Сущность управления как информационного процесса

Причинами этого  могут быть: неразумные распоряжения и излишняя строгость руководства, жесткий контроль с его стороны и чрезмерное вмешательство в работу исполнителей; стремление тех обезопасить себя; отсутствие критериев достоверности информации, неэффективность системы ее проверки и оценки.

3) отсутствие интереса к информации вследствие ее неубедительности, неконкретности и проч.;

Поэтому рекомендуется  дополнительно делать акцент на возможных  выгодах, которые может принести ее использование, и потерях, связанных с игнорированием.

4) технические неполадки,  например неодинаковое понимание символов, 
с помощью которых информация передается;

Это бывает вызвано  различиями в образовании, квалификации, национальных традициях, слабым знанием языка и т. д. Например, в отличие от большинства стран в Болгарии отрицательное высказывание сопровождается кивком головы, что часто вызывает различные недоразумения.

5. физические или психологические моменты: усталость, слабая память, рассеянность или, наоборот, импульсивность, излишняя эмоциональность, нетерпеливость, не позволяющие сосредоточиться;
6. информационные перегрузки, вызывающие пропуск или невосприятие сигнала, его фильтрацию, ошибочные или упрощенные ответы, их неадекватную реакцию, отключение от его источника.

Это может  иметь место при монотонности информации, ее опасности для жизни и благополучия, несоответствии ее реальным потребностям.

В результате одному из участников обмена информацией  не удается в полном объеме донести ее до другого, а тому должным образом ее воспринять. Это в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений.

Поэтому для надежности передачи информации необходимо правильно выбирать коммуникационный канал, спрямлять его (избавляться от лишних посредников), дублировать источники сведений, передавать их с некоторым избытком.

Однако избыточность должна быть оптимальной, только чтобы обеспечить правильное усвоение, поэтому сразу же необходимо определить минимальную «дозу» повторения, тем более что из-за неравномерности деловой компетентности потребность в нем может быть разной.[8]

Если приходится неоднократно повторять указания в одной и той же ситуации, это свидетельствует не только о неспособности или нежелании усваивать информацию, но и о том, что сама она невысокого качества.

Информационный  обмен облегчают:

• краткость, ясность, недвусмысленность сведений;
• постоянный контроль над их содержанием, процессами передачи и приема;
• координация процессов обработки информации;
• обеспечение соответствия потребностей в данных возможностям их получения;
• унификация основных характеристик информационных процессов, обеспечивающая и управление ими и позволяющая экономить средства.

Нивелирование информационных шумов обеспечивает:

• своевременность поступления информации из внешней и внутренней среды организации;
• контроль объективности и достоверности информации;
• облегчение внутреннего обмена сведениями, минимизация их потери, искажения и неточности;
• облегчение отбора, анализа, сопоставления нужных для принятия решения данных из разных источников;
• удобство для использования;
• формирование адекватных информационных ресурсов для системы управления предприятием;
• снижение сопротивления организационным изменениям;
• успешная реализация конкурентных преимуществ компании;
• оптимизацию информационных потоков путем исключения дублирования информации;
• ликвидацию разрыва между внедрением информационных технологий и техники и состоянием информационных ресурсов (их формирование и использование).[7]

 

5. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ПОТОКА  В ЗАО «НОРДАВИА»

Рассмотрим информационные потоки на примере отдела кадров в  ЗАО «Нордавиа»:

1 — информационный  поток из внешней среды в систему управления отдела кадров:

Изменения законодательства в области кадрового делопроизводства;

Информация о количественном и качественном состоянии рынка  труда;

Запросы из суда, военкоматов, отдела судебных приставов, банков и  пр.;

2 — информационный  поток из системы управления  во внешнюю среду:

- Отчеты в пенсионный  фонд, управление ГА, военкомат и  пр.;

- Публикация отчетов  с основными показателями деятельности  персонала компании;

- Ответы на запросы  государственных и негосударственных учреждений, частных уполномоченных лиц;

- Подача информации  о вакансиях в центр занятости  и рекрутинговые агентства;

3 — информационный  поток из системы управления  на объект:

- Приказы о приеме/увольнении, перемещениях, совмещении, временном  исполнении обязанностей, отпусках и пр.

4 — информационный  поток от объекта в систему  управления:

- заявления, служебные  и докладные записки, справки  о физическом и материальном  состоянии работника и пр.

Разберем информационный процесс на примере формирования приказов в отделе кадров.

Информация  поступает на бумажных носителях, а  также при помощи электронных  средств связи, как по восходящим, так и по нисходящим каналам связи. Анализ выявил шумы в виде ошибок в  назначении информации по отделам, запаздывании передачи информации по перемещениям сотрудников и отзывам из отпусков, прерывании сигнала с канала связи (технические проблемы связи).

Для нивелирования  помех рекомендуется активно  использовать электронные средства связи: Outlook, skype с целью увеличения скорости прохождения информации по каналу связи; использование адресных ячеек для рассылки документации по подразделениям; задействование резервных каналов связи, электронный документооборот.

Далее информация проходит стадию обработки (анализ на наличие отклонений по форме заявления, регистрация заявлений), при которой были выявлены следующие шумы: несоответствие указанных в заявлении сроков утвержденному графику; несоответствие входящей информации о сотрудниках действительному положению вещей; отсутствие данных или частичная утеря данных о состоянии работника у получателя. Для снижения уровня шумов рекомендуется использовать программу Navision и прочие кадровых программы в зависимости от отдела для анализа поступающей документации; установить специализированную программу для формирования служебных записок.

В дальнейшем полученная информация из служебной  документации используется для принятия решения. Шум на данном уровне приводит к наличию информации, принятой и  понятой, которая не будет реализована. На уровне отдела кадров шумом будет являться, например, отсутствие согласования вышестоящего руководства. Для снятия данного шума руководителю рекомендуется приобрести специализированные знания в области решения закрепленным за ним кадровых задач. Также встречаются шумы, связанные с неэффективной реализацией решений в связи с нехваткой информации по срокам исполнения, для их снятия необходимо использовать программу планировщика задач. Для нивелирования дезинформационного шума, необходимо использовать различные источники получения информации.

Также для  ускорения информационного процесса и нивелирования шумов рекомендуется  введение системы электронного документооборота. По статистическим данным 7,5% всех документов теряются, 3% оставшихся – создаются ошибочно, специалисты тратят 5-15% своего времени на чтение информации до 50% на ее поиск.

Повышение эффективности  от его внедрения выражается через  сокращение издержек: экономии ресурсов и материалов; сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников; ускорение информационных потоков; повышение продуктивности работы сотрудников.

Первым самым наглядным  и очевидным следствием внедрения  электронного документооборота является сокращение затрат на:

• Копирование и размножение документов (расходы на бумагу, расходные материалы)
• Доставка документов в бумажном виде
• Приобретение и обновление копировально-множительного оборудования
• Содержание архивов бумажных документов

После внедрения электронного ознакомления сократилось не только потребление бумаги, но и издержки, связанные с ознакомлением и доставкой документов: сокращение затрат на копирование документов - минимум в 10 раз; степень использования бумажных носителей информации сокращается на 40%; сокращение затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов при обработке входящие и исходящих документов - до 3-х раз; снижение затрат на хранение бумажных документов - на 80%.

Ускоряются информационные потоки: время передачи документа  на исполнение – не более 1 часа; время  пересылки документа между структурными подразделениями – не более 1 часа; ускорение средней скорости распространения информации – на 30%;  время подготовки типовых документов – на 20%; время согласования типовых документов за счет формализации типовых маршрутов согласования – на 30%; время, затрачиваемое на подготовку типовых документов – не более 1 минуты.

Более существенным фактором снижения затрат организации в результате внедрения электронного документооборота может быть экономия рабочего времени  сотрудников организации. Внедрение систем электронного документооборота приводит к сокращению на 25-30% непроизводительных затрат рабочего времени.

Снижаются управленческие риски: риск несвоевременной доставки информации – на 40;; риск невыполнения или несвоевременного выполнения поручений – на 20%; потери информации и документов при их передаче и хранении – на 80%; риск длительного согласования проектов документов, и, соответственно недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды – на 30%.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Скорость и эффективность информационного процесса в организации – это существенные элементы конкурентоспособности, прибыльности и способности к выживанию предприятий. Эффективность внедряемых способов снижения шумов во многом зависти от существующей в компании ситуации.

На основании проведенного исследования основных характеристик информационного процесса в компании ЗАО «Нордавиа», были выявлены шумы и помехи, приводящие к снижению скорости передачи информации, актуальности и ее достоверности: ошибки в назначении информации, ее искажении, несоответствие указанных в заявлении сроков утвержденному графику, несоответствие входящей информации о сотрудниках действительному положению вещей и прочее. Для их снижения были даны рекомендации касательно использования информационных технологий, адресных ячеек, различных разнообразных источников информации и повышения уровня специализированных знаний работников компании. А также введению системы электронного документооборота с включением примеров его позитивного влияния на информационный процесс

Выявленные шумы и  рекомендации по их нивелированию высланы  руководству для ознакомления и  реализации возможности по оптимизации  информационного процесса.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бондаренко В. Методологические подходы к оценке эффективности основных концепций менеджмента // Проблемы теории и практики управления. – 2000. - №10. – С. 73-78.
2. Васецкий А.А., Тарасов Н.А., Янковский В.В.Основы менеджмента: Учебное пособие/Под ред.В.В.Янковского.-СПб.:Изд-во СЗАГС,2005.-288с.
3. Вачугов Д.Д., Березкина Т.Е., Кислякова Н.Л. Основы менеджмента: Учеб. для вузов-2-е изд. перераб. и доп.-М: Высшая школа, 2008.-399с.
4. Веснин В.Р. Менеджмент. 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Проспект, 2006. — 504 с.
5. Виханский О.С. Стратегическое управление. – М.: ЭкономистЪ, 2005. – 296 с.
6. Ефремов В.Е. Семь граней современного менеджмента // Менеджмент в России и за рубежом. – 1997. – №7. – С. 98.
7. Ильдеменов С. Информационные технологии в управлении // Проблемы теории и практики управления. – 2004. - №5. – С. 96-100.
8. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. Учебник/ Под ред.проф.В.В. Трофимова.-М: Высшее образование, 2006.-480с.
9. Инфоком-менеджмент: Мартынов Л.М.Учебное пособие.-М: Университетская книга, Логос,2007-400с.
10. Карлоф Б. Деловая стратегия. – М.: Экономиска, 1991. – 239 с.
11. Казначевская Г.Б. Менеджмент: учебное пособие для студентов вузов/Г.Б. Казначевская, И.Н. Чуев, О.В. Матросова-Изд.2-е доп. и перераб.-Ростов н/Д: Феникс, 2006.-384с.-(высшее образование)
12. Кирсанова М.В, Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Уч. пособие.  -  5-е  изд.,  исправленное  и  дополненное.  М.:ИНФРА-М; Новосибирск. 2004, - 320с. (серия Высшее образование).
13. Лапыгин Ю.Н. Стратегическое развитие организации. – М.: КНОРУС, 2005. – 288 с.
14. Мескон М. и др. Основы менеджмента: Пер. с англ. М.: Дело, 2003.-702с.
15. Павлов А.П. Современные методы управления предприятием // Проблемы теории и практики управления. – 2006. - №1. – С. 122-126