Совершенствование учета и контроля за сохранностью и использованием денежных средств

Результаты инвентаризации денежных средств бухгалтерия предприятия регулирует в следующем порядке:

- недостачу денежных средств независимо от причин возникновения недостачи списывают с подотчета материально ответственных лиц; на сумму недостачи денежных средств и их эквивалентов дебетуют счет 1280 "Прочая краткосрочная дебиторская задолженность" и кредитуют счета подраздела 1010 "Денежные средств в кассе ";

- списание недостачи, если определены конкретные виновные лица, осуществляется за счет виновных лиц проводкой: дебет 1250 "Краткосрочная дебиторская задолженность работников по возмещению материального ущерба" кредит 1280 "Прочая краткосрочная дебиторская задолженность".

Вывод: Таким образом, инвентаризация денежных средств на предприятии должна проводится в соответствии с законодательством Республики Казахстан и учетной политикой, разработанной на предприятии.

1.4. Ведение кассовых операций в иностранной валюте

Валюта - национальная денежная операция любой страны. Функциональная валюта - валюта основной экономической среды, в которой функционирует предприятие (в РФ - рубль). Иностранная валюта - это валюта, отличная от валюты отчетности предприятия.

Валютные операции - это операции, связанные с переходом права собственности и других прав на валютные ценности (под валютными ценностям понимают иностранную валюту, ценные бумаги в иностранной валюте, драгоценные металлы и природные драгоценные камни).

Операция в иностранной валюте - операция, которая выражена или окончательный расчет, по которой должен производиться в иностранной валюте, включая операции, при которых субъект:

- покупает или продает товары или услуги, цены которых выражены в иностранной валюте;

- предоставляет или получает займы, по которым подлежащие оплате или получению суммы выражены в иностранной валюте; или

- каким-либо иным образом приобретает или реализует активы, принимает на себя или погашает обязательства, выраженные в иностранной валюте.

Юридические лица-резиденты могут осуществлять расчеты по валютным операциям в наличном порядке только с нерезидентами РФ и для выполнения обязательств по полученным банковским кредитам в иностранной валюте.

Записи в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте должны отражаться на счетах бухгалтерского учета, путем применения к сумме в иностранной валюте спот-курса между функциональной валютой и иностранной валютой на дату операции.

Спот-курс - это цена валюты одной страны, выраженная в валюте другой страны, установленная на момент заключения сделки, при условии обмена валютами банками-контрагентами на второй рабочий день со дня заключения сделки. Спот-курс отражает, насколько высоко оценивается национальная валюта на момент проведения операции за пределами данной страны.

Сгруппированные суммы по приходу и расходу денег в кассе в иностранной валюте в разрезе корреспондирующих счетов из кассовых отчетов ежедневно или один раз в 3-5 дней заносятся в журнал-ордер №1 (расход) или ведомость №1 (приход) на основании отчетов кассира. В конце месяца итоговые данные переносятся в Главную книгу.

При приеме от клиента платежных документов в иностранной валюте кассир проверяет их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и действительность указания реквизитов документов. При отсутствии у кассира соответствующих образцов чеков и контрольных материалов такие чеки к оплате не принимаются.

Регистрация фальшивых денежных знаков, а также вызывающих сомнение в их подлинности осуществляется путем записи их в отдельный реестр. Такие валютные ценности возвращают в банк с пометкой "Фальшивая" или "Вызывающая сомнение".

Вывод: Следует отметить, что с валютного счета в кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные денежные знаки, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности кассиром не принимается.

1.5. Документальное  оформление кассовых операций

Государственный комитет статистики России утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации (то есть те документы, при помощи которых ведется документация кассовых операций на предприятии):

1. Кассовая книга

Кассовая книга (номер согласно ОК 0310004) ведется для учета наличных денег, которые поступают в кассу. Ведению кассовой книги посвящен отдельный (пятый) раздел Положения. Там сказано, что кассовую книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.

В случае ведения книги на бумаге, все листы должны быть пронумерованы до начала записей, скрепляющую бумагу должны подписать главный бухгалтер и руководитель предприятия, также она должна быть заверена печатью предприятия или индивидуального предпринимателя (при наличии у него таковой).

В случае ведения книги в электронной форме должны быть приняты меры для того, чтобы сведения невозможно было изменить или подделать. Записи в такой книге заверяются электронными цифровыми подписями уполномоченных лиц, а решение о сроках распечатывания информации (ежедневно, раз в неделю или квартал и тому подобное) принимает руководитель. При этом нужно учитывать, что при проведении внешней проверки книгу все равно придется распечатывать.

Нумерация страниц должна вестись и в электронном варианте кассовой книги, при этом она осуществляется автоматически и в хронологическом порядке. Распечатанные экземпляры листов кассовой книги необходимо собрать в отдельную папку – делать это можно по мере возможности или желания, но в течение одного календарного года книга должна быть собрана.

Записи в кассовой книге делает кассир на основании приходных и расходных ордеров – только на те средства, что поступили непосредственно в кассу. Наличные деньги, принятые платежным агентом или банковским субагентом, фиксируются в отдельных кассовых книгах, которые ведут непосредственно сами агенты.

В конце каждого рабочего дня кассир должен сверять данные кассовой книги с данными кассовых документов и фиксировать своей подписью сумму остатка наличных средств. После этого сверку данных производит главный бухгалтер или руководитель предприятия (в случае отсутствия бухгалтера) и тоже подписывается.

Если в какой-либо день или даже дни не было произведено ни одной кассовой операции, остаток каждый раз выводить не нужно – суммой остатка будет считаться последний выведенный в тот день, когда кассовые операции производились.

