Деловое общение

ВВЕДЕНИЕ

Что же такое общение? Большинство  людей отвечают, что это получение  и отправление информации. Лишь немногие используют слово обмен. Оно более  точно предполагает передачу, отправку или доставку продукта, который называется информацией.

На самом деле слово  ” общение ” имеет совершенно иные смысловые корни. Оно происходит от латинского communis, означающего общество, община. Если вы хотите с кем-то обменяться информацией, вы должны вступить с ним в общение. И пока он ее не поймет так же, как ее понимаете вы, она не будет общей для вас обоих.

Общение, или коммуникация- это процесс достижения общего понимания.

 

1 Эффективное общение

Общение заключается в передаче информации в письменной или устной форме. Каждый из нас с детства  владеет такими навыками (правда, в  разной степени). Что же тут сложного?

Сложность заключается в том, что  общение — это двусторонний процесс. Другими словами, если вы высказали  свою точку зрения или пояснили какой-то процесс, то совсем не обязательно, что собеседник понял эту информацию (или вообще обратил на нее внимание) и отреагирует именно так, как вам хотелось.

Чтобы общаться эффективно, нужно  не только хотеть сообщить что-либо собеседнику, но и знать, как это лучше сделать. Действительно, невозможно учесть все  факторы, влияющие на восприятие и интерпретацию  информации другими людьми и их ответную реакцию. Например, если квалифицированный  специалист в разговоре будет  использовать преимущественно профессиональный сленг , то вряд ли сказанное им дойдет до адресата. На восприятие информации могут оказать влияние и состояние собеседника, например усталость в конце рабочего дня, болезнь и т.д.

Таким образом, следует признать, что  эффективность общения в равной степени зависит как от разговорных (или письменных) навыков, так и  от психологического настроя собеседника  и его отношения к обсуждаемой  теме.

 

1.1 Характерные особенности навыка умелого общения

Способы эффективного общения годами изучались самыми разными учеными: философами, лингвистами и психологами. И хотя до сих пор не найдена  формула идеального общения, были установлены  характерные черты, свойственные людям, умеющим правильно общаться. Ниже приводятся некоторые навыки, а также  объясняется, какое они имеют  значение.

Четкое формулирование идеи. Человек, умеющий четко высказывать свои мысли, делает это простым и понятным языком, связно и следуя определенной логике. Будь то общение в устной или письменной форме, подобное изложение идеи будет способствовать лучшему взаимопониманию с собеседником.

Понимание предмета. Для умелого общения необходимо хорошо разбираться во всех тонкостях обсуждаемой проблемы и быть уверенными в своих знаниях.

Любовь к своему делу. Люди, умеющие хорошо общаться, с огромным вниманием относятся к тому, что говорят и пишут. Их энтузиазм искренен, хорошо заметен и легко передается окружающим. У них нет никакой необходимости симулировать интерес или азарт, чтобы что-то сообщить. Именно их интерес — та сила, которая подпитывает их желание общаться и, кроме того, пробуждает у окружающих людей желание слушать.

Концентрация внимания. Многим людям свойственно отвлекаться от содержания беседы, и поэтому необходимо специально привлекать их внимание к обсуждаемому вопросу. Именно по этой причине мастера общения часто используют специальные приемы, позволяющие привлечь внимание собеседника к наиболее важным аспектам разговора.

Приведенные выше качества составляют основу эффективного общения, будь то беседа, переписка по электронной  почте или серьезная презентация.

 

1.2 Как правильно слушать  собеседника

Казалось бы, умение слушать —  это подсознательная функция  нашего мозга, и попытка рассматривать  ее как навык общения, который  можно осознанно контролировать, может показаться довольно странной. Тем не менее большинство специалистов сходятся во мнении, что причина  непонимания и неудач в процессе общения кроется в элементарном неумении слушать собеседника.

Умение слушать не только поможет  принять и правильно понять информацию, но и способствует установлению взаимопонимания  и доверия. Изредка вы сталкиваетесь  с невнимательностью или полным безразличием со стороны собеседника  и знаете, насколько это неприятно. Поэтому, если вы также не хотите стать  источником разочарований и обид для других людей, принимаете во внимание изложенную в следующих разделах информацию.

