Функции менеджмента

оценке процессов развития и достижения поставленных целей. Процесс  контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. С помощью контроля менеджер выявляет проблемы, причины их возникновения и принимает активные меры по корректировке отклонений от цели и плана деятельности.

В контроле можно выделить две стороны: организационную и поведенческую.

Организационная сторона  контроля. В ней выделяют четыре стадии:

1. Установление норм деятельности или стандартов, т. е. точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Она опирается на целевое планирование;

2. Отбор данных о фактическом состоянии дел как результат исполнения или измерения того, что было в действительности достигнуто за определенный период. При этом важно иметь необходимую информацию, используя как компьютерные средства, так и традиционные отчеты исполнителей и анализы статистики;

3. Оценка и сравнение достигнутого с ожидаемым результатом. Здесь главным становится установление факторов, которые определяют отклонение реальных результатов от первоначальных установок;

4. Выработка и осуществление корректирующего действия, если есть отклонения от первоначального плана. Возможен также и пересмотр ориентиров с целью сделать их более реалистичными и соответствующими ситуации. Здесь важно представление о том, где как и когда следует предпринять корректирующие действия, пока ситуация не переросла в кризисную.

Контроль должен, прежде всего, ориентироваться на результат, производиться своевременно, быть простым и экономичным. Отвечать существу проводимой работы.

Поведенческая сторона контроля. Человеческий фактор при контроле – это психологическая реакция подчиненных на контролируемые функции. Для многих людей контроль означает, прежде всего, ограничения, принуждение, отсутствие самостоятельности – все то, что не совпадает с представлениями о свободе личности.

Существует три основных вида контроля: предварительный, текущий  и заключительный.

            а) Предварительный контроль.

Этот   вид    контроля   называется   предварительным   потому,    что

осуществляется  до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления  предварительного контроля  является реализация  определенной  политики,  процедур,  правил  и  линий  поведения. Прежде всего,  он  применяется  по  отношению  к  трудовым,  материальным  и финансовым  ресурсам.  Предварительный  контроль  в   области   человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного  анализа  деловых  и профессиональных   навыков    и    отбора    наиболее    подготовленных    и квалифицированных людей. Во  многих  организациях  предварительный  контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения.

Контроль  материальных   ресурсов   осуществляется   путем   выработки стандартов минимально допустимых уровней качества  и  проведения  физических проверок соответствия  поступающих материалов этим  требованиям.  К  методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также  обеспечение их запасов на уровне достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим  средством  предварительного  контроля  финансовых  ресурсов является  бюджет  (текущий  финансовый  план),   который   позволяет   также осуществлять    функцию    планирования.    Бюджет    является    механизмом предварительного  контроля  в  том  смысле,  что  дает  уверенность:   когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут.

б) Текущий контроль.

Текущий   контроль осуществляется непосредственно в ходе  проведения  работ.  Текущий  контроль обычно   производится   в   виде   контроля    работы    подчиненного    его непосредственным начальником.

Текущий контроль не проводится  буквально  одновременно  с  выполнением  самой работы. Скорее он базируется  на  измерении  фактических  результатов, после проведения работы. Текущий  контроль основывается на  обратных  связях. Управляющие системы в  организациях имеют  разомкнутую  обратную  связь,  так как  руководящий  работник,  являющийся  по  отношению  к  системе   внешним элементом, может  вмешиваться  в  ее  работу,  изменяя  и  цели  системы,  и  характер ее работы.

в) Заключительный контроль.

Заключительный  контроль  осуществляется  после   того,   как   работа закончена  или  истекло  отведенное  для  нее  время.  Хотя   заключительный контроль и осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы  в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна  из них состоит в том, что заключительный контроль дает информацию,  необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается  проводить в будущем. Вторая функция заключительного  контроля  состоит  в  том,  чтобы способствовать мотивации.

В процессе контроля есть три  четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов и  принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется  комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих  временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме  показателей результативности объекта  управления для всех его ключевых областей, которые определяются при  планировании.

На втором этапе сравнения  показателей функционирования с  заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В  соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап - измерение  результатов - является обычно самым  хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая  измеренные результаты с заданными  стандартами, менеджер получает возможность  определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут  быть изменения некоторых внутренних переменных систем, изменение стандартов или невмешательство в работу системы. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен. Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция  контроля приобретает дополнительную степень сложности. Контроль на международном  масштабе является особенно трудным  делом из-за большого числа различных  областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных  руководителей в штаб-квартире организации  и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих  ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят. В связи с развитием общества и системы производства, появились новые функции. И сегодня к основным функциям прибавилась мотивация, стимулирование, гуманизация и корпоративность.

 

 

 

 

4. Мотивация

 

 

При планировании и организации  работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Мотивация как основная функция  менеджмента связана с процессом  побуждения себя и других людей к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей организации. Исследование поведения человека в труде дает некоторые общие объяснения мотивации и позволяет создать прагматические модели мотивации сотрудника на рабочем месте.

Мотив – это побудительная  причина, повод к деятельности. Побудить к деятельности можно обогатив идеями волю, знания, определив величину вознаграждения, связав его с результатом деятельности, а также выявив систему ценностей человека, удовлетворяя потребность власти в зависимости от способности человека влиять на других людей. Различные теории мотивации разделяют на две категории: содержательные и процессуальные. Содержательные теории мотивации в первую очередь стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы.  Чтобы понять смысл теории содержательной и процессуальной мотивации, нужно сначала усвоить смысл основополагающих понятий: потребности и вознаграждения.

