Функции управления

Функция управления – часть процесса управления, которая выделяется по содержанию или специализации работ.

Содержание и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации и ее размеров, от сферы ее деятельности, от уровня в управленческой иерархии, от функций внутри организации и др. факторов. Однако, несмотря на все разнообразие, как на это обратил внимание еще в 1916 г. А. Файоль, для всех процессов управления в организации характерны 4 основных функции управления, которые взаимосвязаны между собой:

• 1. планирование, заключающееся в выборе целей и плана действий по их достижению;
• 2. организация, посредством которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними;
• 3. руководство, состоящее в мотивировании исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей;
• 4. контроль, заключающийся в соотнесении реально достигнутых результатов с теми, которые были запланированы.

Управление - это сложный, непрерывный процесс, предусматривающий  выполнение следующих функций: планирования, организации деятельности, мотивации  и контроля. Реализация управленческих функций направлена на достижение эффективной  работы предприятия. Менеджмент, хотя и играет вполне определенную роль в организации, тем не менее, как  бы пронизывает всю организацию, касаясь и затрагивая практически  все сферы ее деятельности. Однако при всем многообразии взаимодействия менеджмента и организации можно  достаточно четко установить границы  деятельности, которая составляет содержание менеджмента, а также достаточно четко определить субъектов управленческой деятельности - менеджеров.

Выделяют пять общих функций  управления:

- планирование (выбор целей  и план действий по их достижении;

- организация (распределение  задач между подразделениями  или работниками и установление  взаимодействия между ними;

- мотивация (стимулирование  исполнителей к осуществлению  запланированных действий и достижению  поставленных целей;

- контроль (соотнесение реально  достигаемых или достигнутых  результатов с запланированными);

- координация (обеспечивает  соответствие и согласованность  между различными частями управляемой  системы путем установления рациональных  связей).

Следует заметить, что перечисленные  общие функции управления весьма близки к административным операциям .Указанные общие функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений.

1.3 Основные характеристики функций управления менеджмента

Планирование - это первая, важнейшая функция процесса управления, представляющая собой процесс разработки плана, определяющего то, что нужно  сделать (достичь) и какими методами, сообразуясь со временем и пространством.

Если плановые показатели недостаточно обоснованы, то, как бы хорошо организация ни работала на последующих этапах, результат будет  низким. Поэтому от правильно сформулированных планов в значительной мере зависит  качество управления.

Функция планирования призвана ответить на следующие вопросы:

- где мы находимся в настоящее время? Менеджеры должны оценить сильные и слабые стороны организации в основных ее областях (финансы, персонал, маркетинг, НИОКР), чтобы определить, чего может реально добиться организация;

- куда мы хотим двигаться? Менеджеры должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, определить, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению;

- как мы собираемся сделать это? Менеджеры решают, что должны делать члены организации для достижения целей.

Планирование можно классифицировать по следующим признакам:

- по степени охвата;

- по предмету планирования; 

- по сфере функционирования;

- по срокам;

- по содержанию планирования и т.д.

Основные задачи планирования деятельности организации:

- выбор оптимальной стратегии деятельности организации на основе прогнозов альтернативных вариантов;

- обеспечение устойчивости функционирования и развития организации;

- формирование оптимального по номенклатуре портфеля инноваций и инвестиций;

- комплексное обеспечение выполнения планов;

- формирование организационно-технических и социально-экономических мероприятий, обеспечивающих выполнение планов;

- координация выполнения планов по заданиям, исполнителям, ресурсам, срокам и качеству;

- стимулирование выполнения планов.

Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время  выполнения работ, необходимые для  достижения поставленных целей. Соответственно, планирование включает:

- анализ ситуации и  факторов внешней и внутренней  среды;

- установление целей и  задач;

- разработку стратегий,  программ и планов для достижения  целей;

- оценку альтернативных  вариантов плана;

- определение необходимых  ресурсов и их распределение  по целям и задачам;

- доведение планов до  всех, кто их должен выполнять  и кто несет ответственность  за их реализацию.

В целом функция планирования осуществляется в современных организациях на двух уровнях: стратегическом и оперативном.

Из стратегического планирования вытекает оперативное (обычно годичное) планирование, которое строится достаточно детально. В соответствии с этим планом по каждому направлению деятельности организации определяется объем  деятельности, составляются планы по привлечению рабочей силы и капитальных  вложений, планы выпуска продукции. Годовой план детализирует планы  производства и сбыта поквартально и помесячно. При этом каждое подразделение  ежемесячно уточняет прогнозы продажи  и затраты и приводит свои планы  в соответствие с этими уточнениями.

Следующей функцией менеджмента  является организация. Задачи организации:

- деление организации на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий;

- формирование организационной структуры организации, налаживание взаимодействия ее элементов;

- создание условий для формирования определенной организационной культуры организации;

- организация выполнения принятых решений;

- текущая организация производственного, торгового и иных процессов;

- обеспечение деятельности организации всеми видами ресурсов;

- преобразование (реорганизация) системы в ходе развития из менее организованного состояния в более организованное (техническое перевооружение, реконструкция предприятия и т.д.).

При этом важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация, документы. Если операция направлена на изменение параметров предмета труда, то процесс является основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся накопление, контроль и передача предмета труда, к вспомогательным - операции, в результате которых создаются нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов.

