Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

Технологический процесс «Клиент-Сервер» основан на организации в сервере нескольких независимых баз данных, размещенных в разных каталогах.

Каждая рабочая станция имеет доступ только к определенным массивам. Полномочия и права доступа к разным массивам могут устанавливаться по-разному.

Например, в сетевой версии программы «Парус» эти права регламентируются «Картой пользователя», которая открывается администратором системы. В карте указывается: имя пользователя, пароль, полномочия, доступ к разным базовым массивам, находящимся на сервере. Работа пользователя в сети реализуется функциями меню: «Сервис» -> «Обслуживание сети». При запуске системы пользователь вводит свое имя и пароль. Система находит его карту и определяет полномочия I права доступа пользователя. На экране отражается перечень файлов, к которым пользователь имеет доступ; курсором выбираются нужные файлы.

Организацию сетевой технологии рассмотрим на примере средней торгово-закупочной фирмы, основные функции которой заключаются ведении бухгалтерского учета, складского учета, осуществлении маркетинга и денежных расчетов с покупателями (на базе сетевой версии про граммы «Парус»).

Для сервера был выбран компьютер 486 AT с общим объемом операционной памяти 8 МБ. Для рабочих станций - компьютеры 386 SX с общим объемом оперативной памяти 2 МБ.

Автоматизированные рабочие места были созданы в следующих подразделениях:

- АРМ маркетинга - в группе маркетинга, где осуществляется рассылка прайс-листов с наименованиями и ценами предлагаемых товаров, выписка счетов на оплату продукции, контроль за отпуском товаров;

- АРМ склада - на складе, где ведется учет наличия движения материальных ценностей;

- АРМ бухгалтера - в группе учета материальных ценностей, осуществляющей расчеты между фирмой и ее партнерами по доставке и продаже товаров и отработку накладной в учете;

- АРМ бухгалтера - в группе денежных расчетов, предназначенной для проведения всех расчетов по кассе и банку;

- АРМ главного бухгалтера - осуществляющий обобщение всей поступающей информации и ее анализ, проведение налоговых расчетов и составление отчетности.

Работа ЛВС обеспечивается функционированием общей информационной базы, доступной для всех пользователей рабочих мест. Такими массивами являются: номенклатура товаров на складе, данные о партнерах фирмы, материально-ответственные лица, данные о валюте, бухгалтерские проводки, план счетов, выписанные и оплаченные счета.

Сложность совместной работы пользователей программы связана со специальными информационными потоками и взаимозависимостью отдельных участков учета. Хозяйственные операции, зарегистрированные на одном участке, должны отражаться в учетных регистрах других участков. Так, группе маркетинга постоянно требуются данные о поступлении нового товара на склад, о факте оплаты покупателями выписанных счетов, т.е. данные других АРМ.

Наличие товара на складе и его цена отражаются в номенклатуре товарно-материальных ценностей, сформированной АРМ склада. На основании этих данных АРМ маркетинга составляет «Прайс-лист».

Далее АРМ маркетинга выписывает счет на оплату. Выписка счета проходит в режиме главного меню «Документы» > «Счета, спецификации» с указанием всех реквизитов продавца и покупателя, наименования количества покупаемых товаров, их цены и суммы налога на добавленную стоимость (НДС).

В машине сформирована справочная база по предприятиям-партнерам (справочник организации), которая используется при формировании платежных документов.

Выписка счета является определяющей во всей цепочке торговых операций, так как в дальнейшем все действия будут связаны с этим документом.

Выписанные счета для оплаты покупателем аккумулируются в реестре счетов. Далее контроль за состоянием этих документов осуществляется АРМ группы денежных расчетов, где бухгалтер фиксирует поступление денег по выписанному счету на основании полученной из банка выписке счета. При этом бухгалтер обращается в реестр счетов сформированный АРМ маркетинга, находит там нужный счет и делает отметку об отработке этого документа в учете, проставляя дату и номер платежного поручения. После этого информация об оплате счета в виде бухгалтерской проводки поступает в «Журнал хозяйственных операций» АРМ главного бухгалтера и становится доступной для всех остальных пользователей. Бухгалтерская процедура, соответствующая этой операции, содержит проводки по получению предварительной оплаты с выделением НДС.

