|
За последние годы отечественный
экономический лексикон преобразился
кардинально. Совершенно естественно
воспринимаются самые экзотические
термины. И, тем не менее, такое устоявшееся
на Западе понятие, как "фасилити менеджмент",
сегодня остается практически неизвестным
российской аудитории.
1. Обеспечение деятельности
организации
2. Современный взгляд
на управление инфраструктурой
организации
3. Понятие фасилити менеджмента
как управления инфраструктурой организации
4. Задачи фасилити менеджера
5. Объекты деятельности
фасилити менеджера
6. Фасилити менеджмент за рубежом
7. Управление административно-хозяйственной
деятельностью организации в
России
8. Деятельность фасилити
менеджера
9. Управление проектом
развития инфраструктуры организации
10. Деятельность фасилити
менеджера, связанная с материальными
объектами
11. Деятельность фасилити
менеджера, связанная с персоналом
12. Деятельность фасилити
менеджера по снижению эксплуатационных
расходов организации
13. Деятельность фасилити
менеджера по созданию имиджа организации
14. Управление службами охраны помещений
15. Управление жилыми зданиями
16. Интеллектуальное здание как объект
управления фасилити менеджера
Введение
За последние годы отечественный
экономический лексикон преобразился
кардинально. Совершенно естественно
воспринимаются самые экзотические
термины. И, тем не менее, такое устоявшееся
на Западе понятие, как "фасилити менеджмент",
сегодня остается практически неизвестным
российской аудитории.
Этот феномен легко объясним. Любая организация
выполняет производственные и непроизводственные
функции. Производственная сторона дела
- компетенция производственного менеджмента,
непроизводственная - фасилити менеджмента.
Нас воспитывали в духе примата производства.
Так было в прошлом. Сегодня акценты расставлены
по-другому. Теперь во всем мире принято
прежде всего задумываться о влиянии условий
производства на само производство.
Влияние это и в самом деле настолько существенно,
что практичные голландцы в своей маленькой
стране имеют более 55 тысяч фасилити менеджеров.
В ряде стран Западной Европы и в США уже
несколько десятков лет осуществляется
подготовка соответствующих специалистов.
Подобная специальность является неотъемлемой
частью программ обучения многих ведущих
университетов и колледжей. По фасилити
менеджменту выходят десятки журналов,
существуют международные профессиональные
организации.
"Facility management" можно перевести как
управление инфраструктурой организации.
Это - управление недвижимостью, инженерной
и социальной инфраструктурой организации,
пространством здания. В сфере деятельности
фасилити менеджера оказываются все службы,
обеспечивающие нормальное функционирование
той или иной организации, идет ли речь
о коммунальных услугах, дизайне и эксплуатации
помещений, охране, организации досуга,
питания и многом другом.
Специалиста по фасилити менеджменту
нельзя путать с завхозом. Подобно тому
как сегодняшний бизнесмен - это более
сложная версия доисторического торговца,
обменивающего бусы на ягоды, так и фасилити
менеджер - это специалист, анализирующий
альтернативы, оценивающий последствия
их реализации, юридически оформляющий
и организационно сопровождающий договоры.
Такой специалист нужен практически любой
организации, располагающей собственной
недвижимостью. Фасилити менеджеры требуются
как крупным компаниям, так и небольшим
офисам. Данная специальность универсальна.
Во всех организациях, будь то гостиница,
больница, университет, коммерческая фирма,
госучреждение существует набор сервисных
служб по проведению встреч и переговоров,
созданию дизайна помещений, управлению
информационными и жизнеобеспечивающими
системами офисов, организации питания,
отдыха, охраны и т.п. В конечном итоге
все усилия фасилити менеджера направлены
на повышение эффективности деятельности
организации.
На Западе в крупных организациях существуют
должности вице-президентов по фасилити,
действуют компании по комплексному или
узкоспециализированному обслуживанию
организаций, соответствующие консалтинговые
фирмы. В России можно выделить ряд направлений
использования такого специалиста. Например,
он может управлять недвижимостью организации,
работать офис менеджером, управляющим
кондоминиума (массовое образование которых
предвидится в ближайшее время), в сервисных
фирмах по организации конференций и проведению
других массовых мероприятий. В ряде фирм
недавно появилась должность менеджера
по уюту. Однако несмотря на это до сих
пор в российских вузах не проводилась
целенаправленная подготовка специалистов
по управлению инфраструктурой организации.
С 1997 года в Государственной академии
управления (ныне Государственный университет
управления) объявлен набор по специализации
"Управление инфраструктурой организации".
Это первый серьезный опыт преподавания
этой специальности в России. Именно поэтому
данная книга предназначена прежде всего
студентам, обучающимся в университете
в рамках Института менеджмента в строительстве
и управления проектом.
Автор благодарит за оказанную помощь
при подготовке данного пособия Дмитрия
Евсеева, Олега Здоровецкого, Ирину Жулину.
1. Обеспечение деятельности
организации
Система деятельности организации,
в результате которой производятся товары
и услуги, поставляемые потребителю, состоит
из трех подсистем: производительной,
административной и подсистемы их обеспечения.
