Управление проектной организацией. ПК, используемые для управления проектной организацией

 

 

Реферат по дисциплине: «Компьютерные методы проектирования»

Тема: «Управление проектной организацией.

ПК, используемые для управления проектной организацией»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил: __________________

 

Проверил: ___________________

 

 

 

 

 

2012 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение

1. Управление проектной организацией
2. Программные комплексы управления проектами

Заключение

Список  литературы и Интернет ресурсов

  

 

 

 

Введение

 

 

В мире стремительно развивающихся современных  технологий основным направлением при  разработке проектов является стремление любой проектной организации  стать первой в своем сегменте рынка. Но быть первым это не значит быть первыми по временным характеристикам. Значение слова необходимо трактовать как выполнить работу вовремя и качественно.

Таким образом любая проектная организация сталкивается с решением вопроса поднятом в законе Лермана и его следствии, которые звучат как: «Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег» и «Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег». Именно для нахождения баланса между этими двумя гранями, последнее время постоянно появляются и усовершенствуются программные комплексы направленные на увеличение эффективности управления проектными организациями.

В данной работе будет рассмотрено  два раздела. В первом определим  основные этапы разработки проекта  и соответственно стадии и основные процессы происходящие в проектных организациях.

Во  втором рассмотрим несколько программных  комплексов доступных для проектных организаций, их основные заявленные характеристики и проведем сравнительный обзор этих программных комплексов.

В заключении рассмотрим основные критерии и параметры выбора для эффективного использования  таких программных комплексов.

 

1. Управление проектной организацией

 

 

 

Для эффективного понимания управления проектной организацией необходимо четко понимать что такое проект, какими ресурсами располагает проектная организации, какие бывают проектные организации, какие стадии проектов существуют. Рассмотрим все эти составляющие и факторы подробнее.

Что же такое проект.  По своей сути это действие или предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, механизмов либо услуг в  определенные сроки  за определенную стоимость. На вершине  данных предприятий находятся цели которые необходимо достигнуть к окончанию проекта. Каждый проект, даже если он строиться на базе типовой разработки, имеет свой уникальный профиль, особенности и другие уникальные характеристики, которые должны быть учтены при его разработке.

Проекты можно характеризовать по многим классам, видам и подвидам.

Рассмотрим  лишь основные:

1. Характеру предметной деятельности проекты можно условно разделить на:

а) Типовой – разработка проектного решение на базе существующих решений с учётом особенностей;

б) Инновационный – разработка проектного решение с применением новых технологий и других нововведений, обеспечивающих развитие организаций;

в) Научно – исследовательский – проект, направленный на изучение перспективного направления;

г)Учебно-образовательный – проект с привлечением молодых кадров, с внесением идей и свежих взглядов на существующие решения;

д) Смешанный.

2. По длительности проекта (в данной категории возможны расхождения в зависимости от отрасли и специфики проектной организации) :

• Краткосрочный - до 3-х лет;
• Среднесрочный - от 3-х до 5-ти лет;
• Долгосрочный - свыше 5-ти лет.

 

3. По сфере деятельности:

 

• Технологический;
• Экономический;
• Социальный;
• Смешанный

 

Вышеперечисленные классификации  являются лишь базовыми и в каждом конкретном случае рассматриваются  индивидуально.

Под управлением проектом подразумевается деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, денежным средствам и ресурсам, а также качеству конечных результатов проекта заданных, например, в техническом задании.

В общем контексте, эффективное управление проектами состоит в том, что менеджеры проектов оперируют следующими основными составляющими проекта: время, бюджет и качество выполнения работ. Они же являются основными ограничениями проектов, если следовать теории ограничений.

Существует  также известный в сфере проектирования проектный треугольник, характеризующий  специфику управления проектами:

 

 

Параметры  ВРЕМЯ, СТОИМОСТЬ, ОБЪЕМ РАБОТ – это три составляющих элемента эффективного управления проектами. Только по достижению баланса между этими характеристиками на выходе возможно получить требуемое качество проекта. Данные параметры, составляющие основу треугольника, всегда зависят друг от друга. Например, если в проектной компании для выполнения работ можно подлючить больше сотрудников, то можно сократить время выполнения, не теряя качетва работы на выходе. Оставшееся время, соответсвенно, можно направить на выполнение других не менее срочных задач.

Инструментом  решения таких задач являются программные комплексы управления проектами.

Для управления проектами необходимо знать  как происходит процесс выполнения проекта в проектных организациях. Согласно методологии Института управления проектами (Project Management Institute, PMI ) [2], жизненный цикл проекта имеет 5 фаз, которые отобразим в нижеприведенной диаграмме на рис.1. Также на графике жизненного цикла на рис.2 можно отметить в какой момент времени задействовано наибольшее количество ресурсов для выполнения проекта.

 

 

Рис. 1 Жизненный цикл проекта.

 

Рис.2 График зависимости времени и усилий

 

 

Коротко рассмотрим что же стоит за каждой из фаз применительно примера  любой проектной организации  состоящей из из 5-10 отделов, занимающейся например проектирование узкоспециализированной области.

Фаза  концепции состоит из:

• Сбора исходных данных по проекту;
• Выяснение основных целей и задач, основных показателей проекта;
• Определение требуемых ресурсов, времени и средств, для выполнения проекта (например, какие отделы и специалисты должны быть задействованы, минимальные сроки выполнения типовых решений);
• Составление предложений и согласование вышеперечисленных этапов с заказчиком (составление задание на проектирование, согласованное в двухстороннем порядке).

 

Фаза  разработки состоит из:

• Назначение руководителя проекта, менеджера (в зависимости от структуры организации);
• Установление контактов всех участников проекта, взаимодействие между ними;
• Разработка содержание проекта с закреплением стадийности и сроков выполнения каждого этапа проектирования (календарные планы, сметы)
• Окончательные согласования по стандартам качества выполнения.

 

Фаза  реализации состоит из:

• Проведение торгов и заключение контрактов;
• Организация взаимодействия участников;
• Детальное проектирование;
• Установление системного информационного контроля.

 

Фаза  контроля (в зависимости от условий  контракта, организационной структуры  проектной организации) состоит  из:

• Организационно-управленческих функций для обеспечения работ;
• Руководство и оперативная координация этапов проекта;
• Опертивный контроль выполнения основных показателей.

 

Фаза  завершения состоит из:

• Эксплуатационных либо приемных испытаний, проверки проектной документации;
• Сдача проекта заказчику;
• Подготовка кадров для эксплуатации;
• Оценка результатов и подведение итогов проекта;
• Разрешение вопросов при наличии таковых;
• Подготовка и сдача иотговых документов;
• Расформирование проектной команды.

 

Рассмотрев все стадии проекта, определим ключевые факторы, которые необходимо учитывать любой проектной организации при приобретении программных комплексов:

• Характеристики проектов, выполняемых организацией по размеру и сложности;
• Необходимость совместной работы над проектами и постоянная необходимость обмена информацией через Internet с заказчиком.
• Возможности экспорта и импорта данных из других смежных приложений, программных комплексов и баз данных проектной организации.
• необходимость проведения нестандартных расчетов
• необходимость распределения ресурсов между несколькими проектами (многопроектное управление) и учет приоритетности проектов
• Уровень сложности при освоении программного комплекса сотрудниками.
• Стоимость программы и ее максимально возможное значение для организации.
• Виды оформления отчетности по оформлению промежуточных результатов выполнения проекта для заказчика, инфестора или руководителя.

 

Как вывод по данному разделу можно  сказать, что использование проектной  организацией проектных комплексов предоставляет возможность быть более эффективными в своем сегменте рынка, позволяет повысить качество управления ресурсами при соблюдении сроков, бюджета, а во многих случаях  и снижение затрат. Также прозрачность управления позволяет проводить анализ каждого проекта по его истечению для последующенго планирования.

Все рассмотренные плюсы и минусы актуальны только для компаний постоянно  находящихся на рынке и являющихся крупными игроками в своей отрасли. Компании, пришедшие или возникшие  на время проведения пары проектов врядли экономически будут способны рассматривать программные комплексы  как инструмент для управления проектами.

Одназначно  можно констатировать только то, что  подход к выбору таких прогограммных  комплексов должен проводиться индивидуально  для каждого предприятия либо проектной организации.

 

2. Программные комплексы управления проектами

 

 

С точки зрения выбора программного комплекса, как уже указывалость в предыдущей главе, необходим индивидуальный подход. А именно, это значит что каждая организация выбирает из инструментарий по управлению проектами согласно своим методикам, но учитывая следующие факторы:

1. Оптимизации загрузки исполнителей (ресурсов).
2. Структура управления проектной организацией.
3. Стоимость программного комплекса и финансовые возможности организации.
4. Методы оперативного контроля и регулирования хода проектных работ.

Таким образом, так как  окончательный выбор всегда определяется организацией, остается возможность  лишь рассмотреть основные представленные на рынке программные комплексы  с их кратким обзором.

Рассмотрим основные программы для решения этих задач:

 

Project Expert (http://www.expert-systems.com/financial/pe/) – рис. 3;

Разработчик:Эксперт-системс / Россия (http://www.expert-systems.com/about/);

 

 

Рис. 3. Программный комплекс Project Expert.

 

 

 

Свойства и  достоинства:

• Бизнес планирование любого уровня;
• Составление финансовых моделей проектов;
• Финансовая оценка проектов;
• Оценка инвестиционных проектов;
• Оценка рисков;
• Оценка стоимости;
• Контроль показателей на всех этапах проектов
• Сервисные возможности и удобство освоения.