Участь ТОВ «Квадро» у міжнародній виставці з обмеженням у часі та витрат, але з максимально можливою корисністю

Завдання до ситуації:

1. Сформулювати проблему, мету рішення, вказати існуючі  обмеження та критерії оцінювання  альтернативних варіантів.

2. Запропонувати і розрахувати  кілька альтернативних варіантів.

3. Виходячи із сформульованих  критеріїв, аргументувати обрання  оптимального варіанту. Обґрунтувати вибір.

4. Складіть план заходів  з підготовки і участі у виставці.

 

Завдання 1

 

Проблема: Участь ТОВ «Квадро» у міжнародній виставці з обмеженням у часі та витрат, але з максимально можливою корисністю.

Мета: Отримання максимальної ефективності від участі у виставці, вихід фірми на іноземний ринок, ухвалення контрактів то договорів, вигідних для підприємства. Проведення рекламної кампанії продукції, пошук нових партнерів, інвесторів.

Обмеження: Максимальні витрати, що може дозволити собі фірма, складають 55 000$, а також існують обмеження площі та часу.

Критерії  оцінювання:

- За необхідністю – відповідно необхідна площа, час, реклама тощо;

- За корисністю – максимальна ефективність використаного варіанту;

- За вартістю – розрахунок витрат варіанту.

 

Завдання 2

 

Таблиця 2.1

 

Тривалість виставки

1	2	1	2	3	4	5	6	1
Монтаж		Виставка						Демонтаж

 

 

 

 

 

 

 Таблиця 2.2

 

Розрахунки можливих витрат на експозицію у трьох варіантах

Витрати	Варіанти оренди площі
	75	100	125
1.Реєстраційний збір	2 000	2 000	2 000
2.Витрати на оренду	30 000	40 000	50 000
3.Збирання та підключення	700	900	1 100
4.Транспортування	1 920	2 080	2 280
5.Всього на експозицію	34 620	44 980	55 380
6.Залишок на персонал	20 380	10 020	-380

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оскільки бажана площа  експозиції фірми потребує 120 кв. м площі, що передбачає замовлення 5 модулів, то необхідна вага багажу для даної площі становитиме 270 кг.

Залишки на персонал за кожним з варіантів подані в таблиці. Розробивши альтернативи витрат на залучення  персоналу у виставку можна буде вибрати комбінацію витрат, що буде максимально відповідати всім критеріям  оцінювання.

Для обслуговування стендів  необхідні 4-6 спеціалістів, присутність  директора та заступника, залучення  американського перекладача з адміністрації  для директора (75$ за годину або 450$ за день), та спеціаліста по презентаціях (450$).

 

 

 

Таблиця 2.3

Альтернативні варіанти

Варіант	Склад делегації, тривалість поїздки кожного
1	Директор, заступник та 4 спеціалісти  їдуть на 9 днів
2	Директор, заступник їдуть на 9 днів, а 4 спеціалісти їдуть на 4 дня
3	Директор і заступник їдуть  на 9 днів, а 4 спеціалісти на 6 днів
4	Директор і заступник їдуть  на 9 днів, а 2 спеціалісти на 6 днів

 

 

 

 

 

Таблиця 2.4

Розрахунки витрат на персонал

Витрати на персонал	Варінти участі персоналу у виставці
	1	2	3	4
Квиток	6000	6000	6000	4000
Віза	390	390	390	260
Страхування	540	340	420	300
Витрати на добові	3240	2040	2520	1800
Витрати на проживання	5400	3400	4200	3000
Всього	15570	12170	13530	9360
Перекладач	4050	4050	4050	4050
Всього разом з перекладачем	19620	16220	17580	13410

 

 

Завдання 3

 

Враховуючи витрати, необхідні  для участі персоналу у виставці і зробивши відповідні розрахунки вище запропонованих варіантів та звіривши їх з даними витрат на експозицію, можна прийти до висновку, що максимальна площа, яку може дозволити собі фірма становить 75 кв. м. В такому випадку залишок коштів на персонал складатиме 20 380$.

За ціновим критерієм  можливим є кожен варіант. Проте, за ефективністю виконаних робіт  та площею, що може бути залученою, найоптимальнішим, на мою думку, є варіант №2, оскільки найбільше навантаження покладається на робітників на основний період виставки, а для підготовки стендів на кошти, що залишилися, можна залучити спеціаліста  по презентаціях на 3 дні, що включають  період підготовки та перший день виставки (1 350$).

У підсумку, додавши витрати  на експозицію (34 620$), витрати на персонал, включно з витратами на послуги перекладача (16 220$), витрати на послуги спеціаліста по презентаціям (1 350$), отримуємо загальну суму витрат, що становить 52 190$. Залишок становить 2 810$, що дозволить витратити його на додаткову розширену рекламу у каталозі, що становитиме 1600$. Решту, 1 210$, залишено на непередбачувані витрати.

 

 

 

Завдання 4

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ТОВ «Квадро»

Іванов І.І.

________________ 17.03.12

 

План заходів підготовки до участі у міжнародній виставці «Експо»

 

№ п/п	Зміст діяльності	Відповідалтьний	Термін	Відмітка про виконання
1	Розрахунок кошторису	Нач. планового відділу	до 20.03.12
2	Підтвердження участі у виставці	Заступник	до 24.03.12
3	Реєстрація	Заступник	до 30.03.12
4	Плата реєстраційного збору	Гол. Бухгалтер	до 05.04.12
5	Визначення складу делегації	Заступник	до 10.04.12
6	Підготовка демонстраційних матеріалів	Нач. відділу маркетингу	до 15.04.12
7	Замовлення демонстраційної площі	Заступник	до 17.04.12
8	Розробка презентації підприємства	Заступник	до 15.04.12
9	Розробка брошур, буклетів	Нач. відділу маркетингу	до 18.04.12
10	Замовлення брошур, буклетів	Заступник	до 20.04.12
11	Внесення плати за друк	Гол. бухгалтер	до 22.04.12
12	Внесення плати за оренду 75 кв. м	Гол. бухгалтер	до 20.04.12
13	Підготовка делегатів до участі у виставці	Нач. відділу кадрів	до 25.04.12
14	Замовлення страх. полісу для делегатів	Заступник	до 30.04.12
15	Оплата полісу	Гол. бухгалтер	до 07.05.12
16	Замовлення робочої візи	Заступник	до 01.05.12
17	Оплата візи	Гол. бухгалтер	до 07.05.12
18	Замовлення квитків	Заступник	до 10.05.12
19	Внесення плати за квитки	Гол. бухгалтер	до 14.05.12
20	Бронювання номерів в готелі	Заступник	до 15.05.12
21	Передплата за проживання	Гол. бухгалтер	до 18.05.12
22	Замовлення транспорту в місті  проведення виставки	Заступник	до 25.05.12
23	Замовлення доставки	Заступник	до 01.06.12
24	Уточнення деталей проведення виставки	Заступник	до 01.06.12