Структуры управления организацией

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Линейно-функциональная структура  управления

По мере роста размеров корпораций, расширения номенклатуры выпускаемых продуктов и рынков их сбыта функциональные структуры  управления в силу разобщенности  прав и ответственности по отдельным  функциям теряют способность реагировать  на происходящие изменения. В процессе управления возникают конфликты  из-за приоритетов, принятие решений  задерживается, линии коммуникаций удлиняются, затрудняется осуществление  контрольных функций.

Отход от использования строго функциональных схем управления корпорациями в пользу дивизиональной, организованной по отделениям структуры достаточно отчетливо прослеживается по мере увеличения степени диверсификации производства.

 

3. Функционально-стоимостной анализ (ФСА) работы подразделений предприятия  или отдела.

Под функционально-стоимостным  анализом (ФСА) понимается процесс определения  себестоимости продукта или услуги. Особенностью данного процесса является операционно-ориентированный расчет ряда действий, каждое из которых представляет определенные ресурсы. Расходы на выполнение каждого действия рассчитываются путем  переноса стоимости ресурсов на стоимость  действия. Сумма расходов на выполнение каждого действия, с определенными поправками, и будет составлять себестоимость продукта, услуги или даже бизнес-процесса в целом.

ФСА проводится на основе информации об организационно-штатной структуре  предприятия, бизнес-процессов предприятия  содержащих в себе действия персонала  и оборудования. Кроме того, в  качестве исходных данных для расчета  стоимости действий и себестоимости  объектов затрат используются данные бухгалтерского учета, то есть затраты, взятые из первичных финансовых документов, распределенные по категориям затрат и по центрам затрат.

Конечной целью ФСА  является поиск наиболее экономичных  с точки зрения потребителя и  производителя вариантов того или  иного практического решения.

Объектами ФСА могут быть:

— организационные и управленческие процессы и структуры, построение (совершенствование) организационной структуры, распределение  задач, прав и ответственности в  системе управления подразделением, создание условий для эффективной  работы сотрудников служб

— качество продукции (выявление  резервов повышения качества продукции, достижения оптимального состояния  «качество — цена»);

— конструкция изделия (на стадиях проектирования, подготовки производства, непосредственно в  процессе изготовления), все виды технологической  оснастки и инструментов, специальное  оборудование и специальные материалы;

— технологический процесс (на стадиях разработки технологической  документации, технологической подготовки производства, организации и управления производством), и иные процессы производства (заготовительные, обработочные, сборочные, контрольные, складские, транспортные).

Функционально-стоимостной  анализ позволяет выполнить следующие  виды работ:

 определить уровень  (или степень) выполнения различных  бизнес-процессов на предприятии,  в том числе эффективность  управления маркетингом и управления  качеством продукции;

 обосновать выбор рационального  варианта технологии реализации  бизнес-планов;

 провести анализ функций,  выполняемых структурными подразделениями  предприятия;

обеспечить высокое  качество продукции; проанализировать  интегрированное улучшение результатов  деятельности предприятия и др. С целью обеспечения наибольшей отдачи от выполнения работ по ФСА  необходимо соблюдать ряд основных принципов анализа(табл. 1.1).Объект исследования ФСА	Принцип ФСА	Содержание принципа ФСА
Подразделение предприятия (отдел маркетинга)	Системный подход	Анализ подразделения  как элемента системы более высокого порядка и как системы, состоящей  из взаимосвязанных элементов
	Функциональный подход	Анализ подразделения  как комплекса выполняемых функций
	Творческий подход	Активизация творческой работы по проблемам структуры и функций  подразделения
Качество продукции	Функциональность	Рассмотрение продукции  как комплекса выполняемых функций
	Системность	Изучение каждой функции  продукции как самостоятельной  системы
	Экономичность	Анализ затрат на функции  продукции на всех стадиях жизненного цикла продукции
	Творчество	Активизация коллективной работы над повышением качества продукции

Более точное знание стоимости  продукции дает возможность принимать  верные стратегические решения по следующим  вопросам:

1. назначения цен на продукцию;
2. оптимального сочетания продуктов;
3. выбора между возможностями изготавливать самостоятельно или приобретать;
4. вложения средств в научно-исследовательские работы, автоматизацию процессов, продвижение продукции и т.п.

Метод способствует:

1. качественной реализации управленческих функций, таких как повышение эффективности дорогостоящих операций;
2. выявлению и сокращению объемов операций, не повышающих ценность продукции.

Недостатки данного метода:

– процесс описания функций  может оказаться излишне детализированным, а модель учета иногда слишком  сложна и ее трудно адаптировать к  реальным условиям;

– этап сбора данных об источниках затрат по функциям (activity drivers) часто  недооценивается;

– для качественной реализации метода требуются специальные программные  средства;

– изменения, вносимые в  модель не соответствуют скорости организационных  изменений;

– реализация рассматривается  как «прихоть» финансового менеджмента  и недостаточно поддерживается оперативным  руководством.