Если кассовую книгу ведет не старший кассир, а кассир (или заменяющий его работник) обособленного отделения предприятия, то после выведения остатка наличных средств соответствующий лист кассовой книги должен быть передан руководителю (если книга ведется в бумажном виде передается отрывной лист, если в электронном – распечатка).

Контроль ведения кассовой книги осуществляет главный бухгалтер предприятия. В его отсутствие контроль осуществляет руководитель.

2. Приходный ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) имеет согласно Общему классификатору номер 0310001 и документирует оформление кассовых операций (поступление в кассу наличных денег). Ордер может быть заполнен как вручную, так и на компьютере или печатной машинке, помарки и исправления при этом не допускаются. Помимо регистрационного номера ордер должен иметь следующие реквизиты:

- наименование предприятия, структурного подразделения (при необходимости) с указанием кодов предприятия и структурного подразделения по ОКПО;

- дату заполнения;

- номер корреспондирующего счета или субсчета.

Кассир обязан проверить сведения в приходном ордере (на правильность и полноту), а также прилагаемые документы.

3. Расходный ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) имеет согласно Общему классификатору номер 0310002 и служит для оформления выдачи средств из кассы. Реквизиты расходного ордера такие же, как и у приходного, кроме того он должен быть заверен главным бухгалтером и подписан руководителем (или уполномоченным руководителем лицом).

Выдавая средства, кассир должен проверить у получателя расписку (заполняется только собственноручно получателем, сумма рублей указывается прописью, копеек – цифрами) и документ, подтверждающий личность (внутри предприятия это может быть удостоверение), реквизиты документа кассир должен записать.

Если выдача средств происходит по доверенности, в ордере после имени получателя указывают имя доверенного лица. Если при этом средства выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир должен написать «По доверенности». Доверенность прилагается к ордеру или ведомости.

4. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Книга учета денежных средств ведется старшим кассиром для документирования кассовых операций между старшим кассиром и остальными кассирами предприятия в течение рабочего дня (ведется только на крупных предприятиях, небольшой компании просто нет необходимости в такой книге). Код книги согласно ОК 0310005.

В начале рабочего дня главный бухгалтер выдает наличные необходимому кругу лиц под роспись в книге, в конце рабочего дня остаток средств сдается тоже под роспись.

В случае если средства выданы для выплаты заработной платы, отчитаться за них нужно до окончания проставленного в платежной ведомости срока. Остаток не выданных денег ежедневно опечатывается в конверт с указанием точной суммы и сдается главному бухгалтеру под расписку. Если по истечению срока, проставленного в платежной ведомости, остается какая-то сумма, она возвращается в центральную кассу, а в книге делается соответствующая запись.

5. Расчетно-платежная ведомость

Этот документ ведется для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам предприятия. Код согласно Общему классификатору 0301009.

Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и тому подобного.

Если работники получают заработную плату на банковские карты, составляется только расчетная ведомость.

В ведомости указываются все необходимые к выдаче работнику суммы: заработная плата, социальные выплаты, надбавки и премии (а также вычеты и удержания). Общая сумма выплат указывается на титульном листе. Напротив фамилий тех работников, которым по истечению срока зарплата по каким-либо причинам не выплачена, указывается «депонировано». В последней графе ведомости проставляют общую сумму выплат, на нее же составляют РКО, а номер и дату ордера фиксируют в ведомости.

6. Платежная ведомость

Ведется для учета выдачи заработной платы и других выплат работникам предприятия. Код согласно Общему классификатору 0301011. Оформляется так же, как и расчетно-платежная (расчетная ведомость). Заработную плату работникам можно выплачивать и по расходному кассовому ордеру, но разумнее вести учет в ведомости.

Вывод: Таким образом, общее документирование кассовых операций ведется главным бухгалтером (или лицом его заменяющим) или руководителем. Исправления в документах не допускаются.

1.6. Отчет о движении денежных средств

Отчет о движении денег при его использовании совместно с другими формами финансовой отчетности предоставляет информацию, которая позволяет пользователям оценить изменения в чистых активах компании, её финансовой структуре (включая ликвидность и платежеспособность) и ее способность воздействовать на величину и сроки поступлений и платежей денежных, средств, чтобы приспособиться к изменяющимся условиям и возможностям. Информация о движении денег полезна, при оценке способности компании генерировать денежные средства и их эквиваленты, или позволяет пользователям разрабатывать модели для оценки и сопоставления дисконтированной стоимости будущих поступлений и платежей денежных средств различных компаний. Она также увеличивает сопоставимость отчетности об операционных показателях компаний потому, что устраняет влияние применения различных методов учета для одинаковых операций и событий.

Основная цель отчета о движении денежных средств - обеспечение пользователей информацией о поступлении и выбытии денежных средств.

Основным источником денежных средств должна быть текущая деятельность. Текущей деятельностью считается деятельность организации, преследующая извлечение прибыли в качестве основной цели либо не имеющая извлечения прибыли в качестве такой цели в соответствии с предметами и целями деятельности, т.е. деятельность, которая в является обычной (рис. 1).

Рис. 1. Каналы поступлений и выплат по текущей деятельности

Вся хозяйственная деятельность предприятия для целей представления отчета о движении денег может быть разделена на три группы (рис. 2):

1) операционная деятельность;

2) инвестиционная деятельность;

3) финансовая деятельность.

Рис. 2. Каналы поступлений и выплат по инвестиционной и финансовой деятельности

1. Операционная деятельность

Сумма денежных средств, возникающая в результате операционной деятельности, является важнейшим показателем того, создает ли данная категория деятельности достаточно денежных средств для погашения займов, полдержания производительной способности компании, выплаты дивидендов (и осуществления новых инвестиций) без привлечения внешних источников финансирования.

При прогнозировании денежных потоков по операционной деятельности представляет ценность информация об отдельных их компонентах в увязке с прочей информацией.