Проведение выставок, ярмарок, презентаций

 

Министерство  образования и науки Республики Казахстан

Восточно-Казахстанский  государственный  технический университет  им. Д.Серикбаева 

Кафедра «Инновационный менеджмент» 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

на  тему: 

«Проведение выставок, ярмарок, презентаций» 
 
 

Выполнила: Зинорова Екатерина,

ст.гр 09-МБ-1 
 
 
 
 

Усть-Каменогорск, 2012

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение………………………………………………………………….…....…..3

1. Уведомление о проведении выставок и ярмарок………………….………...4
2. Этапы организации выставок и ярмарок…………………………….…...…..6
3. Категория работников...…………………………………………………....….9
4. Категория посетителей…………………………………………………....…12

Заключение…………………………………………………………………...…..15

Cписок использованной литературы……………………..………………..…...16 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ВВЕДЕНИЕ

    Выставки  ярмарки - в словаре Даля значение этого словосочетания прописано  так: большой торговый съезд, привоз товаров в определенное время  года. Одновременно выставки ярмарки  подразумевают не только рынок товаров, но и рынок развлекательных услуг. Это проведение торжеств, так же фестивалей и различных презентаций. Таким образом, под выставками ярмарками  исторически понимались регулярные торжества широкого значения. Причём могли они быть разного масштаба и по разному поводу. Например, юбилей известного купца, или же такой дорогой русскому сердцу новогодний праздник - был бы повод.

    В наше время выставки-ярмарки не утратили своего исторического значения, и  одновременно приобрели новые очертания, например, бизнес выставки. Сегодня  проведение выставок ярмарок, носит  больше характер рыночного мероприятия, на котором участники представляют производимые товары и услуги.

    Выставки  бывают местные, национальные и международные.

    Выставки, выставки-продажи, ярмарки имеют  своей целью завязать новые деловые  связи, укрепить старые партнерские  отношения, познакомиться с новой  информацией, встретиться с единомышленниками  и конкурентами, обсудить с представителями  своей отрасли и смежных отраслей новые тенденции в производстве и продаже товаров и услуг, вести поиск новых рынков сбыта  своей продукции или приобретения сырья, комплектующих и т.д., т.е. перечень целей выставки практически неисчерпаем.

    Любые подобные мероприятия имеют свои этические принципы (например, принцип "не критикуй конкурента"), а также свой комплекс норм, правил и стандартов поведения, т.е. свой деловой этикет. 
 
 
 
 
 
 
 
 

    УВЕДОМЛЕНИЕ О ПРОВЕДЕНИИ ВЫСТАВОК И ЯРМАРОК

    Для активного, прогрессивного современного делового человека значение выставки трудно переоценить: здесь можно  встретиться с покупателями, специалистами, с потенциальными заказчиками, непосредственно  общаться с производителями, выяснить их неиспользованные производственные возможности, посмотреть экспериментальные  образцы новой продукции.

    Работа  каждой выставки, как правило, освещается средствами массовой информации, поэтому  участие в выставке - дополнительная возможность фирме рекламировать  себя и свою продукцию - дает повод  связаться не только со своими клиентами  и покупателями, но и с теми, кто  мог бы быть ими потенциально.

    Письма, информирующие о том, что данная фирма примет участие в выставке, целесообразно разослать всем, кого интересуют произведенные товар  или услуга.

    Письма-уведомления, направляемые фирмой - участницей выставки реальным и потенциальным потребителям, должны быть краткими; главная цель - не информировать обо всем подробно, а возбудить интерес и желание  все посмотреть своими глазами; в  таком письме достаточно указать  адрес выставки и местоположение на ней фирмы, сроки проведения выставки; обязательно выделяется день для  посещения ее специалистами (когда  вход для широкой публики закрыт или ограничен).

    Такие письма должны быть разосланы по специально составленному, тщательно продуманному списку. Сроки между рассылкой  писем-уведомлений и датой открытия выставки должны быть небольшими, чтобы  сохранилась острота восприятия и запоминания содержания письма.

    Кроме писем-уведомлений, могут быть посланы  приглашения. Рабочая группа фирмы, готовящая фирму к выставке, должна согласовать список приглашенных с высшим руководством, и только после этого разослать приглашения.

    Письма-приглашения  могут быть именными или на предъявителя, но в последнем случае в приглашении  указывается, что его могут предъявить на входе сотрудники приглашаемой фирмы.

    Еще один вариант приглашения: фирма  может выделить один выставочный  день, общий для всех приглашенных. В письма-приглашения имеет смысл  вложить каталоги или другие информационные материалы.

    Иногда  выставляющиеся фирмы устраивают небольшой  прием, поэтому этикет требует от получивших приглашения ответа - будет ли присутствовать приглашенная фирма (лицо) на приеме или нет.

    За  несколько дней до открытия выставки рабочая группа экспонирующейся  фирмы должна обзвонить тех, кто  не успел ответить на приглашение, и  тактично выяснить их отношение к  посещению.

    Письмо-уведомление, как и письмо-благодарность, служит не только информационным целям, они  являются напоминанием, пробуждают интерес  к фирме, их пославшей, и, естественно, принесет реальные плоды в виде взаимовыгодных деловых контактов.

    Обычно  подготовкой и рассылкой таких  писем занимаются отдел рекламы, отдел по связям с общественностью  или специально сформированные рабочие  группы по подготовке выставочных мероприятий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ВЫСТАВОК И ЯРМАРОК

    Первое, что должна решить фирма на высшем уровне менеджмента (директор, председатель правления и т.п.), - какова цель участия  фирмы в выставке. Фирма может:

    • представить новую продукцию (услуги, технологию);

    • занять новые рыночные секторы;

    • провести сравнения своего уровня технического, технологического и тому подобного развития с тем же у конкурентов;

    • завязать личные контакты производственного характера;

    • провести широкое рекламирование своей продукции (услуг)и т.п.

    Чаще  всего фирма ставит перед собой  все цели одновременно и стремится  к их достижению, хотя и в разной степени.

    На  этом начальном этапе высший уровень  менеджмента определяет сумму, которая  может быть выделена фирмой на оплату участия в выставке.

    От  этого зависит площадь бокса, которую будет занимать организация  на выставке, количество служебных  помещений в этом боксе, оборудование его техническими средствами, количество служащих, выделяемых выставочным комитетом  в распоряжение фирмы. Поэтому, после  того как определена вышеуказанная  сумма, рабочая группа фирмы делает проект экспозиций фирмы на выставке. В рабочую группу обычно включают финансистов, специалистов по рекламе, художников, дизайнеров, сотрудников  отдела по связям с общественностью, производственников (техно-логов, инженеров и т.д.).

    Результатом такой работы являются чертежи, рисунки, планы размещения, графики присутствия  тех или иных специалистов фирмы  на выставке, новые рекламные материалы, т.е. все то, что объединяется одним  понятием - проект участия фирмы  в выставочном мероприятии.

    Второй  этап - согласование составленного  фирмой проекта с дирекцией выставки. Дизайнеры, архитекторы, художники, финансисты выставки рассматривают предложения  фирмы и, по мере возможности, превращают проект в реальность.

    Выставочный комплекс - большое и сложное хозяйство, и фирма имеет возможность  обсуждать с дирекцией выставки место (бокс), его близость к центру или к окраине выставочного городка, близость или отдаленность от других фирм, выпускающих аналогичную продукцию (услуги), материалы, из которых изготовлены  стенды и стены бокса, и прочие технические детали.

    Возможны  различные варианты всего перечисленного выше, поэтому важно, чтобы рабочая  группа фирмы совместно с представителями  выставочного комплекса четко и  однозначно определила каждую деталь размещения фирмы на выставке.

    Третий  этап - реализация разработанного и  обсужденного проекта - строительство  стенда, оформление помещений, оплаченных фирмой, и т.д.

    Планировка стенда и помещений зависит от целей фирмы. Если, например, фирма собирается не только показать свою продукцию, но и вести переговоры с потенциальными партнерами, может быть, подписывать договоры и т.п., тогда фирме на выставке потребуется офис большей ли меньшей площади.

    Рекомендации по устройству стенда:

    • следует демонстрировать непосредственно продукцию, а не ее фотографии;

    • предпочтительный метод показа - в динамике, а не статике;

    • экспозиция должна быть яркой, впечатляющей, но не развлекательной;

    • избыток демонстрируемых объектов притупляет восприятие посетителя, не дает определить главное; формируя экспозицию, следует больше консультироваться с дизайнерами выставочного комплекса, имеющими, как правило, большой опыт размещения экспонатов на стендах;

    • скудость экспозиции также снижает ее эффективность;

    • экспозиция должна отвечать интересам и запросам различных категорий посетителей;

    • подача материала на стенде должна осуществляться разными методами: текстовым, графическим, с помощью моделей образцов и т.д., так как однообразно поданный материал мало впечатляет;

    • стенд должен иметь фирменный знак или название фирмы;

    • экспозиция, не украшенная цветами, водными эффектами,яркими панно, может оказаться скучной, однако нужна консультация с дизайнером всей выставки, в противном случае стенд может "выпадать" из общего стиля выставки - за счет избыточности украшений.

    Следует обратить внимание на тексты, которые, как правило, присутствуют в экспозиции; они должны быть выполнены достаточно крупным шрифтом; украшение букв (виньеточного типа) только мешает прочтению, цветовая гамма шрифта и бумаги -контрастная, шрифт - простой и четкий (образцом может служить шрифт и оформление надписей в метро). Что касается содержания текста - он должен быть подан лаконично, но без ущерба для информативности, точно, удобно для восприятия и впечатляюще. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    КАТЕГОРИЯ РАБОТНИКОВ

    Обычно  в ходе функционирования выставки бокс обслуживается двумя категориями  работников: прежде всего, это сотрудники фирмы, специально для этого выделенные: обслуживающий персонал, выполняющий  вспомогательную работу, менеджеры  высокого уровня, например финансовый директор, юрист, производственный директор, главный технолог и т.п. Вторая категория  работников - сотрудники выставочного комплекса, прикомандированные дирекцией  к боксу, занимаемому фирмой на срок действия выставки.

    Присутствие представителей высшего уровня руководства  фирмы необходимо в выставочном  боксе, так как практика проведения выставок показывает, что посетители, имеющие серьезные намерения  по заключению договора, интересуются техническими, технологическими деталями, и иногда проекты договоров разрабатываются  в деталях непосредственно на выставке.

    В те часы работы выставки, когда менеджеры  высшего ранга не имеют возможности  присутствовать в выставочном боксе  фирмы, с ними должна быть обеспечена прямая связь - на случай необходимости  срочного решения вопросов, связанных  с заключением договоров и  других, возникающих в процессе работы, поскольку одна из основных задач  персонала фирмы, занятого на экспозиции, - не только заинтересовать, но и не упустить потенциального клиента.

    Для этого часто необходимо решить, хотя бы в общих чертах, принципиальные вопросы партнерства, предоставить техническую, технологическую, финансовую и прочую информацию, которой, кроме  руководства фирмы, никто не владеет.