Введение……………………………………………………………………..2
Глава 1. Анализ предметной области
и формирование требований к информационной
системе………………………………………....................3
1.1 Термины и понятия………………………………..............................3
1.2 Характеристика кафедры……………………………………………...4
1.3 Анализ существующих
средств электронного документооборота…4
Глава 2. Проектирование информационной
системы
2.1. Проведение
обследования объекта автоматизации ……………..5
2.2. Анализ
требований к системе……………………………………12
2.3. Техническое
задание ……………………………………………...14
2.4. Проектирование
ИС ……………………………………………..17
Заключение…………………………………………………………………21
Список литературы………………………………………………………..22
Введение
Актуальность темы
исследования.
Документооборот любой кафедры высшего
учебного заведения является одним из
наиболее трудоемких процессов, требующий
значительных трудовых и временных затрат.
При этом важно учитывать, что наличие
в полном объеме правильно разработанных
документов является одним из важнейших
показателей успешной работы кафедры
в целом. Контрольные мероприятия министерства
образования, связанные с лицензированием
и аккредитацией учебного заведения, включают,
в первую очередь, проверку состояния
документации его кафедр.
Основную нагрузку по поддержке процессов
кафедры, связанных с документооборотом,
несут на себе методист кафедры и заведующий.
Как правило, каждый документ хранится
на кафедре в двух формах: электронной
– в виде компьютерного файла на жестком
диске компьютера кафедры и на бумажном
носителе в распечатанном виде, сброшюрованном
в конкретную папку документов в соответствии
с принятой классификацией. При этом, число
таких папок существенно, а количество
хранящихся документов, как минимум, на
порядок больше.
Несмотря на строгую классификацию, поиск
документов представляет собой некоторые
сложности. Причем, это касается и поиска
электронных копий документов. Поиск же
определенных разделов в документе представляет
собой еще более трудоемкую задачу. Особенно
усложняется анализ и поиск информации
в других источниках, имеющих логические
и информационные связи с текущим документом.
Поэтому целью данной курсовой работы
является проектирование информационной
системы документооборота кафедры.
Для достижения поставленной
цели необходимо решить следующие задачи:
- Изучить и проанализировать
предметную область кафедры
- Проанализировать существующие
программные продукты
- Разработать системный проект
(создание технического задания, построение UML-модели) электронного документооборота кафедры.
Курсовая работа состоит из
введения, двух глав, и списка используемых
источников.
Во введении обосновывается
актуальность темы курсового проекта,
формулируются цель и задачи. В первой
главе проводится анализ предметной области,
рассматриваются наиболее известные системы
электронного документооборота, формируются
требования к системе. Во второй главе
описывается практическая часть проектирования
информационной системы с помощью IDEF0
и UML 2.0 технологий. В заключении формулируются
основные результаты курсового проекта.
Глава 1. Проектирование
информационной системы документооборота
кафедры.
1.1 Термины и понятия
Документооборот
– движение документов
в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или
отправления [ГОСТ Р 51141-98].
Электронный документооборот – единый механизм по работе
с документами, представленными в электронном
виде, с реализацией концепции «безбумажного
делопроизводства»
Электронный документ – документ, созданный с помощью
средств компьютерной обработки информации,
который может быть подписан электронной
подписью и сохранен на машинном носителе
в виде файла соответствующего формата.
Электронная подпись – аналог собственноручной
подписи, являющейся средством защиты
информации, обеспечивающим возможность
контроля целостности и подтверждения
подлинности электронных документов.
Кроме того, согласно федеральному
закону РФ "Об образовании в Российской
Федерации" № 273-ФЗ:
Индивидуальный учебный
план – учебный план, обеспечивающий
освоение образовательной программы на
основе индивидуализации ее содержания
с учетом особенностей и образовательных
потребностей конкретного обучающегося;
Образовательная
организация – некоммерческая
организация, осуществляющая на основании
лицензии образовательную деятельность
в качестве основного вида деятельности
в соответствии с целями, ради достижения
которых такая организация создана (далее
будет рассматриваться как высшее учебное
заведение (ВУЗ))
Образовательные организации,
дающие высшее профессиональное образование,
в качестве структурных подразделений
имеют факультеты, кафедры, институты,
реализующие образовательно-профессиональные
программы, научно-исследовательские
институты, научные центры, учебно-методический
отдел и другие, занимающиеся организацией
и проведением учебного процесса и научных
исследований. Высшие учебные заведения
разрабатывают и утверждают свои правила
о факультетах или институтах.
