Автоматизация складского учета

Введение

В настоящее время  всё больше организаций стремиться автоматизировать рабочий процесс  и использовать электронную информацию. Сейчас хранение, поиск и доступ к информации стали важным  явлением не только для людей тесно связанных с деятельностью в сфере компьютерных технологий, но и входит в работу обычных людей. Это помогает им сократить временные, материальные и даже физические затраты на поиск, приобретение, хранение, обмен различными материальными и нематериальными ресурсами.  

На складе ООО «Торнадо Киров» до сих пор для поиска необходимых данных по тому или иному товару просматривают огромные папки с документами, а если данные потеряны по какой-либо причине, тогда приходится восстанавливать информацию заново. Иногда результаты были напрасными из-за недостатков самой организации хранения информации.

С развитием прогресса  и компьютерного рынка программного обеспечения, на предприятии появилась необходимость создания программного продукта способного сократить человеческие затраты и усилия, а главное оперативно выдавать результат необходимый работнику, а также заменить большие архивы на структурированное хранение в электронном виде.

Для данной системы важным фактором являются технические характеристики оборудования (объемы и скорости накопителей информации, типы процессоров) – от этого зависит результат и производительность такой системы. Еще одним важным фактором является как хорошо организованная база данных, так и сам пользовательский интерфейс. 

О своевременности и  актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени зав.складом и отдел закупок тратят на оформление различной документации и отчетов.

Поэтому в настоящее  время все более актуальным становится  автоматизация видов деятельности  людей путем создания  специализированных информационных систем на базе электронной вычислительной техники. В данном дипломном проекте разработана  информационная система для учета движения товаров на складе ООО «Торнадо Киров». Эта программа увеличивает оперативность работы сотрудников склада, отдела закупок, позволяет быстро занести в компьютер нужную информацию и дать развернутый ответ о любом товаре (поступление товара, расход товара, наличие товара на складе и т.д.). Она уменьшает работу с бумагами сотрудников организации, храня большие объемы информации в базе данных, в которой можно быстро найти любую интересующую информацию всего за несколько секунд.

 

 

1. Аналитическая часть

В данной главе необходимо рассмотреть задачи, которые будет  выполнять разрабатываемая информационная система, изучить аналоги и прототипы, выявить их достоинства и недостатки. А так же выбрать СУБД, среду программирования для создания ИС и операционную систему.

1.1. Задачи, решаемые  складом

Оптовый склад ООО «Торнадо Киров» принимает партии товаров от поставщиков и отпускает его клиентам мелкими партиями. Продукция поступает непосредственно с заводов-изготовителей и реализуется клиентам, нуждающимся в данном виде товаров. Организация осуществляет транспортировку продукции с производства на базу, ее складирование, хранение и отгрузку клиентам.

Требуется вести количественный и стоимостной учет поступающих и отпускаемых товаров, поставщиков и клиентов, формировать приходные и расходные накладные.

Основными задачами складского учета являются:

• обеспечение сохранности и контроля за движением и правильным использованием всех материальных ценностей;
• соблюдение установленных норм запасов и расходов;
• своевременное выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации в установленном порядке;
• получение точных сведений об их остатках, находящихся на складах учреждений.

1.2. Техническое  задание на проектирование

Цель работы - разработка ИС для учета движения товаров в ООО «Торнадо Киров».

Предполагается, что использовать эту систему будут работники  предприятия: отдел закупа, отдел сбыта, зав.складом, занимающиеся учетом товаров на складах, и оприходованием вновь поступивших товаров.

Работникам предприятия  приходится выполнять большое количество действий по поиску сводной информации по предприятию в целом. Выполнение этой работы вручную требует значительного времени.

Разрабатываемая информационная система  позволить значительно уменьшить время работы сотрудников и упростит процесс получения различной сводной информации.

Система разрабатывается  на основе заказа от ООО «Торнадо Киров.

Данная программа должна выполнять следующие задачи:

• организовать хранение, обработку данных и вывод на печать;
• максимально уменьшить затраты труда на обработку информации;
• иметь удобные формы ввода-вывода с хорошим интерфейсом для пользователя;
• исключить вероятность допущения арифметических и логических ошибок;
• контролировать действия пользователя при работе с программой и сообщать ему о допущении ошибки и возможности её исправления;
• выводить на печать определенные формы документов (накладная, книга складского учета, инвентарный список основных средств);
• организовать создание отчетов и документов.

