Отчет по производственной практике в Средняя школа № 44 г. Петропавловска

      В деятельности бухгалтерской службы школы в плане проведения государственных закупок можно выделить следующие информационные потоки:

1. Информирование руководящий орган об участии организации в государственных закупках, представление годового плана государственных закупок, различной контактной информации.
2. Осуществление рекламно-информирующей деятельности: подача объявлений в средства массовой печати и через системы телерадиовещания, размещение текста объявления на сайте заказчика или вышестоящего органа.
3. Распространение копий конкурсной документации лицам, изъявившим желание участвовать в конкурсе.
4. Разъяснение положений конкурсной документации потенциальным поставщикам.
5. Прием заявок на участие в конкурсе, проведение конкурсов.

      Исходя  из того, что бухгалтерия школы  рассматривается в разрезе государственных закупок, то модель документооборота можно представить следующим образом:

      

      Рис.7. Схема документооборота при проведении гос. закупок 

      Главный бухгалтер в начале каждого года, исходя из экономически обоснованных потребностей школы в тех или иных товарах или услугах, составляет план государственных закупок.

      Далее план отправляется на рассмотрение и  утверждение директору школы. После  окончательного утверждения плана  всеми инстанциями он попадает к  бухгалтеру для подготовки проектов конкурсной документации по каждому отдельному пункту плана (конкурсу).

      До  начала каждого отдельного конкурса соответствующий пакет документации подается на рассмотрение и утверждение  конкурсной комиссии, которая подписывает  протокол проведения конкурса, который в дальнейшем является неотъемлемой частью сопроводительной документации наряду с приложениями к конкурсной документации.

      Затем посредством портала поддерживается связь с потенциальными поставщиками и в ответ на запросы, оформленные  соответствующим образом, предоставляются копии конкурсной документации.

      На  основании полученной данных от поставщиков  об организации и контактном лице в виде бланка-заявки на получение  копии конкурсной документации, делается пометка в журнале регистрации  лиц, получивших копию конкурсной документации о факте предоставления. 

     2.2. Информационные потоки  в организации

     Модель  предприятия можно представить  системой взаимозависимых материальных и информационных параметров. К первой группе относятся:

• продукты (материальные ценности)
• денежные средства
• трудовые ресурсы
• основные средства.

     Эти параметры, так же как и информация, могут в некоторых ситуациях  оставаться условно-постоянными и  принимать форму ресурсов. В противном  случае они образуют потоки, проходящие внутри предприятия, поступающие из окружения либо исходящие из предприятия.

     С учетом характера производственных процессов и применяемых технологий можно выделить:

• предприятия с аппаратным характером производства;
• предприятия с монтажно-обрабатывающим характером производства.

     На  предприятиях первой группы производственные процессы ориентированы на выпуск широкой  гаммы конечных продуктов из узкого спектра сырьевых ресурсов (типичный пример – химическое производство). На предприятиях второй группы (например, в автомобильной промышленности) наблюдается обратная ситуация – из очень большого количества сырьевых ресурсов, материалов, полуфабрикатов, комплектующих, сборочных узлов и т.п. изготовляется относительно небольшой ассортимент готовых изделий.

     Материальные  и информационные потоки могут быть непрерывными (редко) и дискретными (чаще всего). Непрерывные потоки характерны в первую очередь для предприятий с аппаратным характером производства, реализующих «стационарные» технологические процессы. В свою очередь, дискретные потоки характерны для электротехнической, автомобильной, легкой и т.п. промышленности. Дискретные материальные потоки имеют разную интенсивность продвижения, вследствие чего возникает необходимость накопления на их стыках соответствующих запасов.

     Для эффективного управления продвижением материальных потоков необходимы соответствующие информационные системы на базе вычислительной техники. Основу этих систем составляют машинные носители информации, принципы классификации и кодирования объектов, документация по перемещению материальных потоков и т.п. Информационные системы управления материальными потоками должны обеспечивать бесперебойное функционирование конкретных подразделений предприятия, гарантирующее требуемый уровень обслуживания клиента.

     В информационных системах, предназначенных для решения таких важных задач, как планирование обеспечения потребностей в материалах и проведение закупок, основные информационные потоки изначально движутся в направлении, противоположном направлении, противоположном направлению продвижения материальных потоков. Существует и информация, передаваемая по направлению материальных потоков, - именно она зачастую передается на высшие уровни управления предприятием. Это учетно-отчетные показатели, среди которых можно отметить сигналы, вырабатываемые в ходе наблюдения за самыми бесперебойными участками деятельности (например, за выполнением поставщиками заказов на материалы, и т.п.).

     Эффективность как использования ресурсов, так  и функционирования предприятия  в целом предопределяется организацией продвижения продуктов и способами управления им.

     Материальные  потоки на промышленном предприятии  значительно более сложны, чем  на торговом предприятии, - это схематично показано на рис. 6.

     Информационные  процессы - процессы сбора, хранения, обработки и передачи данных с целью управления производственным процессом и соответствующими структурными подразделениями.

     Информационные процессы подразделяются на три группы:

• обеспечивающие выбор и формирование целей (целеполагание);
• предназначенные для разработки программы действий (планирование);
• обеспечивающие нормальное протекание управляемого процесса по заданной программе или плану (регулирование).

     Необходимо отметить, что информацией следует считать не любые, а только те сведения, знания, сообщения, которые содержат элементы новизны для их получателя и используются в процессе принятия решений.

     Традиционные  методы управления производственным процессом  базируются на документировании информации, являющейся входной и выходной для лиц и органов, принимающих управленческие решения.

     К документированной информации такого рода относятся:

• сетевые или иные модели и карточки (паспорта) определителей работ;
• оперативно-календарные планы (квартальные и месячные);
• ведомости материально-технического снабжения;
• оперативная информация о состоянии комплекса работ;
• данные о результатах состояний комплекса работ;
• информация для оперативных совещаний;
• карточки-задания на выполнение оперативных решений;
• данные контроля за реализацией оперативных решений;
• недельно-суточный график производства;
• сводный недельно-суточный график обеспечения работ материалами, конструкциями, полуфабрикатами, средствами механизации, автотранспортом, рабочими кадрами;
• недельно-суточный график обеспечения средствами механизации и автомобилями для внутриплощадочных перевозок;
• недельно-суточный график работы механизмов и оборудования; недельно-суточный график автотранспортных перевозок.

     Кроме названных выше примеров документированной  информации, обеспечивающей процесс управления, для принятия решений используются и другие виды информации.

     Например, для принятия решений, связанных с застройкой города, рассматривается следующая документированная информация:

     проекты детальной планировки, экспертизы проектов, решения об утверждении титульных  списков проектно-изыскательских работ  и титульных списков строительства, справки о передаче на баланс эксплуатирующих органов, акты об освоении проектной мощности и др.;

     Характеристики  управленческой информации

     Для обеспечения требуемого качества управления информация должна обладать следующими характеристиками:

• полнота и качество (достаточность и комплексность);
• ценность и полезность;
• достоверность и точность;
• актуальность в зависимости от ее возраста;
• плотность;
• оперативность и доступность;
• частота (многократность) использования определенных видов;
• надежность;
• правовая корректность.

     Чтобы достичь требуемые значения указанных характеристик, необходимы:

• упорядочение системы делопроизводства по всем функциям управления в соответствии с современными моделями организации и комплексирования документов делопроизводства;
• повышение удельного веса аналитической и творческой работы в аппарате управления, в том числе за счет высвобождения времени высококвалифицированных работников при использовании средств вычислительной техники;
• сокращение трудозатрат на информационную работу, ускорение переходных процессов и повышение качества управленческих решений;
• разработка и внедрение методических документов, содержащих описание технологии и организации работы должностных лиц с рациональным уровнем агрегирования информации по ее предназначению и конечным результатам;
• совершенствование системы контроля за исполнением планово-управленческой документации;
• повышение качества технадзора;
• организация автоматизированных рабочих мест (АРМ) и повышение обеспеченности техническими средствами (в первую очередь персональными ЭВМ и локальными вычислительными сетями) для решения трудоемких расчетных и информационных задач.

     Информация, поступающая как из внешней среды, так и из долговременной памяти или  тому подобных источников, изменяет ситуацию. Во-первых, эта информация может изменять предметное представление о ситуации. Во-вторых, новые данные изменяют субъективную вероятность подтверждения гипотез о положении дел. В-третьих, данные, полученные в процессе решения, могут изменять полезность, приписываемую их результатам. Например, обнаружение в процессе и в результате строительства факта неблагоприятных геологических условий может привести к переоценке привлекательности данного проекта.

     Благодаря постепенно поступающей информации все параметры ситуации, как правило, содержащей риск, могут подвергнуться изменениям. 

      2.3 Характеристика аппаратного обеспечения организации

     На базе предприятия используется 48 персональных компьютеров и 7 принтеров и МФУ.

     Характеристики  системных блоков:

Системные платы стандарта ATX

Процессоры  от одноядерных Intel Celeron до двуядерных Dual Core.

 Жесткие  диски от 80 до 240 Gb.

     Принтеры  и МФУ:

     Используются  лазерные принтеры и многофункциональные устройства (МФУ) таких производителей как HP, Canon, Samsung. 

      2.4Характеристика специального программного обеспечения организации/ Характеристика программного обеспечения организации

     В школе персональные компьютеры работают под операционной системой Windows XP Professional и используется различное программное обеспечение, такое как: Microsoft Office, ESET NOD 32 Smart Security, Far Manager, различные браузеры. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     При прохождении  первой производственной  практики были сформированы основные практические знания и навыки в области информационных систем, закреплены полученные знания по изученным дисциплинам.

     Я ознакомилась с содержанием и характером бухгалтерских работ в школе, а также с характеристикой материальных и информационных потоков.

     Изучила организационно – правовую форму школы, ее структуру, изучила нормативные документы, касающиеся деятельности бухгалтерии, права, обязанности и ответственность сотрудника.

       За время практики я получила бесценный опыт в сфере информационных технологий, который будет полезен в дальнейшем.