Потребности - это осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Первичные потребности заложены генетически, а вторичные вырабатываются в ходе познания и обретения жизненного опыта. Потребности невозможно  непосредственно наблюдать или измерять. Об их существовании можно судить лишь по поведению людей. Потребности служат мотивом к действию. Потребности можно удовлетворить вознаграждениями. Вознаграждение - это то, что человек считает для себя ценным. Менеджеры используют внешние вознаграждения (денежные выплаты, продвижение по службе) и внутренние вознаграждения (чувство успеха при достижении цели), получаемые посредством самой работы. Теория мотивации представляет собой специальную область знаний, которая формировалась последовательно с начала 20 века. Содержательные теории мотивации в первую очередь стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы.

Виды мотивации:

Внешняя мотивация (экстринсивная) — мотивация, не связанная с содержанием определенной деятельности, но обусловленная внешними по отношению к субъекту обстоятельствами.

Внутренняя мотивация (интринсивная) — мотивация, связанная не с внешними обстоятельствами, а с самим содержанием деятельности.

           Положительная мотивация - мотивация, основанная на положительных стимулах.

Отрицательная мотивация – мотивация, основанная на отрицательных стимулах.

Согласно теории А.Macлoу  вce пoтpeбнocти чeлoвeкa мoжнo paздeлить на пять гpyпп:

1. физиoлoгичecкиe пoтpeбнocти — нeoбxoдимыe для выживaния;
2. пoтpeбнocти в бeзoпacнocти и yвepeннocти в бyдyщeм;
3. coциaльныe пoтpeбнocти — пoтpeбнocти в пpичacтнocти к кaкoмy-либo чeлoвeчecкoмy cooбщecтвy, гpyппe людeй;
4. пoтpeбнocти в yвaжeнии, пpизнaнии;
5. пoтpeбнocти caмoвыpaжeния.

Рacпoлaгaя пoтpeбнocти в видe cтpoгoй иepapxичecкoй cтpyктypы, Мacлoy пoкaзывaл, чтo пoтpeбнocти низшиx ypoвнeй (физиoлoгичecкиe и пoтpeбнocти в бeзoпacнocти) тpeбyют пepвooчepeднoгo yдoвлeтвopeния. Пpeждe чeм пoтpeбнocть cлeдyющeгo ypoвня cтaнeт нaибoлee мoщным oпpeдeляющим фaктopoм в пoвeдeнии чeлoвeкa, дoлжнa быть yдoвлeтвopeнa пoтpeбнocть бoлee низкoгo ypoвня (пpичeм нeoбязaтeльнo пoлнocтью). Мeнeджepy нeoбxoдимo нaблюдaть зa пoдчинeнными, чтoбы oпpeдeлить, кaкиe aктивныe пoтpeбнocти движyт ими.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Существуют следующие  основные функции менеджмента, общие  для любых организаций: планирование, организация, мотивация и контроль, к ним относят также подфункцию координации, обеспечивающую согласование и взаимодействие остальных функции.

При выполнении каждой функции  решаются определенные задачи. Для  функции планирования важным является постановка целей, составление плана работы. Функция организации – управление выполнением обще групповых целей. Мотивация – знание и учет потребностей работников, своих возможностей. Функция контроля – обнаружение и предупреждение проблем в доброжелательном ключе. Но все они имеют  две  общих  характеристики:  все  они  требуют  принятия решений, и  для  всех  необходима  коммуникация,  обмен  информацией,  чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать  это  решение понятным для других членов организации.  Из-за  этого,  а  также  вследствие того,  что  эти  две  характеристики  связывают  все  четыре  управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и  принятие  решений называют процессом.

Принятие  решений  -  это  выбор  того,  как   и   что   планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих  чертах  именно это составляет основное содержание деятельности руководителя.

Для эффективного управления организацией необходимо выполнение всех функций в комплексе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Ботавина, Р.Н. Этика менеджмента: учебник/ Н.Р. Ботавина.-М.: Финансы и статистика, 2002.- 255с.

2. Сетков, В.И. Основы общего менеджмента: учебник/ В.И. Сетков.-М.: ИНФРА-М, 2003.- 278с.

3. Вачугов, Д.Д., Березкина, Т.Е., Кислякова, Н.А. Основы менеджмента: учебное пособие / Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.А. Кислякова/под ред. Д.Д. Вачугова. - 2-е изд.- перераб. и доп.-М.: Высшая школа, 2005.-288с.

4. Веснин, В.Р. Основы менеджмента: учебник /В.Р. Веснин. - 4-е изд., испр. и доп.-М.: Элит, 2004.-279с.

5. Виханский, О.С., Наумов, А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процессы: учебник/ О.С. Виханский, А.И. Наумов.-М.: Гардарика, 2002.- 302с.

6. Основы менеджмента: современные технологии: учеб. пособие / под ред. М.А. Чернышева.-М.: ИКЦ «МарТ», 2003.- 358с.

7. Румянцева, З.П. Общее управление организацией. Теория и практика: учебник/ З.П. Румянцева.-М.: ИНФРА-М, 2005.- 402с.