Проведение выставок, ярмарок, презентаций

    Для сотрудников фирмы, экспонирующей  свою продукцию (услуги) на выставке, сохраняются  все требования, предъявляемые в  процессе обычной деловой практики: одежда - повседневная деловая, как  для мужчин, так и для женщин. Что касается приветствий и представлений, то в условиях выставки бессмысленно искать третье лицо, которое представило  бы желающих вести деловые переговоры друг другу. Нет правила, закрепляющего  приоритет в представлении хозяевам стенда или посетителям. Обе стороны  могут взять на себя инициативу знакомства.

    Обе стороны должны иметь при себе достаточное количество визитных карточек, особенно это касается сотрудников экспонирующейся фирмы, которые должны иметь, кроме личных, визитные карточки фирмы.

    Все прочие требования делового этикета  сохраняются в условиях выставки.

    Деловые отношения в процессе работы фирмы  на выставке возникают:

• с прессой;
• с сотрудниками других фирм-участниц;
• с представителями фирм, целенаправленно посещающих выставку;
• с частными лицами, посещающими выставку также осознанно и целенаправленно;
• с людьми, попавшими на выставку случайно.

    Тем, кто работает на стенде, следует  быть предельно внимательным к каждому  своему поступку, слову, поведению в  целом, во всех видах перечисленных  выше деловых отношений.

    Обсуждая  возможные условия договора, разумно  сначала выслушать предложения  предполагаемого партнера, а затем  выдвигать свои, но с учетом его  пожеланий, - такая схема общения  дает менее всего поводов для  разногласий и деловых противоречий.

    Отношения с посетителями должны строиться  индивидуально, исключительно доброжелательно.

    Не  следует ни в коем случае пренебрегать контактами или относиться невнимательно  к вопросам тех, кого мы назвали "случайными посетителями" - ведь они завтра могут  быть клиентами фирмы, - если суметь расположить их к себе, привлечь их внимание к стенду и заинтересовать.

    Такт, любезность, обходительность, внимание, безупречная вежливость, доброжелательность, точность, корректность (но не болтливость, не фамильярность и т.п.) - "орудия труда" сотрудников фирмы - участницы выставки.

    Еще одно необходимое качество - неутомимость. Выставка обычно непродолжительна - 3-5 дней, и каждую рабочую минуту надо использовать с максимальной продуктивностью для фирмы, без скидок на усталость, переутомление, нежелание "говорить одно и то же". Так же как "весенний день год кормит", так и выставочный день, эффективно проведенный, может "кормить" фирму даже не один год.

    Постоянно проводимые, фундаментально подготовленные и престижные фирмы-устроительницы имеют собственные, специально выстроенные  павильоны, с большими производственными  площадями, на которых и проводятся различные тематические выставки.

    Поскольку фирмы, устраивающие выставки, специализируются на этом, штат сотрудников соответствует  направлениям этой работы: архитекторы, строители, дизайнеры, художники, редакторы, специалисты по звуковому оборудованию, специалисты по пожарной безопасности и пр., страховые специалисты, вспомогательный  персонал.

    Деловой этикет требует от всех перечисленных  категорий сотрудников умения разумно  сочетать интересы, цели и требования фирм, экспонирующихся на выставке, с целями и требованиями всего  выставочного комплекса. Такт, взаимная любезность, отсутствие грубого нажима с обеих сторон, обоюдное желание найти компромисс при возникновении противоречий - вот что должно присутствовать у дирекции и сотрудников всего выставочного комплекса и фирмы, участвующей в экспозиции.

    Как правило, в программу выставок даже небольшого масштаба обычно включают теоретическую часть, т.е. научные  семинары, научно-практические конференции, встречи в деловых клубах.

    Информация  об этом должна быть предоставлена  фирмам-участницам и широкому кругу  интересующихся выставкой за достаточно длительный период времени до открытия, чтобы была возможность для тех, кто желает участвовать в конференциях и пр., подготовить необходимые  материалы - диски с фильмами, сборники научных трудов и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    КАТЕГОРИЯ ПОСЕТИТЕЛЕЙ

    Еще один важный элемент делового этикета выставок – это сроки подготовки, открытия и проведения выставки. Проектный график работ по подготовке и функционированию выставки никогда не может быть нарушен.

    У посетителя  складывается неблагоприятное  впечатления от сбоев в сроках, качестве оформления стендов, от невыполнения обещаний (фирмами-участницами и  фирмой-организатором), что может  привести в конечном счете к малой результативности выставки.

    Я. Г. Критсотакис предлагает типологизацию посетителей, чтобы облегчить задачу персонала стенда по установлению специфики каждого типа и адаптации к ней своего поведения.

• РАЦИОНАЛИСТЫ. Они у себя в офисе, достаточно своевременно, планируют, кого им посетить, и перемещаются по территории ярмарки (выставки) со своим "распорядком дня" в руках. Их негибкость может уступить лишь под искусным давлением и, естественно, при условии, что экспонаты не противоречат целям, которые они ставят перед собой. Посетители этого типа - профессионалы и обычно бывают достаточно холодны в общении, малоэмоциональны, в связи с чем и подход к ним требует деловитости, четкости и высокого уровня информированности.
• ФЛАНЕРЫ. Поклонники многолюдных стендов. Они любят бывать там, где проводятся различные мероприятия, и приходят в восторг, когда их приветливо встречают около стенда. Они обычно болтливы, но не наивны и совершенно точно знают, чего хотят. Поскольку среди посетителей их достаточно много, возле стенда всегда царит живая атмосфера.
• НЕУВЕРЕННЫЕ В СЕБЕ. Страдают отсутствием самоуверенности и толпятся на стендах, собирающих много посетителей. Они терпеливы, когда нужно подождать, но вместе с тем требовательны. Им необходимо время, чтобы выразить свои намерения, и в их поведении часто сквозит недоверие. Таким посетителям не стоит подчеркивать их слабость, наоборот, следует с уважением отнестись к ним и создать впечатление, что для вас настоящая удача то, что они подошли именно к вашему стенду.
• СВОЕВЛАСТНЫЕ. Хотят диктовать свои условия, высокомерны, нередко отличаются чрезмерным эгоизмом. Однако при правильном подходе они быстро делаются доступными, просто им нужно дать шанс почувствовать свое превосходство. Коммуникация с таким посетителем должна непременно включать выражения типа: "Вы-подход", например, "в рамках Вашей программы и в соответствии с Вашими требованиями, мы..."
• НЕРВОЗНЫЕ. Представляют собой сложный случай для персонала стенда. Становятся управляемыми только при условии, если ощутят уверенность в себе при вашей уступчивости в принятии их предложений. Зачастую к этой категории посетителей относятся люди, которые в компании играют не свойственную им роль. Они с трудом принимают решение, отторгают всякого рода новаторские предложения. Им больше подходят рутина, консерватизм. Они ценят у работников выставки скромность и сдержанность.
• НОВАТОРЫ. Ищут "новинки" и нуждаются в доказательствах. Тем не менее они готовы рисковать и претендуют на безмерную поддержку со стороны экспонента. Часто у них бывают собственные взгляды на новаторство, которыми они делятся и гордятся. Коммуникация с таким посетителем требует уважения к этой их особенности и создания у них впечатления, что благодаря своему решению посетить ваш стенд они откроют новые горизонты в области конкуренции.
• КОНСЕРВАТОРЫ. В противоположность "авангардистам"- новаторам они предпочитают "классический арсенал". Они настойчиво требуют последовательности, строги в ценах и втайне боятся чего бы то ни было нового. Это трудный и не терпящий давления посетитель, поэтому даже аргументация, например по какому-либо техническому улучшению, должна быть сформулирована в терминах, к которым они привыкли.
• СЛУЧАЙНЫЕ. Люди с интересами, мало причастными к продукции экспонента. Они действуют в соответствии со случайными побуждениями, импульсивно и нередко в интересах третьих лиц. Ограничиваются поверхностной информацией и интересуются только товарностью продукта. Правильная коммуникация может пробудить у такого "случайного" посетителя заинтересованность в каком- либо из ваших товаров.
• ТУРИСТЫ. Речь идет о лицах, производящих серьезное впечатление, однако в действительности не имеющих специальных интересов, но располагающих массой свободного времени. Они обычно толпятся на стендах, где проходят различные мероприятия (шоу), чтобы получить какой-нибудь сувенир или даже воспользоваться предлагаемым угощением! Опытный персонал легко выделит их из массы посетителей и соответствующим образом будет с ними общаться.
• "ВООБРАЖАЛЫ". Обычно это люди высокомерные, со стремительными движениями, считающие ниже своего достоинства разговаривать с простым сотрудником стенда и всегда требующие руководителя. После того как сначала они превознесут значительность своей компании и важность исполняемой ими роли, оказывается, что они в ней, что пятое колесо в телеге, то есть не способны принять на себя каких-либо обязательств. Даже опытным сотрудникам стенда трудно различить их с первого взгляда. Однако после двух- трех искусно поставленных вопросов они "спускают пары" и предпочитают ретироваться, во всяком случае, уже без того гонора, с которым явились.
• "ПРОСПЕКТОЕДЫ". Люди, в основном жизнерадостные, которые, не имея терпения выслушать что бы то ни было, с жадностью набрасываются на печатные материалы и, набрав их в изрядном количестве, исчезают, оставляя за собой наигранную улыбку.
• ЗАСТЕНЧИВЫЕ. Такого посетителя часто можно встретить уединившимся от других где-нибудь в углу стенда. Он всегда растерян и неловок, но стоит лишь к нему обратиться с вопросом или предложением услуг, как его лицо начинает светиться от облегчения. Нередко такого типа посетители оказываются в дальнейшем искусными собеседниками и положительными деловыми партнерами.
• "ФРАНТЫ". Люди с сияющей улыбкой, убежденные в своем неотразимом обаянии. Часто посещают стенды, "богатые" женским персоналом, и стараются "показать" себя, хотя бывают ситуации. которые делают их серьезными. Нередко к этому типу относятся посетители, завершившие свой цикл деловых контактов и праздно слоняющиеся.
• "ГРУБИЯНЫ". Появляются стремительно, сразу же начинают огульно критиковать экспонаты, восхищаться вашими конкурентами, но, встретив радушный прием, покидают стенд. Как правило, речь идет о посетителях, которым по причине ошибочного выбора не удалось извлечь пользы из посещения данной экспозиции. Нередко именно эта их неудача и порождает грубость, проявляющуюся в деструктивной коммуникации.
• "ШПИОНЫ". Речь идет о людях из "лагеря" конкурентов, чьи интересы исчерпываются сбором информации по ценам-условиям и т. д. Опытный персонал не затруднится определить намерения таких посетителей и займет соответствующую позицию.

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    С течением веков ярмарки и выставки постепенно трансформировались из сферы  узкоторговых отношений в сферу многоплановых коммуникаций, что сделало их ареной острой конкурентной борьбы. Организация такого рода мероприятий предполагает высокую степень профессионализма, требует своевременного планирования, наличия квалифицированного персонала, тесного сотрудничества всех работников предприятия, на которых возложена совместная ответственность за подготовку и осуществление участия предприятия на выставках или ярмарках.  Поэтому безупречность во всем - основная мораль выставочных мероприятий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. http://bbest.ru/etdelotn/visyarm/
2. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. – СПб., 1999.
3. http://otherreferats.allbest.ru