Правовое регулирование музейного фонда Российской Федерации

   Основные правила учета и хранения музейных ценностей в проекте новой инструкции сохраняются. Проект также разъясняет основные понятия, применяемые в тексте инструкции, содержит дополнительные разделы и темы:

- о включении  музейных предметов и музейных  коллекций в Музейный фонд  РФ и об исключении их из Музейного фонда РФ;

- об учете и хранении  музейных предметов и коллекций  из драгоценных металлов и драгоценных камней;

- об учете документов Архивного фонда РФ, хранящихся в музеях;

- об учете и хранении  оружия в музеях РФ.

   Проект инструкции облегчает задачу разработки различных внутримузейных документов, поскольку содержит тексты положений о главном хранителе, научном сотруднике – ответственном хранителе, об отделе учета, Экспертной фондово-закупочной комиссии и др. К новому проекту прилагаются типовые формы учетных документов, рекомендованные к применению в музейной практике.

   В отсутствие утвержденной новой инструкции работники государственных музеев используют действующую «Инструкцию по учету и хранению музейных ценностей» (1985), учитывая рекомендации проекта. Широко используется, например, договорная система при приеме в музей новых поступлений, при выдаче музейных предметов во временное пользование и др. Вводятся в оборот формы новых документов, рекомендованные проектом. Представители Министерства культуры регулярно выступают на специальных встречах и семинарах с разъяснениями в области нового законодательства и методическими рекомендациями. 

 

Роль и значение учета в фондовой работе музеев

   Учет музейных предметов и коллекций относится к основным направлениям фондовой работы музея. Цели и задачи учета - обеспечение юридической охраны музейных фондов, определение их количественного объема, систематическое накопление сведений о музейных предметах и коллекциях. Учет является средством обеспечения сохранности музейных фондов и способом контроля за состоянием и движением музейных предметов. Как сказано в п. 81 инструкции «музейные фонды подлежат строгому государственному учету, который обеспечивает их юридическую охрану и создает условия для изучения и рационального использования». Все памятники истории и культуры, хранящиеся в музеях, бухгалтерскому учету по стоимости не подлежат. «Отражение музейных предметов и музейных коллекций на балансе юридического лица, в оперативном управлении или пользовании которого они находятся, не допускается» (ст.13 Положения о Музейном фонде РФ).

   Государственный учет музейных фондов представляет собой их определение и регистрацию в несколько этапов:

- актирование  и регистрацию в книге поступлений  в целях юридического закрепления

предметов за конкретным музеем (1-я стадия учета),

-регистрацию (научную  инвентаризацию) в инвентарных книгах  в целях 
закрепления предметов за определенной коллекцией в соответствии со структурой 
фондов (2-я стадия учета),

- регистрацию предметов  из драгоценных металлов и  драгоценных камней в специальных книгах учета (3-я стадия для музеев, имеющих в составе фондов эту группу хранения).

Учет музейных фондов –  единая организованная система, обладающая определенным составом и структурой учетной документации. Основные принципы учета

музейных фондов:

-  взаимосвязь учетных операций, основных стадий учета и учетных документов,

-  единство системы основной учетной документации,

-  единство учетных единиц измерения состава музейных фондов,

-  возможность статистической обработки учетной документации.

   Основным способом учета является учетная документация. Как сказано в п.З. проекта новой инструкции, «учетная документация - система учетных документов, обеспечивающих юридическую защиту музейных предметов и музейных коллекций и материалов вспомогательного фонда».

   Согласно Положению о Музейном фонде РФ, действующей Инструкции и проекту к основным учетным документам, относятся:

- главная инвентарная книга (книга поступлений) и другие инвентарные книги, 
- акты приема музейных предметов и музейных коллекций на временное (постоянное) хранение,

- акты выдачи  музейных предметов и музейных  коллекций во временное пользование,

- акты списания  музейных предметов и музейных  коллекций (в случае исключения  их из состава фонда).

   В комплекс учетных документов входят также коллекционные, топографические и другие виды описей и списков музейных предметов и музейных коллекций, книги регистрации самих учетных документов.

   Основные учетные документы подлежат бессрочному хранению и страховому копированию. Они должны храниться в специальных опечатываемых шкафах и помещениях. Ответственность за оформление и хранение документации должна быть возложена на специально назначенное лицо.

   Типовые формы основных учетных документов, приведенные в действующей инструкции (1985), в проекте новой Инструкции усовершенствованы и дополнены. На практике каждый музей преобразует типовые формы в соответствии с организацией и технологией работы фондовых отделов и структурой музея. Применяемые в музее формы     учетных документов должны быть утверждены и закреплены во внутримузейной инструкции по учету и хранению музейных фондов. 

 

Организация учета в музеях

   Отделы (сектора) учета - структурные подразделения музея, которые обеспечивают ведение и сохранность всей учетно-хранительской документации в строгом соответствии с нормами и требованиями инструкций и осуществляют контроль за соблюдением этих требований сотрудниками хранительских, экспозиционных, реставрационных и других отделов музея.

  Отделы (сектора) учета подчиняются главному хранителю музея. В музеях, в штатном расписании которых не предусмотрен отдел учета, функции отдела учета возлагаются на научного сотрудника музея, назначаемого приказом директора по согласованию с главным хранителем. 

Отдел учета осуществляет (п.35 проекта инструкции):

а)    своевременную регистрацию всех поступивших музейных предметов и музейных 
коллекций в строгом соответствии с требованиями и нормами инструкции;

б)   оформление актов приема и выдачи в постоянное и временное пользование, всех 
внутримузейных актов;

в) ведение книг поступлений основного и вспомогательного фондов, книг временных 
поступлений;

г) контроль за проведением научной инвентаризации, в том числе инвентаризации предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, в хранительских отделах, секторах, группах;

д)   участие во всех внутримузейных передачах, плановых и оперативных 
проверках наличия музейных коллекций;

е)   учет и хранение всей учетно-хранительской документации;

ж)   ведение генеральной картотеки (генерального каталога). 

 

Основные требования к учетной документации:

- оформление  учетной документации производится  от руки или с помощью автоматизированных систем учета (для всех музеев обязательно наличие рукописного экземпляра книги поступлений);  

 

- прием и выдача  предметов должны оформляться  актом приема-передачи (прием в музей новых поступлений, передача на ответственное хранение, прием и выдача во временное пользование и т.д.); 

 

- хранение в  музеях предметов, не оформленных  актами приема, запрещается; 

 

- акт приема-передачи  должен содержать краткие описания  предметов, размер, материал, технику изготовления, фиксировать состояние сохранности на момент приема-передачи, учетные номера (временные или постоянные);  

 

-  к актам приема новых поступлений должны прилагаться сопроводительные документы: опись в виде попредметного списка, накладные, заявление владельца, «легенда» - сведения об истории предмета, заключения специалистов и др.; 

 

-  в актах приема-передачи указываются год, месяц, дата составления акта; подписи сдающих и принимающих лиц должны быть расшифрованы; 

 

-  все акты подлежат регистрации в книгах (журналах) регистрации в соответствии со структурой учетной документации музея, акты должны быть утверждены вышестоящим руководителем и заверены печатью музея; 

 

-  акты приема и выдачи составляются в нескольких экземплярах (не менее 3), которые вручаются сдающему лицу, принимающему лицу и лицу, осуществляющему контроль за учетно-хранительской работой подразделения; 

 

-  все книги поступлений и инвентарные книги, книги (журналы) регистрации должны иметь сквозную нумерацию листов, прошиты, подписаны ответственными лицами, заверены подписью руководителя организации и скреплены печатью музея до их заполнения.

   В действующей инструкции по учету и хранению и в проекте инструкции все правила

подробно разъяснены.  

 

Учетные процедуры

   Оформление документов при приеме в музей новых поступлений происходит следующим образом (полная схема, предусмотренная действующей инструкцией и проектом): 

 

1. Составление акта приема предметов музейного значения на рассмотрение Экспертной фондово-закупочной комиссии (временное хранение). Сопроводительные документы: заявление владельца, «легенда», в особых случаях - договоры. Регистрация акта в журнале         регистрации. Принятые предметы регистрируются в книге регистрации временных поступлений до ЭФЗК.

2. Определение музейной ценности предметов на заседании Экспертной фондово-закупочной комиссии. Решение вопроса о закупке, приеме в дар предметов (или возврате владельцу), включении предметов в основной или вспомогательный фонд оформляется протоколом заседания ЭФЗК.

3. Составление договора дарения или договора купли-продажи с владельцами предметов. Регистрация договоров в книге (журнале) регистрации.

4. Составление и оформление с владельцем акта приема предметов в постоянное пользование в музей. Регистрация акта в журнале регистрации актов постоянного пользования.

5. Регистрация поступивших предметов в книге поступлений основного или вспомогательного фондов музея (присвоение предмету постоянного номера по книге поступлений).

6. Оформление акта передачи предметов на ответственное хранение (ответственному хранителю) в отделы, фондохранилища и др. Регистрация акта в журнале регистрации актов передачи на ответственное хранение.

7. Регистрация новых поступлений согласно классификации коллекций в книгах научного инвентаря (присвоение предмету второго - инвентарного номера). Шифровка, маркировка музейных предметов, включение их в топографическую опись, внесение в картотеки и т.д. 

 

Последующее движение предметов  из фондохранилища и их возврат сопровождается составлениемактов выдачи и возврата с регистрацией актов в книгах (журналах) регистрации в соответствии со структурой учетной документации:

-  во временное пользование за пределы музея на основании договора выдачи;

-  на временное хранение на экспозицию или выставку внутри музея, на реставрацию в реставрационные мастерские и т.д. 

 

При выдаче предметов  в постоянное пользование, например, в случаях обмена, составляется акт выдачи в постоянное пользование (после проведения других учетных процедур, оговоренных в инструкции) с регистрацией акта в соответствующей книге (журнале) регистрации актов выдачи в постоянное пользование.

Указанный объем  документации в целом определен  проектом новой инструкции. На практике в каждом музее складывается своя организация и порядок учетно-хранительской работы, обусловленные традициями, спецификой музейного собрания, структурой музея, обеспеченностью штатами и т.д.

Отсюда вытекает важное требование, сформулированное в п.2 действующей инструкции: руководство музея «обязано разработать собственную инструкцию, определяющую внутренний порядок учета, хранения и реставрации музейных ценностей». Речь идет о порядке учета в конкретном музее, хранении в запасниках, в постоянной экспозиции и на выставках, о правилах охраны помещений, ключевомхозяйстве, а также правах и обязанностях сотрудников музея, причастных к учету и хранению музейных ценностей.

Во внутримузейной инструкции характеризуются фонды музея:

-  состав и структура фондовых коллекций;

-  направления и способы комплектования;

-  критерии отбора в основной и научно-вспомогательный фонды. Необходимый раздел инструкции - определение системы учета:

- организация  учетно-хранительской работы;

- основные учетные документы (комплекс документов и их утвержденные формы); 
- операции по учету и их проведение на 1 и 2 стадиях (порядок приема новых

поступлений, система  передачи музейных ценностей на ответственное  хранение,

порядок   выдачи   во   временное   и   постоянное   пользование, оформление внутримузейного движения предметов в соответствии со структурой фондовых отделов и др.);

- учетные обозначения  для предметов и коллекций;

-  порядок проведения сверок наличия музейных ценностей;

-  вспомогательные формы учета;