проблем  менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

 

 Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

 

Опыт как  Российских, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания предприятия и в конечном итоге даже банкротству.

 

Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения  за инициативу, труд и т. п., создает  условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

 

 Все это  уже давно осознали зарубежные  и многие отечественные менеджеры.  Но как добиться эффективных  коммуникаций? Как приобрести навыки и умение управлять коммуникативными процессами? - вот главные вопросы, которые беспокоят современных российских руководителей.

 

В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных  руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию.

 

 

.2. Развитие коммуникаций в системе управления

 

Поскольку в  нашей стране появление и становление  коммуникаций (как и всего менеджмента) произошло не так давно (10 лет – это небольшой период), то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта компаний зарубежных стран и современных российских предпринимателей.

 

 В России  коммуникации претерпели коренное  изменение. От административно-командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными. Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Естественно в обоих описанных мной ситуациях есть исключения. Так при командно-административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т.д. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации.

 

В данной работе характеризуются как плохие коммуникации (для того, чтобы понимать, как не нужно руководить предприятием), так и эффективные коммуникации, налаженные потоки и обратные связи.

 

 

2.: КОММУНИКАЦИИ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

2.1. Коммуникации - понятие, виды, их характеристика

 

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее»  или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя  и более людьми, ведущий к взаимному  пониманию.

 

 Цели коммуникаций:

 

• Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

 

• Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

 

• Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

 

• Регулирование и рационализация информационных потоков.

 

 Коммуникации подразделяются на следующие виды:

 

межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;

 

коммуникации  на основе письменного обмена информацией.

 

 Межличностные  коммуникации в свою очередь  делятся на:

 

формальные  или официальные. Данные Коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации  и осуществляются по формальным каналам;

 

неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

 

 Типичная  информация, передаваемая по каналам  неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

 

 Среди формальных  организационных коммуникаций выделяют:

 

• вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

 

• горизонтальны  между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

 

 Вертикальные  коммуникации в свою очередь  подразделяются на:

 

восходящие, когда  информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для  оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

 

нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

 

 Межличностные  коммуникации делят также на:

 

вербальные (словесные);

 

невербальные, призванные осуществить  обмен информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.

 

 Вербальные и не  вербальные формы коммуникаций  не всегда и не обязательно  исключают друг друга. Как правило,  интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесть! и выражения лица. которые сопровождают слова передающей стороны.

 

 

2.2. Коммуникационный  процесс, понятие, основные элементы, этапы, их характеристика

 

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

 

Коммуникационный  процесс — это взаимодействие совокупности элементов. Существует четыре базовых элемента коммуникационного  процесса:

 

Отправитель —  лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;

 

Сообщение - непосредственно  информация;

 

Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети);

 

Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

 

Коммуникационный  процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы:

 

 Зарождение  идеи или отбор информации;

 

 Выбор канала  передачи информации;

 

 Передача  сообщения;

 

 Интерпретация сообщения.

 

 Например, генеральный  директор торговой фирмы решил  обсудить с менеджерами магазинов  вопрос о состоянии и улучшении  качества торгового обслуживания  населения на совещании. В данном  случае генеральный директор - отправитель,  у которого зародилась идея; информация о состоянии и улучшении качества торговли - сообщения; совещание — это канал информации; получатели — менеджеры магазинов, которые интерпретируют сообщение и при помощи этого же совещания дают обратную связь генеральному директору.

 

 При организации  коммуникационных сетей на предприятии  необходимо учитывать специфику  различных типов и каналов  коммуникаций на каждом из  этапов коммуникационного процесса.

 

Формирование  коммуникационных процессов, а также  выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, должны устанавливаться для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.

 

 

2.3. Информации  в коммуникационном процессе

 

Информация - предмет  труда в процессе управления; является средством коммуникации между людьми.

 

Информация, используемая для коммуникационного управления, подразделяется на:

 

базовую, формируемую  независимо от данной управленческой задачи;

 

текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

 

 Текущая  информация, в свою очередь, подразделяется  на:

 

документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);

 

недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные  контакты, сплетни и т. д.)

 

 По аспектам  коммуникационного управления информация  классифицируется на экономическую,  организационную, социальную, техническую.  Развитие информационных потребностей  организаций существенно видоизменило  требования к информационному  обеспечению коммуникационных процессов.

 

2.4. Межличностные  и организационные коммуникации, понятие, преграды, их характеристика.

 

Межличностные коммуникации - это коммуникации, протекающие  между людьми.

 

Организационные коммуникации - это коммуникации, протекающие  внутри организации между ее сотрудниками.

 

 Межличностные  коммуникации могут быть как  между сотрудниками одной фирмы,  так и между сотрудниками различных  фирм, например, фирм-партнеров.

 

 Организационные  коммуникации затрагивают только  одну конкретную фирму и включают в себя часть межличностных коммуникаций, которые возникают между сотрудниками данной фирмы.

 

 В тоже  время межличностные коммуникации  включают в себя организационные  коммуникации.

 

 Таким образов,  преграды, возникающие при межличностных  и организационных коммуникациях, по своей сути практически ничем не отличаются друг от друга.

 

 Коммуникация  считается успешной, если получатель  информации понимает её содержание  адекватно тому смыслу, который  в нее вкладывает отправитель,  т. е. Менеджер. В противном  случае имеет место безуспешная коммуникация.

 

 Факторы,  уменьшающие возможности успешной  коммуникации, называются коммуникационными  барьерами (преградами).

 

 Различают  коммуникационные барьеры макро  — и микроуровня.

 

 Макробарьеры  коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом.

 

 К таким  барьерам относятся:

 

 перегрузка  информационных сетей и искажение  информации;

 

 потребность  во всё более сложной информации;

 

 интернационализация  деловых контактов и возрастание  роли иностранных языков и  т.п.