Внешняя среда орагнизации

 

 

3.2. Пути и методы разрешения проблем управления внешней средой организации

 

Решение представляет собой ответную реакцию (на внутренние и внешние воздействия), направленную на обеспечение максимального приближения к цели, и эта реакция всегда выражается в форме действия. Решение является действием (или мерами), направленным на разрешение выявленной проблемы, и эта ответная реакция осуществляется с использованием ресурсов организации – оборудования, машин, рабочей силы, материалов и других средств, необходимых для осуществления действий организации. Недостаточно простого выявления факторов, порождающих трудности; необходимо разработать и осуществить корректирующие действия [2].

 Действия  организаций описываются различными  способами: политика организации,  процедуры, методы, нормативы, планы, схемы, регламенты и рабочие инструкции. Этими средствами можно выразить отдельные виды программ действий (или ответных мер). Политика организации означает программу ответных действий, предпринимаемых фирмой при наличии определенных событий. Процедуры, методы или рабочие инструкции определяют способ осуществления действий организации.

Исходя из вышеизложенных проблем организации при взаимодействии с внешней средой, можно предложить следующие пути их разрешения.

1. Необходимы точные и подробные сведения о характеристиках управляемой системы (объекта). Если в процессе управления внешней средой имеются неточные или неполные сведения об особенностях управляемого объекта, вряд ли само управление будет эффективным. Мало того, такое управление «иллюзорным объектом» закладывает потенциальные источники конфликтов в системе. Следует также помнить, что любой управляемый объект имеет свои параметры (важнейшие характеристики), которые должны изменяться в процессе управления, для этого оно, собственно, и осуществляется. Объект имеет вход (управляющие воздействия, призванные изменить состояние или характеристики управляемого объекта) и выход (реакция объекта, результат управления или конечное состояние объекта). Объект управления, как правило, имеет структуру (элементы, подсистемы или составляющие), интегрированную различными связями, но в нашем случае эта структура, скорее всего, не иерархическая.

2. Существуют  общие условия, обязательные для  реализации любого эффективного  управления внешним окружением независимо от его вида. Отметим их содержание:

 а) управление будет эффективным или разумным, если оно целенаправленное. Это означает, что должны быть четко сформулированы главные и промежуточные цели управления (что должно измениться в результате управления, когда, насколько и т. п.) на определенный период времени. Если цели сформулированы «размыто» или вообще точно не определены, то результативность будет низкой или полностью отсутствовать, так как именно образ цели структурирует деятельность, делая ее результативной. Вспомним ситуацию с пресловутой «перестройкой» или «радикальными экономическими реформами». Тогда цели вообще не определялись, но говорили, что «перестройка — это процесс», а «реформы надо продолжать, потому что колесо истории нельзя повернуть вспять»;

 б) управляющая система должна обладать реальным управленческим ресурсом, который позволит изменять состояние управляемой системы. Типичной ошибкой является назначение целей и принятие решений, не соответствующих возможностям управляющей системы (нереалистичность управления);

 в) управляемая система или объект должны иметь возможность переходить из одного состояния в другое. Поэтому одной из задач является описание пространства возможных состояний, определение границ ресурсной базы управляемого объекта, то есть «общественности». Пространство состояний «общественности» в управлении внешней средой может определяться не только ресурсностью, но и диапазоном интересов, целей, степенью управляемости, чувствительности к воздействиям и пр. Здесь помогут описания как конечных, так и промежуточных состояний. Для осуществления таких описаний необходимы специальные исследования;

 г) между управляющей и управляемой системами должны существовать различные связи. Эти связи могут быть прямыми (директивное воздействие) и обратными (отклик, реакция системы на данное воздействие). Кроме того, связи могут быть необходимыми, без которых невозможно эффективное управление, и дополнительными, улучшающими качество управления. Следует избегать избыточных связей, искажающих информацию о состоянии управляемого объекта и о самом процессе. В данном управлении, как отмечалось, эти связи интегрируются и анализируются в структуре внешней среды организации;

 д) для эффективного управления взаимодействием с «общественностью» необходимо иметь представительную и надежную систему критериев и показателей, которые позволят постоянно оценивать результативность деятельности [7].

 Наконец, еще две важные отличительные черты систем PR-управления:

1) такие системы не должны быть «близорукими», то есть концентрирующими основное внимание и ресурсы только на одном из направлений деятельности. При управлении, в соответствии с принципом системности, необходимо учитывать действие многих факторов, особенно объединенных жесткими или неявно выраженными связями. Безусловно, в управлении надо выстраивать приоритеты, что решить в первую очередь, а что во вторую, но при этом помнить о существующих связях и множестве влиятельных факторов;

2) системы управления внешней средой не должны быть «нечувствительными». Нечувствительность организации определяется не только недостатком системы прямых и обратных связей, которые позволяют учитывать текущие и перспективные изменения в ситуации управления. Нечувствительность проявляется и в своеобразной «глухоте» к инновациям. Управление внешней средой – деятельность многогранная и творческая, в которой часто нет готовых рецептов решения проблем. Поэтому успешность ее осуществления во многом зависит от новаторского поиска новых подходов, методов, алгоритмов. Опора только на ограниченный круг отработанных и привычных методов, преувеличение их возможностей и универсальных свойств, в конечном счете, делают систему нечувствительной к инновациям, а это быстро и негативно скажется на эффективности работы [12].

Выявление проблем  организации по управлению внешней средой означает привлечение внимания лиц, решающих проблемы, или руководителей среднего уровня к вопросам перестройки деятельности организации, что позволит ей достигать ее цели более эффективно. Эти вопросы следует рассматривать как входы в процесс формирования решений, т. е. как исходный материал, над которым должны работать специалисты, формирующие решение.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Анализ внешней  среды - это очень важный для выработки  стратегии организации и очень  сложный процесс, требующий влиятельного отслеживания в среде процессов, оценки факторов и установление связей между факторами и теми сильными и слабыми сторонами, а также возможностями и угрозами, которые заключены во внешней среде. На сегодняшний день внешняя среда имеет особое значение для всех без исключения организаций. В целях выживания и развития в условиях чрезвычайно динамичной и неопределенной внешней среды (а это является общими характеристиками современного окружения отечественных промышленных предприятий) организациям необходимо приспосабливаться к изменениям, а также самим активно формировать свое будущее. Поэтому определяющее значение в рыночных условиях играет стратегическое управление, информационной основой которого является анализ макро- и микроокружения организации.

Все факторы  внешней среды находятся в  состоянии сильного взаимовлияния. Изменение одного из факторов обязательно приводит к тому, что происходит изменение других факторов. Поэтому их изучение и анализ должны вестись не по отдельности, а системно с отслеживанием не только собственно изменения одного фактора, но и с условием того, как они изменения скажутся на других факторах. Также степень воздействия отдельных факторов на различные организации различна. В частности, степень влияния проявляется по-разному в зависимости от размера организации и отраслей принадлежности. Кроме этого, организация должна составить список тех внешних факторов, которые являются потенциальными посетителями угроз для организации. Также необходимо иметь список тех внешних факторов, изменения в которых могут открыть дополнительные возможности для организации.

Для того чтобы  организация могла результативно  изучать состояние факторов, должна быть создана специальная система  отслеживания внешней среды. Данная система должна осуществлять как проведение специальных наблюдений, связанных с какими - то особыми событиями, так и проведение регулярных наблюдений за состоянием важных для организации внешних факторов. Очевидно, что, не зная среды, организация не сможет существовать. Однако она не плывёт в окружении, как лодка, не имеющая руля, вёсел и паруса. Организация изучает среду, чтобы обеспечить себе успешное продвижение к своим целям. Для того чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление не только о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, но и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом внешнее окружение изучается стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.

Российская  развивающая рыночная экономика  слишком часто следует методу «проб и ошибок», в связи с чем, особенно важно сотрудничество с другими странами в стремлении ускорить усвоение знаний и опыта. Сегодня практически все основные функциональные подразделения промышленных предприятий имеют определенное представление о внешней среде. Однако процедуры сбора, анализа и передачи информации о ней осуществляется в большинстве случаев нецеленаправленно, спонтанно и случайно, поэтому она не дает целостного представления о внешней среде и ее влиянии на результаты деятельности предприятия. В силу вышесказанного можно сделать вывод, что единственно правильным вариантом поведения современного предприятия для достижения эффективного долгосрочного функционирования и успешного развития является  повышенное внимание к осуществлению анализа вешней среды. А для этого необходимо провести разработку и осуществить комплексный анализ с учетом индивидуальных особенностей предприятия. Только при этом условии можно рассчитывать на эффективность принимаемых стратегических и оперативных управленческих решений.

БИБЛИОГРАФИЯ

 

1. Ансофф И. Стратегическое управление: Пер. с англ. – М.: Экономика, 2005. – 519 с.

2. Березин И.С. Маркетинговый анализ. М.: Эксмо, 2002. - 400с.

3. Виханский О. С. Стратегическое управление. М., 2005.-158с.

4. Данько Т. П. Управление маркетингом. - М.:Инфра-М, 2008. - 280с.

5. Голубков Е. П. Маркетинг: стратегии, планы, структуры. – М.: Дело, 2005–192 с.

6. Зотов В. В., Ленский E. В. Задачи и организационные основы менеджмента. - М.: Корона-принт, 2006. –169с.

7.Иванов Е.А. Внутренние и внешние факторы стратегии развития предприятия // Российское предпринимательство. — 2011. — № 6 Вып. 2 (186). —  82-87с.

8.Каретников Т. М., Каретников М. В. Конкурентоспособность фирм. – Челябинск, ЧГТУ,  - 2006. – 436 с.

9. Попков В. П., Семенов В. П. Организация и финансирование инвестиций. – СПб: Питер, 2010. – 125с.

10. Стэнли Янг,  Системное управление организацией. Пер.с англ. –М.,269- 272 с.

11.Мэскон М. Х., Альберт М., Хидоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 2007. - 704 с.

12. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент», М. 2005. – 49-52с.

13. Журнал «Менеджмент в России и за рубежом» №3 / 2002 Стратегическое поведение: от разработки до реализации. Коробейников О.П., Колесов В.Ю., Трифилова А.А. [электронный ресурс]: доступ с сайта http://www.mevriz.ru

14. Журнал «Маркетинг» №6 / 1999. SWOT - Анализ деятельности предприятия. Абалонин С. [электронный ресурс]: доступ с сайта http://www.marketingpro.ru

15. Ямпольская Д. О. Маркетинговое планирование. — СПб: Питер. 2005. –89с.

16. Отличительные характеристики стратегического менеджмента. [электронный ресурс]: Доступ с сайта www.sbmanagement.narod.ru