Организационное проектирование на предприятии

 

 

Глава 2. Проектирование организационной структуры управления создаваемого предприятия – фотосалона «ФотоМания»

2.1. Миссия и  цели фотосалона «ФотоМания»

Целью курсового проекта  является разработка организационной  структуры системы управления для  создаваемого предприятия – фотосалона под названием «ФотоМания».

Предприятие создается для  выполнения работ и оказания услуг в целях удовлетворения потребительского спроса и получения прибыли. Оно самостоятельно осуществляет свою деятельность, использует прибыль, оставшуюся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.

Отношения предприятия с  другими предприятиями, организациями, учреждениями, органами государственного и муниципального управления и гражданами регламентируются законодательством.

Деятельность создаваемого предприятия направлена на оказание различным слоям населения услуг  фотосалона:

- изготовление в салоне  черно-белых фотоснимков для документов;

- изготовление в салоне  черно-белых и цветных художественных, в том числе комбинированных  фотоснимков;

- изготовление вне салона  черно-белых фотоснимков для документов;

- изготовление вне салона  черно-белых и цветных художественных  фотоснимков;

- художественная фотосъемка  по предварительным заказам населения;

- изготовление портретов  с негатива или фотоснимка  заказчика;

- наклейка фотоснимков  в альбом, на бланк, развертку  и др.

Миссия фотосалона может  быть сформулирована следующим образом: максимальное удовлетворение потребностей самого широкого круга клиентов путем  оказания услуг фотосалона, индивидуального  и чуткого подхода высококвалифицированных  работников к каждому клиенту  при обеспечении справедливого  отношения к своим сотрудникам.

Миссию организации можно  конкретизировать следующими целями:

1) увеличивать в течение  3 лет выручку от реализации  продукции, ежегодно на 50%;

2) постоянно увеличивать  перечень оказываемых услуг;

3) установить приемлемые  цены на все виды оказываемых  услуг;

3) проводить ежегодные  маркетинговые исследования потребностей  потребителей;

4) повысить квалификацию  работников, связанных с оказанием  услуг и работой с клиентами;

5) открыть новый фотосалон  и оснастить его оборудованием.

2.2. Анализ внешней  среды

При проектировании организации  после установления миссии и целей  необходимы анализ внешней среды  и оценка внешних факторов.

Анализ внешней среды  представляет собой процесс, посредством  которого контролируются внешние по отношению к организации факторы, для определения возможностей и  угроз для создаваемой организации.

Анализ внешней среды, по сути, сводится к наблюдениям  за изменениями макросреды и исследованиям  рыночной среды.

Оценим основные внешние  факторы применительно к проектируемому предприятию бытовых услуг населению  – фотосалону «ФотоМания»:

1. Инфляция. Непрекращающийся  рост цен приводит к обесцениванию  денежных средств, возмещающих  затраты предприятия, что в  конечном итоге заставляет предприятие  искать источники пополнения  оборотных средств, а также  к увеличению затрат на коммунальные  платежи (вода, отопление, свет) и  цен на реализуемую продукцию,  что может привести к снижению  спроса. Таким образом, инфляция  может представлять серьезную  угрозу для достижения целей  организации.

2. Налоговая ставка. В  отношении бытовых услуг населению  как вида предпринимательской  деятельности на территории  Свердловской области применяется единый налог на вмененный доход.[4] Изменение налоговых ставок приведет либо к положительному, либо отрицательному влиянию на деятельность организации.

3. Рыночные факторы. В  настоящее время появилось достаточно  большое количество фирм, оказывающих  услуги фотоателье и фотолабораторий.  Поэтому с точки зрения уровня  конкуренции в этой области  организации достаточно трудно  удерживать свое положение. Однако  рынок услуг по организации  данного вида фотосалонов не  насыщен, кроме того, предлагается  ввести новые виды услуг, гибкую  систему оплаты и систему скидок, что даст возможность занять  устойчивое положение на рынке. 

На основе проведенного анализа  внешней среды можно сделать  вывод, что постоянное наблюдение за изменениями макросреды и исследования рыночной среды позволяют рассчитывать на то, что предлагаемые услуги создаваемого фотосалона «ФотоМания» будут пользоваться устойчивым спросом, с тенденцией роста по мере развития деятельности и расширения номенклатуры оказываемых услуг.

2.3. Проектирование  организационной структуры управления

Фотосалон создается как  субъект малого предпринимательства, осуществляющий свою деятельность в  условиях рыночной экономики от имени  индивидуального предпринимателя.

Управление фотосалоном  осуществляется ее учредителем (директором), который в большей степени  заинтересован в достижении стабильного  положения организации, чем в  текущих личных выгодах на ближайшее  время.

В состав персонала фотосалона планируется включить главного бухгалтера, главного специалиста, специалистов по работе с заказами от населения, приемщика  заказов от населения.

Проектная численность персонала  фотосалона приведена в таблице 2.1.

 

 

Таблица 2.1.

Проектная численность персонала

№	Должность	Кол-во человек
1	Директор	1
2	Главный бухгалтер	1
3	Приемщик заказов от населения	1
4	Главный специалист	1
5	Специалисты по работе с  заказами от населения	3
Итого		7

 

Структура проектируемой  организации должна быть такой, чтобы  обеспечить реализацию ее миссии, достижение ее целей и эффективное решение  стоящих перед организацией задач. Для проектируемой организации  в соответствии с обозначенными  миссией и целями, численностью персонала  и управления учредителем наиболее подходящей является линейно-функциональная структура.

