Сущность и цели планирования, методы их изучения

3.4. Обогащение работы

Обогащение работы на практике означает добавление к выполняемой индивидом работе функций или задач, позволяющих повысить ответственность исполнителя за планирование, организацию, контроль и оценку своей собственной работы. Обогащение относится к таким параметрам работы, как ее сложность и отношения по работе, составляющим вместе понятие организации работы. Считается, что впервые данная модель проектирования работы была применена в 40-е гг. в компании ИБМ. В 50 — 60-е гг. резко возрос интерес к этой модели, в частности, после известныхэкспериментов в AT&T и «Тек-сас Инструмент». Сильный толчок развитию моделей проектирования работы, связанных с таким параметром, как ее сложность, дала теория двух факторов мотивацииГерцберга (см. гл. 2). В соответствии с этой теорией работа должна характеризоваться высокой степенью ответственности и значимости, большой возможностью достижения результата.

Методы обогащения работы очень специфичны и зависят от конкретной работы, которая подвергается изменениям. Однако можно выделить следующие ключевые элементы, составляющие суть данной модели:

• установление отношений с потребителем;

• планирование индивидом своей собственной работы;

• работник выступает собственником процесса работы;

• работник получает информацию о результатах работы (обратная связь);

• в работу включено изучение нового;

• работа заключает в себе элемент уникальности.

Установление отношений с тем, для кого предназначается продукция работника, является наиболее важным моментом в данной модели. Работник обычно больше интересуется реакцией своего начальника, чем тех, кому он непосредственно передает свой продукт для Дальнейшего пользования. Так, например, ведет себя работница машбюро, если у нее нет прямого контакта с заказчиком. Модель обогащения работы предполагает, что работник должен находиться в прямом контакте со своим потребителем и непосредственно с ним решать все возникающие проблемы.

Модель также предусматривает, что работник должен иметь возможность планировать свою работу. Руководитель может устанавливать крайние временные параметры и цели, но в их пределах работник должен иметь право устанавливать свой график и свой темп работы самостоятельно. Известна система гибкого рабочего дня, достаточно широко используемая в ряде компаний, особенно в сфере конторской работы. Согласно этой системе, работник в определенных пределах может сам устанавливать время прихода и ухода с работы в зависимости от своих потребностей и желаний. Эта система вынуждает индивида самого планировать работу Появление персональных компьютеров и включение их в сеть позволяет сегодня выполнять часть работы на дому, не нарушая общего рабочего ритма.

Степень приближенности работы к завершению создания производимого организацией продукта/услуги определяет то, насколько работник отождествляет себя с конечной продукцией и воспринимает себя собственником процесса. Так, если бригаде на заводе компании «Вольво» дается возможность «тележечным» способом собирать автомобиль от начала до конца, то это существенным образом помогает всем ее членам осознать свою ответственность и значимость в выполняемой работе.

Прямое и возможно быстрое информирование индивида о результатах его работы является обязательным в использовании модели обогащения работы. Отчеты о результатах работы должны поступать на стол исполнителя, а не только на стол его начальника. Работнику необходимо дать возможность самому проверять работу так, чтобы вовремя внести в нее коррективы. Прямаякоммуникация с другими сотрудниками повышает эффективность обратной связи, делая ее более точной и своевременной.

Изучение нового как элемент обогащения работы создает у человека ощущение роста. Эффективно спроектированная работа должна обеспечивать возможность для профессионального роста.

И наконец, важным элементом модели обогащения работы является придание работе некой уникальности и специфичности.

Применение рассматриваемой модели в рамках управленческой работы предполагает концентрацию внимания на повышении квалификации и консультировании подчиненных и не ориентировано на усиление контроля и администрирования. Обогащение работы связано с изменениями в методах работы, с делегированием исполнителям прав и предоставлением им возможностей устанавливать цели и оценивать результаты выполнения работы.

Широкое распространение имеет модель обогащения характеристик работы, разработанная Дж. Хакманом и Г. Олдхэмом (рис. 6.8)

Модель концентрирует внимание на усилении пяти основных характеристик работы, показанных на рис. 6.8. Согласно модели, эти характеристики могут быть изменены или улучшены под воздействием соответствующего психологического состояния работника. В свою очередь состояние работника может привести к определенным положительным результатам для индивида и для работы.

Согласно теориям мотивации (см. гл. 2), работник может испытывать положительные эмоции по отношению к работе в зависимость от того, насколько быстро он получает обратную связь о результатам работы, какова степень его ответственности на работе и насколько от ощущает значимость выполняемой им работы. Наличие этих трех психологических состояний индивидуума создает самовоспроизводящуюся положительную мотивацию к работе, основанную на самоформирующемся вознаграждении. В этом случае потенциал мотивации может достичь своего максимума.

