Офис управления проектами (ОУП)
– структурное подразделение компании,
создаваемое и развиваемое для решения
задач:
- выполняется аудит проектного управления, тест зрелости управления проектами и, при необходимости, разработка методологии управления проектами и дорожной карты;
- определяется организационная структура проектного офиса и схемы карьерного
роста, программ мотивации и сертификации
для менеджеров проектов;
- планируется и реализуется физический офис, адаптированный для продуктивной работы проектных команд;
- выполняется автоматизация управления проектами и внедрение инструментов групповой
работы над проектными задачами (видеоконференцсвязь,
система электронного документооборота
и др.);
- методическое обеспечение, участие в формировании и эффективной координации стратегического портфеля проектов компании как средства достижения ее стратегических
целей, повышения конкурентоспособности
и капитализации на рынке
- проводится обучение персонала принципам работы проектного офиса и взаимодействия с ним;
- выполняется постоянное совершенствование процессов и технологий проектного офиса в соответствии с требованиями
компании и рынка.
Важными задачами, стоящими перед
руководством ОУП, становятся
- определение прав и обязанностей членов команды проекта,
- оценка загрузки работой персонала,
- делегирование полномочий
- разработка правил взаимодействия
между подразделениями.
- формализация информационных
потоков,
- разработка схемы проектного
документооборота
- разработка шаблонов основных
документов.
Задачами являются также:
- информационное обеспечение сотрудников предприятия по вопросам связанным с действием международных
и национальных регламентов и стандартов
в области систем и инструментов управления
проектами.
- помочь функциональным подразделениям
предприятия в ситуации избытка разнообразных
данных добиться общего успеха в завершении
выполняемых ими проектов. Для этого им
надо уметь измерять и оценивать результаты
каждого проекта.
- обеспечения контроля соблюдения
требований к процессам управления проектами,
установленных регламентами и корпоративными
стандартами предприятия.
- сопровождения, контроля эффективности
работы и непрерывного улучшение СУП.
- формирование сбалансированного
портфеля проектов с учетом значимости
и наличия ресурсов для выполнения проектов.
- выявление системных проблем
в управлении проектами и оказании помощи
в их устранении.
- подготовки консолидированной
отчетности для руководства по портфелю
проектов.
- оптимизации и координации
делопроизводства при ведении проектов.
- получения и обработки проектной
статистики выполнения проектов, что обеспечивает
использование опыта предыдущих проектов,
и облегчаетт усовершенствование планирования
эффективности и увеличения уровня дисциплины
выполнения.
- вести бухгалтерский учет всей
проектной документации.
- участие в разработке, совершенствовании и применении единого стандарта управления проектами компании
- повышение квалификации и уровня компетенции участников проектов
- поддержка и обновление корпоративных
стандартов;
- контроль за исполнением стандартов;
- стандартизация отчетности;
- выступать в роли наставника в целях повышения квалификации руководителей проектов. Проводить
обучение и консультации руководителей
проектов в составе организации;.
- регулярная аттестация и верификация
специалистов с целью повышения общего
уровня корпоративной культуры компании
и уровня зрелости в области управления
проектами
- формирование, актуализация
и совершенствование корпоративной базы
знаний, нормативной базы и технологических
решений
Проектный офис также несет ответственность
за
- эффективное использование информационных систем (без них немыслимо современное проектное управление)
- формирование необходимых
компетенций у сотрудников компании.
- созданные в процессе работы
документы обязательно необходимо сохранить.
ПРОФ – бесценный помощник руководителей
проектов:
- помогает правильно инициировать проект,
- оценить имеющиеся ресурсы,
- обеспечить ресурсами новые проекты,
- подобрать команду.
- отслеживает продвижение проекта, его успешность, значимость,
- проверяет на соответствие стратегии и целям компании,
- при необходимости меняет приоритеты.
- помогает своевременно принять решение
о закрытии проекта и сделать это максимально
корректно:
- распустить команду,
- оценить результаты,
- подвести итоги
- извлечь уроки.
В результате создания проектного офиса
получают внутреннюю постоянно развивающуюся
структуру (от нескольких специалистов
до десятков, в зависимости от количества
и масштабов проектов) — эффективный инструмент
качественной реализации всех внутренних
и внешних проектов организации.
К числу полезных для предприятия
результатов от создания и внедрения
ОУП следует отнести создание
принципов, средств и методов, способствующих
применению количественных подходов к
управлению содержанием, стоимостью и
сроками выполнения проектов.
Для успешного выполнения этих задач
проектный офис должен быть вооружен
математическими инструментами
и программными средствами для поддержки
функциональных компонентов своей работы,
включая инвестиционное планирование,
управление проектами, управление ресурсами,
совместную работу, анализ и управление
ключевыми показателями эффективности
для создания модели развития проекта
и принятия обоснованных управленческих
решений.
Использование инструментов, позволяющих
сравнивать показатели проектов на стадии
планирования портфеля; поддерживать
коммуникации между лицами, заинтересованными
в успехе проектов; консолидировать
проектную информацию в отчеты для высшего
руководства, позволит организации найти
эффективные способы повышения качества
принятия управленческих и организаторских
решений, а также оценить эффективность
проектной деятельности компании в целом.
Таким образом, можно сделать
вывод, что проектный офис является
внутренним центром компании, которому
поручают управление проектом для достижения
определенных целей. Они создаются
для повышения доли успешных проектов
и внедрения общепринятой практики.
Проектные офисы могут
обеспечить экономию денег организации,
улучшая управление ресурсами, сокращая
число провалов проектов и поддерживая
те из них, которые предлагают наибольшую
окупаемость.
Но проектные офисы
не являются панацеей от проблем, связанных
с проектами, включая борьбу с нынешним
прохладным бизнес-климатом. Нет единого
рецепта успеха — важно, что структура
проектного офиса напрямую зависит от
корпоративной культуры компании. Они
также не принесут компаниям быстрых результатов
или немедленной, поддающейся количественному
определению экономии. Компании, в которых
есть проектные офисы, сообщают, что они
вовсе не обязательно позволяют получить
простые в использовании методы оценки
производительности и сокращения расходов.
В исследовании, проведенном CIO и Институтом
управления проектами (Project Management Institute,
PMI) 74% респондентов сказали, что меньшие
затраты не были преимуществом их проектных
офисов. Тем не менее опрашиваемые все-таки
сообщили о выгоде формирования проектного
офиса, даже если поддающийся количественному
определению коэффициент окупаемости
инвестиций (ROI) незначителен. [Оуэн
Джон Служебная дисциплина: зачем нужен
проектный офис «Директор ИС», № 12, 2003]
Из 450 опрошенных 303 (67%) сказали, что
в их компаниях есть проектный
офис; половина из них отметили, что
проектный офис увеличил долю успешных
проектов, 16% утверждали, что доля успешных
проектов осталась без изменения и 22% не
знают или не следят за этим показателем.
Существует также связь между
временем работы проектного офиса
и долей успешных проектов: чем дольше,
тем лучше. В то время как 37% тех, кто имел
проектный офис меньше года, сообщили
о возросшей доле успешных проектов; те,
чей проектный офис работал более четырех
лет, заявили о 65-процентном росте доли
успешных проектов. Согласно опросу, существуют
две основные причины для создания проектного
офиса: стремление повысить долю успешных
проектов и внедрение общепринятой практики.
По сведениям, указывающим на важность
проектных офисов, опрошенные руководители
компаний из 39% респондентов сказали, что
проектный офис — это стратегический
объект, работающий на корпоративном уровне,
он устанавливает нормы проектов по всему
предприятию и поддерживается топ-менеджерами.
Те, кто имеет опыт работы в проектных
офисах, предостерегают об опасной
тенденции изначально создавать административные
организации с ролями, сосредоточенными
либо на одобрении и отклонении проектов,
либо на проверке проектов на соответствие
процессам и показателям.
Функции ОУП
Как показывает практика, функции
проектного офиса могут варьироваться
в широких пределах. Его место в ролевой
структуре управления проектами и организационной
структуре компании зависят от требований
самой организаций:
- важности управленческих задач для менеджмента,
- опыта, накопленного по управлению проектами;
- уровня зрелости существующей системы управления проектами
- размера и темпа развития компании;
- компетенций и уровня имеющихся навыков, как руководителей, так и рядовых сотрудников;
- экспозиции и уровня поддержки проектного управления в целом, со стороны топ-менеджеров
и руководства компании.