Факультет, институт или приравненная
к нему структурная единица является учебно-научно-методическим
и административным подразделением высшего
учебного заведения, осуществляющим подготовку
студентов, магистрантов, курсантов, слушателей,
аспирантов, повышением квалификации
руководящих, инженерно-технических и
педагогических работников соответствующей
отрасли экономики, образования и культуры,
а также руководством работой кафедр,
относящихся к данному профилю специальности.
1.2 Характеристика
кафедры
Кафедра, или приравненная к
нему структурная единица является основным
учебно-научным структурным подразделением
высшего учебного заведения (факультета
или института). Основными задачами кафедры
является следующие: осуществление учебной,
методической и научно-исследовательской
работы по одной или нескольким родственным
специальностям, дисциплинам; воспитательная
работа среди обучающихся; подготовка
научно-педагогических кадров и повышение
их квалификации. В штат кафедры входят
заведующий кафедрой, профессора, преподаватели,
докторанты, аспиранты, учебно-вспомогательный
персонал.
В настоящее время на кафедрах
возрастает количество разнообразных
информационных потоков в учебном процессе,
в научных исследованиях и в административном
управлении.
Весь документооборот кафедры
ведется в бумажной и электронной формах
и включается в единую технологическую
схему делопроизводства университета
с использованием современных информационных
и телекоммуникационных технологий. Эффективное
функционирование кафедры предполагает
оснащение ее средствами компьютерных
и телекоммуникационных технологий.
Следствием этого является
повышение роли автоматизации кафедрального
документооборота.
1.3 Анализ существующих
средств электронного документооборота
В настоящее время имеется множество
программных средств и технологий, направленных
на автоматизацию документооборота в
организациях малого и среднего бизнеса.
Они обладают возможностями, свойственными
корпоративным системам, такими как, например,
графический дизайнер маршрутов, дизайнер
регистрационных карточек и шаблонов
отчетов или возможность пользователям
писать дополнительные программные модули.
Стоит отметить, что поставка
вычислительной техники и установка на
нее стандартных программ компании Microsoft
не позволяет решить всех проблем. Использование
таких программ как Outlook, Word, Excel, Access помогает
лишь частично автоматизировать некоторые
этапы работы с документами, но они не
приспособлены для решения задач комплексной
автоматизации электронного документооборота.
При этом использование дополнительных
программ, не предназначенных для комплексного
подхода к решению задач электронного
документооборота делает, эти задачи только
более сложными и запутанными.
Далее рассмотрим программные
продукты, решающие проблемы электронного
документооборота на предприятиях.
Распределенным организациям
с большим количеством отделов и подразделений
подойдет самая дорогая система - LANDOCS
которая при внедрении в полной комплектации
может быть настроена практически на любые
способы организации механизмов управления.
1С:Документооборот — программный
продукт российской фирмы «1С» на технологической
платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный
в первую очередь для автоматизации документооборота.
У программного продукта существуют сложности
с настройкой прав доступа. Кроме того
отсутствует англоязычный интерфейс.
"ЕВФРАТ-Документооборот".
Продукт "ЕВФРАТ-Документооборот"
является более гибким и более
масштабируемым за счет использования
уникальной объектно-ориентированной
СУБД "НИКА" (внутренняя разработка
Cognitive Technologies), он полностью основан на
российских технологиях и объединяет
в себе простоту внедрения и использования
(внедрение возможно без привлечения специалистов
поставщика) с развитыми механизмами настройки
процессов управления документами.
IBM Notes – программный
продукт, платформа для автоматизации
совместной деятельности рабочих
групп
Основные функции:
- среда исполнения приложений
автоматизации групповой деятельности
- криптозащита (шифрование и
электронная подпись)
- клиент электронной почты
- почтовый сервер
- персональный и групповой календари,
планировщик задач
- набор офисных приложений IBM Lotus Symphony (текстовый редактор, электронные таблицы, подготовка презентаций)
- репликация — синхронизация
между дистанционно удалёнными экземплярами
баз данных
2. Проектирование
информационной системы
2.1. Проведение
обследования объекта автоматизации
В данной работе объектом автоматизации
является документооборот кафедры. Предмет
исследования составляют бизнес-модели
и практики организации документооборота
кафедры, а так же методологии и технологии
проектирования информационных систем.
Кафедра является основным
структурным подразделением вуза, осуществляющим
учебную, методическую и научно-исследовательскую
деятельность по одной или нескольким
родственным дисциплинам, внеучебную
работу со студентами, а также подготовку
научно-педагогических кадров и повышение
их квалификации.
В соответствии с направлениями
деятельности кафедры делятся на три вида:
общеобразовательные (общеуниверситетские),
общепрофессиональные и специальные,
а также кафедры можно подразделить на
выпускающие и невыпускающие.
Общеобразовательные (общеуниверситетские)
кафедры осуществляют подготовку специалистов
по общеобразовательным и естественнонаучным
дисциплинам, общим для стандартов и учебных
планов всех или подавляющего большинства
направлений подготовки специалистов.
Общепрофессиональные кафедры
осуществляют подготовку специалистов
по общепрофессиональным дисциплинам,
входящим в стандарты отдельных групп
направлений подготовки бакалавров, дипломированных
специалистов и/или магистров.
Специальная (академическая,
межвузовская, межотраслевая) кафедра
- это кафедра, ведущая преподавание спецкурсов
или осуществляющая подготовку либо переподготовку
специалистов по узкому специальному
профилю. Она создается специальным решением
Ученого совета вуза, в котором оговаривается
сфера и порядок ее деятельности.
Выпускающие – это кафедры,
приобретающие статус выпускающей согласно
приказу по университету, в котором ей
поручается быть ответственной за подготовку
и выпуск специалистов по соответствующей
учебной специальности или направлению.
Независимо от статуса кафедры
ее главной задачей является организация
и осуществление на высоком учебно-методическом
уровне подготовки специалистов (определенного
направления) высокой профессиональной
квалификации, воспитательной работы
среди студентов, преподавателей, сотрудников,
научных исследований по профилю кафедры,
подготовка научно-педагогических кадров
и повышение их квалификации. Необходимо
отметить, что организационно-методическая
работа представляет собой как отдельный
вид деятельности кафедры, связанный с
организацией делопроизводства, так и
обеспечивающий процесс для других видов
деятельности.
Анализ источников, беседа с
заведующим кафедрой позволяют выделить
следующие виды деятельности данного
структурного подразделения ВУЗа: учебно-воспитательная,
научно-исследовательская, организационно-методическая
Определим содержание основных
видов деятельности:
учебно-воспитательная
деятельность:
учебная деятельность
– осуществление образовательного процесса:
– ведение аудиторных занятий
на очном и заочном и других отделениях;
– проведение консультаций
и индивидуальной работы на очном и заочном
отделениях;
– проведение открытых занятий;
– организация производственных
и учебных практик;
– входной и итоговый контроль,
промежуточная аттестация;
– курсовое и дипломное проектирование;
– государственная аттестация
выпускников;
воспитательная
деятельность:
– работа кураторов групп;
– воспитательная работа в
общежитии;
– взаимодействие с родителями;
– культурно-массовая работа;
– спортивная деятельность.
организационно-методическое
обеспечение учебно-воспитательной деятельности:
– разработка учебных и рабочих
программ, учебно-методических комплексов;
– участие в методических семинарах
и конференциях;
– разработка учебников, учебных
и учебно-методических пособий по дисциплинам
кафедры.
научно-исследовательская
деятельность:
научно-исследовательская
деятельность – разработка новых методов
решения задач и проведение научных исследований:
– участие в конкурсах грантов
и программ; заключение хозяйственных
договоров на проведение научных исследований;