1.3. Эффективность внедрения ИС

Существует ряд показателей  эффективности ИС, которые отражаются на результатах деятельности, за счет повышения уровня управления, оперативности принимаемых решений. К ним относятся:

• повышение оперативности и актуальности информации;
• сокращение сроков решения отдельных задач и принятия управленческих решений;
• повышение качества информации, ее точности, детальности;
• получение принципиально новых аналитических возможностей;
• снижение количества времени, затрачиваемого на подготовку документов, скорость выдачи выходных документов;
• усилие контроля, предотвращение злоупотреблений;
• повышение качества труда за счет сокращения рутинных операций.

Оценить эффективность  применения ИС можно с помощью прямых и косвенных показателей. Прямые (или экономические) показатели дают оценку автоматизации в денежном выражении, включают в себя определение затрат на разработку и эксплуатацию ИС (то есть определение полной стоимости владения ИС), определение денежного потока, высвобожденного за счет ИС. Косвенные показатели позволяют оценить эффект применения ИС в конкретной предметной области деятельности.

Эффективность ИС включает не только экономический эффект от внедрения и функционирования ИС, но и такие характеристики, как надежность, простота обращения, легкость модификации, снижение затрат на разработку и эксплуатацию.

1.4. Задачи, решаемые  разрабатываемой системой

ИС для учета движения товаров на складе - информационная система, предоставляющая всю оперативную информацию, необходимую для управления складом в режиме реального времени.

В ИС заложен широкий функционал для учета товара и других задач складского учета. При этом программа удобна в использовании и даже непрофессиональному пользователю в ней легко работать и ориентироваться.

Программа снабжает работающего целым рядом обобщающих и аналитических отчетов, которые помогают быстро и легко найти любую интересующую информацию в простой для понимания экранной форме.

Возможности программы  позволяют формировать и печатать следующие виды отчетов:

1. отчет о движении товаров, с возможностью подробной детализации по отдельным видам товаров, поставщикам, складам, состоянии товаров в промежутках между датами;
2. отчет об остатках товаров в разрезе всех имеющихся складов;
3. складские документы (акты списания, накладные на отпуск материала со склада, транспортные накладные, товарные накладные, инвентаризационные ведомости, заявки на получение материалов со склада);
4. многие другие отчеты.

Все вышеперечисленные  отчетные формы дают возможность  быстро и эффективно управлять товарными  потоками, своевременно контролировать остатки и формировать заказ  необходимого товара.

Также ИС для учета движения товаров на складе предлагает ряд таких полезных для пользователя возможностей, как:

1. учет основных товарных операций:

• приход
• расход
• возврат
• инвентаризация.

2. многоуровневая номенклатура;

3. учет товаров:
• по категориям товаров;
• по дополнительным параметрам и признакам.
4. оперативные данные:
• товарный запас (остатки);
• товарооборот.
5. единицы измерения товаров на складе. В справочниках материалов, товаров и продукции предусмотрена гибкая возможность использования любых необходимых единиц измерения: штуки,          килограммы, литры, миллилитры, граммы и т.д.
6. хранение необходимых дополнительных характеристик о товаре:
• срок годности;
• поставщики;
• другие

7. формирование прайс-листов.

1.5. Обзор аналогов и прототипов

1. 1С: Предприятие.

Система программ "1С: Предприятие" предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.

"1С: Предприятие" представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

Надежность  и безопасность

Программа содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:

• возможность запрещения пользователям "прямого" удаления информации,
• специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок,
• установка запрета на редактирование печатных форм документов,
• "запирание" системы пользователем при временном прекращении работы.

Гибкость и  настраиваемость

Любая из программ серии 1С: Предприятие может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет при необходимости настроить все основные элементы системы:

• редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;
• изменять экранные и печатные формы документов;
• создавать журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам для эффективной работы с ними;
• редактировать существующие и создавать новые справочники произвольной структуры;
• редактировать свойства справочников: изменять состав реквизитов, количество уровней, тип кода, диапазон проверки уникальности кода и другое;
• создавать регистры для учета средств в любых необходимых разрезах;
• создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации;
• описывать поведение элементов системы на встроенном языке.

Открытость и доступность

1С: Предприятие содержит разнообразные средства для связи с другими программами. Возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой. Кроме этого, встроенный язык содержит средства работы с файлами формата DBF. Также 1С: Предприятие поддерживает современные средства интеграции приложений: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

• управлять работой других программ, используя встроенный язык 1С:Предприятие, например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel;
• получать доступ к данным 1С: Предприятие  из других программ;
• вставлять в документы и отчеты 1С: Предприятие объекты, созданные другими программами - например, помещать в первичные документы логотип фирмы;
• размещать в документах и отчетах рисунки и графики.

Развитые средства администрирования

1С: Предприятие включает средства, позволяющие администратору системы:

• вести список пользователей системы;
• назначать пользователям пароли на вход в систему;
• назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой системой;
• формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;
• просматривать список работающих пользователей.