Коммуникации и ее типы

     Собрания  и брифинги. Эти формы непосредственного коммуникативного общения по целям и задачами сходны с конференцией. Главное различие в масштабах. Собрания и брифинги – более локальные мероприятия. Уже временные и тематические рамки. Соответственно они требуют меньших финансовых и организационных затрат.

     Встречи «перепрыгивания уровней». Особенностью этой формы непосредственных коммуникаций является то, что они предполагают прямое общение сотрудников, обладающих различными уровнями ответственности. Ключевые задачи этой формы – снятие конфликта между управленцами и управляемыми, налаживание здорового корпоративного духа, создание позитивного облика руководства.

     Совещания. Собирая людей вместе на совещания, организаторы предполагают придти к конкретному результату в виде принятого решения. Они ориентированы на решение конкретных задач. Совещания и собрания требуют постановки целей, планирования, опытного управления. Они требуют очень продуманного состава участников. Особое место в жизни предприятий занимают годовые собрания акционеров или учредителей.⁸

     Совместный отдых. Это форма неформальных непосредственных коммуникаций. Для того, чтобы сплотить коллектив и пропитать его всё тем же корпоративным духом, используют различные корпоративные события, каждое из которых при умном подходе можно превратить в ПР-акцию. Это могут быть:

     - торжественные события, совместное проведение внутри корпоративных, государственных, национальных и других праздников;

     - специальные награды, приветствия, проводы на пенсию, годовщины, юбилеи, памятные даты;

     - коллективные обеды, ужины, банкеты, фуршеты, пикники, выезды на природу;

     - танцевальные вечера, дискотеки, балы;

     - туристические походы, лыжные прогулки, старты;

     - коллективное посещение концертов, театральных представлений.

     Недостаток  неформального общения в любой организации обычно отражается на производительности и качестве работы. Неформальное общение даёт возможность сплотить сотрудников, пропагандировать разделяемые ценности. Важно – не выпустить «руль» из рук и не пустить празднование на самотёк. Даже совместный отдых должен иметь сценарий, но очень важно не акцентировать на нём внимание, сделать его незаметным. 

2.2 Методы коммуникаций в организации

     Различные применяемые формальные методы коммуникаций можно обобщить следующим образом.

     1. Письменные инструкции и объявления, вывешенные на информационные доски, внутренние меморандумы, записки в конвертах с вознаграждением, издаваемые компанией внутренние журналы, письма, непосредственно адресованные тому или иному служащему. Это односторонние нисходящие и перманентные коммуникации.

     2. Объявляемые сообщения по системе общественного оповещения – односторонние, нисходящие и не перманентные, то есть не представляется возможным выявить их непонимание или неверное понимание.

     3. Большие собрания сотрудников, на которых выступают старшие руководители. Это коммуникации односторонние (поскольку ответная реакция на больших собраниях сдерживается слушателями) и непостоянные, за исключением случаев, когда обнародованная на них информация затем подтверждается письменно.

     4. Узкие собрания, на которых присутствует не больше двадцати сотрудников. Это двусторонние коммуникации (поскольку на них можно задавать вопросы и давать комментарии). Они имеют преимущественно нисходящий характер, но предусматривают некоторые особенности восходящих коммуникаций. Они не перманентны.

     5. Внутрисекционные комитеты. Это двусторонние горизонтальные коммуникации. Сами по себе они не постоянны, но, как правило, сопровождаются письменными резюме проведенных обсуждений и принятых решений.

     6. Интервью для передачи инструкций или информации или разбора действий подчиненного, то есть оценка (аттестация). Они могут быть односторонними или двусторонними в соответствии с формой, в которой проводится интервью; имеют нисходящую направленность и не являются перманентными. Если такой метод используется для передачи инструкций, то велика вероятность искажения, поскольку первоначальные инструкции могут быть неверно поняты в процессе их передачи вниз.

     7. Совместные комиссии из высшего руководства и представителей рабочих. Это двусторонние, нисходящие, восходящие и горизонтальные коммуникации; они, как правило, сопровождаются опубликованием протокола слушаний и по этой причине относятся к перманентным. Эти комиссии могут собираться регулярно или только в случае необходимости, например для рассмотрения апелляции, поданной после решения об увольнении работника.

