Язык и стиль служебных документов

Крымский Экономический Институт

Киевского Национального Экономического Университета

Реферат по дисциплине: «Делопроизводство на ПК»

на тему:

«Язык и стиль служебных документов»

Выполнил: Апаз С.В. группа ЭП – 31

Симферополь, 2004

Содержание

Введение

1. Правила изложения материала и логического построения текста документа

2. Правила сокращений в текстах документов

3. Написание чисел и оформление таблиц в документах

4. Названия учреждений , организаций, предприятий в документах

5. Написание должностей, званий и фамилий

6. Отклонения от литературных норм в текстах документов

7. Архаизмы и канцеляризмы

Литература

Введение

Составление служебных документов — трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом — повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо — понятия определенные. Деловой язык — это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т.п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

"Под стилем... языка, — говорит известный филолог А.Н.Ефимов, — принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретное".*

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический — стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т.д.

5

"Стиль законодательно-распорядительных документов, - отмечал академик Л.В.Щерба, — "язык законов" — требует прежде всего точности и невозможности каких-либо кривотолков; быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной, так как заинтересованный человек безо всякого понукания прочтет всякую статью закона и два, и три раза".*

Качество и структура стилей непостоянны и изменяются от столетия к столетию, от эпохи к эпохе. После Октябрьской революции в учреждениях продолжало работать много служащих дореволюционной России, деловая речь включала множество канцеляризмов и архаизмов ("Дано Петрову Ивану Яковлевичу, что он действительно является лицом, коим себя именует, что подписом и приложением печати удостоверяется"). Поэтому немало прошло времени, прежде чем избавились от старого и ненужного в языке и стиле.

Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.

Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными (не "я прошу") а "институт просит", "Министерство не возражает"). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1.              Соблюдение норм официально-делового стиля и со
временного литературного языка, прежде всего тех из них,
которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа "оказать помощь — помочь", "допускать ошибку -ошибиться" надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2.              Наличие слов, употребляющихся преимущественно
в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа "надлежащий". "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся" и т.п.).

3.  Использование терминов и профессионализмов
(обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;

4.  Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в порядке оказания помощи"',

5.  Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Например, "в целом", "в связи", "в соответствии с", "в интересах" (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

Стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и ускоряют процесс составления документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.

В наши дни одним из сильных средств воздействия на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто встречаются отклонения от литературных норм. Например. " приветствие в адрес", "упреки в адрес"', "передовой форпост науки" и др.

Необоснованно много встречается словесных штампов ("надо отмстить", "особенно надо остановиться", "необходимо указать", "остановиться на вопросе", "учитывая вышеизложенное", "получить нижеследующее", "означенный инвентарь", "выдана данная справка" и т.д).

К числу избитых речевых штампов, употребляемых докладчиками и лекторами, относятся также: "начать борьбу за...", "увязать вопрос", "заострить внимание", "нацелить внимание", "поставить во главу угла", "в центре внимания", "мы имеем на сегодняшний день", "трудно переоценить значение" и т.п.

Стандартно звучат слова-спутники, критика — обязательно резкая, поддержка — всегда горячая и т.п.

5

1. Правила изложения материала и логического построения текста документа

Текст — основополагающий реквизит любого документа. Поэтому подготовка текстовой части документации является важнейшим условием хорошо поставленного документирования управленческой деятельности.

В зависимости от количества рассматриваемых в тексте вопросов документы подразделяются на простые и сложные. Первые посвящены одному вопросу, вторые — нескольким. Но текст любого документа, согласно требованиям ЕГСД, должен состоять не менее чем из двух основных частей. В первой из них дают обоснование или основание составления документа, во второй — излагают предложения, решения, распоряжения, выводы и просьбы. Даже в том случае, когда текст документа состоит из одной фразы, если он грамотно составлен, в нем можно различить эти два логических элемента.

Например:

"В связи с ожидающимся ранним похолоданием приказываю завершить все работы по утеплению производственных помещений фабрики до 1 октября с.г." (текст приказа).

В редких случаях текст документа содержит одну лишь заключительную часть: в приказах, например, — распорядительную без преамбулы, в письмах и заявлениях — просьбу без мотивировки.

Однако в большинстве случаев текст документа состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства, заключения. Нередко заключению предшествуют выводы.

Во введении излагаются причины и непосредственный повод для составления служебного документа. В этой части текста нередко делают ссылки на другие, ранее полученные документы, послужившие основанием для создания данною документа.

В доказательстве выражается существо вопроса, при водятся доводы, факты, ссылки на доказательства, цифровые данные, обосновывающие правильность поднимаемого вопроса. Сложное доказательство обычно заканчивается выводом. Доказательства должны убедить адресат в необходимости удовлетворения ходатайства, просьбы или требования.

Выводы не являются отдельным логическим элементом, так как они примыкают к доказательству и неотделимы от него.

Заключение — главная логическая составная часть, в которой формулируется основная цель документа, его ведущая мысль, просьба, предложение, согласие, отказ. Заключение в служебном документе обязательно.

По характеру содержания заключения неодинаковы Они делятся на активные и пассивные (или описательные) Активные заключения, в свою очередь, подразделяются на прямые и косвенные. В прямом активном заключении адресат побуждается к определенным действиям. Например:

"Предлагаю Вам в кратчайший срок наладить трудовую дисциплину в группе. Для этого разработайте подробный план мероприятий. Примите к студентам, нарушающим дисциплину, строгие меры. О проделанной работе сообщите в деканат 10. U. 96."

В косвенном активном заключении действие возможно или ожидается. Например:

"В связи с усилением морозов возможен выход из строя наружной водопроводной сети".

Здесь, хотя и не предписываются какие-либо действия, предполагается, что будут приняты меры к предотвращению порчи водопровода.

Прямое активное заключение употребляется в приказах, протоколах собраний, письмах, телеграммах, косвенное — в договорах, инструкциях, положениях и т.д По возможности надо предпочитать активное заключение косвенному.

В зависимости от содержания документа в тексте применяется прямой или обратный порядок расположения логических элементов. В первом случае за введением следуют доказательство и заключение. При обратном порядке вначале излагается заключение, за ним — доказательство. Введения в таких документах нет.

Пример прямого расположения документов.

Введение:              В обоснование претензии от 22.05.96

№ 100-ЮР Вами представлена копия акта бюро товарных экспертиз от 12.05.96.

Доказательство: Для рассмотрения вопроса по существу требуется представление подлинных документов.

Заключение:              Поэтому просим срочно направить подлинник акта бюро товарных экспертиз от 12.05.96.

При обратном порядке изложения этот текст будет выглядеть таким образом:

Заключение:              Просим срочно направить подлинник

акта бюро товарных экспертиз от 12.05.96,

Доказательство: т.к. для рассмотрения претензии по существу требуется представление подлинных документов.

В обратном порядке излагают несложные документы. Им следует пользоваться как можно реже. Дело в том, что в заключении, если оно ставится на первое место, надо излагать всю сущность вопроса и в последующей части текста дать полностью его обоснование. Иначе документ становится непонятным и читать его приходится в обратном направлении (снизу вверх). Написать же заключение так, чтобы в нем была полностью раскрыта цель составления документа, довольно трудно. Вот почему прямой порядок расположения логических элементов более приемлем, особенно для подготовки больших по объему документов. Этого метода изложения должны придерживаться составители документации в вышестоящие и равные по положению организации и учреждения. Тон документа в любом случае должен быть корректным, выдержанным, не дающим повода вступать в полемику и заводить излишнюю переписку.