Деловая
беседа
Выполнила
студентка группы 226 М-С О/З
Шестакова
А.С
Деловая беседа-это
разговор между двумя собеседниками, соответственно
ее участники могут и должны принимать
во внимание специфические особенности
личности, мотивов, речевых характеристик
друг друга, т.е. общение носит межличностный
характер и предполагает разнообразные
способы речевого и неречевого воздействия
партнеров друг на друга.
Цели и задачи
деловой беседы
К числу целей, требующих проведения
деловой беседы, можно отнести:
Во-первых:
- стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого;
- вызвать желание у другого человека или группы активно действовать, с тем чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами;
- создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы.
Во-вторых:
- необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.
преимущества по сравнению с
другими видами речевой коммуникации:
- быстротой реагирования на высказывания собеседников, способствующей достижению целей;
- повышением компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе;
- возможностью более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения и понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон. Беседа не монолог, а диалог,поэтому необходимо формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению.
Принципы, на основе
которых нужно строить деловую
беседу:
- сознательной настройки на уровень собеседника, учета содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности.
- действительное стремление понять точку зрения собеседника, заинтересованность в перспективах ваших взаимоотношений;
- рациональной организации процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме.
- простоты, образности, четкости языка как условия доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника.
Существует
множество литературы как правильно
вести деловую беседу
Виды деловых
бесед:
- собеседование при приеме на работу;
- собеседование при увольнении с работы;
- проблемные и дисциплинарные беседы.
Беседа при
приеме на работу
- что представляет собой человек, обратившийся с заявлением о приеме на работу;
- почему он ищет работу;
- каковы его сильные и слабые стороны;
- каковы его взгляды на аффективное руководство (иначе говоря, его представление о хорошем начальнике);
- Какие достижения он счистает наиболее весомыми;
- на какую зарплату он рассчитывает.
В свою очередь
от соискателя также ожидают вопросов.
Более того, по ним судят о таких
его личностных качествах, как:
- Самообладание;
- Целеустремленность;
- Коммуникативный стиль и др.
Поступающим на работу
рекомендуется выяснить следующее:
- Является ли рабочее место новым или вакантным?
- Почему возникла необходимость кадрового обновления?
- Причины увольнения или перехода на другую работу предшественника?
- Кто принимает решение о назначении на должность?
- Как примерно будет выглядеть рабочий день?
- В чем конкретно будут заключаться обязанности?
- Как и кем будет оцениваться работа?
- Возможности для обучения, роста, продвижения?
- Дополнительные компенсации (обеды, транспорт, оплачиваемые дни)?
Беседа при
увольнении с работы
Имеет две разновидности:
- Ситуация незапланированного, добровольного ухода сотрудника;
- Ситуация, когда работника приходится увольнять или сокращать.
Ситуация незапланированного,
добровольного ухода сотрудника
Необходимо выявить
истинную причину увольнения, его
мотивы:
- Неудовлетворенность производственным процессом;
- Невнимание;
- Обида и т.п.
Для этого полезно
задавать вопросы, связанные с:
- содержанием, объемом, условиями выполнения работником производственных заданий;
- выяснением его оценки таких заданий и условий их выполнения.
Беседа с работником,
которого приходится увольнять
Процедура увольнения
по решению руководства крайне трудна
для всех, кто принимает в ней
участие.
Эта процедура
опирается на знание специфики такого
разговора и на владение техникой
его проведения:
- прощальный разговор не назначается перед выходными днями или праздниками;
- не проводится на рабочем месте увольняемого или в помещении, где работает большое количество народа;
- он не должен продолжаться более 20 мин (т.к. работник, переживающий неприятное известие, не в состоянии внимательно слушать и обдумывать различные подробности, которые излагает ему руководитель).
Проблемные и
дисциплинарные беседы
Вызваны возникновением
сбоев в деятельности сотрудника,
необходимостью критической оценки
его работы и фактами нарушения
дисциплины.
процесс подготовки
проблемной беседы
Руководитель
должен заранее ответить на вопросы
о смысле, цели, результатах, средствах
и методах решения проблемы, стремясь
к тому, чтобы в ходе беседы подчиненный
принял позицию руководства.
Для этого следует:
1. получить необходимые сведения о сотруднике
и его работе;
2. построить беседу, соблюдая следующую
очередность в сообщении информации:
- сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника;
- сообщение критического характера;
- сообщение похвально-поучительного характера;
3. быть конкретным и избегать неясностей
(оборотов типа "Вы сделали не то, что
нужно", "Вы не выполнили задания"
и т.п.);
4. критиковать выполнение задания, а не
личность.
При проведении проблемной
беседы важно выяснить:
- Не является ли возникшая проблема средством привлечения внимания?
- Не вызваны ли нарушения личными затруднениями?
- Не связана ли проблема с недостатком квалификации, помощи, обучения?
- Может быть, работнику нужна 6ольшая самостоятельность?
- Или дело в том, что он не приемлет стиль руководства?
Структурная организация
беседы
Проведение беседы
предполагает наличие ряда обязательных
этапов:
- подготовительный этап;
- начало беседы;
- обсуждение проблемы;
- принятие решения;
- завершение беседы.
выбор места проведения
беседы (рекомендации)
- В своем кабинете вы будете чувствовать себя увереннее, если инициатива разговора исходит от вас.
- В кабинете своего собеседника вам будет легче решать вопросы, по которым вы занимаете объективно более выгодную позицию.
- Если необходимо выработать совместное решение, программу совместных действий, имеет смысл назначить встречу "на нейтральной территории", где ни одна из сторон не будет иметь преимуществ.
Подготовка к
предстоящей беседе
Необходимо избежать
двух крайностей:
- излишней уверенности в своем умении без подготовки провести эффективный разговор;
- стремления продумать все этапы будущей встречи, вплоть до использования пауз и жестов.
Начало беседы
Задачи, которые
решаются в начале беседы, связаны
прежде всего с:
- установлением контакта с собеседником;
- созданием атмосферы взаимопонимания;
- пробуждением интереса к разговору.
Перечислим ряд
методов, использование которых
эффективно в начале беседы:
- метод снятия напряженности: использование теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более тесного контакта с собеседником;
- метод "зацепки": использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа;
- метод "прямого подхода": непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения - краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.
Откровенной, конструктивно-критической
атмосфере деловой беседы противоречат:
- бестактное обрывание на полуслове;
- неоправданное лишение собеседника возможности высказать свое мнение;
- навязывание мнения ведущего беседу;
- игнорирование: или высмеивание аргументов собеседника;
- грубая реакция на высказывание; партнерами противоположных точек зрения;
- подтасовка фактов;
- необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;
- давление на собеседника голосом, манерами.