Основными проблемами внедрения  ФСА могут стать:

 – трудности психологического  характера, связанные с высоким  уровнем тревожности и низким  уровнем мотивации менеджеров  по отношению к внедрению прогрессивных  методов управления затратами; 

– трудности информационного  характера, связанные со слабой степенью развития методологического аппарата проведения ФСА, недостатком программного обеспечения и средств автоматизации  процесса управления затратами.

Мнения различных авторов, освещающих в своих работах методологию  проведения ФСА, свидетельствуют о  том, что:

1) отсутствует единая  методика ФСА, пригодная для  всех направлений и всех объектов  исследования;

2) перед тем как принять  решение о применении ФСА необходимо  проанализировать основные факторы,  влияющие на процесс и методику  реализации этого метода:

• направления проведения ФСА (система управления предприятием, система управления структурным  подразделением — отдел маркетинга, качество продукции);

• объект исследования и  его жизненный цикл;

• цели и задачи проведения метода;

• объем финансирования проведения исследования с применением  ФСА;

• квалификация специалистов, проводящих ФСА.

Достоинством ФСА является наличие достаточно простых расчетных  и графических методов, позволяющих  дать оценку выявленных причинно-следственных связей.

Форма ФСА	Цель использования форм ФСА	Сфера использования форм ФСА
Корректирующая форма	Выявление излишних затрат; определение диспропорции между  значимостью функций для потребителя  и затратами на их обеспечение; поиск  резервов снижения себестоимости и  повышения качества изделий	Сфера производства (для  совершенствования освоенных и  действующих объектов)
Творческая форма	Поиск оптимальных технических  решений; установление предельных нормативов затрат по изготовлению разрабатываемых  объектов	Сфера проектирования (при  проектировании новой продукции  на стадиях НИР и ОКР)
Инверсная форма	Поиск наиболее эффективных  условий использования объектов	Сфера применения (при поиске новых сфер применения продукции, унификации продукции)

В настоящее время  в отечественной и зарубежной практике применяются три основные формы ФСА.

Итогом проведения ФСА  должно быть снижение затрат на единицу  полезного эффекта. Это достигается  путем сокращения затрат.

 

Разновидности моделей ФСА  качества продукции

Модели ФСА	Принцип построения модели ФСА
Компонентная	Систематизированный перечень материальных компонентов объекта  с указанием элементов надсистемы
Потоковая	Графическое отображение  характера связей между компонентами анализируемой системы в процессе их функционирования
Функциональная	Условное графическое  отображение состава и взаимодействия функций объекта
Функционально-идеальная	Модель усовершенствования объекта, лишенного всех или части  вредных функций и нежелательных  эффектов, выявленных на предыдущих этапах ФСА (при сохранении или совершенствовании  полезных функций)

Таким образом, успешное решение  проблем развития рыночного механизма  управления качеством возможно с  привлечением метода функционально-стоимостного анализа резервов повышения качества продукции.

 

3.1 Определение  критических функций

Рассмотрим применение функционально-стоимостного анализа на примере. Проведем анализ работы отдела продаж с помощью ФСА.

Информационной базой  для анализа явилось штатное  расписание, организационная структура  отдела, анкетирование сотрудников, а так же договоры, счета на оплату и документы складского учета  и товаротранспортного контроля.

Итогом проведенных исследования являются полученные результаты: доля функции и относительные затраты. Согласно ФСА нормой функции является равенство значений доли функции  и относительных затрат. Превышение доли функции над относительными затратами считается положительным  явлением, превышение относительных  затрат над долей функции свидетельствует  о неоправданных затратах.

Диагностика отдела продаж с помощью функционально-стоимостного анализа позволила выявить слабые стороны в работе отдела и обнаружить скрытые резервы в снижении затрат.

Подводя итог отметим ряд  основных моментов «за» и «против» применения ФСА. К положительным  относится:

1. Четкое представление  о стоимостных затратах;

2. Выявление слабых сторон  в функциях отдела;

К отрицательным моментам можно отнести:

1. Трудоемкость анализа;

2. Анализ одного отдела  не показывает всех его «острых»  моментов обобщенно от целой  структуры организации. Функциональные  процессы необходимо рассматривать  в их общем взаимодействии  друг с другом, что в свою  очередь сделает анализ более  полным.

Менеджеры по продажам - это  ключевые люди в любой оптовой  компании, потому что именно они, непосредственно  взаимодействуя с клиентами, и приносят компании деньги.

План действий:

1. Провести общее собрание  коллектива. Генеральный директор  подводит итоги, отмечает отличившихся  сотрудников и главное говорит  о том, от чего зависит дальнейшая  финансовая устойчивость компании. Менеджер по персоналу сообщает  о формировании рабочей группы.

2. Рабочая группа

Так как менеджер по персоналу  давно работает в компании и хорошо знает сотрудников, она может  выделить группу лояльных «старичков», а также сотрудников недавно  работающих, но уже зарекомендовавших  себя. Подкрепить значимость сотрудников  необходимо и цифрами, т.е. запросить  финансовые показатели деятельности этих сотрудников. Провести встречу, на которой  предложить несколько тем для  подготовки и проведения «мастер-классов», мини-тренингов по различной тематике, например: «Как работать со сложными клиентами», «Что главное в продажах», «Байки продавца», и другие. Цель - обмен  опытом по проведению сделок.