Забайкальский таможенный пост

В целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, в таможне осуществляется контроль исполнения документов. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения. Контроль осуществляют руководители, ОДО, ответственные исполнители и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется отделом ДО. Контроль исполнения документов других систем документации (финансовой, статистической и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих отделах ответственными за делопроизводство.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицами организациям или другого документированного подтверждения исполнения.

ОДО учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе, результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются руководителям отделов.

Руководители отделов таможни обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов. При рассмотрении документов руководитель отдела выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

С момента заведения и до передачи в архив таможни дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.