Виды деловой коммуникации, их специфика

СОДЕРЖАНИЕ

 

ЗАДАНИЕ 1. РЕФЕРАТ. ТЕМА: ВИДЫ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ, ИХ СПЕЦИФИКА. 3

ВВЕДЕНИЕ 3

1. Специфика деловой коммуникации. 5

2. Формы делового общения. 8

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 19

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТРАТУРЫ 20

ЗАДАНИЕ 2. КОНФЛИКТНАЯ  СИТУАЦИЯ НА ПРИМЕРЕ «СКАЗКИ О  РЫБАКЕ И РЫБКИ» А.С. ПУШКИНА 21

 

 

ЗАДАНИЕ 1. РЕФЕРАТ. ТЕМА: ВИДЫ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ, ИХ СПЕЦИФИКА.

ВВЕДЕНИЕ

 

  Деловая коммуникация - это процесс  взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию  того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, педагогической и пр. В деловой коммуникации предметом  общения является деятельность (дело), и партнер по общению всегда выступает  как личность, значимая для другого.

Основные задачи деловой  коммуникации - продуктивное сотрудничество, стремление к сближению целей, улучшение партнерских отношений.

Ни для кого не является секретом, что общение является важной частью ведения дел. Регулярно общаясь  с коллегами, начальниками, подчиненными, клиентами, мы узнаем об их интересах, нуждах, показываем себя, представляем свои результаты. Без умения понятно  и тактично излагать свои мысли, а  также слушать окружающих, реализовать  желаемое невозможно.

Деловое общение определенно  является искусством, в котором существенную роль играет чувство такта и ощущение контакта с партнером. В то же время  уже появились определенные приемы и наработки, рекомендующие как  правильно и доступно излагать свои мысли; какие слова наилучшим  образом подходят для выбранной  темы и для данной обстановки; в  каких случаях стоит делать акценты  на личности партнера, а в каких  – на его деятельности и т.д.

Без культуры делового общения  не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений. Умение успешно  вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую  бумагу и многое другое в настоящее  время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего. Для достижения высокой результативности практически  в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения предпринимательского дела, о принципах делового общения.

Культура делового общения  содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства  между коллегами, руководителями и  подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их (отношений) эффективность: будут ли эти отношения  успешно реализовываться в интересах  партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания.

Целью данного реферата является изучение видов деловой коммуникации и их специфики.

 

 

 

1. Специфика деловой коммуникации.

Самый массовый вид общения  людей в социуме (обществе) - деловое  общение. Без него не обойтись в сфере  экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений. Умение успешно вести деловые  переговоры, грамотно и правильно  составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало  неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего. Для  достижения высокой результативности практически в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений  о правилах, формах и методах ведения  предпринимательского дела, о принципах  делового общения.

Культура делового общения  содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства  между коллегами, руководителями и  подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их (отношений) эффективность: будут ли эти отношения  успешно реализовываться в интересах  партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания.

"Бизнес - это умение  общаться с людьми", "единственный  способ настраивать людей на  энергичную деятельность - это общение  с ними", - считают истинные  руководители, предприниматели. Современный  человек должен в этой связи  владеть наукой деловых отношений,  уметь устанавливать и поддерживать  цивилизованные отношения с людьми, преодолевать противоречия, разрешать  конфликты, брать на себя в  случае необходимости роль посредника, должен уметь обращать свою  деятельность во благо других  людей, а так же своей работы, своего дела.

Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и ограничениям. Эти правила определяются типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися, а также национально-культурными традициями и общественными нормами поведения.

Они фиксируются, оформляются  в виде протокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых норм социального поведения, в виде этикетных  требований, ограничений временных  рамок общения.

В зависимости от различных  признаков деловое общение делится  на:

• устное - письменное (с точки зрения формы речи);
• диалогическое - монологическое (с точки зрения однонаправленности/ двунаправленности речи между говорящим и слушающим);
• межличностное - публичное (с точки зрения количества участников);
• непосредственное - опосредованное (с точки зрения отсутствия / наличия опосредующего аппарата);
• контактное - дистантное (с точки зрения положения коммуникантов в пространстве).

Все перечисленные факторы  делового общения формируют характерные  особенности деловой речи. Так, если деловая письменная речь имеет книжную  окраску:

"Арендатор обязуется  нести полную ответственность  за все убытки, которые он может  причинять Арендодателю вследствие  использования предоставленных  площадей не по прямому назначению  в соответствии с настоящим  договором …", - то деловая устная  речь вбирает особенности разных  стилей, в том числе разговорного: "Уважаемые господа! Я хотел  бы представить на ваш суд  доклад под названием "Банковские  операции с ценными бумагами  в России". Скажу сразу: "Деньги  должны работать! Постараюсь привести  ряд доводов…"

Монолог в деловом общении  представляет собой продолжительное  высказывание одного лица. Он относительно непрерывен, последователен и логичен, обладает относительной завершенностью, сложен по структуре.

Диалог предназначен для  взаимодействия между двумя или  несколькими собеседниками, причем в обмене информацией речевые  партнеры могут меняться ролями. Диалог спонтанен (как правило, не может  быть заранее спланирован), эллиптичен (фразы более свернутые, краткие, чем в монологе), экспрессивен.

Дистантное, опосредованное общение (телефонный разговор, почтовое и факсовое отправление, пейджинговая связь и т.п.) отличается от контактного, непосредственного повышенным вниманием к интонационному рисунку речи (устное общение), краткостью и регламентированностью, невозможностью использования жестикуляции и наглядных предметов в качестве носителей информации.

Деловое общение представляет собой широкий диапазон жанровых разновидностей письменного и устного  общения.

Письменная деловая речь, в которой реализуются диалогические  отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения - контрактами (договорами), соглашениями и всеми  типами сопутствующих документов.

Устная деловая речь, в  которой реализуется диалогические  отношения, представлена жанрами деловых  переговоров, встреч, консультаций и  т.п.

Совещания, собрания представляют собой особый тип протокольного  общения, в котором по большей  части представлена монологическая деловая речь, не только имеющая  письменную природу, но и существующая сразу в двух формах - устной и  письменной.

Реклама, светское общение. Сегодня рамки делового общения  расширяются. Реклама, светское общение  становятся неотъемлемой составляющей делового общения. Успех предприятия, дела сегодня во многом зависит от умения представить свои позиции  в наиболее выгодном свете, заинтересовать потенциального партнера, создать благоприятное впечатление. Поэтому, помимо "читаемой" монологической речи, в практику делового общения все активнее входит подготовленная, но "нечитаемая" монологическая речь (презентационная речь, торжественная речь, вступительное слово на различных встречах), поздравительные письма, этикетные тосты.

Владение всеми перечисленными жанрами делового общения входит в профессиональную компетенцию  современного руководителя, менеджера.

2. Формы делового общения.

Общепринятыми формами делового общения в труде менеджеров на любых предприятиях являются деловые  беседы, совещания, собрания, переговоры, конференции, разнообразные деловые  встречи.

Специфическими жанрами  деловой коммуникации можно считать  спор, дискуссию, полемику, дебаты, прения, которые зачастую являются составляющими  таких форм делового общения, как  совещания, собрания и конференции, а могут иметь и самостоятельное  значение.

Особенности каждой формы  делового общения включают следующие  критерии:

• цель проведения (зачем?);
• контингент участников (кто? с кем? для кого?);
• регламент (как долго?);
• коммуникативные средства реализации намерений (как?);
• организация пространственной среды (где?);
• ожидаемый результат (какой? что "на выходе"?).

Деловая беседа

В деловом общении выделяется самостоятельное понятие «деловая беседа». Под деловой беседой  понимается и служебное совещание, и деловой разговор, и устный контакт между работниками, выполняющими одно задание. Целью деловой беседы является убеждение партнера, собеседника в принятии конкретных предложений. В ходе деловой беседы происходит обмен информацией между специалистами, занимающимися одной проблемой, поиск новых решений, координация работ, поддержание контактов.

Менеджеры должны понимать значение деловой беседы, иметь четкое представление о правилах организации деловой беседы, эффективно использовать этот вид управленческой деятельности для выработки эффективных решений. К основным функциям любой деловой беседы можно отнести следующие: начало инновационных мероприятий и процессов; контроль и координирование уже начатых мероприятий, акций; обмен информацией; взаимное общение работников одной организации, межличностные и деловые контакты; поддержание деловых контактов с партнерами во внешней среде; поиски, выдвижение и оперативная разработка новых идей и замыслов; стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях.

Выделяются следующие этапы деловой беседы:

• подготовительные мероприятия;
• начало беседы;
• информирование присутствующих и обоснование выдвигаемых положений;
• завершение беседы.

Подготовительные  мероприятия могут носить различный характер. Чаще всего они осуществляются по следующей схеме. Определяется тема, которую планируется обсудить, и состав участников предстоящего обсуждения. Намечается предварительная дата и место про 
ведения встречи.

Менеджер должен четко  представлять цель встречи и наметить приблизительный план ее проведения. Безусловно, нельзя предусмотреть многих деталей будущего обсуждения, но грамотно составленный план и является тем инструментом, с помощью которого можно управлять деловой беседой.

На этом этапе тщательным образом собирается и изучается  информация по теме беседы. Источниками информации могут быть научные труды и отчеты, специальная литература, статистические сводки, отчетные и плановые материалы предприятий, служебные записки, личная информация и т.д. Менеджер, готовящий деловую беседу, или группа сотрудников, им возглавляемая, четко классифицируют и анализируют собранную информацию. Обработанный и систематизированный материал наполняет конкретным содержанием предварительный план беседы.

В начале беседы внимание всех присутствующих фиксируется на цели беседы, предлагается ранее разработанный план ее обсуждения. Инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, так как начало беседы – это "мост" между партнерами по деловой коммуникации. Задачи первой фазы беседы: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для беседы; привлечение внимания к предмету собеседования; пробуждение интереса к беседе; перехват инициативы (в случае необходимости).