Русский язык

13. Служебная документация: реквизиты и основные виды управленческих документов

1. Реквизиты.

2. Государственный герб.

3. Эмблема организации.

4. Изображение наград.

5. Код организации по ОКПО

6. Код документа по ОКУД

7. Наименование министерства или ведомства.

8. Наименование организации

9. Наименование структурного подразделения.

10. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, телефакса, номер счета в банке; адрес электронной почты (E-mail), страницу в Интернет (Web-site).

11. Название вида документа.

12. Дата.

13. Индекс.

14. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

15. Место составления или издания документа.

16. Гриф ограничения доступа к документу.

17. Адресат.

18. Гриф утверждения документа.

19. Резолюция.

20. Заголовок к тексту.

21. Отметка о контроле.

22. Текет. Это содержание письма, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированного) изложения сути вопроса.

23. Отметка о наличии приложений.

24. Подпись.

25. Гриф согласования.

26. Визы.

27. Печать.

28. Отметка о заверении копии документа.

29. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона.

30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

31. Отметка о переносе данных на машинный носитель.

32. Отметка о поступлении документа.

                                   Управленческие документы

14. Работа с документами для внешнего пользования: простые деловые письма и контрактные документы

В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют на простые и контрактные.

К простым деловым письмам относятся несложные по содержанию и небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих целях:

Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации.

Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес.

Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие.

Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т.д.).

Сопроводительное (препроводительное) письмо содержит сообщение о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов), продукции, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами.

Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения грузов, запрашивавшихся материалов, каталогов, а также важной корреспонденции.

Контрактные документы - эти документы отражают важные этапы производственного процесса любого предприятия:

Запрос - это коммерческий документ, который представляет собой обращение импортера (покупателя) к экспортеру (продавцу) с просьбой представить необходимую информацию об имеющихся у последнего товарах (услугах) и / или направить предложение на поставку (продажу) этих товаров или предоставление услуг.

Ответ на запрос формулируется в зависимости от конкретной ситуации, т.е. от степени возможности и готовности экспортера (продавца) удовлетворить пожелание импортера (покупателя).

Контракт - коммерческий документ, который представляет собой договор на поставку товара (предоставление услуг и т.п.), подписанный продавцом и покупателем (экспортером и импортером).

Рекламация (претензия) - документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Ответ на рекламацию. При ответе на рекламацию могут иметь место следующие ситуации.

Ситуация 1. Претензия признается справедливой и удовлетворяется полностью.

Ситуация 2. Претензия принимается к рассмотрению, решение по ней пока не принято, так как это требует времени.

Ситуация 3. Претензия признается справедливой лишь в некоторой ее части или в некоторых ее частях. В этом случае указываются основания, по которым отвергаются другие требования.

Ситуация 4. Претензия отклоняется полностью. В таком случае должны быть указаны мотивы отказа со ссылкой на соответствующие нормативные акты и документы, которые обосновывают отказ.

15. Культура делового письма

Культура письменной речи заключается как в знании лексических, грамматических и орфографических норм современного русского языка и правил этикета служебного документа, так и в умении выбрать и грамотно использовать специальные слова и словосочетания, характерные для официально-деловой письменной речи.

Правила делового письма:

Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление

Никогда не старайтесь перевести письмо дословно со своего родного языка на иностранный. Стандарты везде разные. Приготовьте банк данных из писем, по которым Вы учились, которые Вы получали, которые представляются вам образцовыми. Вам останется только адаптировать исходный текст к текущему моменту и получить готовое письмо

Деловое формальное письмо должно быть написано как личное, только ему одному, получателю, адресованное. Никаких холодных, формальных фраз! Весь мировой бизнес построен на личных взаимоотношениях и их надо строить!

Перечислять все достижения, преимущества вашей компании, продукта, сервиса, ваши личные нужно честно, без излишних преувеличений. Любую информацию можно легко проверить.

Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не более одной страницы. Помните, больше одной страницы никто не станет читать.

Закончить письмо следует прямым указанием, что Вы ожидаете от этой компании. Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего.

При написании любых писем следует всегда руководствовать английской формулой: KISS = Keep It Short and Simple (Кратко и по делу).

16. Аннотирование и реферирование в письменной речи современного русского языка

Слово аннотация происходит от латинского annotatio - замечание, пометка. Аннотацией называют краткую характеристику книги (или статьи), содержащую перечень основных разделов, тем или вопросов, рассматриваемых в работе. Говоря схематично, аннотация на книгу (прежде всего научную или учебную) отвечает на вопросы о чем? из каких частей? как? для кого? Это как бы ее основные, стандартные смысловые элементы. Каждый из них имеет свои языковые средства выражения, которые указываются ниже.