Происходит отпуск товара по оплаченному счету. АРМ маркетинга осуществляет поиск необходимого счета в реестре «Счета, спецификации», где автоматически формируется накладная на отпуск товара и счет-фактура, используемый для составления «Книги продаж». На основании накладной производится отпуск товара со склада. Все выписанные накладные помещаются в реестр накладных и после отпуска товара обрабатываются в учете как операция реализации товара и списания себестоимости товара. При выборе отработки операции реализации формируется проводка по переводу суммы из разряда предварительной оплаты в реализацию с пересчетом налога на НДС. Информационные данные из накладной автоматически переносятся в проводку. При выборе режима списания себестоимости товара формируется проводка списания фактической себестоимости товарно-материальных ценностей с автоматическим расчетом средней цены единицы товара на дату отпуска товара. Весь расчет происходит автоматически. В реестре накладных против отработанной накладной появляется отметка об ее отработке. Счет, по которому произошел полный отпуск товара, автоматически снимается из реестра счетов, переходя в архив. Бухгалтерские проводки после отработки накладной, появившись в учете хозяйственных операций, становятся доступными для других пользователей программы. Пользователями этой информации являются АРМ расчетов с клиентами, где осуществляется оперативный контроль по бухгалтерскому счету предварительной оплаты с клиентами, и АРМ склада, где контролируется движение и остатки товарно-материальных ценностей на предприятии.

В конце месяца вся информация обрабатывается АРМ главного бухгалтера, где подводятся итоги работы предприятия, выявляются финансовые результаты и составляется отчетность.

 

Заключение

Бухгалтерский учет является центральным компонентом системы управления любым объектом. В общем объеме экономической информации данные бухгалтерского учета организации составляют более 50%. Бухгалтерскую информацию используют различные категории персонала предприятия для принятия управленческих решений: менеджеры, экономисты, финансисты, организаторы производства и т.п. Бухгалтерская информация в виде отчетов - бухгалтерский баланс, приложения к бухгалтерскому анализу - необходима также внешним пользователям - сторонним организациям и предприятиям, налоговым органам, органам власти, инвесторам и т.п. От бухгалтерской информации зависят многие управленческие решения, и информационная система бухгалтерского учета оказывает наиболее существенное влияние на эффективность автоматизации управления.

Разработка и создание ИС бухгалтерского учета является первоочередной задачей автоматизации управления любого предприятия. Характеристики объекта управления, особенности формы организации бухгалтерского учета и учетной политики, масштаб предприятия и другие факторы оказывают решающее влияние на разработку ИС, с одной стороны, и выбор и поддержку информационных технологий бухгалтерского учета, с другой.

Программные продукты ИС бухгалтерского учета делятся на классы:

1. журнал хозяйственных  операций;

2. инструментальные  компьютерные системы;

3. компьютерные  системы финансового анализа  и бизнес-планирования и т.д.

Автоматизированные информационные технологии организуются на основе тесной взаимосвязи информационного, технического, программного и технологического обеспечения.

Основой технологического обеспечения является технологический процесс обработки экономических задач. Технологический процесс имеет определенный жизненный цикл и существенно меняет состав выполняемых операций в зависимости от появления новых поколений вычислительной техники, развития средств передачи данных и методов программирования. Исходной стадией компьютеризации бухгалтерских задач стало осуществление их централизованной обработки операторами на вычислительных установках с применением перфорационных и электронных машин.

Решая вопрос компьютеризации на малом предприятии, необходимо учитывать ряд факторов, связанных со спецификой финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, его экономическими возможностями, а также уровнем подготовки персонала. Подбор оптимальной конфигурации технических средств и программного обеспечения является серьезной проблемой, с которой сталкивается малое предприятие. Это связано с тем, что среди сотрудников малого предприятия редко встречаются специалисты, разбирающиеся в вопросах компьютеризации бухгалтерского учета.

Технология обработки бухгалтерских задач на средних и крупных предприятиях осуществляется на базе сетевых программных продуктов, относящихся к классу «Интегрированные бухгалтерские системы» и «комплексные бухгалтерские системы», ориентированные на организацию локальной вычислительной сети предприятия. Бухгалтерский является одним из основных элементов сетевых программ. Сетевая технология основана на организации многоуровневых АРМ, установленных в различных подразделениях предприятия и организации информационной связи между ними. Таким образом, сетевая технология является основой организации автоматизированной информационной системы предприятия (организации, фирмы). Сетевая технология базируется на создании единого банка данных и применении различного технического оборудования, интегрированного в единое целое: сервер, рабочие станции и комплектующее оборудование.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы.

1. Бычкова С.М., Ивахненков С.В. Информационные технологии в бухгалтерском учете и аудите: учебное пособие. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009.

2. Ильина О.П.  «Информационные технологии бухгалтерского учета» СПб: Питер.2010 г.

3. Киевский С.В. Самоучитель по работе с программой 1C бухгалтерия. М.: Компьютер Пресс, 2007.

4. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие - М: ИНФРА-М, 2007.

5.Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. М.: ИНФРА-М, 2006.

6.Назаров С.В. Компьютерные технологии обработки информации. М.: Финансы и статистика, 2009.

7. Николаева Т.П. Основы информационной экономики. Учеб. пособие. СПб.: ООО ЛЕКС СТАР, 2009

8. Половнев С.И. Система автоматизированной обработки учетной информации. М., 2009.

9. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике / под ред. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2010.

10. Черкасов Ю.М.Информационные технологии в управлении.  М.: ИНФРА-М, 2008.

11. Документация по программным средствам: 1С: Предприятие