Документ як інструмент управління

     1. Документ як інструмент управління 

     Документ  у системі управління є засобом  здійснення цієї групової діяльності, накопичування інформації, обміну, контролю, звітності, розпорядчої діяльності, засвідчення (констатування) певних управлінських  дій.

     Поняття «документ» є центральним, фундаментальним в понятійній системі документування.

     На  міжнародному рівні найбільш загальним є визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблено і затверджено Міжнародною організацією зі стандартизації.

     Як  і вся система, документ створюється  суспільством лише тому, що він виконує  ті чи інші необхідні суспільству функції. Функція документу – це його суспільна роль, соціальне призначення, ціль. Документ – полі функціональний об’єкти, який виконує ряд взаємопов’язаних соціальних функцій. Серед множинності таких функцій, в рамках моєї теми дослідження хочу окремо наголосити на управлінській (регулятивній) функції. Така функція виконується документами, які створені для цілей управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, приписи і т.д. тобто офіційні і ділові документи).

     Документування  – це створення документа з  використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії. Тобто, документування управлінської діяльності полягає у фіксації управлінських дій на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами.

     Документування  управлінської діяльності митних органів останнім часом набуло особливої актуальності у зв’язку з тим, що: сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими формами документів; традиційні форми документів поступово оновлюють свої характеристики. Тому в процесі виконання специфічних завдань, покладених на органи митної служби, важливо забезпечити на всіх рівнях правильність і своєчасність оформлення документів, дієвість контролю за ходом виконання управлінських рішень, запровадити прогресивні технології у діловодстві.

     Будь-яке  управлінське рішення базується  на інформації. Правильність прийнятого рішення залежить: від повноти  поданої інформації; достовірності  інформації; своєчасності її подання.

     Форми управління тісно пов’язані з  видами документів, наприклад: облік – з написанням різних звітів; планування – зі складанням планів; інструктування – з розробкою методик, інструкцій, правил; керівництво – з видами наказів.

     Управлінська  документація в митній службі за своїм  змістом має два напрямки: загальний та спеціалізований, пов'язаний з організацією та координацією безпосередньо митної справи.

     Особливо  велике значення має документаційне забезпечення управління у здійсненні дієвого контролю за виконанням управлінських рішень. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи.

     Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Коли зросли обсяги інформації, стали більш жорстокими й вимоги до якості документів, термінів виконання та доведення до виконавців.

     У митній службі визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою  справ та необхідний і достатній  для документування її діяльності.

     Управлінська  діяльність у митній службі передбачає видання розпорядчих документів.

     Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями  про органи митної служби. З питань, що становлять взаємний інтерес і  належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.

     Організаційно-розпорядча документація, забезпечуючи виконання організаційної та розпорядчої функцій управління, є найбільш уживаною, спільною для багатьох державних органів, уніфікованою.

     Більшість організаційно-розпорядчих документів призначені для безпосереднього сприймання й використання в подальшій роботі, а тому вони мають бути особливо зручними для створення і прочитання. На виконання цієї вимоги розроблено спеціальні технології, напрацьовано уніфіковані форми організаційно-розпорядчих документів, що акумулюють поняття високої культури діловодства й культури мови документів.

     Організаційно-розпорядчий  документ – це насамперед носій  інформації і водночас своєрідний «матеріал», «сировина» для обробки. Документування організаційної та розпорядчої функцій управління за допомогою різних документ них форм, створюваних у результаті діяльності органів державної влади України унормовує Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів «(ДСТУ 4163–2003).

     Будь-яке  рішення, яке приймається, має свій кількісний або якісний результат, а метою митної діяльності є знаходження  таких організаційно-правових форм, правил, методів та засобів, які могли  б сприяти досягненню певного результату і підвищувати ефективність управління в системі митних органів .

     У практичній роботі працівникам митної служби іноді доводиться приймати рішення  миттєво. Для того, щоб у короткий термін прийняти правильне рішення, необхідна відповідна технологія прийняття управлінського рішення, яка була б універсальною та застосовувалась до різних ситуацій. Процес прийняття і реалізації рішення можна подати у вигляді схеми, зображеної на рис. 1., яку запропонував Є.В. Гармаш.