     Брифинг проводится не только для распространения  информации среди работников подразделения, на брифинге менеджер стремится также  привить своим подчиненным чувство сопричастности, безопасности и преданности компании. Брифинги дают менеджеру возможность разъяснить принятые решения и напомнить подчиненным о правилах и порядке работы компании.

     К сожалению, менеджеры зачастую совершают  ошибку, собирая брифинги только в условиях кризиса. На самом деле брифинги должны проводиться регулярно (желательно через равные, заранее установленные промежутки времени), а не только тогда, когда дела идут плохо. Такие собрания должны быть короткими и включать:

     - краткую информацию о достигнутом на данный момент прогрессе в работе;

     - мнение руководителя подразделения о текущих проблемах;

     - краткий обзор предложений по дальнейшим действиям (обязательно с обоснованием).

     Подходящими темами для брифинга могут стать  предлагаемые изменения в условиях и порядке работы, перемещения и продвижение персонала, обзор результатов применения новых производственных методов, подробности имеющихся возможностей для социальной поддержки и отдыха, а также примеры и опыт повышения производительности в соседних подразделениях.

     Вместе  с тем брифинги не являются подходящим средством для рассмотрения пунктов  коллективного договора, касающихся таких важных вопросов, как уровень  оплаты и условия найма.

Основная  цель брифинга довести до сведения подчиненных и разъяснить уже принятые решения. Сам по себе процесс принятия решений требует иных процедур.⁹

     К числу неформальных методов коммуникаций относятся следующие.

     1. Нормальные случайные разговоры между работниками всех уровней организации. Это двусторонние разнонаправленные и неперманентные коммуникации.

     2. Частные телефонные или личные контакты персонала с представителями других подразделений для обеспечения более быстрого выполнения рабочих заданий или просьб, чем это возможно при использовании официально установленных методов коммуникации. В большинстве организаций эта сеть контактов, основанных на симпатиях или личной дружбе, исключительно интенсивна и активна. Это двусторонние разнонаправленные и неперманентные коммуникации.

     3. Тайные письменные материалы, циркулирующие в кулуарах организации, например, карикатуры на руководителей высшего звена, сатирические стихи. Это односторонние, разнонаправленные и перманентные коммуникации.

     4. Тайные знаки и жесты, например предупреждение соратников о приближении начальства. Это односторонние горизонтальные и неперманентные коммуникации.

     5. Слухи или ложные слухи, распространяемые комбинацией четырех названных методов коммуникаций; они основываются на сведениях из разных источников информации и всевозможных догадках и домыслах. Слухи очень редко бывают совершенно беспочвенными, но, как правило, касаются самых сенсационных или скандальных аспектов ситуации. Можно вполне обоснованно утверждать, что когда официальные коммуникационные системы организации относительно неэффективны, на первый план выходят неформальные коммуникации, которые в этом случае значительно активизируются.¹⁰

     Отправитель коммуникационного сообщения всегда должен стремиться к тому, чтобы  получатель не только мог понять предназначенное  ему сообщение, но и начать действовать в соответствии с ним. 
 

Заключение

     Под коммуникацией понимается процесс  передачи информации от одного человека к другому с помощью приборов, жестов, речи или в письменной форме.

     Согласно  исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

     В целом коммуникации можно разделить  на две большие группы – формальные и неформальные. Формальные коммуникации протекают в формальных группах – подразделениях людей, созданных по инициативе администрации. Неформальные коммуникации протекают в неформальные группы – это группы людей, не связанных должностной иерархией и объединенных на основе дружеских отношений, общности интересов и т.п.

     Форма коммуникации – это процесс взаимодействия людей, их поведения по отношению друг другу при передаче информации.

     Методы  коммуникаций – это группа психологических и, в частности, психодиагностических методов на основе речевого (устного или письменного) общения.

     В каждом конкретном случае существенно значение выбора менеджером формы и метода коммуникации, адекватных сложившейся ситуации, особенностям собеседника или группы, способны дать наиболее хорошие результаты. 

Список литературы 

     1. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 1999

     2. Алиев В.Г., Дохолян С.В. Организационное поведение. М., 1998

     3. Герчикова В.Н. Менеджмент. М., 1995

4. Доблаев В.Л. Теория организации. М., 1995

     5. Зингер В., Ланг Л. Руководитель без конфликтов. М., 1990

     6. Никандров В.В. Вербально-коммуникативные методы в психологии. СПб, 2002 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение

Виды коммуникаций

     Таблица 1