Умейте сосредоточиться

Чтобы стать хорошим слушателем, необходимы желание и умение полностью  сосредоточиться на теме беседы, невзирая на окружающую обстановку. В этом случае вы сможете воспринимать собеседника  независимо от того, при каких обстоятельствах  происходит общение: в тихой комнате, в шумном ресторане или во время  телеконференции. Конечно, можно просто улавливать основную идею передаваемой собеседником информации, параллельно  занимаясь просмотром электронной  почты, сортировкой документов или  рассматривая турнирную таблицу  чемпионата по футболу. Но это не только отвлекает вас от беседы, но и  демонстрирует собеседнику ваше безразличие к тому, что он говорит. Со временем о вас может сложиться  мнение, как о не умеющем слушать  человеке, и с вами просто перестанут считаться. Поэтому всегда внимательно  слушайте собеседника. Если в данный момент вы не в состоянии уделить ему все свое внимание, лучше перенесите встречу на другое время.

Дождитесь своей очереди

Многим людям свойственна плохая привычка — перебивать собеседника. С подобным импульсом особенно трудно бороться, если вы не согласны с тем, что вам сообщают или нетерпеливы  по складу характера. Однако воспитанные  люди, как правило, умеют себя сдерживать. Они не прерывают собеседников и  не пытаются самостоятельно завершать  высказывания других. Если вы не владеете таким навыком общения, то необходимо воспитать его в себе. Всегда помните, что прерывать человека на полуслове  не только невежливо, но и невыгодно  для вас — собеседник может  сбиться с мысли, и важная информация или идея так и останется невысказанной.

Участвуйте в беседе

Вам, конечно, приходилось сталкиваться с людьми, которые в ходе беседы совсем не реагируют на сообщаемую информацию (иногда кажется, что они  просто спят с открытыми глазами). Помните об этом и никогда не ведите себя подобным образом. Участвуйте в  беседе. Если с чем-то согласны, подтвердите  это кивком головы. Внимательно следите  за своими жестами и выражением лица — они многое говорят собеседнику  о вашей реакции на его слова.

Будьте открыты всему  новому

Если вы еще до начала разговора  решили, что ничего интересного или  заслуживающего внимания не услышите, то, скорее всего, не будете слушать  собеседника внимательно. А он практически  сразу обнаружит ваше безразличие. Поэтому не стоит делать преждевременных  выводов. Настройте себя на то, что  любой собеседник может сообщить вам что-то важное или полезное. Поступая таким образом, вы будете приятно удивлены тем, сколько полезной информации можно почерпнуть из, казалось бы, второстепенного разговора.

Не торопитесь с ответом

Не спешите мгновенно реагировать  на высказанную собеседником мысль. Как раз напротив, будет лучше, если вы не торопясь обдумаете полученную информацию и четко сформулируете  свой ответ. Не беспокойтесь по поводу возникающей паузы — они не оказывают негативного влияния  на течение беседы (конечно, если не становятся слишком длинными). Однако помните — у собеседника всегда создается впечатление, что пауза  длится дольше, чем вы молчите на самом деле.

Вникайте в слова собеседника

Если вы не совсем поняли, что вам  хотел сообщить собеседник, не следует  имитировать понимание. Попросите  его объяснить подробнее. Если вам  все равно не ясна ситуация, попытайтесь  перефразировать полученную информацию, т.е. своими словами изложить сказанное  собеседником. Это поможет не только избежать недопонимания, но также и  убедит говорящего в том, что вы слушали  внимательно. Начать фразу можно  следующим образом: "Насколько  я понял...". Кроме того, в процессе беседы можно время от времени  задавать вопросы, ответы на которые  помогут вам убедиться в правильном понимании сказанного.

 

2 Навыки общения

2.1 12 способов улучшить  навыки общения

Навыки общения играют большую  роль в вашей жизни. А особенно навыки речевого общения могут очень пригодиться в жизни. То, что вы пишете, вы можете редактировать по нескольку раз, прежде чем отправить. А вот то, что вы скажете, вы уже не вернете. Перед вами 12 советов по улучшению навыков общения.

1. Научитесь внимательно  слушать собеседника

Слушать и говорить это, конечно, две разные вещи. Но чтобы хорошо говорить, нужно научиться слушать. Начинайте отвечать, пока ваш собеседник еще не закончил говорить. Так вы будете уверены в том, что правильно  поняли смысл высказывания. Когда  вы правильно поняли смысл того, что вам сказали, вам будет  легче отвечать. Вы можете перефразировать  или повторить то, что вам сказали. Людям будет приятно, что вы внимательны  и готовы к ним прислушиваться, поэтому по отношению к вам  они будут вести себя также.

