Информационное обеспечение социального управления

Термин «информация» происходит от латинского слова «informatio». В данное понятие вкладывается широкий смысл и, как правило, его объяснение дается на интуитивном уровне. Информация передается по телефону, телеграфу, радио, телевидению, она может храниться в библиотеках, архивах, базах данных. В то же время информация – это и показатели измерительных приборов, и вкус пищи, и запахи, и вид звездного неба и т. д. В общем, информация – это новые сведения, которые могут быть использованы человеком для совершенствования его деятельности и пополнения знаний.

Информация, являясь отражением материальной сущности, служит способом описания взаимодействия между источником информации и получателем. Одно и  то же сообщение одному получателю может дать много информации, а  другому – мало или ничего. Одним  словом, «информировать» в понимании теории информации означает сообщать ранее неизвестное. Так как информацию можно хранить, преобразовывать и передавать, поэтому должны быть ее носители, передатчики, каналы связи и приемники. Эта среда объединяет источники информации и ее получателей в информационную систему. Активными участниками этой системы необязательно должны быть люди. Поэтому, когда речь идет о человеке как участнике информационного процесса, имеется в виду смысловая или семантическая информация.

Наиболее высокие требования к информации предъявляются при принятии решений. В повседневной практике такие понятия, как «данные», «информация» и «знания», часто рассматриваются как синонимы. Однако это не так. На рисунке 1 отображены функции данных и знаний в процессе принятия решения. Данные – это сведения, факты, величины и их соотношения, преобразование и обработка которых позволяет получить информацию, т. е. знание о том или ином предмете, процессе или явлении. Иными словами, данные служат сырьем для создания информации, получаемой в результате обработки данных.

 

Рис. 1. Функции данных и знаний в процессе принятия решений

 

 

Говоря о разнице  между знаниями и данными, можно  дать полуформальное определение понятия базы знаний: база данных считается базой знаний, если она содержит данные, способные управлять информационными процессами, и используется для получения новых данных.

Понятие «информация»  тесно связано с понятием «сообщение». Однако между ними существует разница. Под сообщением обычно подразумевают информацию, выраженную в определенной форме и подлежащую передаче. Иными словами, сообщение – это форма представления информации.

Информация, отвечая насущным потребностям современного общества, должна иметь свою меру ценности. Проблема определения ценности информации исключительно актуальна в настоящее время, когда уже трудно даже с помощью компьютеров обрабатывать мощные информационные потоки. Разработанные методы определения ценности информации, призваны сыграть существенную роль в получении человеком необходимой информации.

Следует отметить, что  оценка значимости информации производится человеком часто интуитивно на основе использования интеллекта и опыта. Информация называется полезной, если она уменьшает неопределенность решающего алгоритма. По мнению М.М. Бонгарда, не имеет смысла говорить о полезной информации, содержащейся в сигнале, если не указаны задача, которая решается, начальное состояние решающего алгоритма и свойства декодирующего алгоритма. Американским ученым Н. Винером предпринята попытка построить семантическую теорию информации. Суть ее состоит в том, что для понимания и использования информации ее получатель должен обладать определенным запасом знаний. Действительно, полное незнание предмета не позволяет извлечь существенной научной информации из принятого сообщения об этом предмете. Таким образом, по мере роста наших знаний о предмете растет и количество научной информации, извлекаемой из сообщения.

Социальные науки также  используют термин «информация». Социальная информация определяется как «смысловая информация, которая перерабатывается человеческим сознанием и реализуется в деятельности людей».

Следует отметить, что  социальная информация специфична не только с точки зрения своей природы, но и своего циркулирования в обществе. Здесь взаимодействует бесчисленное множество информационных потоков, движущихся по разнообразным каналам: это и «память» прошлого, живущая в настоящем, и общепланетарные формы общения, и внутригосударственные. Таким образом, социальная информация движется как бы в двух плоскостях: горизонтальной и вертикальной.

Там, где есть информация, действует и управление, а там, где осуществляется управление, непременно наличествует и информация. Управление есть своеобразный отклик на всю сумму информационных взаимодействий системы, направленный на придание ей такого поведения и состояния, такой структурной организации и тенденции развития, которые соответствовали бы всей накопленной этой системой информации и учитывали бы ее объективные потребности. Оно ориентировано не только на информационное прошлое системы, но на ее будущее.

Информационное обеспечение  управления осуществляется посредством  функционирования информационной системы. Информационная система – это организационно-техническая система, которая предназначена для выполнения информационно-вычислительных работ или предоставления информационно-вычислительных услуг, удовлетворяющих потребности системы управления и ее пользователей – управленческого персонала, внешних пользователей путем использования и/или создания информационных продуктов. 

В системе управления организацией информационная система  представляют собой не просто инструмент, обеспечивающий обработку информации для отделов и конечных пользователей  внутри организации. В настоящее время наблюдается все большее влияние информационной системы на организацию (изменение структуры организации под воздействием информационной системы, другое распределение власти в организации, формирование иной политики и культуры, изменения в формализации, занятости, характере труда, возникновении потребности в обучении, и т.п.). При этом следует отметить, что имеет место и обратное воздействие организации на информационную систему. Информационные системы становятся все более дорогостоящими и диктующими свои специфические условия к правилам деятельности, что приводит к новым проблемам, решить которые невозможно без применения аналитических методов.

Использование информационных систем организациями определяет степень  современности подготовки  их администрации к управлению организацией. Информационная система управления включает совокупность разнообразных информационных систем, обеспечивающих управленческому персоналу эффективное принятие решений по управляемому объекту.

Информационные системы управления позволяют:

-       повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

-       обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

-       добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

-       согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

-       за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т.д.

Следует отметить, что информационные системы оказали большое влияние на управление человеческими ресурсами. Они содействуют созданию баз данных человеческих ресурсов, содержащих истории рабочих мест, обзоры выполненных работ и т. д., вместе с внешней информацией, такой как изменения правовой базы, тенденции рынка труда, управление персоналом в конкурирующих фирмах, а также имеющиеся на рынке услуги, например образовательные программы и программы в области здравоохранения. Системы поддержки принятия решений, соединенные с этими базами данных, могут прогнозировать потребности в персонале, проводить исследования «что если» для оценки влияния предполагаемой шкалы окладов или реорганизации или для согласования рабочих требований и профиля кандидата

Функция управления человеческими ресурсами также тесно затрагивает разнообразные вопросы, касающиеся кадров, сокращения штатов, переговоров, обучения и мотивации, которые связаны с новыми стратегиями, использующими информационные системы, и особенно с введением новых информационных систем. Профессионалы управления человеческими ресурсами все активнее привлекаются к проектированию и развитию этих новых стратегий и систем. И наконец, возможно, самое глубокое влияние на управления человеческими ресурсами касается типичных требований к работе. Разработки информационных систем привели к массовому сокращению потребностей в руководителях среднего звена, производственных и канцелярских заданиях, поскольку значительная часть работы, связанной с информационной системой, может быть выполнена в любом месте и передана куда необходимо.

Анализируя вышеизложенное, можно отметить, что информация оказывает  огромное влияние на все стороны  общественной жизни. Поэтому сейчас многие учёные говорят о социотехнической революции, которая повлияет на радикальные изменения во всей деятельности социального управления. Поэтому всем предстоит решать проблему адаптации в новых информационных условиях. Это повлечёт за собой необходимость приобретения знаний о новейших информационных системах управления. Особенно большое внимание нужно будет уделить закономерностям влияния информационных систем на развитие общества, человека, на роль человека в обществе. В противном случае незнание данных законов, элементарных правил, повлечёт за собой перевоплощение информации из блага во зло, которое станет мешать различным процессам общественной жизни, а также принятиям управленческих решений.

Заключение

Понятие «информация» в  конце XX в. стало одним из самых  употребляемых потому, что информация пронизывает все сферы человеческой деятельности, служит проводником всех знаний и мнений, универсальным инструментом общения, взаимопонимания и сотрудничества, нагнетания конфликтов и напряженности, утверждения стереотипов мышления и поведения. В результате информационной революции информация становится важнейшим ресурсом не только управления, но и всей общественной жизни. Социальная информация — это ориентирующее знание о состоянии социальной системы, процесс обеспечения познавательных потребностей общества на основе применения информационных технологий.

Достоверная информация необходима для всех этапов управления: от постановки задач до осуществления  мер социального контроля, оценки эффективности принятых решений и их коррекции. Поэтому без необходимого информационного обеспечения нет эффективного социального управления.

Существуют определенные законы и принципы современного сбора, хранения и анализа информации, которые  необходимо знать. Например, очень важно  понять, что информации не должно быть много, она не должна содержать неиспользуемых сведений, которые осложняют работу по принятию решения. Информация должна формироваться на основе объективных данных, поступать в сроки, достаточные для принятия своевременного решения, и т. п. Незнание элементарных правил в этой области или их извращенное использование превращает информацию из большого блага общественного прогресса в такое же зло, которое может стать тормозом в принятии управленческого решения.

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Афанасьев В.Г. Социальная  информация и управление обществом. – М., 1975.

2. Бабосов Е.М. Социология управления. – Минск: Тетра система, 2000.

3. Дятченко Л.Я. Социальные  типологии в управлении общественными  нормами. – М.: Маршрут, 2003.

4. Иванов В.Н. Социальные  технологии в современном мире. – М.: Софит, 1996.

5. Колин К.К. Информатика в системе опережающего образования. – М.: Корона принт, 2002.

6. Иванов В.Н. Основы  социального управления. / В.Н. Иванов, В.И. Патрушев, А.Г. Гладышев, А.В.  Иванов, А.О. Доронин, Г.В. Щекин,  Н.С. Данакин, С.Б. Мельников,  О.А. Уржа. – М. Высшая школа, 2001.

7. Нердин Г.Д., Галиев  Г.Т., Бушин Н.И. Техническое управление  социальными процессами. – Уфа, 2004.

8. Неретина Е.А. Управление  социальными процессами. – Саранск. 1999.

9. Осипов Г.В. Россия: национальная идея, социальные интересы и приоритеты. М., 1997.

10. Слепенков И. М., Аверин  Ю.П. Основы теории социального управления. – СПб.: Нева, 1998.

11. Социальные технологии. Толковый словарь. / Отв. ред. В.Н. Иванов. – Белгород, 2003.

12. Социальный менеджмент. / Отв. ред. В.Н. Иванов, В.И. Патрушев. – М.: Фолио, 1998.

13. Страссман П. Информация  в век электроники. Проблемы  управления. / Пер. с англ. – М., 1997.

14. Энциклопедия управленческих  знаний. Основы современного социального  управления: теория и методология. / Под ред. В.Н. Иванова. – М.: Таурус, 2002.

15. Юзвишин И.И. Информациология.  – М.: Дрофа, 2003.

16. Информационные технологии управления:Учебное пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова.–М.: ИНФРА-М, 2001. - 216 с.

17. Информационные системы  и технологии в экономике и  управлении: учеб.пособие / под ред. Проф. В.В. Трофимова. – 2-е изд. , перераб. и доп. М.: Высшее образование, 2007.- 480с.