Менеджер и его основные функции

Однако никто  в одиночку не устанавливает свои цели, не выбирает собственные пути их достижения. Каждый менеджер  на основе оперативного плана разрабатывает  повседневную краткосрочную тактику  для того, чтобы обеспечить правильность всех действий, определить сильные и слабые стороны функционирования организации. Такой подход создает благоприятные условия для постоянного самосовершенствования личности.

Все три типа планирования составляют общую систему, которая называется генеральным, или общим планом, или бизнес-планом функционирования организации.

Эффективность планирования как функции управления во многом зависит от того, какими принципами(руководящими правилами) руководствуется при  составлении планов. [3, c.66]

1. Полнота планирования, при планировании должны учитываться все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.
2. Точность планирования, при составлении планов используются современные методы, средства, тактики и процедуры, обеспечивающие точность прогнозов.
3. Ясность планирования, цель и меры планирования должны иметь простые и легкие при воспроизводстве формулировки, доступные всем членам организации.
4. Непрерывность планирования, это не одноразовый акт, а непрерывный процесс.
5. Экономичность планирования, расходы на планирование должны находиться в соразмерном отношении с получаемым от планирования выигрышем.   

Планирование  предполагает использование всех методов, тактик и процедур, которые менеджеры  используют для планирования, прогнозирования и контроля будущих событий. Все виды техники планирования варьируют от таких традиционных методов, как бюджетные методы, до более сложных -моделирование, разработка планов или отдельных её разделов на основе теории игр и проектов сценариев. [3, c.66]

Один из наиболее распространённых инструментов, который используется при планировании,- это анализ окупаемости. При помощи аналитических данных об окупаемости можно наиболее точно просчитать и соотнести затраты, доходы и производственные мощности. При простых проектах анализ окупаемости используется для прогноза количества единиц товара, которое должно быть продано, чтобы доходы сравнялись с расходами либо превысили их.

Существует  и другая техника планирования, однако следует иметь в виду, что все  методы планирования имеют одну общую цель- помочь менеджеру наиболее точно предсказать будущее в развитии организации, поскольку в управленческой жизни постоянно присутствуют случайности и неопределенное развитие событий. [3, с. 66]

С помощью функции  планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более эффективно на нее реагировать. Поэтому следует помнить, что неопределенность- это одна из основных причин, по которой планирование может помочь организации лучше управлять в условиях неопределенности, более эффективно реагировать на изменения внешней среды.

Не менее  важной является функцией управления является функция организации, которая  заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирм. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач.

Организовывать - значит создавать  некую структуру. Существует много элементов, которые необходимо структурировать чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели. Одним из этих элементов является работа, конкретные задания организации. Поскольку работы выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю. [8, с. 25]

Функция организации реализуется  двумя путями: через административно-организационное  управление и через оперативное  управление.

Административно-организационное  управление предполагает определение  структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Существует два основных аспекта организационного процесса:

1. Деление организации  на подразделения соответственно  целям и стратегиям.

2. Делегирование полномочий.

Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Под организационной  структурой фирмы понимается ее организация  из отдельных подразделений с  их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и  ее подразделениями целями и распределением между ними функций. Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы. [8, с. 27]

Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления: установление правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, что связано с  определением их целей, условий работы и стимулирования; распределение  ответственности между руководителями; выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений; организация информационных потоков; выбор соответствующих технических средств. Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделении, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления. Организационная структура направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах. Организационная структура фирмы и ее управление постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с изменяющимися условиями. Важнейшими факторами, вызывающими необходимость проведения структурной перестройки компаний, являются следующие:

- ускоренная  разработка новых видов продуктов  под воздействием научнотехнического  прогресса в условиях обостряющейся  конкуренции;

- интенсивное  внедрение наиболее передовых  технологий;

- систематическое  внедрение новых методов организации  и управления производством на базе активного использования компьютерной техники.

Поведение человека всегда мотивировано. Он может трудиться  усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение  личности может иметь и любые  другие проявления. Всегда следует искать мотив поведения.

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации. [3. C.69]

Традиционный  подход к мотивации основывается на вере в то, что сотрудники - всего лишь ресурсы, активы, которые мы должны заставить эффективно работать.

Личное удовлетворение от хорошо выполненной работы и гордость за плоды своего труда привили  работникам чувство цели. Это не менее важно, чем деньги ( с точки  зрения мотивации труда). Менеджеров всегда интересовало, в каких условия человек мотивирован к работе по чужому заданию. Этот интерес возрастал по мере расширения личных свобод подчиненного, его превращения в частичного сопредпринимателя.

Чем свободнее  становился человек, тем важнее осознание того, что им движет, что заставляет приносить больше пользы. Там, где управление организация труда предоставляют  сотрудникам такие возможности, их труд будет высокоэффективным, а мотивы к труду - высокими. Значит, мотивировать сотрудников - затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

Итак, составлен  план организации, создана её структура, заполнены рабочие места и  определены мотивы поведения сотрудников. Остаётся еще один компонент, который  необходимо добавить к функциям управления,- это контроль. [3, c.77]

Контроль, как  правило, ассоциируют с властью, «командование», «поймать», «уличить», «схватить». Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания функции контроля. Понятие «контроль» (проверка) как вид административной деятельности выходит за рамки понятия «контролирование». Кроме того, он включает и активную деятельность менеджера-управление. Управленческий контроль не является разовой акцией. Это процесс не прерывный, включающий наблюдение и регулирование разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения управленческих задач.

Эффективный управленческий контроль создается на основе его  соединения с процессом стратегического  планирования. Он обеспечивает наблюдение за осуществлением стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры могли определить насколько хорошо они выполняются и где необходимо сделать изменения или применить регулирующие меры.

В самом общем  виде контроль можно определить как  процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

Слово «контроль» первоначально использовался в бухгалтерском учете для отражения практики хозяйственной деятельности организации. Именно этим значением пользуется  некоторая часть управляющих и теоретики бизнеса. Однако функцию контроля в классическом менеджменте следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой можно удерживать организацию на нужном(верно) пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами(планами). [3, c.78]

В процессе контроля можно получить ответы на следующие  вопросы:

Чему мы научились?

Что в следующий  раз следует делать иначе?

В чем причина  отклонения от намеченного?

Какое воздействие  оказал контроль на принятие решений?

Было ли воздействие  контроля позитивным или негативным?

Какие выводы следует  сделать для выработки новых  целей?

		Технология  контроля
Выбор концепции  контроля: Система, процесс  или частные проверки; предмет  и цель контроля; контролирующий орган	Определение цели контроля: Целесообразность, правильность регулярность и эффективность  контроля	Нормы контроля: Этические, правовые, производственные и т.п.	Методы контроля: Предварительные (диагностический, Терапевтический), Текущий, заключительный и др.	Объем и область  контроля Полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый, качество продукции, производительность труда и т.п.

В практике управления существует своего рода технология контроля.

Таблица 1.1.1 Технология контроля

 

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основы требования-критерии.

1. Эффектность контроля

Определяется успешностью, полезность контроля(уменьшение расходов, связанных с обнаружением  и устранением выявленных  в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля);

2. Эффект влияния на людей

Выясняется вопросом, вызывает ли у работников применяемая технология контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции, (демотивация труда);

3. Выполнение задач контроля
4. Контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонений; выработке эффективных решений;
5. Определение границ контроля

Контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволять выявить отклонения на самой ранней стадии. Нужно соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.