 

     

     Схема процесу прийняття і реалізації рішення 

     Наведена  схема прийняття рішень відображає логіку професійно-посадової діяльності у практичній роботі митної служби. Необхідно відзначити той факт, що деякі управлінські рішення в  митній службі приймаються відповідно до порядків, правил, за певними технологіями, які визначаються спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади в галузі митної справи.

     Якщо  розглядати управлінські рішення, які  лежать у площині управління суспільними процесами в митній службі, то прийняття таких рішень обумовлюється основними завданнями, покладеними на митну службу. Ці рішення займають важливе місце в організаційно-правовому блоці державного управління у сфері митної діяльності, оскільки саме на цей блок проблем припадає найбільший обсяг нормативно-законодавчої бази. 

     1.1 Класифікація організаційно-розпорядчих документів 

     Документ  як складний матеріальний об'єкт за певними класифікаційними ознаками розглядається як система, що може залежно  від семантики, цільового призначення  групуватися у підсистеми і т.д. Поділ системи документів на класи, підкласи і називається класифікацією документів. У наукових колах вченими ініційовано не одну дискусію з питань класифікації службових документів. Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, його й донині зазначають серед питань, що потребують нагального вирішення загальним і управлінським документознавством, теорією діловодства.

     Найважливішою класифікаційною ознакою документа  є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи напряму діяльності. Основним документом, що визначає систему документації як сукупності взаємопов'язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності, та з метою уніфікації офіційно закріплює групування документів за певними ознаками, є Державний класифікатор управлінської документації (ДК. 010–98). Він є складовою державної системи класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

     Результатом документування управлінської інформації є документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є її зберігання та передання в часі і просторі. Класифікація документної інформації дає змогу встановити специфіку кожного класу, підкласу, номіналу та виду номіналу документа, допомагає орієнтуватись у різноаспектних інформаційних потоках. А тому виникає нагальна потреба навчитися визначати належність того чи іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом, формою та іншими властивостями.

     В даному класифікаторі у другому  розділі є визначення таких основних понять, необхідних для розкриття даної теми:

     Система документації – сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності.

     Уніфікована система документації (УСД) – система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

     Управлінська  документація – сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу.

     Уніфікована система організаційно-розпорядчої  документації – система документації, використовувана для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління.

     Клас  організаційно-розпорядчої документації (далі – ОРД) містить підкласи:

     0201 Документація з організації систем  управління;

     0202 Документація з організації процесів  управління;

     0203 Документація з управління кадрами;

     0204 Документація з оцінки трудової  діяльності.

     Для розуміння технологічного процесу  обробки документів необхідно оперувати певними категоріями інших ознак документів, покладених в основу їхнього групування на основі виявлення зовнішньої подібності.

     Залежно від обраної ознаки напрацьовано різні схеми поділу.

     Документи за видом матеріальної основи та формою носія поділяють на:

     традиційні (з паперовою основою);

     аудіовізуальні;

     електронні.

     Так, в основу поділу управлінської документації за складністю покладено кількість  порушуваних питань. За цією ознакою  виокремлюють документи:

     односкладні, що містять інформацію про одне питання;

     складні, які містять інформацію про два  і більше питань.

     Слід  зазначити, що прості документи легше  оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

     За  змістом документи поділяються:

     загальні.

     спеціалізовані.

     Залежно від місця складання розрізняють такі документи:

     внутрішні.

     зовнішні (вхідні, вихідні).

     За  строками виконання документи бувають:

• з зазначенням строку виконання (термін встановлений актами законодавства або зазначений в самому документі).
• без зазначення строку виконання (не пізніше 30 календ. днів).
• документ з відміткою «Терміново» – протягом 7 робочих днів від дати підписання.
• з відміткою «Негайно», «Невідкладно» – протягом 3 робочих днів.

     За  рівнем доступу в установі виокремлюють документи:

     загальнодоступні;

     для службового користування (ДСК) – документи, що містять конфіденційну інформацію;

     секретні  – містять таємну інформацію.

     За  юридичною силою визначають документи, що:

     мають юридичну силу (готуються в установленому  законом порядку за всіма правилами, чинні документи);

     не  мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили юридичну чинність).

     За  послідовністю створення розрізняють:

     оригінал  – примірник службового документа, що перший або єдиний набуває чинності;

     копію – документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках – деяких його зовнішніх ознак;