Автоматизация бюджетирования

Федеральное агентство по образованию 
Байкальский государственный университет экономики и права 
Колледж бизнеса и права 
Кафедра информатики и математики

 

Курсовая работа по дисциплине «Информационные системы»

на тему:

«Автоматизация бюджетирования»

Исполнитель:   группа ИНФ-10-01 Корчебный А.А

(дата, подпись)

Руководитель:   Погодаева М.П.

(дата, подпись)

Иркутск, 2013

Оглавление

 

 

 

Введение

Для современного предприятия бюджетирование – это система согласованного управления отдельными его подразделениями на основе систематической обработки экономической информации в условиях динамично изменяющегося бизнеса. При этом основная задача бюджетирования заключается в том, чтобы повысить эффективность работы хозяйствующего субъекта на основании целевой ориентации и координации всех событий, происходящих при изменении хозяйственных средств, предприятия и их источников, выявлении рисков и снижения их уровня, а также повышения гибкости в функционировании экономического субъекта.  

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что внедрение информационных систем позволит автоматизировать расчёты различных сценариев будущего финансового состояния предприятия или фирмы; создать надёжную и достоверную систему оценки разных бюджетов; осуществить оперативный сбор, обработку и консолидацию фактических данных, что и необходимых для бюджетного контроля.

Цель данной работы: анализ проблем при не автоматизированной работе бюджетирования и возможных путей их решения с помощью автоматизации.

В соответствии с целью работы были поставлены следующие задачи:

• Ознакомиться с литературой по выбранной теме;
• Выявить типичные проблемы не автоматизированной системы бюджетирования;
• Описать преимущества автоматизации бюджетирования;
• Рассмотреть существующие АИС в сфере бюджетирования;
• Проанализировать выбранные системы, и дать рекомендации по выбору той или иной АИС для различных предприятий.

 

1. Анализ предметной области

1. Общие понятия

Автоматизированная информационная система (АИС) - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенных для обработки информации и принятия управленческого решения.

Планирование бизнеса необходимо для того, чтобы четко представлять, где, когда, что и для кого строительная компания будет производить, продавать или оказывать услуги, какие ресурсы, и в каком объеме для этого понадобятся. А бюджетирование является максимально точным выражением всех планируемых показателей и ресурсов в финансовых терминах. Поэтому одна из главных функций бюджетирования заключается в планировании финансового состояния.

Бюджетирование – это система планирования, отчетности и контроля на основе системы бюджетов. Оно является инструментом бюджетного управления. Бюджетирование позволяет повысить эффективность распределения и использования ресурсов, создает объективную основу для оценки результатов деятельности организации, и ее подразделений.

Основные принципы бюджетирования

 

Принципы  бюджетирования	Содержание
Непрерывное составление и корректировка бюджетов	Составление бюджета на весь период; его детализация внутри планируемого периода; учет внешних изменений (спрос, инфляция, цены и др.) и изменившихся целей; корректировка планов в зависимости от достигнутых результатов
Гибкость бюджета	Составление ряда жестких бюджетов, основанных на прогнозах; строгое исполнение бюджета, базирующегося на сбывшемся прогнозе
От индикативного планирования к директивному	Предусматривается деление всех планов на предварительные (индивидуальные) и обязательные (директивные); процесс перехода от индикативного плана к директивному проходит через стадии корректировки, согласования и утверждения; длительность всех стадий расписывается в регламенте по бюджетированию
Применение единых стандартов	Все бюджетные формы (таблицы) должны быть одинаковыми для всех участников
Детализация расходов	Рекомендуется детализировать расходы, доля которых превышает 1% всех расходов; смысл детализации – не позволить менеджерам затратных подразделений наживаться за счёт компании
Структурирование организации	Определение центров финансовой ответственности и финансового учёта, а также мест возникновения затрат
Конфиденциальность	Исключение учёта информации на стадии анализа и в процессе  бюджетного управления

Таблица 1. Основные принципы бюджетирования

Бюджетная система компании - совокупность процессов/функций, компонент бюджетирования и бюджетных регламентов, определяющих последовательность, правила, сроки и ответственных за расчеты бюджетов, формирование отчетов, анализ исполнения бюджетов и принятие решений.

Процессы/функции бюджетирования - обособленные устойчивые вид деятельности, связанные с планированием, учетом, анализом и контролем финансово-экономических показателей деятельности компании.

Компоненты бюджетирования - состоит из двух разделов: объекты компании, по которым ведется бюджетирование и совокупность планов и отчетов системы бюджетирования.

Объекты бюджетирования - объекты компании, по которым ведется планирование, учет, анализ и контроль исполнения бюджетов

Набор объектов бюджетирования, которые будут приняты в компанию, зависит от нескольких факторов, в том числе и от информации, используемой руководителями компании для принятия решений. Например, если при принятии решения о распределении финансовых ресурсов между направлениями деятельности компании необходимо знать оценку финансово-экономической эффективности каждого направления деятельности, то в число объектов бюджетирования должны входить бизнес – направления. Если в компании разработана и внедрена финансовая структура, то для эффективного управления компании необходимо вести планирование и контроль в разрезе центров финансового учета. Таким образом, в соответствии с разработанной финансовой моделью подбирается необходимый набор объектов бюджетирования.

Объекты бюджетирования:

• Бизнес-направления;
• структурные звенья компании
• центры финансового учета
• основные бизнес-процессы компании
• проекты компании

Конкретный набор объектов бюджетирования определяется исходя из конкретной компании в соответствии с принципом целесообразности усложнения системы бюджетирования. Некоторые компании на начальной стадии внедрения системы бюджетирования могут ограничиться только финансовыми бюджетами, т.е. внедрять систему финансового планирования и контроля по отношению только компании в целом, используя простые финансовые модели бюджетирования. В дальнейшем архитектура бюджетной системы может усложняться (по мере необходимости) и компания будет переходить на использование более сложных финансовых моделей.

Планы и отчеты бюджетной системы:

• Бюджеты;
• Отчеты;
• Отчеты по результатам бюджетного анализа.

В соответствии с представленными объектами бюджетирования на предприятии могут составляться следующие бюджеты:

• Операционные бюджеты:
• бюджеты бизнес-направлений;
• бюджеты подразделений;
• бюджеты центров финансового учета (ЦФУ);
• бюджеты бизнес-процессов;
• бюджеты проектов;
• Финансовые бюджеты (сводные бюджеты):
• бюджет доходов и расходов (прибылей и убытков);
• бюджет движения денежных средств (кассовый бюджет);
• бюджет по балансовому листу (прогнозный баланс).

2. Проблемы бюджетирования

В настоящее время не многие предприятия используют систему бюджетирования. Это обусловлено тем, что в процесс бюджетирования часто возникают ошибки и не значительные погрешности.

Одна из распространённых ошибок является не чёткая постановка структуры бюджета на предприятии. Например, возьмём какой-нибудь отдел продаж, где уровень продаж возлагается на этот отдел. Допустим, в это же время продажей занимается другой отдел или даже несколько подразделений, из этого следует, что в конце отчётного периода возникает несоответствие основных показателей, чтобы этого избежать, нужно установить чёткую структуру бюджета и определить все основные функции каждого отдела.

Внедрение бюджетирования на предприятии сталкивается ещё с двумя основными группами проблем: методические проблемы и организационные. Как правило, самым трудным в бюджетировании является этап его внедрения на предприятии. Приватизированные предприятия получили в наследство огромный опыт составления документов, которые для предприятия в рыночной экономике не нужны. Поэтому принципиально важным является решение руководителей компаний о внедрении бюджетирования в новом реальном масштабе ценностей. И с этого момента по существу начинается серьезная работа, которая состоит из следующих основных этапов:

1. Анализ внутренней и внешней среды

На первом этапе, для того чтобы определить исходные составляющие, необходимые для разработки системы, проводится детальный анализ предприятия и внешней среды, в которой оно работает.

2. Разработка системы бюджетирования

Существует два способа составления бюджетов: целевое планирование (или планирование “сверху вниз”) и планирование “снизу вверх”.

В первом случае при составлении бюджета руководитель компании определяет желаемую сумму прибыли или несколько ключевых параметров деятельности (объем продаж, показатели относительной валовой и чистой прибыли), а персонал компании, вовлеченный в процесс планирования, должен спрогнозировать деятельность предприятия таким образом, чтобы выйти на целевые показатели. При составлении бюджета по данному методу планирование идет сверху вниз, т. е. от показателей по компании в целом, к показателям подразделений, служб и отделов. Во втором случае ответственные за составление отдельных бюджетов сотрудники планируют исходные данные самостоятельно на основании анализа статистики, рынка и своих ожиданий. Структура и порядок составления бюджетов компании зависит от характера центров ответственности.

3. Системы контроля исполнения бюджета

В процессе разработки и внедрения системы краткосрочного планирования необходимо уделить внимание организации процесса контроля исполнения бюджета, поскольку бюджетирование без обратной связи — зря потраченное время. На данном этапе определяется подход к анализу исполнения бюджета предприятия, степень глубины анализа, регламент и ответственные сотрудники. Кроме того, необходимо разработать систему мотивации сотрудников за выполнение бюджета и достижение поставленных целей.

4. Компьютеризация процесса бюджетирования

После определения требований и общей методики текущего финансового планирования менеджмент компании должен решить, какое программное обеспечение использовать для внедрения данной системы.

Принципиально следует сделать выбор: использовать специализированную программу или разрабатывать систему в среде MS Excel. Как и при разработке самой системы, при выборе программы необходимо принимать во внимание принцип разумной необходимости: затраты на приобретение и настройку программы не должны превышать потенциальную выгоду от ее внедрения.

Следует отметить ещё несколько проблем, с которыми сталкиваются современные предприятия:

 

Проблемы	Пути решения
Процесс составления планов может затягиваться на достаточно долгий период	Ужесточение временных рамок на составление и утверждение бюджета в соответствии с регламентом
Отсутствие единой системы отчетных и плановых документов в группе предприятий часто приводит к тому, что суммируются зачастую несопоставимые данные	Разработка документации согласно принципу единства
Проблема согласования бюджетов. Отсутствие инструментов и достаточно долгий срок прохождения документов между верхними и нижними уровнями приводит к тому, что не остается времени на окончательное согласование бюджетов	Реинжиниринг процессов согласования бюджетов, автоматизация этого процесса.
Отсутствие в фирме достаточного количества сетей и компьютеров приводит к проблемам обмена данными между отделами, предприятиями и различными программными продуктами	Расширение имеющихся компьютерных сетей компании
Зачастую составленные оперативные бюджеты не укладываются в стратегический план предприятия	Обязательное ознакомление всех менеджеров со стратегическим планом предприятия, выработка бюджетов только в соответствии с указанным планом
Часто плановые и фактические данные значительно отличаются друг от друга.	Соблюдать принцип индикативного и директивного планирования