Аннотация на книгу помещается на оборотной стороне ее титульного листа и служит (наряду с ее названием и оглавлением) источником информации о содержании работы. Познакомившись с аннотацией, читатель решает, насколько книга может быть ему нужна. Кроме того, умение аннотировать прочитанную литературу помогает овладению навыками реферирования.

Слово реферат происходит от латинского referre, что значит "докладывать, сообщать". В настоящее время рефератом называют прежде всего краткое, чаще всего письменное, изложение научной работы - статьи или книги (или нескольких научных работ). Изложение одной работы обычно содержит указание на тему и композицию реферируемой работы, перечень ее основных положений с приведением аргументации, реже - описание методики и проведение эксперимента, результатов и выводов исследования. Такой реферат будем называть простым информационным.

Студенты в российских вузах пишут рефераты обычно на определенные темы, которые предлагаются им на кафедрах общеинженерных и общественных дисциплин. Для написания таких тематических рефератов может быть необходимо привлечение более чем одного источника, по крайней мере двух научных работ. В этом случае реферат является не только информационным, но и обзорным.

17. Спор. Логические и психологические аспекты полемики

Спор - это коммуникативный процесс, в рамках которого происходит сопоставление точек зрения, позиций участвующих в нем сторон, при этом каждая из них стремится аргументированно утвердить свое понимание обсуждаемых вопросов и опровергнуть доводы другой стороны.

Искусство ведения спора получило название эристика. При таком подходе искусство спора характеризуется двумя основными признаками: доказательностью и убедительностью. Доказательность - это логическое воздействие на оппонента принудительностью рассуждения. Убедительность - это психологическое воздействие на оппонента, направленное на восприятие им той или иной идеи. В рамках спора доказательность и убедительность относительно независимы. Возможны следующие их комбинации: а) доказательно и убедительно; б) доказательно, но не убедительно; в) не доказательно, но убедительно; г) и не доказательно, и не убедительно. Идеальный вариант, к которому необходимо стремиться в любом споре - доказательность и убедительность рассуждений одновременно.

Дискуссия - это вид спора, в рамках которого рассматривается, исследуется, обсуждается какая-либо проблема. Цель любой дискуссии - достижение максимально возможной в данных условиях степени согласия ее участников по обсуждаемой проблеме.

Полемика - вид спора, в рамках которого основные усилия сторон направлены на утверждение (победу) своей позиции относительно обсуждаемого предмета.

Стратегия спора - это общий план его ведения.

Пропонент - тот, кто выдвигает и отстаивает некоторый тезис - должен позаботиться о том, чтобы обеспечить максимально возможную степень его обоснованности.

Оппонент - это тот, кто оспаривает тезис.

Тактика спора - это подбор и использование в споре определенной совокупности логических и психологических приемов.

Рассмотрим наиболее важные моменты тактики спора.

Во-первых, в любом споре тактически верным будет корректное поведение его участников. Спокойствие, уравновешенность, рассудительность, способность сдерживать естественным образом возникающие эмоции - вот те черты, проявление которых улучшит имидж каждой из спорящих сторон. Кроме того, в случае всплеска эмоций демонстрация одной из сторон спора названных выше качеств будет способствовать затуханию волн эмоционального возбуждения, а следовательно, минимизирует возможность трансформации спора в свару рыночных торговок.

Во-вторых, также беспроигрышным тактическим приемом является внимательное и доброжелательное отношение к высказываниям противной стороны.

В-третьих, инвариант тактики спора составляет открытость (восприимчивость) одной стороны для убедительных доводов дру - гой. Демонстрируя это качество, вы воздействуете на психологический настрой противоположной стороны, заставляя ее быть более "сговорчивой", как бы подготавливая ее к принятию ваших собственных доводов, а в конечном итоге - и вашей точки зрения.

В-четвертых, очень распространен тактический ход, называемый "условное принятие доводов противника". Этот тактический прием позволяет избежать прямого опровержения точки зрения соперника в споре. Условно соглашаясь с доводами противника, мы как бы вместе с ним посредством дедукции выводим из его посылок сомнительные следствия, тем самым подводя к нужному окончательному выводу. Таким образом, противник превращается в соучастника, опровергающего свои собственные рассуждения.

Всякая апелляция к желаниям и чувствам людей должна входить в их сознание как логическое основание: чем более вески логические доводы, тем более устойчиво психологическое воздействие.

18. Культура ведения диалога и монолога

Диалог - это разговор двух или нескольких лиц. Диалогическое единство обеспечивается связью различного рода реплик (формулы речевого этикета, вопрос - ответ, добавление, повествование, распространение, согласие - несогласие).