Создание базы данных

Оглавление

 

1. Постановка задачи.

 

 

База  данных должна содержать следующие  элементы:

• наименование продукции, поступившей в магазин;
• вид товара;
• количество;
• стоимость единицы продукции;
• дата изготовления;
• срок реализации;
• названия фирм-производителей продукции;
• название страны, на территории которой произведён товар.

 

Функции, выполняемые информационной технологией:

 

1. Заполнение  и редактирование таблиц базы  данных.

2. Вычисление  общей стоимости по каждому виду товаров.

3. Получение  данных о фирме-изготовителе, количество  продукции которой максимально  (страна, наименование продукции, количество).

4. Формирование  списка товаров с истекшим  сроком хранения.

5. Формирование  отчета, содержащего следующие данные: фирма-производитель, количество, стоимость всей продукции по фирме, срок реализации. Название страны, на территории которой произведен товар, задается пользователем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1 Входные данные

 

• наименование продукции, поступившей в магазин;
• вид товара;
• количество;
• стоимость единицы продукции;
• дата изготовления;
• срок реализации;
• названия фирм-производителей продукции;
• название страны, на территории которой произведён товар.

 

 

1.2 Выходные данные

 

1. Заполнение  и редактирование таблиц базы данных.

2. Вычисление  общей стоимости по каждому  виду товаров.

3. Получение  данных о фирме-изготовителе, количество  продукции которой максимально  (страна, наименование продукции, количество).

4. Формирование  списка товаров с истекшим  сроком хранения.

5. Формирование  отчета, содержащего следующие данные: фирма-производитель, количество, стоимость  всей продукции по фирме, срок реализации. Название страны, на территории которой произведен товар, задается пользователем.

 

1.3Математическая модель

 

 [Товары с истекшим сроком]= ЕСЛИ([Срок реализации]>СЕГОДНЯ();"нет";"да")

[Общая стоимость]=[Количество]*[Стоимость единицы]

 

 

 

 

 

 

2 Табличный процессор Excel

2.1 Основные положения

 

Excel позволяет пересчитывать значение элементов таблицы, строить различные графики по данным таблицы, создавать простейшие базы данных.

К главным функциям Excel можно отнести:

- Построение таблиц.

В Excel таблицы создаются на рабочем столе. Лист разделен на строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. Ячейки могут содержать самую разную информацию. Над ними можно производить различные действия ( выделение, удаление, копирование и т. д.).

- Вычисление.

В Excel можно применять различные формулы, при помощи которых просчитываются значения ячеек на основе данных, введенных в других ячейках. Эти формулы можно копировать в другие ячейки.

В Excel широко используются ряды данных. Здесь сочетается функция автозаполнения и функция вычисления. Эта функция может быть прогрессией разного рода (арифметической, геометрической и т. д.). Также в Excel используются ссылки на другие рабочие листы, книгу.

- Форматирование данных.

Эту функцию можно  выполнить при помощи команды  ФОРМАТ – АВТОФОРМАТ, выбрав нужный внешний вид таблицы.

- Построение диаграмм.

При помощи команды ВСТАВКА – ДИАГРАММА можно создать диаграмму, вид которой будет зависеть от введенных в соответствующую таблицу данных.

- Работа со списками.

Данные в таблице Excel могут храниться виде списков. Заголовки столбцов определяют поля, а строки содержат записи определенного типа, а запись состоит из описания элемента списка.

 

 

2.2 Создание, заполнение таблиц с помощью формы. Корректировка таблицы.

 

С технической точки  зрения списки в Excel ни чем не отличаются от обычных таблиц, просто для работы со списками добавляется специальный инструментарий.

Проектирование списка начинается с задания его структуры. Список представляет собой совокупность записей (строк) каждая из которых состоит  из одинаковой последовательности полей (ячеек). Которым для удобства присваиваются  имена.

Первая строка таблицы – это  строка с названиями полей или  шапка таблицы.

1.Для того чтобы шапка таблицы  выглядела красиво необходимо  выполнить следующие действия:

а) Создать шапку таблицы.

б) Выделить шапку .

в) Выполнить команду  ФОРМАТ –  ЯЧЕЙКИ и на вкладке  ВЫРАВНИВАНИЕ  выбрать: по горизонтали – по центру, по вертикале – по центру. Флажок  поставить на ПЕРЕНОС ПО СЛОВАМ.

2.Выделить заголовок с ячеек А1 по G1 и выполнить команду: ДАННЫЕ – ФОРМА и щелкнуть по кнопке ОК, при этом действии указатель мыши должен находиться в ячейке заголовка. После этого появляется форма следующего вида:

 

Переход от одного поля к  другому осуществляется либо с помощью  кнопки Tab либо с помощью мыши(клавишу Enter нажимать нельзя) .

Заполнив первую запись списка щелкнуть на кнопку ДОБАВИТЬ.

Заполнив всю таблицу  щелкнуть по кнопке ЗАКРЫТЬ.

Для того чтобы добавить, удалить  или исправить запись надо выполнить  команду: ДАННЫЕ – ФОРМА и щелкнуть по кнопке ОК, в появившейся форме  можно добавлять, удалять или  исправлять запись.

 

2.3 Вычисление общей стоимости по каждому виду товаров.

 

Для этого необходимо создать еще один столбец с  названием «Общая стоимость». Заполняться  он будет по формуле: [Общая стоимость]=[Количество]*[Стоимость единицы]

 

                    

Далее надо выделить всю таблицу. Из меню «данные» вызвать команду «Сводные таблицы». В появившемся окне требуют проверить правильность установки диапазона ячеек. Нажимаем на кнопку «Макет». Появляется окно «Мастер сводных таблиц и диаграмм».

В итоге получим:

2.4 Получение данных о фирме-изготовителе, количество продукции которой максимально (страна, наименование продукции, количество).

 

Для этого выполняем  действия:

1. Выполняем команду ДАННЫЕ – ФИЛЬТР- АВТОФИЛЬТР, при этом в каждой ячейке строки заголовка появляются кнопки раскрывающегося списка.
2. Раскрываем поле списка «Количество», выбираем самую нижнюю сточку.

Получаем:

 

 

2.5 Формирование списка товаров с истекшим сроком хранения.

Для этого необходимо создать еще один столбец с названием «Товары с истекшим сроком». Заполняться он будет по формуле: [Товары с истекшим сроком]= ЕСЛИ([Срок реализации]>СЕГОДНЯ();"нет";"да")

           

После этого выполнить команду ДАННЫЕ – ФИЛЬТР- АВТОФИЛЬТР, при этом в каждой ячейке строки заголовка появляются кнопки раскрывающегося списка.

Раскрываем поле списка «Товары с истекшим сроком» и выбираем нужный «да».

Получаем:

2.6 Формирование отчета, содержащего следующие данные: фирма-производитель, количество, стоимость всей продукции по фирме, срок реализации. Название страны, на территории которой произведен товар, задается пользователем.

Для выполнения этого пункта задания  в исходной таблице необходимо выделить всю таблицу. Из меню «данные» вызвать  команду «Сводные таблицы». В появившемся  окне требуют проверить правильность установки диапазона ячеек. Нажимаем на кнопку «Макет». Появляется окно «Мастер сводных таблиц и диаграмм».

 

 

В итоге получим:

 

Списка  поля «Страна производитель» выбираем страну.

Получаем:

 

2.7 Создание макроса с помощью макрорекордера.

 

Макрос представляет собой программу  записи на встроенные в  Excel языки VBA.

Макрос может  создаваться  автоматически авторекордарами  или быть  написаны программистами. Макрос создаваемый макрорекордером  начинает работать с  момента его  записи.

1. Табличный курсор поместить внутрь таблицы.
2. Выполнить команду  СЕРВИС – МАКРОС – НАЧАТЬ ЗАПИСЬ. В диалоговом окне запись макроса можно задать  имя макроса и затем щелкнуть по кнопке ОК.

 

 

3. Затем макрорекордер начнет запись макроса до тех пор, пока затем щелкнуть по кнопке ОСТАНОВИТЬ

Замечание: в некоторых случаях панель с кнопкой ОСТАНОВИТЬ может не появляется тогда надо выполнить команду СЕРВИС- МАКРОС – ОСТАНОВИТЬ .

          Между  пунктами 3 и 4  выполнить действия по созданию диаграммы.

Код макроса:

Sub Макрос1()

'

' Макрос1 Макрос

' Макрос записан 15.05.2005

    Charts.Add

    ActiveChart.ChartType = xl3DColumnClustered

    ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets("Основная таблица").Range("B1:C11") _

        , PlotBy:=xlColumns

    ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsObject, Name:="Основная таблица"

    ActiveChart.HasLegend = False

End Sub

 

Запуск макроса  на выполнение

 

1. Убедиться, что табличный курсор находится внутри таблицы.
2. Выполнить команду СЕРВИС – МАКРОС - МАКРОСЫ выбрать требуемый макрос и щелкнуть на кнопке ВЫПОЛНИТЬ.

 

3. Система управления базами данных Access

3.1 Общие положения

 

 

База данных – это  организованная структура, предназначенная  для хранения информации. Однако, сегодня  большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размешать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие  с потребителем или другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, мы можем говорить. Что в современных базах данных хранятся отнюдь не только данные, но и информация.

С понятием базы данных тесно  связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных  средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполненная  ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией базы понимается отбор отображаемых данных в соответствие с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

Объекты Access

Таблица – основной объект базы данных, в котором хранятся все данные хранящиеся в базе, а так же структуры базы (поля их типы и свойства).

Запросы – позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица.

Формы – служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователе виде.

Отчеты – предназначены для формирования выходного документа и вывода их на печать.

Страницы – специальные объекты базы данных, являющиеся диалоговыми Web страницами.

Макросы – предназначены для автоматизации повторяющихся операций.

 Свойство полей базы данных

Поля базы данных не только определяют структуру базы – они определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля – определяет придельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись – определяет заголовок столбца для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода).

Условие по значению – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).