Обязанности в проектном офисе
широко варьируются от обеспечения
расчетной палаты управления проектом
наилучшим инструктажем до сопровождения
обзоров формального управления
портфелями. В некотором смысле
то, что делает ОУП, зависит от того, насколько
инновационной организация хочет быть.
Основными функциями деятельности ОУП могут
являться:
- контроль качества процессов управления проектами;
- участие в решении ресурсных конфликтов, определение компетенции сотрудников с использованием
базы данных по навыкам ресурсов;
- контроль и согласование межфункциональных и межпроектных связей;
- содействие в решении проблем с использование административного ресурса;
- сбор накопленного опыта для использования в будущих проектах;
- регулярный аудит текущих проектов;
- анализ запросов и предложений сотрудников по улучшению качества процесса управления проектами;
- распространение терминологии управления проектами;
- обучение сотрудников по методологии ведения проектов и программному обеспечению по управлению
проектами и документооборотом;
- поддержка информационной системы управления проектами;
- регулярная отчетность.
Как отдельная единица, ОУП может
быть создан для реализации конкретного
проекта и в этом случае решает
задачи, связанные с ним, и расформировывается
по завершении проекта. В других случаях функции проектного офиса сводятся
к централизации и координации управления
всех относящихся к нему проектов. В зависимости
от решаемых задач в функции офиса могут
входить:
- сбор и анализ информации о продвижении проектов;
- учет и эффективное распределение ресурсов между проектами;
- стандартизация проектной документации;
- организация человеческих ресурсов менеджеров проектов;
- стратегическое управление проектами и их планирование.
- решает вопросы по управлению проектами,
- осуществляет методологическую (зачастую техническую) поддержку процессов управления проектами внутри организации
- содействует достижению запланированных результатов того или иного проекта.
- обучение сотрудников, задействованных на проектах организации
- аудит проектного управления, с целью выявления тонких мест и применения к ним необходимых, корректирующих мер.
- занимается развитием подходов и процессов управления проектами в организации..
- внедрение, развитие и сопровождение (методологическая и техническая
поддержка) корпоративной системы управления
проектами (КСУП), в рамках которой формируется
сам Офис Управления проектами, разрабатывается
регламент управления проектами (в т.ч.
шаблонов документов) на основе лучших
мировых практик и методологий и внедряется
Информационная система управления проектами
(ИСУП).
- рассмотрение и утверждение запросов на реализацию проектов и программ, выделение финансирования.
- выработка и прививание общего языка, применяемого при проектном управлении с целью развития взаимопонимания
и для осознания протекающих внутренних
процессов, взаимосвязей по управлению
проектами.
- периодическое проведение обучения сотрудников организации выработанному подходу к управлению проектами и новым внедряемым технологиям в данных областях знаний.
- аудит и аттестация сотрудников компании в части знаний и навыков по управлению проектами, что позволяет закреплять внедренные процессы и приобретенный практический и теоретический опыт.
- выделение сотрудников на проекты (руководителей проектов или администраторов
проектов), что приводит к централизованному
управлению этими проектами.
- контроль исполнения проектов и программ (портфеля проектов в целом), мониторинг статусов и всех основных показателей проектов с целью достижения запланированных результатов.
- управление (расстановка и актуализации в соответствии с процессами , прописанными во внедренной методологии управления проектами) приоритетами по Портфелю проектов и на конкретных проектах в частности.
Функциями Проектного
офиса является набор из следующих элементов
[Гребнёв Я. Управление проектами в компании
через Проектный офис]
- организация комплексного управления проектами в компании
- обеспечение эффективности управления проектами в компании
- разработка, внедрение, актуализация методологии управления проектами
в компании
- разработка, внедрение, актуализация регламентов управления проектами в компании (методики, регламенты бизнес-процессов, порядки, процедуры, положения, шаблоны документов и пр)
- планирование, распределение и контроль ресурсов, необходимых для выполнения
проектов в компании
- согласование проектов с вышестоящими коллегиальными органами (топ-менеджментом, собственниками) компании
- ведение отчетности по управлению проектами
- обучение, коучинг и сопровождение работы менеджеров проектов, а также персонала компании,
вовлеченного в выполнение проектов
- непосре<span class="dash041a_043e_043d_0446_0435_0432_0438_0447__Char" style=" text-deco