Модель обогащения характеристик работы рассматривает еле-1 дующие пять основных характеристик работы. Разнообразие навыков и умений отражает уровень личной компетентности и способностей,) которых работа требует от исполнителя. Отоджествляемостъ работы с конечным или цельным результатом отражает степень, в которой работа входит как часть в целое, или дистанцию, на которую работа отстоит от начала и конца совокупного продукта (услуги)| организации. Значимость работы отражает то, в какой степени она воспринимается работником как оказывающая значительное влияние на жизнь других людей внутри или же вне организации. Автономностъ — это степень, в которой работа обеспечивает свободу и независимость в планированииработы, в выборе средств по ее выполнению. Обратная связь по результатам работы отражает то, насколько выполнение работы обеспечивает индивида прямой и ясной информацией о результативности его усилий.

Линейная организационная управленческая структура  
Линейная управленческая структура- один из простейших типов структур. Для нее характерно, наличие во главе каждого структурного подразделения руководителя, наделенного всеми полномочиями и осуществляющего управление подчиненными ему работниками. Схемы простой линейной управленческой структуры:  
  
Линейная управленческая структура представляет собой модель прямого подчинения по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим. Это система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях. Достоинством линейной структуры является личная ответственность руководителя за конечный результат. Недостатком является высокое требование к руководителю.  
В линейной структуре управления решения передаются по цепочке "сверху вниз", сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого над ним уровня, формируется своего рода иерархия руководителей данной конкретной организации. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям низшего уровня, минуя их непосредственного начальника.  
Линейная структура управления является логически более стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но ограниченными возможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальных знаний.  
Линейная структура управления имеет свои преимущества и недостатки:  
Преимущества:  
1.                простота управления (один канал связи);  
2.                единство и четкость распорядительства;  
3.                согласованность действий исполнителей;  
4.                четко выраженная ответственность;  
5.                личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.  
Недостатки:  
1.                высокие требования к руководителю, который должен быть подготовлен всесторонне, чтобы обеспечивать эффективное руководство по всем функциям управления;  
2.                перегрузка информацией, множество контактов с подчиненными, вышестоящими и сменными структурами;  
3.                отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений;  
4.                концентрация власти в управляющей верхушке;  
5.                затруднительные связи между инстанциями;  
Серьезные недостатки линейной структуры в определенной мере могут быть устранены функциональной управленческой структурой.  
2.2 Функциональная управленческая структура  
Функциональная управленческая структура предложена Ф. Тейлором и представляет собой схему подчинения нижестоящего подразделения ряду функциональных (специализированных) подразделений, решающих отдельные вопросы управления – технические, плановые, финансовые и т.д. Таким образом, общая задача управления организацией делится, начиная со среднего уровня по функциональному критерию. Из этого и проистекает название - функциональная структура управления. В этом случае указания сотрудникам поступают более квалифицированные. Однако подчиненные подразделения не всегда знают, как согласовать полученные указания, в какой очередности их выполнять... Борьба за приоритетность реализации указаний вносит дезорганизацию с управленческую структуру[3]. Подход оказался непрактичным, и данная система в неизменном виде используется очень редко.  
Обычно специалисты одного профиля объединяются в специализированные структурные подразделения(отделы), например отдел маркетинга, бухгалтерия, пр.    
Функциональное управление существует наряду с линейным, что создает двойное подчинение для исполнителей. В этой модели появляется штат специалистов, имеющих высокую компетенцию в своей области и отвечающих за определенное направление (например, планирование и прогнозирование). Такая функциональная специализация аппарата управления значительно повышает результативность деятельности организации.  
Как и линейная, функциональная управленческая структура имеет свои преимущества и недостатки:  
Преимущества:  
1.                освобождение линейных менеджеров от решения некоторых специальных вопросов;  
2.                стандартизация, формализация и программирование явлений и процессов;  
3.                высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций;  
4.                исключение дублирования в выполнении управленческих функций;  
5.                уменьшение потребности в специалистах широкого профиля.  
Недостатки:  
1.                трудности в поддержании постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами;  
2.                чрезмерная заинтересованность в реализации целей и задач "своих" подразделений;  
3.                появление тенденций чрезмерной централизации;  
4.                длительная процедура принятия решения;  
Недостатки как линейной, так и функциональной структур управления в значительной степени устраняются линейно-функциональными структурами.  
2.3 Линейно-функциональная (штабная) управленческая структура  
Даный тип является «гибридом» линейной и функциональной управленческой струтктур. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат - Штаб, состоящий из функциональных подразделений (управлений, отделов, бюро и т.п.  1 2

