Способ организации и психологические аспекты работы офис-менеджера

2. Выбирает на основе  рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.

3. Разрабатывает и составляет  графики проведения профилактических  и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных  материалов, а также порядок утилизации  и списания оборудования, выработавшего  свой ресурс.

4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).

5. Организует использование  в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).

6. Организует обеспечение  необходимыми для работы офиса  товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности  в материально-техническом обеспечении  и обслуживании офиса, составляет  планы на канцтовары, расходные  материалы и др.; проверяет наличие  канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру  цен, системы скидок; обеспечивает  размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

7. Определяет порядок  получения товарно-материальных  ценностей, организует платежи за  их поставку, оформляет доверенности.

8. Организует работу по  ведению бюджета расходов на  офисные нужды, по оптимизации  прямых и косвенных хозяйственных  затрат.

9. Обеспечивает хранение  товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых  для работы офиса, организует  учет и выдачу предметов и  средств труда работникам офиса.

10. Организует работу по  инвентаризации хозяйства офиса.

11. Координирует работы  по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению  документации в соответствии  со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.

12. Организует прием и  рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей  и исходящей корреспонденции), ведет  в пределах своих полномочий  деловую переписку.

13. Организует:

• встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
• прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
• материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

14. Организует и проводит  деловые переговоры (планирует деловые  встречи, определяет линию деловых  переговоров, управляет переговорами  с соблюдением правил этикета  и протокола, организует документальное  оформление переговоров, анализирует  результаты деловых встреч).

15. Руководит работниками  офиса: распределяет обязанности  между ними; доводит до сведения  работников задания и принятые  в отношении их решения; определяет  степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества  работы и критерии оценки качества  работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

16. Организует работу секретарей  на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление  исходящими звонками, переадресация  звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).

17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

18. Назначает работников, несущих материальную ответственность  за переданные им для выполнения  рабочих заданий товарно-материальные  ценности; определяет схемы передачи  товарно-материальных ценностей  от одного материально-ответственного  лица другому.

19. Обеспечивает выполнение  работниками корпоративных правил  и норм поведения.

20. Разрабатывает и внедряет  системы мотивации и дисциплинарной  ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

21. Оказывает работникам  офиса помощь в разрешении  возникающих в ходе работы  проблем, принимает меры по предупреждению  конфликтных ситуаций.

22. Координирует работу  офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих  мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.

23. Обеспечивает взаимодействие  офиса с другими структурными  подразделениями предприятия.

24. Организует совместно  со службой безопасности проведение  работ по планированию и внедрению  мероприятий по поддержанию внутриофисного  режима и информационной безопасности.

25. Руководит подготовкой  отчетной документации для вышестоящего  контроля.

К офис-менеджеру предъявляются следующие требования:

Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.

Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.

Личные характеристики. Возраст — как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Образование. Высшее, предпочтительно - экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в том числе - профильных4. Основными правовыми документами, регулирующими деятельность офис-менеджера, являются трудовой договор и должностная инструкция (см. Приложение).

 

3. Организация  рабочего места и помощь в  работе руководителя

 

Организация рабочего места офис-менеджера с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

Рабочее место офис-менеджера является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении.

Поскольку офис-менеджер - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места офис-менеджера должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения5.

Рабочее место офис-менеджера в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся офис-менеджеру и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.

Мебель для посетителей должна находиться в зале, хорошо просматриваемым офис-менеджером, удобна для размещения в помещении.

Большую часть рабочего времени офис-менеджер работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, чтения.

Насыщенность рабочего места офис-менеджера средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементов организации рабочего места офис-менеджера является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться.

Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

Следует помнить, что нередко офис-менеджер имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинатор.

Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением офис-менеджера. Пользоваться своим компьютером, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации.

Офис-менеджер несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

Офис-менеджер должен иметь возможность при необходимости говорить со своим руководителем по неотложным делам.

Если работа руководителя хорошо согласована с работой его офис-менеджера, то оба имеют один план, из которого видно, в какое время руководитель будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону или по телексу, если это необходимо.

Существуют руководители, у которых длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, весьма различны. В этом случае можно связаться с ним только в определенное время. Об этом времени оба должны четко договориться.

По-моему мнению, руководитель должен всегда говорить своему офис-менеджеру, куда он идет, как с ним можно связаться, если возникнет необходимость и во сколько он вернется, хотя бы приблизительно. И в этом нет ничего предосудительного.

Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места6.

Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее:

1) помещение для заседаний  на все время их проведений;

2) обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;

3) служебные машины или  такси для подвоза участников  из гостиниц или с вокзала;

4) обслуживание в зале  заседаний.

Одной из сторон в оказании помощи в работе руководителя, будет являться назначение графика, в котором отражается:

а) Своевременное выполнение очередных задач.