Отчет по практике в Управлении Федеральной налоговой службы по Саратовской области

Документы, изданные совместно, должны иметь одну (единую) дату. Так, если авторами документа являются несколько структурных подразделений Управления,   то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 16.03.2005. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом:

письмо < наименование автора документа > от 16.03.2005  №  < … >.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 01.02.2005. Допускается словесно – цифровой способ оформления даты, например: 27 января 2005 года.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа – цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав обязательно входят индекс дела по номенклатуре и порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов. Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например:

03−10/543,

               где  (03−10) − индекс дела по номенклатуре дел

543 − порядковый номер документа в пределах регистрируемого массива документов.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в зоне расположения этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется рядом с датой.

Регистрационный номер документа, изданного совместно Управлением   и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

При адресовании документа организации или её структурному подразделению, без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Федеральная таможенная служба Управление делами

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

 

Например:

Федеральная таможенная служба Управление делами Начальнику Управления А.Ф. Петрову

При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору объединения «Сталь России» Е.И. Мешкову

Следует иметь в виду, что воинское (специальное) звание или классный чин государственного служащего – адресата указывается в том случае, если указывается воинское (специальное) звание или классный чин должностного лица, подписавшего документ.

При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес.

Например:

ОАО «Спецстальконструкция» ул. Профсоюзная, д.28, Москва, 127393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.2

Например:

Петрову А.П. ул. Садовая, д.5, кв.8, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

В зоне реквизита «Адресат» документа не должно быть более четырёх адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвёртым адресатами не указывается. В этом случае должностным лицом подписываются все экземпляры служебного письма, подлежащие отправке. При большем количестве однотипных адресатов составляется список рассылки, при этом ниже адресата добавляются взятые в скобки слова «(по списку)».

Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нём информации.

Текст печатается на расстоянии 2 – 3-х межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах зоны реквизита «Текст документа». Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты.

В приказах (распоряжениях) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа – «приказываю», «разрешаю».

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа – «решила», «постановляет». В совместных распорядительных документах – от первого лица множественного числа – «приказываем», «решили».

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа – «слушали», «постановили».

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («…просим направить…», «…направляем на рассмотрение…»);

– от первого лица единственного числа («…считаю необходимым…», «…прошу выделить…»);

– от третьего лица единственного числа («УФНС России   по Саратовской области не возражает…»).

Подпись документа

В приказах и распоряжениях Управления в реквизите «Подпись» содержится полное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы имени, отчества и фамилия. Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами.

Например:

Руководитель Управления Федеральной налоговой службы по Саратовской области		Инициалы. Фамилия
	личная подпись

или

Руководитель УФНС России по Саратовской области		Инициалы. Фамилия
	личная подпись

Если документ оформляется на угловом бланке Руководителя или заместителя Руководителя, то подпись включает классный чин, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Наименование должности в подписи не указывается.

Например:

Государственный советник налоговой службы Российской Федерации III ранга		Инициалы. Фамилия
	личная подпись

Если документ оформляется на угловом бланке Управления,   то подпись включает сокращённое наименование должности, классный чин, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Например:

Заместитель руководителя, советник налоговой службы Российской Федерации I ранга		Инициалы. Фамилия
	личная подпись

Если документ (например: внутренняя переписка) оформляется не на бланке Управления,  то подпись включает полное наименование должности, классный чин, личную подпись, инициалы имени и отчества, фамилию. Например:

Заместитель руководителя Управления Федеральной налоговой службы по Саратовской области, советник налоговой службы Российской Федерации I ранга		Инициалы. Фамилия
	личная подпись

или

Заместитель руководителя Управления ФНС России по Саратовской области, советник налоговой службы Российской Федерации I ранга		Инициалы. Фамилия
	личная подпись

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

 

 

 

Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

При необходимости, проект документа согласуется с органами и организациями, интересы которых в нём затрагиваются – внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату его согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Председателя

Правительства Саратовской

области

____________     _________________

(личная подпись)       (инициалы, фамилия)

«___» _________________ 2005 г.

или

СОГЛАСОВАНО

письмо Управления архивами

по Саратовской области

от 30.01.2005 № 01-15/155-К

 

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу.

Визирование приказов и распоряжений оформляется на отдельном листе согласования. После простановки виз, на обратной (чистой) стороне листа согласования распечатывается последняя (или единственная) страница подлинника документа.

Виза на служебных письмах проставляется на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра документа в нижней его части.

Виза на письмах массового характера (подлежащих тиражированию) и письмах, подлежащих отправке по электронной почте, проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа в его нижней части.

Визирование проектов служебных писем и писем массового характера оформляется визой, которая должна включать личную подпись визирующего с расшифровкой и дату. При необходимости виза дополняется наименованием должности. Все указанные реквизиты оформляются ручкой, расшифровка подписи карандашом не допускается.

 

 

Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит, из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

 

 

Например:

                                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                                       Руководитель УФНС России

                                                                      по Саратовской области

                                                                      _____________    ________________                           

                                                                     (личная  подпись)       (инициалы, фамилия)

                                                                      «___»________________ 2005 г.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.