Управление организацией

Современные технологии давно  уже проникли во все сферы деятельности. Деловыми электронными письмами сегодня  обмениваются абсолютно все организации. А потому каждый должен уметь правильно  их составлять.  

При написании делового электронного письма необходимо чётко соблюдать  определённую схему.  

Структура электронного письма:

• тема;
• приветствие;
• отражение цели письма;
• содержание (предложения, пояснения, вопросы и т.д.);
• прощание;
• подпись с контактными данными;
• ссылка на сайт компании (если таковой имеется);
• логотип (по желанию).

 

 Тема электронного письма

Тему в деловом электронном  письме надо обязательно указывать. Ведь адресат, просматривая входящие, может ориентироваться именно на заголовки. Тема непременно должна отражать суть делового письма. Никаких отвлечённых  и бессмысленных фраз. Если при  ответе на деловое письмо тема меняется, необходимо исправлять и заголовок.  

 

Содержание

Деловое электронное письмо должно быть максимально лаконичным. Писать следует только по делу, не отклоняясь от темы. Лучше, чтобы предложения  были короткими.  

Если логически текст  делового письма можно разделить  на абзацы, надо сделать это.  

Нельзя писать всё заглавными буквами – в этом случае сообщение  будет плохо читаться. После написания  деловое электронное письмо следует  проверить: опечатки, орфографические, пунктуационные и грамматические ошибки в тексте крайне нежелательны.  

В ходе длительной переписки  можно цитировать своего собеседника, чтобы он не упустил нить разговора. Однако не стоит излишне этим увлекаться. Цитаты и новый текст должны быть разграничены. Чужие слова в электронном  письме принято отделять знаком >.  

Не следует даже в деловом  сообщении указывать персональные данные (паспортные, к примеру), так  как нет ни одной надёжной почтовой системы.  

 

Флеймы (предложения, написанные под влиянием эмоций) в деловой переписке недопустимы. Смайлики в деловых письмах также под запретом.  

 

Подпись в e-mail

В настройках электронной  почты есть возможность присоединять стандартную подпись с персональным именем и контактами. В случае с  деловой перепиской следует её использовать. Помимо того, что подпись идентифицирует адресанта, она ещё и обозначает альтернативные каналы связи с ним. В подписи к деловому письму принято  указывать свои ФИО, должность, рабочие  телефоны, e-mail, ссылку на сайт компании.

Этикет деловой  переписки в Сети

По правилам этикета, отвечать на деловое  письмо необходимо в течение 2 суток  с момента его получения. Если вовремя ответить не удалось, следует  указать причины промедления  в запоздалом письме.  

Особенно важно отписывать при получении сообщения с  вложенным файлом. Только, получив  Ваш ответ, партнёр сможет удостовериться, что вложение дошло и успешно  открылось.  

Если деловое электронное  письмо было отправлено веерной рассылкой, не всегда следует на него отвечать.  

Если ответ на почту  не приходит в течение недели, можно  расценивать это как отказ  от продолжения общения.

По правилам хорошего тона, электронную переписку должен заканчивать  тот, кто её начал.

Свои собственные  стандарты и правила ведения электронной переписки есть в каждой стране, в том числе и в России. Но в процессе всеобщей глобализации канцелярские стандарты и правила, существующие в США, все больше входят в употребление в российских деловых кругах, а свои собственные унифицируются и подгоняются под западные. Поэтому познакомиться с современными тенденциями электронной переписки полезно каждому человеку.

Русский обычай начинать письма (в том числе и деловые) с длинного вступления в США бы сочли не только лишним, но и неуважительным к адресату. Американцы стараются излагать свои мысли точно и лаконично. Каждое письмо, по их представлению, должно содержать только одну ясную мысль и быть настолько кратким, чтобы уместиться на одной странице.

По такому же принципу строятся и электронные деловые письма. В деловую переписку, таким образом, все больше проникает либеральный стиль общения. Однако это абсолютно не мешает электронной переписке стоять на одном уровне с официальной бумажной, а электронному письму иметь ту же значимость, что и обычному с официальным гербовым логотипом. Более того, такое широкое распространение этого вида общения практически полностью вытеснило переписку на бумажных носителях. В деловых кругах виртуальное общение теперь широко осуществляется не только по интернету, но и по интранету (внутриофисной локальной сети).

«Время — деньги». В силу этого принципа американцами в простые и ясные правила ведения переписки не включены такие элементы грамотной письменной речи, как знаки пунктуации, стиль, грамматика и даже орфография. Постепенно обходиться без этого учимся и мы, также каждый раз стараясь втискивать максимум информации в небольшое письмо, которое адресат сможет не только быстро получить, но и осмыслить.

В свете этих тенденций уже можно говорить о появлении нового «английского электронного языка», выполняющего единственную основную функцию передачи как можно большего объема информации в сжатом виде. Письмо на этом языке содержит понятные всем сокращенные слова, усечения (info, docs, pics), аббревиатуры (отдельные устойчивые выражения, например, ASAP — as soon as possible), словозаменяющие цифры (2 Саша, 4 Лена) и т. д. Подобные допущения действительно значительно сокращают объем текста.

Если проблема или  вопрос, по которому написано письмо, подразумевают какую-то дополнительную информацию, то тогда все пояснения и подробности высылаются отдельным приложением, которое, следуя негласным правилам приличия, должно «весить» не более 2Мб, а иначе его следует дробить на отдельные более мелкие части. Слишком большие файлы (чаще всего это рисунки, фотографии и пр.), которые не поддаются делению, следует ставить на отсылку в ночные часы.

Чего нельзя не заметить в западной культуре ведения деловой переписки, так это тенденции к дискретности, стремления составлять и отсылать много отдельных небольших писем, порциями выдавая собеседнику информацию, дабы не валить все накопившиеся вопросы в одно послание.

При составлении  письма очень важно помнить о строчке, которая обозначается как RE или SUBJECT. Каждый раз, заполняя строчку «Тема», вы, во-первых, оказываете своему адресату уважение, во-вторых, облегчаете ему работу с корреспонденцией, в-третьих, даете шанс своему письму не оказаться преждевременно в «Корзине», не будучи даже прочитанным. Тему, суть вопроса, которую вы должны выразить, используя как можно меньшее количество знаков, адресат видит в первую очередь, и принимает решение, открывать или не открывать письмо.

Следует отметить, что главная мысль всегда должна быть выражена в первом же абзаце послания, а в последующих только раскрываться. Американский адресат не оценит длинной преамбулы. Ни в коем случае не допускается основную идею письма оставлять напоследок.

«Писателя», составляющего  послания, изобилующие длинными витиеватыми  предложениями, деловые люди в лучшем случае посчитают чрезвычайно скучным, в худшем — не уважающим своих адресатов. Кроме того, короткими в письме должны быть не только предложения, но и параграфы (абзацы). Бизнес-партнеры по вашему умению правильно составить деловое письмо оценивают и вас, и вашу информацию, особенно если она подкреплена ясными и точными цифрами.

При написании конкретному  лицу принято как обращаться, так  и представляться исключительно по имени, не перечисляя каждый раз «титулы» и любезности. Если письмо составляется в организацию, особенно незнакомую, то следует назвать не только свое полное имя, но и должность.

И конечно, в письме должны быть совершенно исключены ляпы и опечатки, которые могут быть легко растиражированы. Каждое письмо должно заканчиваться на позитивной ноте, при этом не оставляя ощущения притворства и нечестности. Очень важно также вовремя отвечать на корреспонденцию: на электронную — в течение одного, на бумажную — двух дней.

Деловой этикет копирайтера – электронная переписка

Удаленная работа имеет целый  ряд особенностей, отличающих её от привычной работы в офисе. Если в  офлайне мы может расположить к себе собеседника личным обаянием и безукоризненностью манер, то он-лайн играет по другим правилам – здесь общение происходит посредством электронной почты, icq и других средств связи. 
 
Сегодня я хочу затронуть особенности этикета деловой электронной переписки. Затратьте несколько минут на ознакомление с ними и эффективность вашей переписки значительно возрастет. 
 
Деловой этикет копирайтера. Значение темы письма 
 
Если вы отправляете деловое письмо по электронной почте, особое внимание уделите графе «Тема». Малосодержательная или двусмысленная фраза, обозначенная в теме, может привести к тому, что послание не достигнет адресата – антиспам может просто не пропустить подобное письмо. Помимо этого адекватная тема поможет адресату сориентироваться и не проглядеть важное письмо – не стоит забывать, что в некоторые почтовые ящики приходят сотни, а порой даже тысячи всяческих посланий. 
 
Деловой этикет копирайтера. Структура делового письма 
 
Четкое структурирование позволит читателю охватить письмо буквально одним взглядом. Это значительно повышает шансы на то, что ваше послание будет внимательно изучено, а не отправлено в корзину. 
 
Заголовок – здесь должна прозвучать основная идея письма; 
Приветствие – в большой степени зависит от степени доверительности отношений с оппонентом. Следует учесть, что при составлении персонального послания свое уважение вы можете выказать, обращаясь на Вы; 
Содержание, а также непосредственная цель послания – лаконично, но полноценно опишите все, что вы хотите донести до удаленного собеседника. Не забывайте разбивать текст на абзацы – сплошная «простыня» вызывает раздражение. Человек может просто передумать читать ваше письмо, увидев столь тесные ряды «значков»; 
Прощание – как и приветствие, зависит от доверительности отношений. Строгое деловое письмо логично завершить стандартно фразой «С уважением»; 
Подпись автора письма следует сразу за прощанием. Большинство почтовых сервисов дают возможность вставлять подпись автоматически. Хорошенько продумайте стиль своей подписи – в деловой переписке недопустимы фривольность и двусмысленность; 
Ссылка на сайт компании либо на личный сайт ставится после подписи; 
 
Деловое письмо желательно украсить логотипом – это положительно сказывается на имидже компании и делает её более узнаваемой. 
 
Деловой этикет копирайтера. Особенности переписки 
 
Если вы намерены поддерживать деловые отношения, старайтесь, чтобы оппонент не ждал ответа более двух суток. Особенно актуально это для писем с вложениями – своевременный ответ даст вашему визави понять, что вы все получили и без проблем открыли. 
 
Завершение деловой переписки подчиняется правилам этикета телефонных разговоров – последнее письмо должен отправить тот, кто начал переписку. 
 
Деловой этикет копирайтера. Формат электронного письма 
 
В большинстве случаев электронная переписка не требует объемности, наоборот, лаконичность всячески приветствуется. Приложите все старания для того, чтобы словам было тесно, а мыслям просторно. 
 
Разбивайте текст письма на смысловые абзацы – в таком формате текст на экране лучше воспринимается. Уделите внимание формату шрифта – жирное выделение, курсив и заглавные буквы предназначены для выделения ключевых моментов. Не перегружайте текст подобными выделениями. 
 
Текст, набранный заглавными буквами, при чтении воспринимается как КРИК. Сложно представить себе партнеров, которые кричат на деловых переговорах. Не допускайте подобный промах в электронной переписке. 
 
Уделите внимание пунктуации и орфографии. Знаки препинания позволяют сделать текст более объемным, живым. С их помощью вы можете расставить правильные акценты. Фраза «Казнить нельзя помиловать» не зря стала практически нарицательной. Всего одна запятая может решить судьбу человека. 
 
Большое количество орфографических ошибок обычно свойственно для людей малограмотных. Случайная опечатка может вызвать лишь улыбку на лице вашего оппонента, но большое количество ошибок чернильным пятном расползается на вашей репутации. Старайтесь проверять текст деловых писем перед отправкой.

Этикет электронной почты или правила написания электронного письма – наука, появившаяся не так давно, но уже успевшая стать весьма востребованной. Какие элементы включает в себя этикет электронной почты и как грамотно составить деловое электронное письмо – об этом вы узнаете в данной статье. 
 
В мире, в котором интернет прочно вошел во все сферы человеческой жизни, не существует компании, в которой сотрудники не используют для коммуникации Skype, ICQ или электронную почту. Но не все знают, как делать это правильно. 
 
Сетикет – это система правил, разработанных специально для коммуникации предпринимателей и их клиентов в сети Интернет. Не следует в сети мешать другим людям вести диалог. И помните – вас должны легко понимать. Это основные правила сетикета. 
 
Этикет электронной почты допускает опущение приветствия, но, если вы хотите произвести должно впечатления, стоит начать письмо с приветствия. Например, можно написать так: «Доброго Времени суток, уважаемый(-ая) + Имя и Отчество адресата. Помните, что ваше письмо должно быть логичным и грамотным. Каждое предложение начинается с прописной буквы, а сами предложения отделяются друг от друга точкой.  
 
Как оформить деловое электронное письмо 
 
Как правило, в каждой фирме есть свой образец оформления делового письма. Такой образец включает в себя все необходимые элементы. Иногда в таком документе прописывается запрет на использование смайликов, если это не относится к профессиональной деятельности.  
 
Структура делового электронного письма, как правило, имеет следующий такой же вид как и обычное письмо. Только в конце добавляется логотип компании. 
 
Правила написания электронного письма 
 
Поля «тема», «кому» и «важность письма» должны быть заполнены обязательно. В поле «кому» указывается электронный адрес получателя, в поле «тема» пишут несколько слов, характеризующих послание.  
 
Объем электронного письма должен быть в два раза меньше написанного. Если вам необходимо отправить файл большого размера, электронную почту для этих целей использовать не стоит. 
 
В каждом почтовом ящике есть адресная книга. Туда можно вносить все контакты. И вам не придется их запоминать.  
 
Для того, чтобы ответить на электронное письмо, достаточно нажать соответствующую кнопку ( «ответить» или «reply») . 
 
Смайлы 
 
В обычном общении об отношении людей друг к другу говорят не столько слова, сколько эмоции. И в этом недостаток общения через Интернет. Но, все же, кое-какую альтернативу найти удалось, и это – смайлики. Смайлики – это рожицы, состоящие из символов. 
 
Вот пример самых распространенных смайлов: 
 
:) улыбка 
:( грусть 
:/ обида 
:0 удивление 
:-| равнодушие 
 
Этикет электронной почты: правила написания электронного письма 
 
Электронная подпись 
 
Электронная подпись представляет собой специальный файл, который вставляется в конце письма. Наличие в письме электронной подписи считается правилом хорошего тона. Также при помощи электронной подписи вы можете ненавязчиво прорекламировать свой бизнес. 
 
Также необходимо отметить, что добавление опции «уведомление о доставке» может показаться вашему собеседнику проявлением неуважения. Поэтому чтобы проверить, дошло ли ваше письмо, лучше воспользоваться телефоном. 
 
Как видите, этикет электронной почты или правила написания электронного письма – это навык, которым довольно легко овладеть.

Сетикет - Этикет электронной почты или правила написания электронного письма

08.05.08 11:34

Елена Игнатьева

Специально для Клерк.Ру

• Facebook

• Twitter
• Вконтакте
• Одноклассники  
• Отправить на печать
• В избранное

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в  своей практике межличностных коммуникаций не использовала достижения НТП: электронную  почту, ICQ, факс, мобильную связь. И  если, мы в большей степени имеем  представление о правилах деловой  переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь, и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette).

Главное правило  «Сетикета», такое же как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.

В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет:«Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важны по причине электронности среды невозможно разделить положение бизнеса и клиента. "Правила бизнес-сетикета" появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами».

В данном разделе  мы не будем рассматривать правила  поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.

Стиль общения.

При переписке через  электронную почту можно опускать обращения и приветствия и  сразу переходить к делу. Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное  письмо носило более официальных  характер, автор рекомендует использует следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.