Управление проектом открытия нового офиса

 

Управление проектом по открытию нового офиса

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Разработка современных  систем сегодня – это многоэтапный процесс со специфическими техническими и организационными мероприятиями. Усложняется технология производства, увеличиваются объемы и информационные потоки. Процессом достижения некоторой конкретной цели необходимо управлять, потому что результат, и  соответственно успех не может прийти самопроизвольно. [15]. Управление проектом – это особый вид деятельности, включающий планирование, контроль за выполнением работ и коррекцию плана путем применения современных методов управления. Базой эффективного управления проектом является план, в котором действия упорядочены по результатам и срокам их достижения [4].

Из-за большого объема планируемых  действий, сложности методов распределения  и оптимизации плана проводить  качественное планирование, осуществлять эффективный контроль и оперативную  коррекцию плана без использования специальных программных средств невозможно. В основе используемых программных средств лежит технология сетевого планирования и управления, основные положения которой были разработаны в 70-х годах [29].

С помощью этой технологии можно спланировать любой проект в любой предметной области. Этот проект будет понятен не только разработчику, но и заказчику, так как проект будет нагляден, прост и удобен в использовании. С его помощью можно будет увидеть продолжительность каждой работы, оценить резервы времени по работам, и спланировать время окончания реализации проекта.

Объектом исследования  в курсовой работе является компания ООО «Торнадо Киров».

Предмет исследования - разработка проекта покупки здания для компании ООО «Торнадо Киров».

Цель курсовой работы - разработать план проекта покупки здания для компании ООО «Торнадо Киров» с помощью сетевых методов планирования».

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

• Познакомиться с историей и деятельностью предприятия;
• Изучить методы сетевого планирования;
• Изучить участников проекта, и их роль в реализации проекта;
• Спланировать реализацию проекта;
• Оценить затраты на реализацию проекта.

При написании работы были использованы следующие методы: обзор литературы (в процессе исследования было изучено более 30 источников литературы, в том числе учебная литература по обозначенной теме, научные труды, нормативные акты, интернет-ресурсы), использование различных методов для разработки проекта (дерево целей, сетевой график, PERT, календарное планирование, оргструктура проекта, матрица ответственности, сетевая матрица, ресурсный план проекта, расчета сметы затрат по проекту, расчет экономической эффективности проекта и др.), использование прикладных программ (Microsoft Office, Microsoft Excel, Microsoft Project).

В результате работы предложен проект покупки и ремонта здания, рассчитаны затраты на реализацию проекта.

 

 

1. Содержание предметной области

 

Объектом исследования является ООО «Торнадо Киров». Полное название Общество с ограниченной ответственностью «Торнадо Киров». Предприятие было основано в 1992г. Основной деятельностью фирмы являлась оптовая продажа цинковых белил и бытовой химии со склада.  С лета 1997г. компания расширяет свои складские площади. Вводятся новые технологии хранения товара, распределение подскладов. Заключаются эксклюзивные договора с крупными поставщиками, такими как «НМЖК», «Уральские самоцветы», «Пемос». В 1998г. подписывается договор на поставку продукции компании Хенкель-Эра. На тот момент в г.Кирове было несколько поставщиков продукции этой компании.

В 2004г ООО «Торнадо Киров» становится эксклюзивным представителем компании «Хенкель-Эра» в Кировской  области. С 2004 по 2005 гг. заключается  еще несколько эксклюзивных контрактов с такими компаниями как «Нефис-Косметикс», Концерн «Калина», «Арнест». Компания переходит на уровень дистрибьютора. Основной упор делается на логистику товара непосредственно в торговые точки на территории всей области.

В 2009 году компания становится владельцем своего крупного складского комплекса, что гарантировало увеличение объема продаж. Объем доставки продукции в торговые точки достиг 95%.  Лишь 5% товара реализуются самовывозом. В планы компании входит ускорение процесса от приема заявок до доставки товара.

Все это говорит о  том, что необходимость применения оптимальных систем управления, хранения и логистики и взаимодействие между этими системами является основополагающим для ведения успешного бизнеса, особенно в условиях ужесточения конкуренции и сложных экономических преобразованиях нашей страны.

В связи с расширением ассортимента и увеличением объемов продаж было принято решение открыть новое здание офисно - складского типа. Возникла необходимость разработки проекта покупки  и ремонта здания.

2. Определение проекта

 

Для грамотного планирования проекта необходимо четко знать цели проекта, так как успешность проекта во многом зависит от правильной постановки целей [21].

Основной целью проекта  является подготовка офисного здания к работе. Для достижения этой цели необходимо осуществить покупку  здания, а также выполнить его ремонт, подготовку к открытию, подготовку прилегающей территории. Декомпозиция основной цели проекта на составляющие отражена в дереве целей проекта, которое изображено на рисунке 1.

Рисунок 1 – Дерево целей  проекта

Можно отметить, что цели проекта четко определены, они имеют ясный смысл и находятся в области допустимых решений проекта

Результатом выполнения проекта будет готовое к использованию офисное здание. Причем имеются следующие ограничения: весь проект должен быть выполнен в течение 2 месяцев при бюджете 6 000 000 руб.

 

3. Построение  декомпозиции работ

 

Для эффективного распределения  работ по проекту по времени, ресурсам и исполнителям, необходимо четко  структурировать цели и средства для их достижения, процесс достижения главной цели должен разбиваться на задачи, обеспечивающие выполнение главной цели, а задачи должны разбиваться на отдельные работы, позволяющие их решать [22].

В методологии проектного управления разбиение работ осуществляется с использованием иерархической структуры работ, позволяющей определить взаимозависимость и последовательность работ (рисунок 2)

 

Рисунок 2- Декомпозиция работ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                          

 

 

 

 

                                                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Перечень планируемых  работ представлен в таблице 1.

 

Таблица 1 – Перечень работ

 

Код работы	Наименование/содержание работы	Код предшествующей работы	Продолжительность работ (дни)
51	Составление бизнес-проекта	-	4
1	Покупка здания для офиса	51	3
52	Наем рабочих	53	5
53	Запуск рекламы в СМИ	1	2
21	Проведение коммуникаций	1	10
22	Установка окон и дверей	21	2
33	Перезаключение договоров с  поставщиками	-	6
23	Отделка офиса	22	12
24	Чистовая уборка офиса	23	2
31	Установка обслуживающего оборудования для склада	24	3
32	Установка компьютерного оборудования и оргтехники	24	3
34	Доставка товара в офис	31, 32	7
41	Подготовка уличной стоянки	21	4
42	Озеленение территории	41	2
54	Приглашение артистов	34	1
55	Открытие офиса	54	1

 

4. Построение декомпозиции организационной структуры. Матрица ответственности.

 

В реализации проекта  принимают участие следующие  специалисты:

• Бухгалтер;
• Директор;
• Менеджер отдела кадров;
• Менеджер по рекламе;
• Электромонтажник;
• Строитель;
• Специалист отдела поставок;
• Техслужащая;
• Мастер;
• Системный администратор;
• Логист;
• Зав.хоз;

В качестве управляющего проектом выступает директор.

На основе этих данных была разработана матрица ответственности, в которой указывается какие  специалисты отвечают за выполнение отдельных работ (таблица 2).

 

Таблица 2 – Матрица  ответственности

Наименование/содержание работы

Бухгалтер

Директор

Менеджер отдела кадров

Менеджер по рекламе

Электро-монтажник

Строитель

Специалист отдела поставок

Техслужащая

Мастер

Системный администратор

Логист

Зав.хоз

Составление бизнес-проекта

+

Покупка здания для офиса

+

Наем рабочих

+

Запуск рекламы в СМИ

+

Проведение коммуникаций

+

Установка окон и дверей

+

Перезаключение договоров с поставщиками

+

Отделка офиса

+

Чистовая уборка офиса

+

Установка обслуживающего оборудования для склада

+

Установка компьютерного оборудования и оргтехники

+

Доставка товара в офис

+

Подготовка уличной стоянки

+

Озеленение территории

+

Приглашение артистов

+

Открытие офиса

+

 

5. Построение сетевого графика проекта.

 

Для схематичного отражения  взаимозависимости и последовательности работ в практике проектного управления применяется сетевое планирование, компонентом которого является сетевой график, представляющий собой расписание последовательности выполнения и взаимосвязи работ [7].

Для составления сетевого графика необходимо проанализировать последовательность и взаимозависимость работ, так как имеется 2 возможных исполнителя и некоторые работы могут вестись параллельно.

Временные параметры  сетевого графика рассчитываются по определенным правилам.

Общая продолжительность  проекта является важным фактором при управлении проектами, требующими проведения большого количества мероприятий. Общую продолжительность можно рассчитать по сетевому графику при условии, что известна продолжительность каждого мероприятия, требуемого в соответствии с проектом.

Резерв времени –  это количественный показатель подвижности определенного действия при условии обязательного завершения проекта в минимально возможные сроки. Суммарный, свободный и независимый резервы времени показывают величину подвижности определенного действия исходя из своего воздействия на предыдущие и последующие действия.

На основе данных о  перечне и продолжительности  работ построили трехфакторную модель сетевого графика и рассчитали его временные параметры (рисунок 3).

 

 

Рисунок 3 – Сетевой график

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Критический путь 0-1-2-4-5-7-8-10-11-12-13.

 

 

Существует большое  количество алгоритмов расчета сетевых  графиков, как ручным, так и автоматическим способом. Знание «ручных» технологий позволяет лучше понять взаимосвязь между этими показателями и использовать сетевые модели без каких-либо специализированных программ. [29]

Рассчитаем параметры  сетевой модели табличным методом PERT, который является мощным инструментом управления, использование которого помогает существенно снизить неопределенность при планировании проекта. (Таблица 2).

 

 

 

 

Таблица 2 - Расчет аналитических параметров сетевого графика

 

h-i	i	j
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
-	0	1	1	4	4	4	4	0	0	0
-	0	13	0	6	6	45	6	39	39	45-6=39
1	1	2	4	3	7	7	3	4	0	0
1	2	3	7	2	9	17	2	15	8	0
-“-	2	4	7	10	17	17	10	7	0	0
1	3	13	9	5	14	45	5	40	31	45-14=31
1	4	5	17	2	19	19	2	17	0	0
-“-	4	6	17	4	21	43	4	39	22	0
1	5	7	19	12	31	31	12	19	0	0
1	6	13	21	2	23	45	2	43	22	45-23=22
1	7	8	31	2	33	33	2	31	0	0
1	8	9	33	3	36	36	3	33	0	0
-“-	8	10	33	3	36	36	3	33	0	0
1	9	10	36	0	36	36	0	36	0	0
2	10	11	36	7	43	43	7	36	0	0
1	11	12	43	1	44	44	1	43	0	0
1	12	13	44	1	45	45	1	44	0	0
4	13	-	45	-	45	45	-	45	-	-