Учет внутриофисных расходов

• определение первичных ключей отношений;
• определение связей между отношениями.

3. Создание  физической модели данных

На  основе спроектированной концептуальной модели создается физическая модель данных, свойственная для конкретной СУБД.

При формировании физической модели определяются внешние ключи в связываемых отношениях. Добавляются промежуточные таблицы связи, с целью исключения связей «многие ко многим» (М:М).

Большинство автоматизированных средств проектирования позволяют произвести автоматическую генерацию физической модели на основе созданной концептуальной. При отсутствии таковых средств физическая модель создается вручную с последующим ее отражением в структурной части базы данных конкретной СУБД.

4. Создание  пользовательского приложения

Приложение, работающее с созданной базой данных, должно обеспечивать выполнение следующих функций:

• ввод информации в БД;
• удаление информации из БД;
• редактирование внесенной информации;
• выборка данных по различным критериям;
• формирование отчетов и вывод информации из базы данных на экран и на принтер.

Ввод, замена и удаление информации должны производится в экранных формах приложения.

 

2. Основные этапы выполнения курсового проекта

 

2.1 Предметная  область и постановка задачи

 

Описание предметной области

     Учет внутриофисных расходов

Вы  работаете  в  бухгалтерии частной фирмы.  Сотрудники  фирмы имеют возможность осуществлять мелкие покупки для нужд фирмы, предоставляя в бухгалтерию товарный чек. Вашей задачей является отслеживание внутриофисных расходов. Фирма состоит из отделов. Каждый отдел имеет название. В каждом отделе работает определенное количество сотрудников. Сотрудники могут осуществлять покупки в соответствии с видами расходов. Каждый вид расходов имеет название, некоторое описание и предельную сумму средств, которые могут быть потрачены в месяц. При каждой покупке сотрудник оформляет документ, где указывает вид расхода, дату, сумму и отдел.

Возможный набор сущностей 

Отделы (Код отдела, Название, Количество сотрудников).

Виды расходов (Код  вида, Название, Описание, Предельная норма).

Расходы (Код расхода, Код вида, Код отдела, Сумма, Дата).

 

Постановка  задачи

Задачей является проектирование и создание базы данных – хранилища информации об автомобилях выдающихся на прокат коммерческой фирмой. Проектирование, разработка и отладка программы для работы пользователя с созданной базой данных с широкими возможностями и простыми и удобными средствами работы.

Описание входных  документов

 

Исходя  из описания предметной области и  поставленной задачи, входными документами  являются:

Отделы:

Код отдела

Название

Количество  сотрудников

Расходы:

Код расхода

Код вида

Код отдела

Сумма

Дата

Виды  расходов:

Код вида

Название

Описание

Предельная  норма

Описание выходных документов

 

Для эффективной работы предприятия  выходные документы должны включать в себя следующие отчеты:

Запрос  на количество сотрудников

Запрос  история расходов отдела

Запрос  предельной нормы

Запрос  на дату

Отчет на определенную дату

 

 

2.2 Концептуальное проектирование

 

Определение сущностей

 

Принимая во внимание входную и результирующую информацию, основными сущностями в рассматриваемой предметной области являются: ОТДЕЛЫ, ВИДЫ РАСХОДОВ, РАСХОДЫ.

Тогда в базе данных предполагается следующая  семантика:

Сущность  ОТДЕЛЫ. Каждый отдел имеет уникальный номер. Название отдела является также уникальным значением.

Сущность  ВИДЫ РАСХОДОВ. Каждый вид  расхода  имеет свой код, название, описание и предельную норму.

Сущность  РАСХОДЫ включает в себя уникальный код расхода, код вида, код отдела, сумму и дату расходов.

 

Определение типов связей

 

 

 

 

Сущность ОТДЕЛЫ содержит в себе информацию об отделах и о количестве сотрудниках в отделах. Следовательно, сущность ОТДЕЛЫ служит для соединения других сущностей (Код отдела).

 

Сущность РАСХОДЫ содержит информацию о расходах, которые использовался для различных отделов. То есть сущность РАСХОДЫ служит для связи сущностей ОТДЕЛЫ и ВИДЫ РАСХОДОВ.

 

Сущность ВИДЫ РАСХОДОВ содержит в себе информацию о расходах компании то есть (название, описание и предельная норма расходов).

Итак, база данных будет иметь следующие связи:

ВИДЫ  РАСХОДОВ – РАСХОДЫ

ОТДЕЛЫ – РАСХОДЫ

Все связи характеризуются одним  типом связи: «один-ко-многим».

 

 

Даталогическая  модель

 

Основу базы данных составляют три таблицы:

 

ОТДЕЛЫ:

 

ИМЯ ПОЛЯ	ТИП ДАННЫХ	СВОЙСТВА
Код отдела	Числовой	Размер поля – Целое Формат поля - Основной Число десятичных знаков – 0 Обязательное поле – Да Индексирование поле – Да (совпадения не допускаются) Выравнивание текста – Общее
Название	Текстовый	Размер поля – 25 Обязательное поле –  Да Пустые строки – Да Индексирование поле – Да (Допускаются совпадения)
Количество сотрудников	Числовой	Размер поля – Целое Формат поля - Основной Число десятичных знаков – 0 Обязательное поле –  Да Индексирование поле – Да (Допускаются совпадения) Выравнивание текста – Общее

 

 

ВИДЫ  РАСХОДОВ:

 

ИМЯ ПОЛЯ	ТИП ДАННЫХ	СВОЙСТВА
Код вида	Числовой	Размер поля – Целое Формат поля - Основной Число десятичных знаков – 0 Обязательное поле –  Да Индексирование поле – Да (совпадения не допускаются) Выравнивание текста – Общее
Название	Текстовый	Размер поля – 25 Обязательное поле – Да Пустые  строки – Да Индексирование поле – Да (Допускаются совпадения)
Описание	Текстовый	Размер  поля – 25 Обязательное поле –  Да Пустые  строки – Да Индексирование поле – Да (Допускаются совпадения)
Предельная  норма	Денежный	Формат поля – Денежный Число десятичных знаков – 0 Обязательное поле – Да Индексирование  поле – Да (Допускаются совпадения) Выравнивание  текста - Общее

 

 

РАСХОДЫ:

 

ИМЯ ПОЛЯ	ТИП ДАННЫХ	СВОЙСТВА
Код расхода	Числовой	Размер поля – Целое Формат поля - Основной Число десятичных знаков – 0 Обязательное поле – Да Индексирование поле – Да (допускаются совпадения) Выравнивание  текста – Общее
Код вида	Числовой	Размер поля – Целое Формат поля - Основной Число десятичных знаков – 0 Обязательное поле –  Да Индексирование поле – Да (совпадения не допускаются) Выравнивание  текста – Общее
Код отдела	Числовой	Размер поля – Целое Формат поля - Основной Число десятичных знаков – 0 Обязательное поле –  Да Индексирование поле – Да (совпадения не допускаются) Выравнивание текста – Общее
Сумма	Денежный	Формат поля - Денежный Число десятичных знаков – 0 Обязательное поле – Да Индексирование  поле – Да (Допускаются совпадения) Выравнивание  текста – Общее
Дата	Дата/Время	Размер поля – Краткий  формат даты Обязательное поле – Да Индексирование  поле – Да (Допускаются совпадения) Выравнивание  текста – Общее

 

Для поддержания всей БД в целостном  непротиворечивом состоянии следует  задать ограничения целостности (ограничения атрибута, категорная целостность и целостность на уровне ссылок). Например, для каждого внешнего ключа целесообразно:

• «ограничить» операцию удаления, т.е. удаление «запрещается» пока есть хоть одна ссылка на этот объект;
• «ограничить» операцию вставки, т.е. вставка новой строки «запрещается», если значению внешнего ключа не соответствует ни одно значение из родительской таблицы;
• «каскадировать» операцию обновления, обновляя также внешний ключ в дочерней таблице.

Создаваемые отношения являются не избыточными  и приведенными к третьей нормальной форме. Дальнейшая нормализация отношений не имеет смысла, так как приводит к увеличению количества таблиц и связей между ними, что ведет к усложнению при работе с базой данных.

2.3 Физическая  реализация БД

 

Выбор СУБД

 

Следующим этапом для физической реализации спроектированной базы данных является выбор СУБД.

Инфологическая  модель, представленная на рисунке 2.1, не привязана ни к какой конкретной реляционной системе управления базами данных (РСУБД). Это позволяет создать базу данных практически в любой современной РСУБД.

 

В качестве такой реляционной СУБД выбрана СУБД Microsoft Access 2007. Обоснованием данного выбора является следующее:

 

• быстро и удобно различными способами создаётся БД любой сложности;
• содержит набор инструментов для создания таблиц и отношений между связанными таблицами;
• содержит средства администрирования базы данных;
• имеет развитый пользовательский интерфейс, который позволяет получить доступ к информации, хранящейся в базе
• имеет средства разработки приложений, использующих базы данных;
• есть возможность создавать "клиент-серверное" приложение;
• позволяет переносить данные на платформу другой СУБД;
• содержит полнофункциональный язык объектно-ориентированного программирования.

 

Физическая  модель данных

 

Этап  создания базы данных начинается с  описания структур исходных отношений. Для этого используется команда  меню Создание – кнопка Таблица- режим Конструктор.

Далее описываем параметры полей, используя таблицы, приведенные на рисунках.

После описания всех атрибутов отношений  следует организовать связи. Для  этого используется команда меню Работа с базами данных – Схема данных. Связи между отношениями организуются согласно даталогической модели.

 

Экранные формы

Для заполнения и редактирования отношений  используются экранные формы.

Созданную базу данных необходимо вести. Под «ведением» здесь подразумевается: добавление, изменение и удаление информации из БД. С этой целью разработан ряд экранных форм.

 

Экранная  форма для ведения отношения Отделы.

Данная  экранная форма позволяет: просматривать  и корректировать существующие данные; добавлять новые и удалять  ненужные и отправлять отчет на печать.

 

Ниже дано описание функциональных кнопок экранных форм:

 

   - Найти запись;

 

  - Предыдущая запись;

 

   - Следующая запись;

 

- Удалить запись;

 

 

- Перейти на главную форму;

 

  - Закрыть приложение.

 

 

 

Через предлагаемую форму можно вывести на экран данные по запрашиваемым автомобилям: Код отдела, Название отдела, Количество сотрудников.

 

 

Экранная форма для  ведения отношения Отделы

 

Экранная форма для  ведения отношения Виды расходов.

Данная экранная форма  позволяет: просматривать и корректировать существующие данные; добавлять новые и удалять записи.

 

Экранная форма для  ведения отношения Виды расходов.

 

Экранная форма для  ведения отношения Расходы.

Данная экранная форма  позволяет: просматривать и корректировать Выдачу автомобилей; добавлять новые и удалять ненужные и отправлять отчет на печать.

 

Экранная форма для  ведения отношения Расходы.

 

 

 

Отчеты

 

Отчет представляет собой  форматированное представление  данных, выводимое на экран, принтер  или файл.

Было определено, что  для эффективной работы предприятия перечень выходных документов должен включать в себя ряд обязательных отчетов. С этой целью разработаны следующие отчеты:

 

• Отчет на определенную дату;
• Отчет по истории расходов;

 

 

 

 

 

 

Например: для вывода отчета данных на определенную дату следует запустить кнопку Запрос на дату и ввести Дату как показано на этом рисунке:

 

 

 

 

 

 

 

После этого можно  распечатать полученную историю  по запрашиваемому клиенту

 

 

Отчет по истории расходов.

 

 

Диаграмма по расходу.

 

 

Пользовательский интерфейс

 

Интерфейс пользователя – способ взаимодействия человека с программой и программы с  человеком через основной элемент  – меню. Меню – это один из основных элементов графического интерфейса пользователя и одно из средств реализации интерактивного режима взаимодействия пользователя с вычислительной системой.