Основными условиями рациональной организации управленческих процессов  являются: пропорциональность; непрерывность; наличие целей; эластичность действий; устойчивость; разделение труда; кооперация труда; соблюдение норм управляемости; делегирование обязанностей и полномочий; параллельность; прямоточность (информационных потоков); ритмичность; концентрация однородных предметов труда в одном месте; гибкость процессов

Так, при пропорциональности достигается равная пропускная способность  разных рабочих мест одного процесса, соразмерное обеспечение рабочих  мест информацией, материальными ресурсами  и т.д.; при параллельности - совмещение операций во времени, при прямоточности - оптимальный путь прохождения предметов труда, информации и т.д.; при ритмичности - равномерность выполнения управленческих процессов во времени; при непрерывности - максимальное использование рабочего времени для выполнения управленческих процессов и т.д.

Для соблюдения этих условий  необходимо повышать повторяемость  процессов и операций, что достигается  путем унификации и типизации  разнохарактерных частичных процессов.

Важное условие рациональной организации управления - делегирование  менеджером полномочий подчиненным, которые  будут принимать решения в  порученных им областях.

Делегирование означает передачу задач и прав на принятие решений  лицу, которое принимает на себя обязанность по их выполнению. Делегирование  имеет фундаментальное значение для функционирования организации  и роста эффективности управления.

Процесс делегирования полномочий включает следующие действия:

- определение отдельных результатов;

- определение обязанностей;

- делегирование необходимых полномочий и возложение обязанностей по достижению необходимых результатов.

Следует заметить, что понятие  «организация» (в рассматриваемом  смысле) имеет противоположное ему  по содержанию понятие «дезорганизация», которое означает переход от «порядка»  к «беспорядку», от порядка более  высокого уровня к порядку более  низкого уровня. Дезорганизация - это  тоже организация, но со знаком минус. Она «страшна» для существующей системы. Для нее дезорганизация - угроза, «болезнь», упадок. Лишь для  реорганизуемой организации (системы) дезорганизация позитивна.

Мотивация - процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения целей организации  и личных целей.

Руководители всегда мотивировали своих работников, осознавали они  это или нет. В древние времена  для этого служили хлыст и  угрозы, для избранных - награды.

До XX в. было распространено мнение, что люди будут работать лучше, если им предоставить возможность зарабатывать больше. Считалось, что мотивация в основном заключается в предложении соответствующих денежных вознаграждений в обмен на прилагаемые усилия. Однако последующие исследования выявили экономическую несостоятельность такого подхода и показали, что мотивация является результатом сложной совокупности потребностей. Для того чтобы мотивировать работников, руководителю следует определить их потребности, которые удовлетворяются через хорошую работу.

Методы управленческой мотивации  можно разделить на:

- методы экономической  мотивации - зарплата, премия, льготы, проценты, участие в прибылях, пакет  акций, доплата и др.;

- методы социальной мотивации  - общественное признание, благодарность,  восхищение, обожествление, презрение  и т.д.;

- методы психологической  мотивации - ощущение собственной  значимости, безразличие, ущербность, ненужность и проч.;

- методы властной мотивации  - повышение в должности, предоставление  дополнительных полномочий и  т.д.;

- социально-психологические  методы - повышение социальной активности, обмен опытом, критика, деловая,  управленческая и профессиональная  этика и т.д.;

- методы моральной мотивации  - личное или публичное признание,  похвала и критика; метод проектирования  и перепроектирования (обогащения) работ;

- метод вовлечения сотрудника  в управление;

- методы изучения мотивации  и мотивов;

- экспериментальные методы;

- методы оценки поведения  и его причин со стороны;

- методы изучения (беседа, опрос, анкетирование) и проч.

Мотивацию можно рассматривать  двояко, как:

- определение и создание условий, причин, побуждающих к эффективному труду с учетом потребностей, психологии, поведения человека и группы;

- процесс, начинающийся с физиологической или психологической нехватки или потребности, которая активизирует поведение или создает побуждение, направленное на достижение цели или получение вознаграждения.

При этом процесс мотивации  можно представить в виде шести  следующих одна за другой стадий:

- возникновение потребности;

- поиск путей устранения потребности;

- определение целей (направления) действия;

- осуществление действия по удовлетворению потребности;

- получение вознаграждения за осуществление действия;

- удовлетворение, устранение потребности.

Мотивы - это то, что вызывает определенные действия человека и находится  «внутри» него, их можно классифицировать по следующим основаниям: по видам  активности; по времени проявления; по видам потребностей человека; по установкам личности; по структуре; по функциям; по ведущему мотиватору.

Процесс мотивации объясняют прежде всего содержательные теории мотивации. В них выявляются основные потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы.

По теории американского  психолога А. Маслоу (1908-1970) .Он считал, что потребности нижних уровней влияют на поведение человека прежде, чем потребности более высоких уровней. В каждый конкретный момент человек стремится к удовлетворению той потребности, которая для него является более важной или сильной. Потребность следующего уровня станет наиболее мощным фактором в поведении человека, когда будет удовлетворена потребность более низкого уровня.

Очевидно, что система  мотивации или стимулирования труда  работника должна учитывать элементы всех рассмотренных теорий. Действия по мотивации должны включать экономическое  и моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого  потенциала работников и их саморазвития. Осуществляя эту функцию, менеджеры  должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива. К ним в  первую очередь относятся: