Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Марта 2014 в 09:47, курсовая работа
Цель данной работы: анализ проблем при не автоматизированной работе бюджетирования и возможных путей их решения с помощью автоматизации.
В соответствии с целью работы были поставлены следующие задачи:
Ознакомиться с литературой по выбранной теме;
Выявить типичные проблемы не автоматизированной системы бюджетирования;
Описать преимущества автоматизации бюджетирования;
Рассмотреть существующие АИС в сфере бюджетирования;
Проанализировать выбранные системы, и дать рекомендации по выбору той или иной АИС для различных предприятий.
EPS Prophix Budgets и EPS Prophix Enterprise
Различие между двумя системами EPS Prophix заключается в том, что версия Enterprise предназначена для большего количества пользователей и содержит немного больше функций. В целом же они практически одинаковы, поэтому мы их рассмотрим вместе.
Достоинства. Обе системы легки для освоения, имеют простой и удобный интерфейс. Можно посмотреть не только результаты, но и формулы, с помощью которых они были получены (как и в MS Excel, подведя указатель мыши к цифре). В системе есть удобные инструменты для поиска информации (они называются Data Mining): щелкнув кнопкой мыши по показателю, пользователь может перейти на следующий уровень и просмотреть, из какого отчета взяты данные.
Недостатки. Возможности построения моделей ограничены. Так, нельзя сослаться на данные из будущего периода. Это означает, что невозможно привязать закупки материалов в феврале, скажем, к планам производства в марте. Для сложных моделей такие ограничения становятся настоящей проблемой, в результате часть данных приходится вносить вручную.
Вывод. Эта программа подойдет предприятиям, у которых нет необходимости создавать сложные финансовые модели.
Comshare MPC
Comshare MPC - это комплексная система автоматизации процессов бюджетирования, финансового планирования, консолидации и управленческого анализа.
Достоинства. Этот продукт выделяется богатыми возможностями для создания отчетов - к услугам пользователя предлагается множество графиков и таблиц. Система очень наглядна: в ней можно задать цветовое выделение отклонений значений от заданных. Например, отклонение на 10% будет выделено розовым, на 15% - зеленым, а на 20% - красным. При работе с многостраничными консолидированными отчетами это особенно удобно: появляется возможность обращать внимание только на проблемные показатели. Сказанное касается и показателей, которые вычисляются по формулам, например, оборачиваемости или ликвидности. Кроме того, система позволяет создавать довольно сложные модели и корректно работать с удаленными филиалами.
Недостатки. АИС Comshare построена несколько необычно - состоит из большого числа отдельных модулей. Поэтому, чтобы, например, рассчитать оборачиваемость активов, придется запустить первый модуль, в котором нужно нарисовать схему движения активов, затем во втором модуле составить формулу, в третьем - создать отчет и т. д. Такая сложная и длительная последовательность действий противоречит требованию эргономичности АИС.
Вывод. Эта система подойдет
предприятиям, которым важны подробные
и хорошо оформленные отчеты и которые
располагают большим штатом сотрудников
IT-службы и внедрения.
В таблице 3 приведены более специализированные характеристики рассматриваемых АСБ.
Ключевая функциональность системы бюджетирования |
Oracle Financial Analyzer (OFA) |
Hyperion Pillar |
Adaytum e.Planning Analyst |
Prophix |
Comshare MPS. |
Microsoft Excel |
Контроль версии бюджетов |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
1 |
Консолидация |
2 |
1 |
2 |
1 |
2 |
2 |
Планирование “от достигнутого” |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
1 |
“Скользящее” планирование |
2 |
2 |
1 |
2 |
2 |
1 |
Моделирование “если-то” |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
Учёт факта по данным бухучёта |
2 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
Расчёт финансовых результатов |
2 |
2 |
1 |
2 |
2 |
1 |
Средний балл |
2 |
1,71 |
1,57 |
1,71 |
1,86 |
1,29 |
Мин. Стоимость проекта внедрения, долл. США |
50000 |
70000 |
50000 |
30000 |
55000 |
Таблица 3. Сравнительный анализ некоторых зарубежных систем бюджетирования
Оценки, присвоенные качествам системы, являются условными. Оценка "2" означает, что данная функция присутствует в системе в достаточном объеме, оценка "1" - функция присутствует частично. Ниже мы разъясняем все показатели, а также приводим примеры функциональной полноты по каждому из них.
Контроль версий бюджетов. Наличие такой функции позволяет повысить эффективность бюджетирования за счет построения бюджета по нескольким сценариям: оптимистичному, пессимистичному и др. Если эта функция в системе отсутствует, то создавать бюджет можно только по одному сценарию, что сильно ограничивает возможности анализа.
