Организационно-правовые основы создания и работы архива

Архивные документы, изъятые  в качестве вещественных доказательств  в соответствии с законодательством  Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Понятие архива организации

В целях своевременного приема архивных документов от структурных  подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования  и подготовки к передаче документов на государственное хранение в организации  создается АРХИВ.

В зависимости от объема документов архив создается как  самостоятельное структурное подразделение  организации или подразделение  в составе службы документационного  обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Организация обеспечивает архив  необходимым помещением, оборудованием  и кадрами. Должностные лица организации  несут ответственность за нарушение  норм, установленных законодательством.

В зависимости от состава  документации, подлежащей хранению в  архиве, могут создаваться:

- архив управленческой  документации 

- научно-технический архив 

- аудиовизуальный архив 

- архив документации на  электронных носителях. 

Основными задачами архива организации являются:

- комплектование архива  документами, состав которых предусмотрен  положением об архиве;

- учет и обеспечение  сохранности документов 

- создание научно-справочного  аппарата к документам архива 

- использование хранящихся  в архиве документов 

- подготовка и передача  документов на государственное  хранение.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие  функции:

- ведет списки структурных  подразделений организации –  источников комплектования архива 

- принимает упорядоченные  документы структурных подразделений  организации 

- учитывает и обеспечивает  сохранность принятых в архив  документов 

- создает и поддерживает  в актуальном состоянии научно-справочный  аппарат к документам архива 

- организует информационное  обслуживание руководителей и  структурных подразделений организации,  осуществляет использование документов  по запросам граждан, ведет  учет и анализ использования 

- проводит экспертизу  ценности и осуществляет комплекс  организационных и методических  мероприятий по передаче документов  на государственное хранение 

- осуществляет проверку  правильности формирования и  оформления дел в структурных  подразделениях организации 

- организует работу по  составлению номенклатуры дел  организации 

- оказывает методическую  и практическую помощь структурным  подразделениям в работе с  документами 

- участвует в разработке  нормативных и методических документов  по архивному делу и делопроизводству.

Архив совместно с руководителем  организации несет ответственность  за:

- несоблюдение условий  обеспечения сохранности документов 

- утрату и несанкционированное  уничтожение документов 

- необоснованный отказ  в приеме на хранение документов  при ликвидации организации или  изменении форм собственности 

- нарушение правил использования  документов и доступа пользователей  к документам, установленных законодательством.

Управление архивом

Под управлением  архивом понимается организация деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива. Управление архивом осуществляется на основе законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов.

Основными нормативными документами  по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения  о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.

Устав (положение) архива разрабатывается на основе примерного устава (положения) архива, утвержденного Федеральной архивной службой России. В уставе (положении) определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав (профиль) хранящихся в нем документов. Устав (положение) архива утверждается вышестоящим органом управления архивным делом.

Структура архива разрабатывается  с учетом условий и особенностей работы архива на основе примерной  структуры архива, утвержденной Федеральной  архивной службой России. В архивах, не имеющих структуры, могут создаваться  группы работников по направлениям деятельности.

Планирование  и отчетность архива

Работу по планированию и  отчетности в архиве организуют директор или его заместитель; непосредственное участие в этой работе принимают  руководящие работники и специалисты  архива.

Планирование  работы осуществляется архивом самостоятельно, на основе анализа результатов деятельности, с учетом федеральных и региональных программ (планов) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

План работы архива составляется на год. В соответствии с федеральными, региональными программами (планами) развития архивного дела, а также по собственной инициативе могут разрабатываться перспективные программы (планы) работы архива и/или развития отдельных направлений его деятельности.

Создание и  работа экспертной комиссии

В организациях для проведения экспертизы документов, созданных и  полученных извне, а также для  рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного  обеспечения управления (ДОУ), должностных  инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) создается приказом руководителя организации из числа  наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации  в обязательном порядке включается руководитель архива организации или  лицо, ответственное за архив организации. В состав центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя  архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем центральной  экспертной комиссии (экспертной комиссии) назначается один из руководящих  работников организации, курирующий вопросы  делопроизводства и архива организации.

К основным задачам центральной  экспертной комиссии (экспертной комиссии) можно отнести следующие:

1. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
2. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
3. организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. 5

Основными функциями центральной  экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются:

• организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) проводит заседания  в соответствии с планом работы и  по мере необходимости, решения принимаются  коллегиально большинством голосов. Заседания  центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) протоколируются. Протоколы  подписываются председателем и  секретарем комиссии. Решения центральной  экспертной комиссии (экспертной комиссии) вступают в силу после утверждения  руководителем организации. Протоколы  центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), содержащие решения об одобрении  проектов типовых и примерных  номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных  типовыми и ведомственными перечнями  документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем  организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Говоря о работе центральных  экспертных комиссий (экспертных комиссий) необходимо отметить, что они действуют  на основании утвержденных руководителем  организации Положений о постоянно  действующей (центральной) экспертной комиссии. При разработке данного  нормативного документа можно воспользоваться  Примерным положением о постоянно  действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

Комплектование  архива

Комплектование архива –  это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда  Российской Федерации в соответствии с его профилем.

Комплектование архива включает:

1. Определение источников комплектования архива;
2. Определение состава документов, подлежащих приему в архив;
3. Прием-передачу документов в архив.

Источниками комплектования архива являются организации и физического  лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащее передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических  и физических лиц – источников комплектования архива.

Составление и ведение  списков комплектования архива осуществляется работниками архива.

Уточнение списков комплектования архива проводится по мере необходимости. Отнесение документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  производится на основании экспертизы их ценности.

Обеспечение сохранности  документов архива

Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда  и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких  к первоначальным свойств и внешних  признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности  документов в архиве должны осуществляться:

• комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
• комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Архив размещают в специально построенных или приспособленных  для хранения документов зданиях  или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов  организаций должны предусматриваться  при строительстве или переоборудовании административных зданий.

Экспертиза устанавливает  пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Экспертиза проводится представителями  архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются  актом.

Документы должны храниться  в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий  окружающей среды и исключающих  утрату документов.