2. Обращайте внимание  на содержание того, что вы  говорите и на чувство, с  которым вы это делаете

Иногда выражение говорит  больше, чем сами слова. Но о смысле тоже забывать не стоит. Старайтесь говорить больше по теме, тогда вас будет  приятнее слушать.

3. Не отвлекайтесь во  время разговора

Когда вы разговариваете с  кем-то – очень важно быть с  ним не только физически, но и мысленно. Не думайте о других вещах, когда  беседуете с кем-нибудь. Убедитесь в том, что поддерживаете зрительный контакт. Кивайте, соглашайтесь с тем, что вам говорят, в общем сигнализируйте о том, что вы действительно слушаете.

4. Следите за своим  голосом

Многие даже не догадываются, что голос очень важен при  общении. Но ведь как неприятно слушать  писклявый совсем тонкий голос, такой  собеседник раздражает. Но если ваш  голос приятной тональности, вас  будет приятнее слушать. Старайтесь по несколько минут в день говорить на низкой тональности, так вы сделаете свой обычный голос красивее.

5. Следите за громкостью

Ваш тон и громкость  высказывания могут помочь подкрепить то, что вы говорите. Необходимо сочетать тон с чувством. Меняйте тональность  и громкость в зависимости  от ситуации и расстояния между вами и собеседником.

6. Осторожно делайте акценты  в предложениях

Когда мы разговариваем с  кем-то – очень важно аккуратно  обращаться с акцентами. Слово или  фразу, на которые вы делаете акцент нужно выбирать крайне осторожно. Например, в предложении «Ты мне веришь?», если вы сделаете акцент на местоимении  «ты», то это будет значить, что  вас больше волнует то, кто вам  верит. Если вы заостряете внимание на «мне», вам важнее что верят именно вам, а не кому-то еще.

7. Следите за скоростью

Старайтесь не говорить слишком  быстро или наоборот слишком медленно. Если вы тараторите, человек может  просто не догнать вас. Это очень  снизит качество общения. Если же вы говорите слишком медленно, вашему собеседнику  очень скоро может стать скучно. И воздействовать на что-либо через  свое обращение вы уже вряд ли сможете.

8. Произносите все слова  правильно

Когда вы рассказываете о  чем-то, вы не должны бормотать или  произносить бессвязные звуки. Произносите  все слова правильно и как  можно четче. Это создает впечатление, что вы умны и вам можно доверять. Также это предотвращает всяческие недоразумения.

9. Используйте подходящие  слова

Слова, которые вы используете  сильно влияют на сообщение, которые  вы пытаетесь сделать. Никогда не используйте слова, смысл которых  вы не знаете. Помните, что в различных  этнических, культурных и возрастных группах многие слова имеют различный  смысл. Используйте подходящие слова.

10. Старайтесь избегать  повышенных тонов

Когда вы повышаете тон, создается  впечатление, что вы обвиняете в  чем-то своего собеседника. Он включит  защиту и блок, что очень повредит вашему общению. Старайтесь перейти  в как можно более личное общение, при этом ваш собеседник будет  чувствовать себя раскованнее. Он обязательно  выслушает вашу точку зрения и  коммуникация будет полностью налажена.

11. Обращайте внимание  на невербальные знаки

Информация может передаваться не только при помощи звуков и прочих вербальных сигналов. Жесты рук, поза, в которой сидит человек и  выражение лица может сказать  вам не меньше. Поэтому обращайте  внимание и на них.

12. Выражайте свои мысли  четко

Когда вы обращаетесь к  кому-то, старайтесь проговаривать  свои слова как можно четче. Слова, тон, громкость и жесты должны работать вместе, чтобы вас легко  было понять.

Не обязательно быть профессионалом в области коммуникации, чтобы  прожить счастливую жизнь. Однако, навыки общения никогда не помешают вам, добиться своего. А наоборот, только помогут.

 

2.2 Упражнение  по развитию навыков общения 

Научиться общаться лучше — вполне реально, это можно тренировать путем выполнения упражнений, так же, как тренируют мышцы тела. Из всех людей единицы изначально умеют общаться легко, непринужденно, эффективно, без конфликтов. Подавляющее большинство людей этому учится, и лучше всего делать это непосредственно в процессе общения.

В основе эффективного общения лежит несколько общих правил:

1. Проявляйте искренний интерес к другим людям.

2. Попытайтесь понять достоинства другого человека и искренне признать, похвалить эти достоинства.