Организационно-правовые основы создания и работы архива

Документы в хранилищах размещаются  в порядке, обеспечивающем их комплексное  хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в  архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Хранилища оборудуются стационарными  или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.

Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно  стенам с оконными проемами, а в  помещениях без окон – с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Дела выдаются из хранилищ:

• для использования работниками организации;
• для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
• во временное пользование для других организаций;
• для проведения архивных работ с документами;
• для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Определение фондовой принадлежности архивных документов и  образование архивного фонда

Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего учреждения или лица. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.

Входящие документы относятся  к фонду того учреждения, которым  они получёны; фондовая принадлежность их определяется по адресату, оттиску  регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции  и вопросы деятельности учреждения, по резолюциям и пометам о направлении  документов на исполнение.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов.

Документы внутреннего обращения  относятся к фонду того учреждения, которым они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию учреждения, которое указано  в документе, по подписи автора.

Документы учреждения и его  первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) фондируются  вместе.

Дела, которые велись последовательно  в двух учреждениях, включаются в  состав архивного фонда того учреждения, в котором они были закончены  производством. В случае ликвидации учреждения с передачей его функций  вновь созданному учреждению, законченные  производством дела включаются в  фонд учреждения-предшественника, а  незаконченные дела, переданные для  окончания производством учреждению-преемнику, включаются в фонд последнего.

В тех случаях, когда среди  документов одного архивного фонда  будут обнаружены ошибочно включённые документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.

При определении фондовой принадлежности документов личного  происхождения изучается их текст, обращения в письмах (обозначения  адресатов), подписи, упоминания разных лиц, почерк и т.д.

Из фондов личного происхождения  подлежат передаче в соответствующие  фонды делопроизводственные документы  государственных учреждений. Эти  документы могут быть оставлены  в фонде, если фонды, в которые  они должны быть переданы, отсутствуют в архиве, или если эти документы вошли в широкий научный оборот и их передача в другие фонды затруднит использование.

Каждому архивному фонду  учреждения присваивается официальное  название соответствующего фондообразователя (полное и сокращённое) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.

Организация документов в пределах архивного фонда

В пределах архивного фонда  учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи  и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения (дела) систематизируются  в пределах фонда согласно схеме  систематизации. Систематизация документов проводится в делопроизводстве и  в архиве организации при подготовке документов передаче в государственные  архивы.

Распределение дел внутри фонда по делениям систематизации проводится с учетом следующих признаков:

- структурного;

- хронологического 

- функционального, отраслевого,  тематического, предметно-вопросного 

- номинального 

- корреспондентского 

- географического 

- авторского.

Сочетание структурного и  хронологического признаков дает два  варианта схемы систематизации: хронологически-структурный  и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная  схема систематизации применяется  по отношению к фондам действующих  организаций и ликвидированных  организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания, а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая  схема систематизации применяется  по отношению к фондам организации, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы – времени их создания.

При распределении дел  в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

- деда относятся к тому  году, в котором они начаты  или в котором поступили в  данную организацию (структурное  подразделение) из другой организации; 

- планы, отчеты, сметы  и материалы к ним относятся  к тому году, на который или  за который они составлены, независимо  от даты их составления; многолетние  планы относятся к начальному  году их действия, а отчеты  за эти годы – к последнему  году отчетного периода; 

- дела, начатые производством  в одном подразделении и переданные  для продолжения в другое подразделение,  относятся к тому подразделению,  в котором они были закончены  (при этом название первого  подразделения берется в скобки  и пишется название последнего);

- в пределах года или  хронологического периода дела  располагаются по значимости  структурных частей фонда.

Учет документов в архиве

Учет документов в архиве организации – это определение  их количества и состава в установленных  единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета  к определенному комплексу и  общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий  поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств  обеспечения их сохранности и  контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и  непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при  наличии) и описи дел и документов.

Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда  Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда  Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее  архивное учреждение.

Учет производится путем  присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета  и идентификации. Архивный шифр состоит  из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через  дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения.

Номер архивного фонда  присваивается государственным  архивом после оформления первого  поступления документов организации  на постоянное хранение.

Основными единицами учета  документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления  информации являются:

• архивный фонд, архивная коллекция;
• единица хранения.

Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам и листам.

Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице  хранения.

Единица хранения – физически  обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное  значение.

Единица хранения документов на бумажной основе (дело) – совокупность документов, отдельный документ, заключенные  в обособленную обложку, папку.

Учет документов в архиве организации строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности  учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и  оперативным внесением изменений  в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты  и достоверности учета.

В архиве организации ведется  централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При  наличии нескольких хранилищ ведется  учет документов в каждом хранилище.

Порядок доступа к учетным  документам, а также к учетным  базам данных архива организации  определяется приказом руководства  организации. Все учетные документы  архива организации должны храниться  в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических  шкафах.

Система учетных документов архива – комплекс взаимосвязанных  учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных  документов определены настоящими Правилами  и обязательны для каждого  архива организации. Необходимость  ведения и виды вспомогательных  учетных документов определяются архивом  организации самостоятельно.

Основными учетными документами  в архиве организации являются:

1. книга учета поступления и выбытия документов (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);
2. список фондов (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);
3. лист фонда (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);
4. опись дел (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);
5. реестр описей – для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;
6. паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;
7. опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление ос<s