Линейно-функциональная структура  реализует принципы единоначалия, линейного построения структурных подразделений фотосалона и распределения функций управления между ними. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель фотосалона. При разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений ему помогает аппарат, состоящий из функциональных подразделений.

Уровнями управления проектируемой  организационной структуры выступают:

- высший - институциональный уровень (директор). Деятельность руководителя обусловлена целями и стратегиями развития системы в целом, здесь реализуется большая часть внешних связей;

- средний - управленческий уровень, объединяющий руководителей среднего звена и их аппарат.

- низший - производственно-технический уровень, объединяющий руководителей низового звена, находящихся непосредственно над рабочими (старший мастер, мастер). Они ответственны за обеспечение производственного процесса всеми видами услуг и за работу с клиентами.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям. В организации  выделяются вертикальные и горизонтальные, линейные и функциональные связи.

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и в ее частях.

Горизонтальные связи образуют связи между двумя и более равными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации.

Линейные связи определяют отношения, в которых директор реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е. эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п.

Функциональные связи реализуются посредством информационного обеспечения координации деятельности.

Организационная структура  управления, фотосалона «ФотоМания»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.1. Организационная  структура управления фотосалона «ФотоМания»

Отдел по работе с заказами населения имеет свою внутреннюю структуру.

Возглавляет отдел главный  специалист, которому непосредственно  подчиняются специалисты отдела.

 

Структура отдела по работе с заказами населения

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.2. Структура отдела по работе с заказами от населения

 

Для эффективной работы созданной  организационной структуры важно  четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия каждой службы и работников.

Основные обязанности  и полномочия функциональных подразделений  фотосалона коротко изложены в таблице 2.2.

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 2.2

Обязанности и полномочия функциональных подразделений фотосалона

Функциональное подразделение	Обязанности и полномочия
Главный бухгалтер	Обеспечение правильной постановки и достоверности учета, контроль над сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств  и материальных ценностей, финансовых ресурсов.
Главный специалист	Контроль обеспечения  выполнения фотографами работ, организация  и обучения персонала.
Отдел по работе с заказами от населения	Обеспечение поточной организации  работ, ритмичности и повышения  эффективности изготовления фотографий, изготовление фотографий в установленные  сроки, улучшение качества производства.
Приемщик заказов  от населения	Прием и оформление заказов  от населения, выдача заказов.

Обязанности, задачи, полномочия каждой управленческой должности определяются в должностной инструкции.

С целью повышения эффективности  работы для проектируемого предприятия  необходимо обеспечить наличие обобщенных формальных правил и стандартов работы, обеспечивающих однородность выполнения сотрудниками своих обязанностей.

 

 

 

 

Проектирование  подбора персонала

Важным условием эффективного труда является отбор сотрудников  с точки зрения профессиональной подготовки, личных качеств, ценностных установок.

Отбор будущих сотрудников  фотосалона во многом зависит от характера  должности, на которую подбирается  кандидат, однако в общем виде может  быть представлен следующей схемой: Первичный отбор –> Собеседование  с руководителем –> Испытание  –> Решение о найме.

Первичный отбор начинается с анализа списка кандидатов с  точки зрения их соответствия требованиям  фотосалона к будущему сотруднику. Основная цель первичного отбора состоит  в отсеивании кандидатов, не обладающих минимальным набором характеристик, необходимых для занятия вакантной  должности главного бухгалтера.

В качестве метода первичного отбора планируется использовать анализ анкетных данных. При использовании  этого метода руководитель проводит анализ информации, содержащейся в  заполненных кандидатами анкетах, сравнивая фактические данные с  собственной моделью. Наличие такой  модели (чётко определённых критериев  отбора) является необходимым условием проведения справедливого для кандидатов и эффективного для фотосалона первичного отбора.

Так как в настоящее  время высокие требования предъявляются  к специалистам, ведущим бухгалтерский  учет в организациях, то в качестве объекта проектирования подбора  персонала принят главный бухгалтер  фотосалона «ФотоМания». Главный бухгалтер непосредственно подчиняется директору фотосалона. Характер выполняемых работ определяется должностной инструкцией.

При подготовке квалификационных требований необходимо обеспечить четкость и конкретность формулировок, поскольку  их размытость снижает качество проработки документа и затрудняет отбор  кандидата.

Для формулирования квалификационных и иных требований к замещению  вакантной должности главного бухгалтера может быть составлена следующая  анкета:

 

	Наименование характеристики
1	2	3
Физические данные	Рост Телосложение Здоровье Эталон внешности Речевые характеристики кандидата Возрастные ограничения Пол	- - + - - 30-50 жен
Квалификация	Образование Знание ПК Знание иностранных языков Опыт работы по специальности Стаж работы Последнее место работы и  ее характер	в/о + - 5 лет 5 лет -
Отношение к труду	Чувство личной ответственности  за порученное дело Трудолюбие Личная дисциплинированность	+ + +
Черты характера	Коммуникабельность Самокритичность Умение отстаивать свою точку  зрения Консервативность	+ + - +
Мотивация	Деньги Услуги Решение проблем Принадлежность	- - + +
Другие условия	Женщина/мужчина Проживание в определенном районе Способность работать  сверхурочно	жен + +
Необходимые способности	Способность самостоятельно решать проблемы технического характера Вербальные способности Коммуникабельность Стремление к лидерству Способность к самоотдаче при решении организационных  задач Аналитические способности	+   + + - +   +