Теория менеджмента

Информационный обмен  облегчают:

краткость, ясность, недвусмысленность  сведений;

постоянный контроль над  их содержанием, процессами передачи и  приема;

координация процессов обработки  информации и др.

Кроме того, существует эффективный  способ регулирования количества информации, направляемой к руководителю (менеджеру) - это работа по методу отклонений, суть которого заключается в следующем: если производственные процессы, хозяйственные  операции, трудовая деятельность коллектива проходят в соответствии с установленным  режимом, графиком или другими нормативными документами, то в этом случае не требуется  каких-либо управленческих воздействий, и информация к руководителю не поступает.

Поступает она лишь тогда, когда произошли те или иные отклонения от нормального ритма, и используется для принятия необходимого решения.

Метод отклонений снижает  объем поступающей информации в  десятки раз.

Работа по методу отклонений:

- позволяет экономить  время руководителя (менеджера) и  создает ему возможность заниматься  более важными проблемами;

- сокращает бумажный поток  к руководителю и направляет  значительную часть его по  соответствующим каналам к подчиненным;

- сокращает количество  решений, которые ежедневно приходится  принимать руководителю и тем  самым уменьшает нагрузку на  его нервную систему;

- повышает обоснованность  решений и предотвращает повторение  прошлых ошибок;

- обеспечивает более эффективное  использование квалифицированных  кадров;

- улучшает связи между  отдельными подразделениями предприятия.

В то же время работа по методу отклонений может развить у руководителя и формализованный подход к делу. При отсутствии значительных отклонений от нормы она может породить у него обманчивое чувство безопасности, а это в условиях конкуренции может привести к очень серьезных последствиям, и, наконец, этот метод почти не позволяет учесть опасные колебания в таком факторе, как, например, поведение персонала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Контролирующая деятельность менеджера

Контролирующая роль менеджера  связана уже не столько со сбором и распространением информации, сколько  с ее использованием, когда управленец использует ее для того, чтобы подтолкнуть  или спровоцировать подчиненных  к определенным действиям. Существует три основных способа решения  этой задачи: менеджер создает системы, выстраивает структуры и дает указания. И каждый из них направлен  на установление контроля над трудом других людей, особенно если он связан с размещением ресурсов.

Первый способ, создание систем, является наиболее общим и  одновременно самым близким к  процессу мышления. Менеджеры часто  принимают на себя обязанности по созданию и обеспечению функционирования подобных систем в своих организационных  единицах, включая системы планирования и контроля.

Второй способ представляет собой определенное выстраивание структуры  организационной единицы. Распределяя  поручения и выстраивая определенную иерархию, менеджер осуществляет управление пассивным образом, через информационный процесс. Поскольку сотрудникам  известны их обязанности, это, как ожидается, должно побуждать их к определенным действиям.

Третий способ - выдача директивных  указаний - является самым непосредственным из трех, он ближе всех к людям  и действиям, хотя и носит при  этом информационный характер. Менеджер выносит решение: он осуществляет конкретный выбор и отдает распоряжение, что, как правило, сочетается с соответствующим  делегированием частичной ответственности, авторизацией определенных полномочий. Менеджер управляет через информацию, побуждая людей к тем или иным действиям.

К менеджеру, который постоянно  работает с информацией, предъявляется  ряд определенных требований. В частности, менеджер должен обладать:

1) Познавательными умениями, то есть он должен уметь

а) выделять главное в  потоке информации, использовать «свернутые»  записи (заметки, тезисы, конспекты  и др.);

б) выявлять связи между  явлениями;

в) формулировать гипотезы, намечать пути их проверки;

г) производить анализ, синтез, обобщение полученных знаний.

2) Проектировочными умениями:

а) формулировать цель получения  информации и отдавать себе отчет  в требованиях к деятельности менеджера в современных условиях;

б) формулировать цели работы над различными источниками информации;

в) прогнозировать, к каким  результатам и с помощью каких приемов можно прийти;

г) определять задачи, темп и  ритм работы.

3) Конструктивными умениями:

а) вычленять самое главное  из потока информации кратко, сжато, своими словами и с элементами цитирования;

б) цитировать, аннотировать, реферировать, рецензировать;

в) делать выводы и обобщения;

г) составлять план или тезисы своих действий.

4) Коммуникативными умениями:

а) формулировать вопросы  по изучаемому явлению, информации;

б) внимательно воспринимать устные сообщения и анализировать  их;

в)строить логически законченное мнение по изучаемому вопросу, заключением и выводами;

г) высказывать собственное  отношение к прочитанному, формулировать и аргументировать свою оценку книги или статьи.

5) Организаторскими умениями:

а) организовывать контакты с другими людьми для достижения искомых целей в русле деятельности;

б) развивать в процессе работы свои знания, умения и навыки, необходимые для дальнейшей успешной деятельности;

в) организовывать накопленную  в процессе работы информацию таким  образом, чтобы по окончании чтения, ею можно было бы воспользоваться  и ряд других Казначевская Г.Б. Менеджмент: Учебник для вузов. - М.: Высшее образование, 2005. С. 218. .

Говоря о контролирующей деятельности менеджера нельзя не упомянуть  и еще об одной очень важной его обязанности - контроль за обеспечением сохранности информации, обеспечение ее защиты. Вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки со стороны менеджера должно уделяться большое внимание.