Производительная подсистема выполняет
работу, непосредственно связанную с превращением
входных величин в выходные результаты.
Административная подсистема выдает решения,
как именно должна работать производительная
подсистема. В нее входят: дирекция, отдел
кадров, общий отдел, юридическая служба,
служба охраны труда, финансовый блок
(бухгалтерия и планово-экономический
отдел).
Подсистему обеспечения образуют подразделения
организации, которые выполняют функции,
необходимые для работы производительной
и административной подсистем. Как правило,
подсистема обеспечения включает службы,
обеспечивающие жизнедеятельность организации:
эксплуатация помещений, инженерных коммуникаций
и прилегающих к зданию территорий; службы
питания, приемов, охраны, спортивно-оздоровительные,
транспортные, издательско-полиграфические
и т.д.
Следует отметить, что отдельные подразделения
подсистемы обеспечения в одной организации
могут быть составляющей частью производительной
подсистемы в другой. В университете, например,
типография выполняет обеспечивающую
функцию, а в коммерческом предприятии
она может оказаться основой производительной
подсистемы.
Следует отметить, что процесс производства
организацией какого-либо продукта (услуги),
представляющего реальную ценность для
ее клиентов, является предметом исследования
многочисленных разновидностей менеджмента
в зависимости от профиля организации.
Так, производство вещественной продукции
рассматривается в рамках производственного
менеджмента, оказание государственных
и муниципальных услуг - государственного
и муниципального управления, предоставление
финансовых услуг - финансового менеджмента
и т.д.
До настоящего времени процесс обеспечения
производства продукции отечественным
менеджментом практически не рассматривается.
Существование подобного феномена объясняется
многими причинами, анализировать которые
в рамках данной работы не представляется
целесообразным. Главная из них - гипертрофированное
развитие промышленности и архаичная
недооценка сферы услуг, характерная для
советской и постсоветской политики экономического
развития нашей страны. В силу сложившихся
традиций понятия "организация" и
"предприятие" до сих пор широко применяются
как взаимозаменяемые. Излишне говорить
о том, что подобное положение дел резко
контрастирует с колоссальной ролью сферы
услуг в современной экономике развитых
стран, в которых бурный рост третичного
сектора за последние десятилетия породил
подлинную "революцию услуг". Сегодня
в развитых странах акценты расставлены
таким образом, что принято прежде всего
задумываться о влиянии условий производства
на само производство.
Существование развитой рыночной экономики,
свободной конкуренции, борьба за долю
на рынке и квалифицированный персонал
заставили зарубежные компании обратить
внимание на роль инфраструктуры в получении
прибыли. Следствием этого стало появление
на рынке труда такого специалиста, как
фасилити менеджер, который благодаря
своим знаниям в области эксплуатации
и использования здания способен не только
решить инфраструктурные проблемы, но
и сэкономить значительную часть бюджета
организации, эффективно используя как
финансовые, так и материальные ресурсы.
Обеспечивающая инфраструктура, являясь
фундаментом социального и экономического
развития организации, делает возможным
функционирование всех ее производственных
подсистем. Она представляет собой капиталовложения,
ориентированные на будущее. Развитие
общественной и внутрифирменной инфраструктуры,
по мнению специалистов, в немалой степени
содействовало достижению в США самого
высокого в мире уровня жизни и производительности
труда.
2. Современный
взгляд на управление инфраструктурой
организации
Как уже говорилось ранее,
любая организация состоит из
трех подсистем: производительной, административной
и подсистемы их обеспечения. Это
справедливо по отношению к существующим
и существовавшим ранее организациям.
Управление производством никогда не
связывало напрямую создание благоприятных
условий труда с экономическими выгодами,
поэтому все жизнеобеспечивающие функции
были закреплены за различными подразделениями
организационной структуры. В основном
все они находились в ведении главного
инженера. Их делили между собой отдел
главного энергетика, отдел главного механика,
хозяйственный отдел, ремонтно-строительная
группа, отдел охраны труда и техники безопасности,
служба ведомственной охраны. Существовали
также лаборатории по научной организации
труда, но их деятельность носила больше
исследовательский характер и не финансировалась
без санкции руководства.
Практически любая организация обладает
солидным набором различных сервисных
служб. Перечень служб хозяйственного
подразделения университета, к примеру,
достаточно внушителен. Структура служб
гостиничного или больничного комплекса
характеризуется, как правило, еще большим
разнообразием.
Управление сервисными службами организации
во многом сводится к координации усилий
этих подразделений, основанных для выполнения
конкретных целей. Все эти службы, заметно
различающиеся между собой, должны тем
не менее действовать не порознь, а как
единый комплекс. Однако в подавляющем
большинстве российских организаций существующие
службы функционируют практически автономно,
вне всякой координации друг с другом.
Подчинение одному административному
лицу (замдиректора по общим вопросам
или проректору по хозяйственной части,
или управляющему делами и т.п.) не устраняет
того факта, что каждая служба ревностно
оберегает собственную "территорию".
Вся сервисная часть организации в целом
представляет достаточно механический
набор служб, выполняющих свои узкопрофессиональные
обязанности. А это одна из причин того,
что многие направления и сферы деятельности
организации на сегодняшний день ускользают
из поля зрения сервисных служб. Только
в случае слаженного функционирования
возможно достижение ими своей задачи.
Таковой является периодическое снижение
внутренних издержек организации. Именно
это должно являться ключевым моментом
в работе специалиста по управлению службами
обеспечения. Так, например, важными направлениями
экономии внутренних непроизводственных
затрат могут являться такие комплексные
мероприятия, как: организация внутреннего
пространства фирмы, обеспечение оптимальной
конфигурации инженерных и информационных
сетей, организация эффективного рабочего
места, проведение конкурсов на выполнение
ремонтных и эксплуатационных работ. Осознание
хозяйственных служб как единого комплекса
по обеспечению жизнедеятельности организации
- важное мировоззренческое изменение,
которое должно произойти в отечественном
менеджменте.
Другой важнейшей проблемой является
то, что до самого последнего времени в
стране не осуществлялась подготовка
специалистов для работы в этой сфере.
3. Понятие фасилити
менеджмента как управления инфраструктурой
организации
Функционирование хозяйственных
служб как единого комплекса
требует появления на отечественном
рынке труда специалистов по управлению
всей инженерной и социальной инфраструктурой
организации. Такими специалистами
в развитых странах являются фасилити
(Facility) менеджеры.
Этимология слова "фасилити" восходит
к латинскому facilitas - удобный, благоприятный.
Латинско-русский словарь (С.-Петербург,
Типография Тренке и Фюсно, 1909) определяет
Facilitas как легкость, удобоисполнимость,
готовность.
Вебстерский экономический словарь определяет
facility как что-либо разработанное, построенное,
установленное с целью сделать возможным
выполнение специфической функции по
обеспечению определенных условий или
услуг. Еще одно значение рассматриваемого
понятия, приведенное в этом словаре, -
что-то, что обеспечивает более легкое
выполнение какого-либо действия.
Следует отметить, что в современном русском
языке слово "фасилити" используется
в основном в значении "удобства",
к примеру, при описании категории гостиниц.
Так, сообщается, что в отеле есть номера
с ванной, кухней и другими фасилити. Или
же (реже) в более близком к современному
английскому значению - "подсобные помещения".
Обычно в этом значении слово "фасилити"
употребляется в профессиональном сленге
компьютерщиков и людей, работающих в
инофирмах (так как это прямой перевод
с английского).
В современном менеджменте английское
facilities имеет несколько значений:
- удобства, средства обслуживания, возможности;
- оборудование, устройства;
- сооружения.
Все эти понятия отражаются в словосочетании
"инфраструктура организации". Но
понятие "управление инфраструктурой
организации" намного шире, чем это
может показаться из перевода с английского
словосочетания Facility management. Действительно,
управление инфраструктурой организации
- это управление недвижимостью, инженерной
и социальной инфраструктурой организации,
пространством и внешним видом здания.
В сочетании с другими словами facility образует
целый ряд экономических терминов, помогающих
уяснить отдельные аспекты этого понятия:
-community facilities - районные предприятия бытового
обслуживания;
- educational facilities - средства обслуживания
учебного процесса;
- housing facilities - жилищные условия;
- office facilities - служебные помещения.
Существует целый ряд классических определений
фасилити менеджера и фасилити менеджмента.
В главном они не противоречат друг другу.
Фасилити менеджер координирует физическое
пространство вместе с людьми и работой
в организации, комбинирует лучшие управленческие
принципы с наиболее распространенными
профессиональными и техническими знаниями
для обеспечения эффективной работы оборудования
и людей.
Фасилити менеджер является ответственным
за координацию всех усилий в планировании,
проектировании и управлении зданием
и его системами, оборудованием для повышения
возможности организации достичь успеха
в постоянно изменяющемся мире.
Фасилити менеджмент - это интегрированное
управление (планирование и мониторинг)
и реализация обеспечения жильем, помещениями,
предоставление услуг и средств, из которых
должна складываться эффективная, гибкая
и созидательная реализация целей организации
в изменяющейся окружающей среде.
Задача фасилити менеджера состоит в поисках
путей снижения внутренних затрат по обслуживанию
и эксплуатации систем здания, в котором
располагается организация, с одновременным
поддержанием качества услуг. В эпоху
современных технологий, нехватки ресурсов,
повышения потребительских требований
организациям трудно выдержать жесткую
конкурентную борьбу без постоянного
снижения издержек. Именно это является
ключевым моментом в деятельности фасилити
менеджера.
4. Задачи фасилити
менеджера
Первая задача - экономия
средств при эксплуатации здания. Она
достигается двумя путями: сокращением
затрат на потребляемые зданием ресурсы,
в первую очередь энергетические, и оптимальным
размещением оборудования и персонала.
Вторая задача - обеспечение комфортного
выполнения протекающих в здании бизнес-процессов,
в первую очередь поддержание в помещениях
оптимальных параметров окружающей среды.
Если английский термин "environment" толковать
в широком смысле, то, помимо контроля
за климатом, это будет означать, например,
организацию рабочих мест оптимальным
для взаимодействия сотрудников образом,
продуманную схему работы связи, лифтов
и т.п.
Третья, но далеко не последняя по значению
задача, - способность служб и подсистем
здания предотвращать возникновение экстремальных
ситуаций, а при их появлении - предотвращать
или сокращать до минимума материальные
и человеческие потери.
С технической точки зрения все три задачи
связаны между собой. В то же время организационно
они могут в определенной степени вступать
в противоречие друг с другом. Например,
обеспечение режима безопасности в здании
может вступить в конфликт с требованием
простоты перемещения сотрудников внутри
него. Таким образом, необходимо взвесить
все "за" и "против" для нахождения
разумного баланса.
5. Объекты деятельности
фасилити менеджера
Как видно из определений,
деятельность фасилити менеджера достаточно
разнообразна. Объекты его деятельности
- строения офиса (жилого дома) с внутренней
социальной, инженерной инфраструктурой,
прилегающая территория. Графическое
изображений направлений деятельности
фасилити менеджера показано на рис. 3.
Объектом управления фасилити менеджера
может быть любая организация, будь то
офис, гостиница, больница, жилой дом, учебное
заведение, спортивный комплекс и т.п.
При этом организация, располагающая собственной
недвижимостью, может быть функционирующей
или временно бездействующей. На рис. 4
представлены объекты деятельности фасилити
менеджера и соответствующие функции,
возложенные на него.
Управление сервисными службами предприятия
или учреждения охватывает значительное
количество направлений деятельности
по организации обслуживания персонала
и функционирования недвижимости.
Весь спектр деятельности фасилити менеджера
охватывает несколько значительных направлений:
- деятельность по содержанию материальных
объектов (обеспечение сохранности объектов
жилого и нежилого фондов, надежности
функционирования систем водоснабжения
и водоотведения, тепло-, энерго-, газоснабжения,
информационных систем);
- деятельность, связанная с персоналом;
- деятельность по снижению эксплуатационных
расходов организации;
- деятельность по созданию имиджа организации.
Группировка направлений по сферам деятельности
- эксплуатационно-техническая, социальная,
экономическая и представительская позволяет
нагляднее представить стандартный набор
функций фасилити менеджера (рис.5).
Для лучшего понимания специфики деятельности
фасилити менеджера следует указать на
те существенные моменты, которые отличают
его от представителей родственных специальностей,
в частности от специалистов по управлению
недвижимостью (property manager). Несмотря на
идентичность объекта деятельности этих
специалистов здание и прилегающий земельно-имущественный
комплекс, несхожесть проявляется в различии
моделей работы с ним. Так, заказчиками
услуг, управляющих недвижимостью, являются
структуры, готовые инвестировать средства
в операции, связанные с недвижимостью,
для извлечения прибыли. Очевидно, что
перед собственником или инвестором стоит
задача определения выгодности предстоящих
операций и для их просчета и осуществления
требуются профессионалы - управляющие
недвижимостью. При этом в сфере их интересов
может быть и такая модель управления
собственностью - доверительное управление,
когда уже уместно говорить не об управлении
недвижимостью, а об управлении активами
(сервитутами, залоговыми договорами,
кредитами под реконструкцию, инвестиционными
капиталами). Для фасилити менеджера не
характерно заключение сделок с имуществом,
ввиду особой направленности и специфичности
этой деятельности.
От управляющего зданием (building manager) фасилити
менеджера отличают некоторые виды управленческой
деятельности по фазам жизненного цикла
здания. Для управляющего зданием характерно
выполнение следующих функций:
1. Управление замыслом, то есть наилучшего
использования земли.
2. Управление проектированием объекта.
3. Управление изготовлением - возведением,
строительством как самого объекта, так
и неотделимых улучшений.
4. Управление обращением - процессом заключения
сделок купли-продажи, аренды, дарения,
залога, передачи права хозяйственного
ведения и оперативного управления.
5. Управление потреблением - всем комплексом
операций по оказанию услуг, связанных
с использованием клиентами объекта недвижимости
по его прямому назначению, а также дополнительных
и сопутствующих услуг.
6. Управление техническим обслуживанием
и эксплуатацией.
7. Управление капитальным ремонтом, модернизацией,
реконструкцией и реставрацией.
8. Управление перепрофилированием в связи
с изменением целей управления или внешней
среды.
9. Управление утилизацией, сносом и захоронением.
Из приведенного перечня в обязанности
фасилити менеджера входят следующие
пункты: 2, 4 (в вопросах аренды), 5, 6, 7 и 8.
Строительные проблемы лежат за пределами
его компетенции в силу особой их специфичности.
Функциями фасилити менеджера в соответствии
с жизненным циклом организации являются:
1. Участие при разработке проекта здания
(комплекса зданий) с целью обеспечения
соответствия конструктивных и планировочных
особенностей здания его будущим функциональным
обязанностям.
2. Контроль обеспечения строительными
организациями рациональной и комплексной
конфигурации санитарно-технических систем
и электрических сетей.
3. Закупка мебели и оргтехнического оборудования,
дизайн помещений, организация рабочих
мест персонала.
4. Рациональное размещение объектов общего
пользования (столовых, мест отдыха и парковки)
относительно рабочих мест и организация
процесса их функционирования.
5. Контроль обеспечения среды в организации,
удовлетворяющей требуемым санитарно-гигиеническим
нормам.
6. Организация уборки помещений, текущей
эксплуатации инженерно-технического
оборудования здания.
7. Контроль за рациональным использованием
непроизводственных энергоресурсов.
8. Обеспечение пожарной безопасности,
а также безопасности персонала, материальных
ценностей, know how путем защиты от внешних
воздействий (шпионаж, вторжение посторонних
лиц); контроль перемещений и доступа персонала
к различным объектам.
9. Реконструкция и перепланировка помещений
в соответствии с требованиями повышения
производительности труда, меняющимися
архитектурными, техническими, санитарными
и эргономическими стандартами.
10. Организация проведения всех видов
ремонтных работ и контроль их выполнения.
11. Взаимодействие с государственными
и муниципальными структурами, выполняющими
контрольные функции по отношению к организации.
12. Контроль расчетов за коммунальные
услуги, услуги внешних сервисных служб.
13. Создание имиджа организации (внешний
вид и интерьер здания, благоустройство
прилегающей территории).
14. Подготовка проведения конференций,
включая организацию встреч и размещения
участников.
15. Руководство переездом персонала и
оборудования.
7. Управление административно-хозяйственной
деятельностью организации в
России
В Советском Союзе существовали
и существуют сегодня в России
административно-хозяйственные службы
на каждом предприятии, в каждом учреждении.
Хозяйственная деятельность отечественных
организаций регламентируется соответствующими
типовыми положениями. В каждом положении
излагаются функции подразделения, а также
права и обязанности их руководителя.
Задачи
и содержание хозяйственной деятельности
Материально-техническая, хозяйственная,
транспортная и прочее обеспечение производительного
процесса организации является одной
из составных частей ее деятельности.
В настоящее время основными задачами
хозяйственной деятельности организации
являются:
- технически правильная эксплуатация
и поддержание в исправном состоянии зданий,
сооружений и инженерного оборудования;
- организация и проведение текущих, капитальных
ремонтов зданий, сооружений и коммуникаций,
а также производство ремонтно-строительных
работ по совершенствованию материально-технической
базы;
- обеспечение санитарно-гигиенических
условий в корпусах, общежитиях, столовых,
спортивных базах и других помещениях
в соответствии с установленными нормами;
- проведение мероприятий по улучшению
условий труда всех категорий сотрудников;
- своевременное обеспечение, а также рациональное
и эффективное использование материальных
ресурсов и денежных средств;
- организация и контроль за соблюдением
правил противопожарной безопасности,
охраны труда и техники безопасности в
зданиях, на складах и других помещениях.
Материально-техническая база такой, например,
организации, как университет, включает
объекты учебного, хозяйственного и технического
назначения, материальное обеспечение
учебного и научно-исследовательского
процессов, а также имущество, оборудование
и средства обучения.
К объектам учебной базы относятся: лекционные
аудитории, учебные и методические кабинеты,
лаборатории и специализированные учебные
классы, информационно-вычислительный
центр, библиотека, читальные залы и другие
помещения с оборудованием и техническими
средствами обучения.
К объектам технического и хозяйственного
назначения относятся: строительные конструкции
и инженерное оборудование зданий (центральное
отопление, горячее водоснабжение, вентиляция,
кондиционирование воздуха, водопровод
и канализация, газоснабжение, мусоропровод,
электрооборудование, лифты, радио и телевидение,
средства автоматизации и др.), склады
и кладовые с положенными запасами материальных
средств, ремонтные мастерские, кухни-столовые,
студенческие общежития, комнаты бытового
обслуживания, медицинские пункты и другие
объекты с оборудованием, инвентарем и
имуществом.
Материально-техническое и хозяйственное
обеспечение организации осуществляют
главные специалисты (главный инженер,
главный механик, главный энергетик, старший
инженер по охране труда и технике безопасности,
инструктор по противопожарной профилактике)
и соответствующие структурные подразделения,
такие, как:
- хозяйственный отдел; - отдел материально-технического
снабжения; - автохозяйство; - эксплуатационно-технический
отдел; - общежитие.
Планирование
хозяйственной деятельности в организации
Главной задачей планирования хозяйственной
деятельности является распределение
между хозяйственными подразделениями
объема и содержания работ по срокам их
выполнения.
Планирование хозяйственной деятельности
должно обеспечить:
- бесперебойное материально-техническое
снабжение всех структурных подразделений
организации; - нормальное функционирование
зданий, общежитий, столовых и их инженерного
оборудования; - рациональное и полное
использование материально-технической
базы; - обеспечение режима экономного
и целесообразного расходования материальных
и денежных средств.
Планирование работы хозяйственных служб
подразделяется на перспективное и текущее
(оперативное).
Перспективное планирование заключается
в разработке комплексного плана на пять
лет, который по структуре и содержанию
представляет собой систему взаимосвязанных
хозяйственных, эксплуатационно-технических
и других мероприятий.
Текущее (оперативное) планирование заключается
в составлении годовых, квартальных и
месячных планов работ.
Годовой хозяйственный план конкретизирует
содержание производственной деятельности
хозяйственных подразделений. В него входят
следующие основные мероприятия:
- организация технического обслуживания
зданий и инженерного оборудования; - сроки
и объемы проведения капитального и текущего
ремонтов зданий, сооружений и инженерного
оборудования; - содержание общежитий;
- благоустройство территории; - организация
охраны зданий и территории; - оздоровительные
мероприятия, организация профилакториев
для сотрудников предприятий и их семей;
- транспортное обслуживание; - материально-техническое
обеспечение; - организация питания сотрудников;
- противопожарные мероприятия; - организация
труда и техники безопасности; - мероприятия
по режиму экономии тепла, электроэнергии
и материальных средств; - организация
учета и хранения материальных ценностей;
- производственная учеба сотрудников
хозяйственных подразделений и др.
Для обеспечения наиболее важных хозяйственных
мероприятий могут разрабатываться отдельные
планы, которые охватывают работу нескольких
служб, отделов и подразделений (план подготовки
помещений к зиме, проведения конференций,
план подготовки к учебному году в учебных
заведениях и т.д.).
В хозяйственных подразделениях, отделах
и службах составляются месячные планы
работы. В этих планах детализируются
мероприятия, предусмотренные годовым
планом и указаниями директора организации.
В плане указываются: объем и стоимость
работ, потребности в рабочей силе, транспорте,
материальных и денежных средствах, а
также источники для обеспечения этой
потребности, сроки выполнения работ конкретными
исполнителями. Планы утверждаются зам.
директора по административно-хозяйственной
работе.
Положения об основных отделах и службах
приведены в приложении.
Рассмотрим сохранившееся распределение
функций по управлению инфраструктурой.
Эксплуатационная
служба
В области ее компетенции, согласно квалификационному
справочнику, входит руководство разработкой
мероприятий по созданию наиболее благоприятных
и безопасных условий труда, обеспечение
эффективности, своевременной и качественной
подготовки производства, технической
эксплуатации и модернизации оборудования,
осуществление контроля за соблюдением
норм и правил по охране труда, технике
безопасности и пожарной безопасности,
требований гостехнадзора, природоохранных,
санитарных и других органов. В советский
период место этой службы в структуре
любой организации было, как правило, скрыто
от посторонних глаз и размещалось "ближе
к подвалу". Такое отношение приводило
к принижению той значительной роли, которую,
в силу объективных причин, эта служба
выполняет. Основной рабочей силой здесь
были малограмотные слесари, руководимые
одним из членов своего коллектива, который
благодаря многолетнему опыту и терпению
смог сделать карьеру бригадира.
За последнее время инженерно-эксплуатационный
отдел претерпел значительные изменения,
особенно в современных организациях.
Должность главного инженера сегодня
может называться по разному: "главный
инженер", "директор эксплуатации",
"главный техник здания" и т.д. На
должность главного инженера раньше назначали
людей, имеющих большой опыт практической
работы на предприятии и обладающих одной
из технических специальностей. Существует
много доказательств того, что устоявшаяся
практика начинает меняться. Совершенствование
инженерно-эксплуатационной службы приводит
к замещению руководящих должностей теми,
чье базовое образование дополнено образованием
в области менеджмента.
Хозяйственный
отдел
Хозяйственный отдел осуществлял руководство
работами по хозяйственному обслуживанию
организации или ее подразделений; обеспечивал
сохранность хозяйственного инвентаря,
его восстановление и пополнение, а также
соблюдение чистоты в помещениях и на
прилегающей территории; следил за состоянием
помещений и принимал меры по их своевременному
ремонту; обеспечивал работников канцелярскими
принадлежностями и предметами хозяйственного
обихода.
В обязанности начальника хозяйственного
отдела входило руководство младшим обслуживающим
персоналом, в то время как квалификационные
требования определяли для него достаточным
среднее специальное образование и стаж
работы по хозяйственному обеспечению
не менее одного года. В настоящее время
руководителю с таким уровнем подготовки
было бы трудно осуществлять эффективное
выполнение вышеназванных функций, так
как условия конкуренции требуют не просто
специальных знаний, а экономического
мышления. Более того, такой специалист
должен разбираться в юридических и социально-психологических
проблемах, вопросах управления имуществом
и персоналом, быть хорошим администратором.
8. Деятельность
фасилити менеджера
Деятельность фасилити менеджера
в любой организации можно представить
в виде алгоритма, содержащего определенную
последовательность действий (рис.6).
Принципом деятельности фасилити менеджера
является заключение контрактов с фирмами,
предоставляющими услуги на требуемом
уровне по самым низким расценкам и грамотное
организационно-юридическое сопровождение
контрактов.
Фасилити менеджер - специалист по организации
деятельности персонала вспомогательных
служб организации. При этом он может работать
с персоналом уже имеющихся служб или
привлекать на контрактной основе исполнителей
из обслуживающих фирм. В последнем случае
деятельность фасилити менеджера будет
заключаться:
1. В выборе вариантов предоставления организации
услуг:
- обеспечении безаварийного функционирования
тепло-газо-электросети, элементов системы
водоснабжения и водоотведения;
- проведении ремонтных и перепланировочных
работ в офисе;
- доставке элементов интерьера, оргтехники;
- уборки помещений
2. В юридическом оформлении и организационном
сопровождении договоров, контроле сроков
выплат и качества исполнения.
Современной тенденцией является нежелание
фирм содержать в своем составе весь комплекс
служб обеспечения. В соответствии с исследованиями,
проведенными министерством труда США,
появление новых "штатных" должностей
в ведущих корпорациях постепенно замедляется.
Все больше и больше крупных компаний
для выполнения функций, которые обычно
возлагались на штатных сотрудников, нанимают
консультантов со стороны или привлекают
для этой цели более мелкие фирмы. Действительно,
невозможно соответствовать требованиям
высоких стандартов, используя только
силы собственных работников. В последние
десятилетия возникла потребность отнестись
к уборке внутренних помещений профессионально.
В этой связи значение фирм, специализирующихся
на выполнении работ по обслуживанию зданий,
заметно возрастает.
Параллельно с этим на рынке кадровых
услуг обозначилась следующая тенденция.
Компании предпочитают выводить за штат
и передавать в ведение другой организации
(провайдера) поддерживающий персонал:
уборщиц, водителей, курьеров, поваров,
охрану со всем комплексом проблем, связанных
с их кадровым и бухгалтерским обслуживанием.
Outstuffing (букв. - выведение за штат) - распространенная
форма отношений организаций с обслуживающим
персоналом. Компании не желают, чтобы
в их штате фигурировали лишние люди по
крайней мере по двум причинам. Во-первых,
чем меньше численность сотрудников, тем
меньше фонд заработной платы и тем меньше
налогов платит компания. Во-вторых, меньше
фонд заработной платы - меньше себестоимость
продукции.
По договору оперативное руководство
выведенным за штат работником передается
заказчику, но все административные вопросы
- зарплата, отпуск, больничные - находятся
в ведении фирмы-провайдера. Увольнять
работника, если заказчик недоволен, будет
тоже кадровое агентство. При увольнении
по инициативе работодателя последний
перечисляет кадровому агентству выходное
пособие без каких-либо объяснений своих
поступков. В случае возникновения различного
рода трудовых споров работодатель остается
в стороне: все решает кадровое агентство.
Упрощая расставание с теми, кто не нужен,
аутстафинг позволяет фирме сохранить
хорошие отношения с квалифицированным
персоналом, который в данный момент не
нужен, но, вполне вероятно, может пригодиться
в будущем.
Аутстафинг - как форма расставания с увольняемым
сотрудником - в России востребован сегодня
в основном западными фирмами, поскольку
они думают о будущем, о своей репутации.
Любой сокращенный или уволенный по инициативе
работодателя выйдет от него обиженный
и пойдет рассказывать всем направо и
налево,что дела у компании идут плохо,
денег нет, лучших работников сокращают.
Потребность в профессиональном обслуживании
помещений давно назрела в России, но мало
организаций уделяют ей достаточное внимание.
В лучшем случае попытки поднять качество
содержания офисов сводятся к закупке
импортных средств и оборудования, которые
используются неэффективно ввиду их неграмотной
эксплуатации. Вряд ли будет ошибочным
вывод о том, что "этот сектор обслуживания
в России практически пуст, несмотря на
то, что сегодня многие фирмы готовы платить
за качественную уборку фасадов зданий
(например, сезонное мытье стекол) и внутренних
помещений.
9. Управление проектом
развития инфраструктуры организации
Фасилити менеджер занимается
проектами развития инфраструктуры организации
от начальной стадии до стадии их воплощения.
Так, он участвует в проекте застройки
участка под здание и различные сооружения,
обеспечивая их оптимальное размещение.
Сотрудничая в разработке архитектурного
проекта здания организации, менеджер
старается уже на этом этапе предусмотреть
все возможности для комфортной работы
персонала в будущем. В проектах создания
или реконструкции инженерной инфраструктуры
организации фасилити менеджер занят
с момента осознания необходимости проведения
работ до последующей их приемки у подрядчика.
В проектную команду сегодня
все чаще входят не только инженеры
и строители, но и специалисты
в области финансирования инфраструктуры,
оценки состояния окружающей среды.
Строительство новых объектов обычно
более сложно, чем ремонт и реконструкция.
Ремонт и реконструкция не требуют
такого количества переговоров с
органами власти и, вероятно, не требуют
консультанта-конструктора. Между проектом
ремонта или реконструкции и
проектом замены или нового строительства
могут быть и другие различия; однако
для успешного выполнения любого
проекта инфраструктурных систем управляющий
должен помнить все нижеследующие
рекомендации, высказанные американскими
исследователями (11).
1. Качество проекта зависит
от заказчика (владельца). При
этом качество определяется тем,
насколько удалось удовлетворить
требования пользователей - прежде
всего служащих организации.
Владельцем может быть подразделение
федерального правительства или местного
самоуправления, организация любой другой
формы собственности. Владелец должен
определить цели проекта, которые были
бы всеобъемлющими и реалистичными. Владелец
информирует о целях проекта всех его
участников. Качество проекта зависит
от четкости поставленной задачи.
2. Управляющие в свою
очередь должны информировать
о целях проекта всех участников
и координировать усилия членов
команды. Информация должна содержать
цели, поставленные владельцем (стоимость,
масштаб и расписание работ), требования
надзирающего учреждения и все
существенные технические данные.
Для координации усилий команды
требуются частые и эффективные
контакты. Недостаток координации
и информации является одним
из важнейших источников неудач
при выполнении проектов, проблем
в команде и неудовлетворенности
ее членов. Проведенные исследования
показывают, что по крайней мере 25% этих
неудач происходят от недостатка информации
или отсутствия координации в проектной
команде.
3. Должны исследоваться
альтернативные методы выполнения
проектов, особенно в случае сложных
проектов. Процесс анализа альтернатив
всеми участниками проекта, включая пользователей,
направит дискуссии на поиск решений и
создаст консенсус относительно избранных
альтернатив. Исследования необходимы
для оценки всех вопросов охраны окружающей
среды, требований к строительству и влияния
на местное сообщество.
4. Управляющий должен
организовать команду проектировщиков.
Количество членов команды может
быть разным, но она должна
состоять из компетентных профессионалов,
представляющих владельца, специалиста-конструктора
и подрядчика (когда он выбран).
Команда должна набираться в
соответствии с концепцией проекта
и продолжать работу до полного
завершения проекта. Команда должна
делиться информацией и координировать
все аспекты проекта и отвечать
перед заказчиком за качество
проекта. Команда проектировщиков
должна предоставлять владельцу
соответствующую или требуемую
информацию в форме исследований,
отчетов или планов для своевременного
просмотра и одобрения. Следует
использовать по мере возможности
помощь квалифицированных инженеров,
компьютерное проектирование и
другие технологии. В более сложных
проектах следует оценить возможности
системы тщательных осмотров. Осмотр
проекта или даже его отдельных
компонентов профессионалом высокого
уровня может привести к значительной
финансовой экономии.
5. Выбор специалиста-разработчика
- важнейший шаг в создании
качественного проекта. Федеральное,
местное законодательство и законы
штатов обычно требуют, чтобы
специалист-разработчик выбирался
на основе демонстрации компетентности
в областях, относящихся к проекту.
В последнее время некоторые
муниципалитеты используют процедуру
торгов при выборе профессиональных
услуг. Любой запрос в профессиональных
услугах должен сопровождаться
консультацией адвоката. Письменное
соглашение, которое четко определяет
ответственность, требования, обязанности,
расписание, цены, членов команды,
изменения в масштабах проекта
или деталях, инспекционные и
прочие услуги, - важнейшее звено
между заказчиком и специалистом-разработчиком.
6. Качественный проект
требует планирования строительства.
Большинство проектов требуют
участия в строительстве многих
других учреждений, не считая
владельца. В план должны быть
включены поставщики коммунальных
услуг, а их работа скоординирована
с главным проектом. При разработке
и строительстве должна учитываться
безопасность пешеходов и транспорта.
Прочие проблемы охраны окружающей
среды и социальное влияние
на общество должны также учитываться
при разработке и строительстве.
Следует определить источник
финансирования и распределение
средств. Необходима своевременная
подача запросов и получение разрешений.
Требуется также разработать методы связи
с общественностью.
7. Следует организовать
строительную команду. Команда
может состоять из инспектора
и исполнителя в случае простого
проекта или же из любого
числа различных специалистов, таких,
как подрядчики, субподрядчики, инспекторы,
а также специалисты из других
секторов. Для выполнения качественного
проекта в команду важно включить
представителя работ и поставщика
оборудования.
8. Процесс выбора подрядчика
строительства и формальный контракт
обычно определяются законами
штата и местными правилами
и постановлениями. При подписании
контрактов необходима юридическая
консультация.
9. Организация строительных
работ обычно требует создания
многих групп. Фасилити менеджер
владельца проекта следит за исполнением
контракта, включая контроль за качеством,
контроль за затратами и отчеты о ходе
работ. Главный конструктор отвечает за
внесение изменений на строительной площадке
и предоставление соответствующей спецификации.
Подрядчик отвечает за все методы и технологии
строительства, надзор за работами и безопасность
наемных служащих и граждан.
10. Последний компонент
качественного проекта - подготовка
проекта для сдачи или использования.
В программе по запуску построенных
мощностей должны участвовать
проектная команда и представители
пользователей. Как завершающий
этап создания высококачественного
проекта необходима проверка
качества всех компонентов конструкции
и обучение персонала. |