В данном случае функциональные структуры подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они проводят в жизнь либо через главного руководителя, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.   
Таким образом, линейно-функциональная структура включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают им выполнять задачи организации.  
Линейно-функциональная структура также имеет свои преимущества и недостатки:  
Преимущества:  
1.                освобождение главного линейного менеджера от глубокого анализа проблем;  
2.                более глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников;  
3.                возможность привлечения консультантов и экспертов.  
Недостатки:  
1.                недостаточно четкая ответственность, так как готовящий решение, как правило, не участвует в его реализации;  
2.                отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями;  
3.                чрезмерное подчинение по иерархии управления, т.е. тенденция к чрезмерной централизации.  
Даже при наличии вышеперечисленных недостатков, линейно-штабные структуры применимы:  
- там, где аппарат управления выполняет однообразные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции, например в компаниях, функционирующих в условиях решения стандартных управленческих проблем;  
- достоинства этих структур проявляются в управлении компаниями с массовым или крупносерийным типом производства, в компаниях, выпускающих не разнообразные виды продукции;  
- они наиболее эффективны при хозяйственном механизме затратного типа, когда производство сильно не зависит от изменений в области науки и техники;  
- линейно-функциональные структуры успешно применяются в компаниях, действующих в стабильных внешних условиях.  
Данная структура была самой распространенной управленческой структурой в СССР.  
Некоторые авторы (Веснин) разделяют линейно-функциональные и линейно-штабные управленческие структуры на отдельные типы структур.  
2.4 Дивизиональная управленческая структура  
Наиболее распространенный тип управленческой структуры современных промышленных фирм является дивизиональный, или отделенческий тип.  
Самостоятельные подразделения практически полностью отвечают за разработку, производство и сбыт однородной продукции (дивизионально-продуктовая структура управления) или самостоятельные отделения полностью отвечают за хозяйственные результаты на определенных региональных рынках (дивизионально-региональная структура управления).[4]  
Преимущества:  
1.                позволяет организации рост и эффективное управление разными видами деятельности.  
2.                Повышение самостоятельности и ответственности отделений в вопросах максимизации прибыли и завоевания позиций на рынке.  
Недостатки:  
1.                Увеличение числа уровней управления за счет роста структурных подразделений.  
2.                Появление конфликтов из-за централизованного распределения ресурсов.  
3. Адаптивные (органические) управленческие структуры  
С начала 70-х гг. XX в. многие организации стали разрабатывать и внедрять новые, более гибкие типы организационных структур, которые в сравнении с бюрократическими были лучше приспособлены к быстрой смене внешних условий и появлению новых технологий. Такие структуры называются адаптивными, поскольку их можно быстро модифицировать в соответствии с изменениями окружающей среды и потребностями самой организации.  
Адаптивные управленческие структуры имеют иное название - органические структуры, имеющие возможность адаптироваться к изменениям окружающей среды подобно тому, как это делают живые организмы.  
Адаптивная управленческая структура характеризуется слабым или умеренным использованием формализации правил и процедур, участием специалистов в принятии решений, широко определяемой ответственностью в работе, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии.  
Структуры органического типа целесообразны, когда имеется сложное и динамичное внешнее окружение (например, организация по разработке и производству телевизионной техники). К структурам органического типа относятся проектные структуры управления, бригадные, матричные и ряд других.  
3.1 Проектная управленческая структура  
Основным принципом построения проектной структуры является наличие проекта, под которым понимается любое целенаправленное изменение в системе, например, освоение и производство нового изделия, внедрение новых технологий, строительство объектов, модернизация производства и т.д[5]. Все полномочия и права управления интеллектуальными, материальными и трудовыми ресурсами по проекту сосредоточиваются у одного лица - руководителя проекта. Такая структура позволяет реализовывать преимущества единства организации работ и единоначалия.  
Проектная структура - это временный орган управления, созданный для решения конкретной задачи. Цель ее состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников организации для осуществления сложного проекта. Деятельность предприятия рассматривается как совокупность выполняемых проектов, каждый из которых имеет фиксированное начало и окончание. Под каждый проект выделяются трудовые, финансовые, промышленные и т. д. ресурсы, которыми распоряжается руководитель проекта. Каждый проект имеет свою структуру, и управление проектом включает определение его целей, формирование структуры, планирование и организацию работ, координацию действий исполнителей. Когда проект завершен, команда распускается. Проектные структуры различаются между собой по масштабу деятельности, характеру связей, по кругу полномочий.  
Если в организации возникает необходимость разработать комплексный проект, то можно воспользоваться тремя вариантами организации работ:  
·                   образовать целевое подразделение – проектную структуру;  
·                   наделить полномочиями по выполнению отдельных частей проекта руководителей существующих функциональных служб;  
·                   назначить руководителя проекта, наделив его чрезвычайными полномочиями по решению всех необходимых вопросов.  
3.2 Бригадная управленческая структура  
Бригадная (кросс - функциональная) организационная структура управления является одной из разновидностей структур органического типа. Основой этой структуры управления является организация работ по рабочим группам (бригадам), во многом прямо противоположной иерархическому типу структур, широко используемая организациями, благодаря следующим факторам:  
·                   ускорению процессов обновления продукции и технологии;  
·                   ориентации организации на небольшие по емкости рынки;  
·                   повышению требований к качеству обслуживания потребителя и ускорению времени выполнения заказов.  
Основными принципами такой организации управления являются:  
·                   автономная работа рабочих групп (бригад);  
·                   самостоятельное принятие решений рабочими группами и координация деятельности по горизонтали;  
·                   замена жестких управленческих связей бюрократического типа гибкими связями;  
·                   привлечение для разработки и решения задач сотрудников разных подразделений.  
Эти принципы разрушает свойственное иерархическим структурам жесткое распределение сотрудников по производственным инженерно-техническим, экономическим и управленческим службам, которые образуют изолированные системы со своими целевыми установками и интересами.   
3.3 Матричная управленческая структура  
Матричная управленческая структура представляет собой решетчатую организационную схему, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей. При матричной структуре персонал функциональных подразделений, оставаясь в их составе и подчинении, обязан также выполнять указания руководителей проектов или штабов, советов и т.п., которые образуются для руководства отдельными разработками, проведения специальных работ.  
Матричная управленческая структура сохраняет преимущества как линейно-функциональной, так и проектной структур. Она нацелена на взаимную согласованность работы всех подразделений организации для достижения целей различных проектов. Это упрощает координацию выполнения работ и создает предпосылки для наиболее квалифицированного выполнения отдельных функций. Структура обладает значительной гибкостью, поскольку упрощается перераспределение персонала для выполнения первоочередных работ.  
Преимущества и недостатки матричной управленческой структуры:  
Преимущества:  
1.                Гибкость и оперативность при выполнении нескольких проектов.  
2.                Возможность быстро реагировать и адаптироваться к изменяющимся внутренним и внешним условиям организации.  
3.                Рациональное использование кадров за счет специализации различных видов трудовой деятельности.  
4.                Усиление контроля за отдельными задачами проекта.  
Недостатки:  
1.                Конфликт между руководителями, высокие материальные затраты на содержание управленческого аппарата, громоздкого по своему составу.  
2.                Трудность в приобретении навыков, необходимых для работы по новой программе.  
3.                Необходимость постоянного контроля за "соотношением" сил между задачами управления по целям.  
4.                Возникают проблемы, связанные с установлением приоритетов заданий и распределением времени на их выполнение;  
 
Главным принципом матричной управленческой структуры является широкая сеть горизонтальных связей, многочисленные пересечения которых с вертикалью образуются в результате взаимодействия руководителей проектов с руководителями функциональных подразделений. Преимущество матричной формы организации управления состоит в том, что руководители проектов сохраняют за собой право определять первостепенность и сроки решения той или иной задачи, в то время как функциональный руководитель может лишь выбирать конкретного исполнителя и методику решения.  
Создание матричной организационной структуры управления считается целесообразным в случае, если существует необходимость освоения ряда новых сложных изделий в сжатые сроки, внедрения технологических нововведений и быстрого реагирования на конъюнктурные колебания рынка.  
Основной недостаток матричной структуры — ее сложность. Тем не менее, она используется в ряде отраслей промышленности, в частности, в химической, электронной, в производстве вычислительной техники, а также в банках, системе страхования, правительственных учреждениях. 

2.1 Принципы построения  организационных структур управления

Научно обоснованное формирование организационных структур управления - актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

Без развития методов проектирования структур управления Затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

Во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;

Во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления.

В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

В-четвёртых, проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем.

При разработке принципов и методики проектирование структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Прежде всего необходимо включать систему целей и их распределение между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определённых связях и отношениях между собой; распределение ответственности. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Организационная структура-это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов - либо формальных, либо неформальных. Поэтому необходимо сочетание научных методов и принципов формирование структур (системного подхода) с большой экспертно - аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта. В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено сначала - цели, а затем - механизм их достижения.

Системность самого подхода к формированию структуры проявляется в следующем:

1. Не упускать из виду ни  одну из управленческих задач, без решения которых реализация  целей окажется не полной;