С точки зрения защищенности всю управленческую информацию делят  на семь классов: первый - наличие развитой службы безопасности; второй - наличие  полного набора механизмов защиты на нескольких ступенях; третий - защита при  большом количестве субъектов и  объектов, имеющих доступ к информации; четвертый - защита электронной передачи данных; пятый - защита распределенных информационных сетей; шестой - защита локальных информационных сетей; седьмой - минимальные требования к защищенности.

Систему управления можно  считать защищенной, если все операции выполняются в соответствии со строго определенными правилами, которые  обеспечивают непосредственную защиту объектов, ресурсов и операций.

Политика безопасности - это конфиденциальность, целостность  и готовность. Вероятные угрозы для  управленческой информации связаны  с несанкционированным доступом, перехватом информации в каналах  связи, кражей документации, уничтожением информации, ошибками в работе, разрушением  информации вирусами, ошибками в программах обработки данных, техническими неисправностями  в компьютерных сетях, фальсификацией сообщений.

Искажение информации происходит при случайных ошибках персонала  при первичном учете, ошибках  при переработке информации, повреждении  информации компьютерными вирусами.

Угроза раскрытия заключается  в доступности информации конкурентам, что может привести к экономическим  потерям организации. Раскрытие  может произойти на всех стадиях  использования, переработки и передачи информации.

Потеря целостности заключается  в нарушении части информации, что приводит к потере полезности всего массива данных.

Безопасность информации обеспечивается комплексом специальных  мероприятий по правилам использования, доступности со стороны персонала, процедур компьютерной обработки. Мерами защиты могут быть проверка подлинности  информации, применение цифровой подписи  на сообщениях, использование биометрических характеристик для контроля, применение электронных карт, использование  антивирусной защиты, контроль целостности  информации, резервирование, регламентирование  правил и способов защиты документов, наличие инструкций для пользователей  информации, ограничение доступа  к архивам, сокращение привилегий для  пользователей информации.

3. Роль информационных систем управления в информационной деятельности менеджера

В последней четверти XX в. общественное производство в целом  и отдельные предприятия нашей  страны развивались в направлении  автоматизированных систем управления (АСУ). Особенно бурно этот процесс  стал протекать после выпуска  ЭВМ третьего поколения на интегральных схемах. Если в 1970 г. в нашей стране действовало 200 АСУ на крупных предприятиях, то уже к 1980 г. их насчитывалось около 1500. Сегодня информационная система  хорошо развита и охватывает не только крупные предприятия, но и большинство  средних и даже мелких. Услугами информационной системы пользуются повсеместно. Созданы крупные комплексы спутниковой связи, информационно-вычислительные центры, автоматизированные системы управления технологическими процессами. Информационная система - это комплекс взаимосвязанных технических устройств связи, объединенных в единое целое.

С помощью информационных систем осуществляется управление производством, обменом, финансами, подготовкой кадров в учебных заведениях, научными исследованиями и т.д. Во всех экономически развитых странах фирмы эффективно применяют  информационную систему управления (ИСУ). Это дает возможность руководителям  быстрого взаимодействия между собой, ускоряет процесс выработки и  принятия необходимых решений.

На отечественных предприятиях с помощью информационных систем решаются многие вопросы технической  и технологической подготовки производства, конструкторские и нормативные расчеты, экономические обоснования, планирование и учет. Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры по оценке деятельности предприятия.

Информационная система  управления - это постоянно действующая  система взаимосвязи людей, технических  средств и методических приемов, предназначенная для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения  актуальной, своевременной и точной информации для использования ее распорядителями с целью совершенствования  планирования, претворения в жизнь  и контроля мероприятий, осуществляемых организацией Басовский Л.Е. Менеджмент, Учебное пособие. - М.: ИНФРА -М, 2003. -С.139..

ИСУ обычно включает следующие  подсистемы: внутренней отчетности, сбора  внешней информации, анализа информации.

Такая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем  и предполагаемом будущем, отслеживать  все существенные события внутри организации и вне нее. Общей  целью ИСУ является обеспечение  эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям  в нужное время.

Информационные системы  могут быть простыми и сложными.

При простой системе происходит доставка информации от места ее возникновения  до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или  через средства сигнализации как  одноразовое сообщение. Она свойственна  низшей ступени управления - например: рабочее место - мастер.

Более распространены сложные  информационные системы соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

 

Информационные системы  также различаются:

- по степени обработки  информации: централизованные и  децентрализованные;

- по степени охвата  информацией: комплексные и локальные.  Комплексные информационные системы  охватывают весь комплекс служб  предприятия, тогда как локальные  предназначены для определенных  функций управления.

Компьютеры и современные  информационные технологии многократно  повышают эффективность ИСУ. Например, директор супермаркета может получать почасовую, ежедневную, еженедельную или  ежеквартальную информацию о том, какие  товары продаются, по какой цене, в  каких количествах, каковы остатки, что нужно заказать, каковы текущие  затраты и доходы, какими они могут  быть в следующем году и многое другое. Большая часть этой информации получается автоматически. Например, продажи  и доходы фиксируются, когда кассир-контролер  с помощью кассового аппарата считывает записанную на упаковке шифрованную  информацию о товаре.