Консолидация. Под термином "консолидация" понимается не только вычислительный процесс, связанный с построением бюджета предприятия, но и методы получения данных от центров финансовой ответственности. В зависимости от организации процесса сбора первичных данных (файловый обмен или единая база данных предприятия) построение консолидированного бюджета может быть проведено с разной эффективностью. Кроме того, построение консолидированного бюджета может выполняться как на компьютере пользователя, так и в рамках всей системы.
Планирование "от достигнутого". Этот термин подразумевает возможность переноса данных предыдущего периода на последующий как с использованием поправочных коэффициентов, так и без них. Наличие в системе такого функционала существенно облегчит процесс построения бюджета. В противном случае при построении бюджета по данным предыдущего периода все корректировки необходимо вносить вручную.
"Скользящее" планирование. Данная функция позволяет всегда иметь в системе запланированный период (месяц, квартал и т. д.), что помогает предприятию более оперативно реагировать на изменения конъюнктуры рынка. Системы бюджетирования различаются по степени проработки соответствующего функционала.
Моделирование "если - то". Данная функция дает возможность повысить эффективность процесса построения и анализа бюджетов. Например, пользователь может вручную изменить значение одного из запланированных показателей и проанализировать изменение значений зависимых от них статей. Системы бюджетирования различаются по трудоемкости настройки данного механизма.
Учет факта по данным бухучета. При наличии в системе этой функции имеется возможность произвести автоматический расчет бюджетных статей по бухгалтерским данным, а также провести сравнение плановых и фактических показателей. Эффективность этого процесса во многом зависит от способа реализации данной функции: создание интерфейса и/или интеграция с финансовой системой. Настройка интерфейса может быть выполнена только квалифицированными специалистами компании - поставщика системы.
Расчет финансовых результатов. Наличие в стандартных функциях системы уже настроенных алгоритмов расчета основных финансовых показателей (ликвидность, прибыль и др.) облегчает процесс планирования и анализа исполнения бюджета. В большинстве случаев алгоритмы расчета данных показателей не являются сложными, однако их наличие в системе позволяет избежать необходимости в их периодической настройке и облегчает работу сотрудникам финансовых служб. Стоимость проекта внедрения рассчитана по следующим составляющим (не включая налоги): стоимость минимального количества пользовательских лицензий; стоимость годовой технической поддержки; минимальная стоимость услуг по внедрению.
При выборе АСБ следует учитывать, какая корпоративная информационная система установлена на предприятии. Специализированные АСБ, наилучшим образом интегрируются с корпоративными пакетами тех же производителей. Например, для ERP-системы Oracle Applications в качестве модуля бюджетирования лучше всего подойдет Oracle Financial Analyzer (OFA). А для SAP/R3 идеальным решением при бюджетировании станет mySAP Financials или же Business Planning & Simulation. Пользователи платформы "1С: Предприятие" часто отдают предпочтение продуктам, выпускаемым фирмами "Инталев", "Рарус" и некоторыми другими партнерами фирмы "1С", так как они специально разработаны для совместной установки с данной системой.
Некоторые сравнительные характеристики АСБ, на которые необходимо опираться при выборе подобной системы, представлены в таблице 4.
№ |
Характеристики |
На что следует обратить внимание |
1 |
Использование иерархически организованных измерений бюджета (Статьи, Бизнес-центры, Финансовые инструменты, Продукты и услуги, Срочность ресурсов, Контрагенты, Сегменты рынка и др.) |
Имеется ли возможность представить измерения в табличной и древовидной форме, как предполагается актуализировать элементы измерений. Как внесение изменений в АБС будет отражаться на измерениях бюджета. Возможно ли установить связи между различными измерениями и исключить при планировании заранее нелогичные пересечения измерений. |
2 |
Сценарное планирование и сценарный анализ |
Возможность ведения в единой базе данных одновременно нескольких сценариев одного бюджета (оптимистический, кризисный и т.д.); Возможности использования для сценарного анализа внешних и внутренних ограничителей бюджета (целевых показателей). |
3 |
Контроль непротиворечивости на этапе ввода данных в систему |
Проверка соответствия вводимых данных структуре и связям заданных измерений бюджета; Проверка соответствия вводимых данных целевым показателям (лимитированных статей); Проверка цикличности расчетов. |
4 |
Корректность работы с временными рядами |
Поддержка различного типа бюджетных статей (оборот, сальдо); Работа со средними значениями (курсами, средними остатками, средними оборотами и др.); Корректность округления значений при распределении по времени. |
5 |
Использование математических, финансовых и других функций |
Возможности
проводить распределение/ Наличие логических условий и операторов для ввода формул; Наличие функций обработки дат, а не только цифровых данных; Наличие функций обработки массивов бюджетных данных, а не только одной бюджетной записи или строки. |
6 |
Получение массива плановых данных одной операцией |
Современные информационные технологии позволяют определять правила, по которым одной операцией (действием) можно сформировать массив плановых данных на основе заданной структуры одного из измерений. Это позволяет значительно сократить трудозатраты на ввод и расчет однотипных данных. |
7 |
Возможности определения курсов валют, бюджетных предпосылок и целевых показателей |
Возможность задания необходимого количества валют и обменных курсов; Наличие в системе типизированных показателей (лимит, норматив и др.) и показателей, определяемых пользователем как целевые или справочные; Возможность связывать или не связывать показатели с измерениями бюджета. |
8 |
Поддержка и контроль регламента обмена бюджетными данными |
Во многих системах, включая дорогостоящие зарубежные, отслеживание регламента и само понятие регламент взаимодействия отдается на откуп пользователя. Это означает, что данная система не имеет эффективных средств автоматизации, для того, чтобы облегчить и упорядочить процедуры согласования и утверждения бюджетных данных отдельных пользователей и бюджетов подразделений. |
9 |
Формирование комплекта бюджетных отчетов |
Наличие типовых бюджетных отчетов (Balance, P&L, Cash Flow); Возможности динамической группировки и детализации статей в отчетах (Drill up, Drill down); Возможности представления отчетов в виде структурированных кросс-таблиц (измерения бюджета могут находиться как в строках, так и в столбцах); Технология и скорость обновления данных в отчетах; Достаточность графических средств; Возможности интеграции с MS Office и специализированным программным обеспечением построения аналитических отчетов (Business Objects, Crystal Reports и др.). |
10 |
Средства контроля исполнения бюджета |
Частота, с которой осуществляется контроль исполнения бюджета; Математический аппарат для анализа отклонений. |
11 |
Поддержка процессно-ориентированного бюджетирования (Activity-Based Budgeting) |
Наличие
возможности заложить в модель бюджета
последовательность алгоритмов распределения/ реализация подходов процессно-ориентированного бюджетирования невозможна без наличия характеристик в п. 1,5,6 данной таблицы. |
Таблица 4. Функциональные характеристики автоматизированной системы бюджетирования
Несмотря на то, что совершенных программных пакетов не существует, всегда можно подобрать программу, подходящую для конкретного предприятия. Однако необходимо помнить: чтобы деньги, израсходованные на внедрение АСБ, окупились, нужно не только приобрести и установить систему, но и составить предварительно структуру бюджетов, адекватную задачам предприятия, установить регламенты работы с ней и связать систему бюджетирования с уже существующими учетными системами. Это серьезная работа, которая в большинстве случаев требует участия профессиональных консультантов.
Другой важный момент заключается в том, что внедрение АСБ, как и любой другой информационной системы, необходимо рассматривать как инвестиционный проект с соответствующими потоками доходов и расходов. Как известно, для того чтобы инвестиционный проект был принят, выгода от внедрения системы должна быть выше стоимости внедрения. Поэтому чем больше размер предприятия, чем сложнее его структура, тем полезнее для него будет АСБ. А небольшой организации с несложной финансовой структурой и с несколькими (а чаще одним) центрами ответственности вполне достаточно и MS Excel.
В любом случае следует понимать, что автоматизированная система бюджетирования не заменит специалистов, принимающих решения. Задача АСБ - создать общую понятийную и информационную среду, благодаря которой управленческие решения будут приниматься быстрее, спокойнее и точнее.
Осуществление автоматизации бюджетирования на предприятии - неотъемлемая часть управления всеми процессами на нем. С ее помощью осуществляется планирование различного вида бюджетов, контроль за их исполнением и даже прогнозирование. Но, как было рассмотрено в работе, имеется ряд проблем внедрения автоматизированной системы бюджетирования (АСБ) на предприятие. И все они начинаются от выбора способа внедрения системы и заканчивая вопросами взаимоотношений поставщика программы и фирмой-заказчиком в процессе работы АСБ. Многие проблемы могут возникнуть при внедрении зарубежной системы на отечественное предприятие, а именно ее адаптация, степень открытости, функциональные возможности при обычно высокой стоимости, связь заказчика и исполнителя.
Подводя итоги, можно проследить результаты работы над поставленными задачами: