Отчет по практике в Управлении Федеральной налоговой службы по Саратовской области

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом УФНС России

по Саратовской  области

от 16.01.2005  № 65

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом УФНС России

по Саратовской области

от 06.06.2005  № 39

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЁН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ.

 

Печать и ее назначение

        Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих даты, связанные с финансовыми средствами.

       Документы заверяются печатью организации.

      При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляет: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Резолюция

Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей следующие элементы: инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение и дату.

Резолюция пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу, с обязательным указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция может быть распечатана с соответствующего шаблона в СЭД-регион.

В случаях, когда поручение даётся двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчинённым.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию 3 (фамилия, имя, отчество) исполнителя документа, номер его телефона и печатается шрифтом № 10. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

Петров Иван Васильевич

200-23-23

или

Петров

200-23-23

При подготовке документов, адресуемых ФНС России, Управлениям (Межрегиональным инспекциям), подведомственным ФНС России организациям, сведения о номере телефона исполнителя дополняются внутренним номером с указанием зоны телефонной нумерации.

Например:

Петров Иван Васильевич

200-23-23; (99)23-23

Оформление приложений к документу

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, дату, номер, отметку о согласовании, подпись исполнителя или его руководителя и т.д.).

Отметка о наличии приложения к документу оформляется следующим образом.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:	1. Статистическая отчётность на 4 л. в 1 экз.
	2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:	письмо Минюста России от 17.02.2005  № 01- 4/172 и
	приложение к нему, всего на 7 л.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием наименования документа, его даты и номера.

 

 

Например:

Приложение 2

к приказу УФНС России

по Саратовской  области

от 16.01.2003 № 65

Если в приложении к приказу даны документы другой организации (например, инструкция Минфина России), то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

 

Приложение

к приказу УФНС России

по Саратовской области

от 02.02.2004  №  4

(Инструкция Минфина России

от 22.12.2001  № 305/27)

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: техническое задание на разработку системы «ЭОД » в 2 экз.

 

Отметка о поступлении документа в организацию

       Данная отметка содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

      Допускается отметку о поступления документа в организацию проставлять в виде штампа.

    Многие документы теперь могут быть подготовлены с помощью компьютера. Одной из таких программ является Lotus Notes.

    Lotus Notes позволяет организовать процесс создания и распространения документов более удобным путем, объединяя документы в базы документов.       

    Lotus Notes - это прежде всего средство для создания и организации документов. Эта программа может создавать, редактировать и читать документы. Служебные записки, приказы, счета, графики, распоряжения – все эти документы могут содержаться в базе Lotus Notes. Основой этой программы является уникальная технология создания и хранения документов. Она обеспечивает хранение информации в базах документов и быстрый доступ к ней.

В программу Lotus Notes могут быть помещены самые разнообразные объекты в любом количестве:

    •   Текст, числа и графические изображения;

    •   Файлы, подготовленные МS Word;

    •  Электронные таблицы Lotus 1 -2-3 или МS Ехсе1;

    •   Аудио и видео файлы;

    •  Ссылки на другие документы Notes и многое другое.

   Для  каждого  такого документа  базу  документов Notes  будет помещена информация о датах создания и редактирования, сотрудников выполнявших операцию и правах доступа на весь документ или его части.

 

    Также на основе Lotus Notes разработан программный комплекс СЭД Регион, который предназначен для автоматизации делопроизводства и управления документооборотом в УМНС по субъектам Российской Федерации, а также для решения задач информационной поддержки и автоматизации организационно-распорядительной деятельности и работы коллегиальных органов управления УМНС. Функциональные возможности, заложенные в СЭД Регион, позволяют охватить ее уровни управленческой структуры предприятия, включая при этом и непосредственных исполнителей.

      Говоря об архитектуре СЭД Регион, следует отметить, что:

     1. Архитектура системы принадлежит к типу клиент-сервер.

     2. Архитектура системы является открытой.

     3. Система модульное строение.

     Система СЭД – регион имеет в своем составе следующие базы данных:

     •  Коммутатор;

     •  Словари;

     •  Справочник организации;

    •   Внешние адресаты;

    •   Внешние контакты;

    •  Регистратор;

    •   Поручения;

    •   Исходящие;

    •   Согласование;

    •   Канцелярия;

    •   Контроль договоров;

    •   Конференция;

    •   Новости;

    •   Документы;

    •   Шаблоны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Анализ бланков

          Во время практики я собрала бланки, применяемые, в УФНС по Саратовской области и провела их анализ. Выявила виды бланков, их назначение, правила использования и хранения. В результате этого я выявила, что документ, оформляемый на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

            В Управлении (Межрегиональной инспекции)   применяются следующие бланки:

– общий угловой бланк Управления (Межрегиональной инспекции);

– угловой бланк Руководителя Управления (Межрегиональной    инспекции);

– угловой бланк заместителя Руководителя Управления   

   (Межрегиональной инспекции);

– продольный бланк приказа Управления (Межрегиональной   инспекции);

– продольный бланк распоряжения Управления (Межрегиональной                    инспекции).

– продольный бланк протокола совещания у руководства Управления (Межрегиональной инспекции).

В случае официального издания регламентирующих документов, требующих использования бланков, отличных от перечисленных выше, допускается использовать бланки, предусмотренные данными регламентирующими документами.

  В остальных случаях использование иных бланков, не допускается.

        Использование бланков в Управлении (Межрегиональной инспекции)   регламентируется Отделом.

        Бланки документов, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и частным лицам.

       Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документа:

        •   общий бланк;

         •   бланк письма;

         •   бланк конкретного вида документа, кроме письма;

     Общий бланк используют для приготовления любых видов документов, кроме письма.

     Бланки Управления (Межрегиональной инспекции), проектируются в                                                                                                                                                      том случае, если руководитель имеет право подписи.

     Разработаны требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков. Бланки подлежат особому учету.

     На бланках типографическим способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

При поступлении бланков:

       •   наименование  вида бланка;

       •  дата поступления;

       •   номер сопроводительного документа;

       •   наименование организации - поставщика бланков;

       •   количество экземпляров;

       •   серия  и номера бланков.

При выдаче бланков:

       •  наименование вида бланка;

       •   количество экземпляров;

      •   серия и  номера бланков;

      •  наименование структурного подразделения организации, фамилия и     

         инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

      •   расписка  в получении;

      •   примечание (отметка об уничтожении).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      Во время прохождения учебной практики я закрепила полученные теоретические знания по курсу «Документоведение», ознакомилась с нормативно-методическими материалами по документационному обеспечению управленческой деятельности, правилами составления и оформления управленческих документов, принципами и процедурами документирования управленческой деятельности, научилась составлять документы различных видов в конкретных управленческих ситуациях и оформлять их в соответствии с требованиями государственных стандартов.