Адаптация новых сотрудников

      Для успешной организационной и профессиональной адаптации целесообразно создать и развивать институт наставничества в организации, чтобы новый сотрудник после выхода на работу не был "брошенным". Наставником, как правило, может выступить либо линейный руководитель, либо опытный сотрудник данного подразделения, положительно зарекомендовавший себя.

      На  наставника возлагается основная часть  работы по профессиональной адаптации  нового сотрудника, а также часть работы по организационной адаптации. Естественно, что сотрудники службы по работе с персоналом обязаны контролировать и корректировать работу наставника. Для наставников необходимо ввести дополнительные поощрения в случае успешной адаптации "подшефного" в коллективе. Для социально-психологической адаптации новых сотрудников службе по работе с персоналом необходимо проводить периодические мероприятия (опросы, тренинги), также необходима и тщательная супервизия отношений «новый сотрудник – наставник». 

      В организационном плане имеет  смысл выделить наставника и нового сотрудника в отдельный сектор внутри отдела. При этом наставник получает статус руководителя сектора со всеми полномочиями и подчинением начальнику отдела. Это освобождает начальника отдела от лишней нагрузки путем делегирования определенного круга полномочий наставнику, а наставник в свою очередь, получает достаточный инструментарий, для успешного осуществления своих функций.

      При построении процедуры адаптации  нового сотрудника следует учитывать, что суммарные затраты на адаптацию сотрудника, должны быть значительно меньше, нежели суммарные затраты на поиск нового сотрудника.

      Оптимальное соотношение затрат на поиск к затратам на адаптацию 3:1.

      Таким образом, в результате затрат на разработку, внедрение и поддержание эффективной процедуры адаптации, организация должна получить следующий результат:

1. снижение издержек по поиску нового персонала;
2. снижение количества увольнений сотрудников, проходящих испытательный срок, как по инициативе администрации, так и по собственному желанию;
3. формирование кадрового резерва (наставничество – это возможность для опытного сотрудника приобрести опыт руководства);
4. сокращение времени выхода на точку рентабельности для новых сотрудников.

      Если в результате адаптационного процесса, организация в кратчайшие сроки получает высоко мотивированных сотрудников, работающих на стабильный результат, то процесс адаптации сотрудников в данной организации действительно эффективен. 
 

      2 Технология адаптации новых сотрудников 

      2.1 Инструменты адаптации 

     При выборе адаптационных инструментов для разработки и последующего их применения в компании необходимо исходить из стоящей перед организацией, а следовательно и службой персонала, цели: чего мы хотим добиться в ближайший год, как на достижение этой цели повлияет выстраиваемая система адаптации новых сотрудников [6]?

     На  сегодняшний день можно выделить следующие инструменты адаптации:

1. адаптационный лист;
2. Welcome! Тренинг;
3. корпоративная брошюра;
4. дни новичков;
5. первый день сотрудника;
6. обучение в период адаптации;
7. система наставничества;

      Адаптационный лист нового сотрудника (в некоторых  компаниях он называется Дневник нового сотрудника, Программа адаптации, План адаптации, План стажировки) готовится линейным руководителем и подписывается новым сотрудником в первый день его работы вместе с должностной инструкцией. Адаптационный лист может быть подготовлен как в печатном, так и в электронном виде (для удобства пользования и отслеживания результатов деятельности нового сотрудника).

      Welcome! Тренинг (или Вводный курс «Добро  пожаловать в компанию!») —  это последний шанс для компании  произвести впечатление на новичка,  другими словами, влюбить его в себя. Целью Welcome! Тренинга является формирование и повышения лояльности новых сотрудников к компании. Важно понимать, что Welcome! Тренинг не является тренингом в привычном понимании этого слова, т. е. он не направлен на отработку каких-либо навыков.

      Welcome! Тренинг имеет следующие формы  проведения:

• аудиторный тренинг – это классический вариант проведения вводного обучения. Преимуществами такой формы является реальное общение как с сотрудниками, проводящими обучение (что дает возможность получить ответы на все интересующие вопросы и познакомиться со старожилами компании), так и с новичками из других подразделений (опыт показывает, что люди, пришедшие в компанию одновременно, часто заводят приятельские отношения и держатся вместе).
• электронный курс (e-learning). Использование такой формы обучения рекомендуется в следующих случаях: в обучении участвуют сотрудники удаленных офисов, тогда сам курс, к которому имеют доступ сотрудники всех подразделений, готовится и периодически обновляется сотрудниками службы персонала основного офиса; в компанию одновременно приходит много новичков, что может быть обусловлено разными причинами: стадией ее активного роста, процессами слияний и поглощений, текучестью персонала.
• смешанный вариант, включает как аудиторные модули, так и элементы электронного обучения. Данный формат становится наиболее распространенным, так как позволяет специалистам службы персонала разрабатывать сбалансированные программы, определяя, какая часть информации может быть изучена новичками самостоятельно, а в каких случаях целесообразно живое общение.

      Продолжительность Welcome! Тренинга зависит от потребностей компании, а именно от объема информации, которую планируется донести до новых сотрудников. Опыт показывает, что программа, как правило, длится от двух часов до двух дней. Некоторые компании проводят тренинг продолжительностью до пяти рабочих дней, но такие программы скорее можно отнести к полноценному обучению, которое включает в себя вводный курс [7].

      Содержание Welcome! Тренинга традиционно включает в себя ряд информационных блоков:

1. сведения о компании — необходимо познакомить участников тренинга с историей организации, ее настоящим и будущим;
2. информация о производимых продуктах, оказываемых услугах;
3. объяснение принципов корпоративной культуры — как правило, разъясняются существующие нормы и положения корпоративной культуры;
4. корпоративная политика в области управления персоналом, содержит информацию о возможностях, предоставляемых сотрудникам компанией;
5. экскурсия по компании.

      Корпоративная брошюра (другое название Папка сотрудника) может издаваться как в печатной форме, так и в электронной. Как показывает практика, наиболее удобный формат такого издания — А6, или 105 х 148 мм, что позволяет ему называться карманным справочником.

      Цель  книги сотрудника – сориентировать новичка в большом объеме информации, которую ему необходимо узнать о компании.

      Содержание  Книги сотрудника – определяется, прежде всего, целевой группой издания. Для рядовых сотрудников рабочих специальностей имеет смысл подготовить Памятку нового сотрудника, включив в нее сведения, связанные с условиями труда и быта. Для сотрудников, работающих дистанционно, правильно будет изложить весь материал адаптационного курса, так как у них нет возможности посетить вводный курс лично. Отличным решением является размещение данной информации в интранете или предоставление новичкам электронного носителя с записанной информацией.

      Дни новичков в компании могут проходить  с разной периодичностью. Наиболее часто встречающиеся варианты —  один раз в месяц и один раз  в квартал. Главная цель таких мероприятий — командообразование. В некоторых компаниях День новичков заменяет Welcome! Тренинг. В этом случае мероприятие обычно включает официальную (содержательную) и неофициальную (развлекательную) части.

      Первый  день сотрудника – это очень важное мероприятие. Важно, чтоб первый день сотрудника должен быть подготовлен заранее. Детально разработанные программы адаптации не заменят эмоциональной составляющей первого дня сотрудника на новом месте, в ходе которого он невольно оценивает реальное к нему отношение.

      Неправильно назначать выход нового сотрудника на тот день, когда его непосредственный руководитель находится в отпуске или командировке. Не стоит допускать, чтобы человек чувствовал себя брошенным.

      Ожидая  появления нового сотрудника в офисе необходимо подготовить:

1. рабочее место; на рабочем столе и в тумбочке не должно быть никаких вещей, оставшихся от предыдущего сотрудника; создайте личный электронный ящик будущего сотрудника и положите на стол ежедневник, набор канцелярских принадлежностей;
2. комплект новичка, Адаптационный лист, бейджик;
3. знаки приветствия от коллег: открытка — поздравление с выходом на новую работу, небольшая шоколадка, корпоративный сувенир — словом, все, что сотрудникам подскажет их фантазия.

      Первый  день работы нового сотрудника рекомендуется  начинать несколько позже, например, в 9.30, в случае если вся компания работает с 9.00. К этому времени все заинтересованные лица уже будут на рабочих местах, и новичку не придется проводить первые минуты в ожидании появления будущих коллег [8].

        Важно не столько в первый же день довести до сотрудника всю подробную информацию, сколько объяснить ему, где ее можно самостоятельно найти в будущем. Цель первого дня нового сотрудника — сформировать у него положительное впечатление о компании и вызвать воодушевление к работе в ней. Напомним, что, согласно статистике, увольняющиеся из компании в течение первого года принимают это решение еще в первые две недели работы.

      Выделяют  три вида обучения в период адаптации:

1. обучение, связанное с ознакомлением с корпоративными стандартами;
2. профессиональное обучение. Часто в компанию принимают сотрудника, который не обладает полным набором необходимых компетенций, но отличается достаточно высоким потенциалом. В этом случае для него целесообразно спланировать необходимое обучение;
3. стажировка. В ряде компаний практикуется стажировка специалистов в смежных подразделениях, которая организуется для ускоренного вхождения в должность и понимания сотрудником основных бизнес-процессов.

      Наставничество  представляет собой систему, в которой  ключевым звеном является наставник. Наставник — человек, ответственный за интеграцию нового сотрудника в бизнес-процесс организации. Он реализует различные процедуры, которые должны привести к полному освоению новичком своих обязанностей, а также правил и норм организации и коллектива. На следующем этапе работы сотрудника наставник способствует его продвижению и развитию внутри организации, а также достижению им высоких результатов деятельности. Таким образом, наставничество представляет собой циклический процесс: каждый сотрудник, проработавший в организации определенное время и добившийся достаточно высоких результатов, имеет возможность стать наставником.

      Развитая  система наставничества в компании является важным и эффективным инструментом и создает условия для значительного повышения эффективности и сокращением реального срока адаптации новых сотрудников. В нашей стране наставничество на предприятиях используется еще с советских времен. Сегодня о нем все чаще идет речь на профессиональных конференциях, но тем не менее, по мнению консультантов, элементы наставничества применяют не более 20—30% российских компаний. 

      2.2 Разработка Адаптационного  листа сотрудника 

      Структура Адаптационного листа нового сотрудника включает следующие разделы:

• задачи на испытательный срок;
• мероприятия по адаптации;
• перечень мероприятий к исполнению;
• контроль выполнения.

      Задачи  на испытательный срок  определяются руководителем и разъясняются новичку при подписании Адаптационного листа. При постановке задач обычно используется методика SMART, благодаря чему можно измерить результат их достижения в любой контрольной точке, допустим, через месяц после начала работы (процент выполнения запланированного).

      Мероприятия по адаптации те мероприятия, которые  разработаны в компании и адресованы новому сотруднику. Вместе с перечнем адаптационных мероприятий указываются: дата и время их проведения; фамилия и должность ответственного лица; внутренний телефон ответственного лица; место сбора (в случае необходимости).

      Перечень  мероприятий к исполнению — это список так называемых контрольных точек, или обязательств нового сотрудника перед компанией, среди которых можно выделить: